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档案管理制度
第一章总则
第一条:
为响应河北省高速公路邢衡筹建处下发的《河北省高速公路邢衡筹建处关于成立河北省高速公路邢衡筹建处档案管理组织机构的通知》的要求,按照国家现行规范、标准并结合我公司所承建的邢衡一标段实际情况指定本管理制度。
第二条:
组织机构:
项目部成立以项目总工张旭为组长,生产副经理刘艳朝、工程部长张亮为副组长的档案管理领导小组,负责档案收集、整理、归档、保存全过程的组织协调工作。
各部门负责人为领导小组成员,负责本部门档案资料管理的组织协调工作。
领导小组下设档案管理办公室,负责整标段的档案管理整理、归档、保存等日常工作。
第三条:
工程档案资料指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录包括施工资料、监理资料、竣工图等内容。
主要存在形式为文字材料、图纸、图表、计算材料、声像资料、电子文件以及其他不同载体形式。
第四条:
工程档案资料是高速公路施工的一个重要组成部分是高速公路工程进行竣工验收的必备条件也是对工程进行检查、维修、管理、使用、改建和扩建的重要依据。
第五条:
工程资料的编制、整理依据:
国家档案局、发展和改革委员会《重大建设项目档案验收办法》(档发【2006】2号),交通运输部《公路工程竣交工验收办法实施细则》(交公路发【2010】65号)、《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》(交办发【2001】390号)、《交通档案管理办法》(交办发【2005】431号)《交通建设项目档案管理登记办法》《交通建设项目档案管理专项验收办法》
《交通档案进馆办法》(交办发【2007】436号)、省档案局、发展和改革委员会《河北省重点建设项目档案验收管理办法》(冀档发【2009】40号),以及省交通厅、省高管局有关工程建设项目档案管理的办法。
第二章归档范围
工程档案资料包括施工资料、监理资料、竣工图等以及项目部的年度规划、年度计划、民工工资发放情况、会议记录、红头文件、工程承包合同等具有参考价值的文件资料。
第六条:
施工资料是指在工程施工过程中形成的资料。
包括施工质量证明资料、技术资料、安全资料,是整个标段从施工开始到结束全过程的记录文件。
施工资料应该严格按照规范编写真实的反映施工现场的技术、质量情况,资料的形式有施工原始记录、质量评定、图片、影像资料等。
第七条:
监理资料是指在施工过程中监理单位关于工程施工方面的通知、指令等。
包括监理通知、质量考核结果、监理抽检及批复文件等。
第八条:
竣工图是指工程竣工验收后能够真实反映建设工程项目施工结果的图样。
在施工过程中难免会因为现场实际情况而发生工程变更,所以必须进行竣工图的详细绘制以备后续的运营、检查、维护、改扩建工作需要。
第三章档案管理员的职责
第九条:
保证项目部及各部门的原始资料齐全完整、安全保密和使用方便。
积极宣传和认真贯彻执行《档案法》、《档案实施办法》及《高速公路建设文件材料收集归档分类表》。
第十条:
热爱档案事业刻苦学习档案业务和科学文化知识不断提高业务水平和工作能力。
第十一条:
加强组织纪律性自觉遵守党的纪律和国家的法律法规严守党和国家的机密遵守项目部的各项规章制度。
第十二条:
集中统一管理项目部全部档案维护档案的完整与安全并按规定积极提供利用为项目各项工作服务。
第十三条:
热情、耐心接待查档人员。
坚持查档规定做到调卷迅速准确不断提高工作效率。
第十四条:
负责项目部各部门各种门类的档案的收集、整理、立卷、归档工作的监督和指导。
第十五条:
认真做好档案资料室的内务管理箱柜排列有序整齐清洁布局合理分类明确查找方便。
第十六条:
认真做好档案库房防火、防盗、防潮、防尘等八防工作。
第十七条:
积极开发档案信息资源编制各种检索工具和编研材料。
第十八条:
做好信息利用和档案利用效果收集整理及有关档案工作情况的统计。
第四章资料的收集与整理
第十九条:
项目经理部配备资料管理人员成立资料管理组织机构,制定资料管理制度确定项目经理部工程资料管理目标并分解到相关岗位做到责任明确流程清晰管理有据。
第二十条:
工程开工前一周内由档案管理领导小组牵头,档案管理办公室依据施工组织设计、施工图纸结合国家、行业、公司的有关规定编制《工程资料管理计划》经项目经理审核后报公司技术质量部备案。
第二十一条:
工程资料管理计划的内容应包括以下内容编制依据、工程总体概况旨在明确工程资料中统一的工程名称、工程概况、结构形式、开竣工时间等内容。
工程资料清单包括资料类别、组成内容、原件份数。
工程资料管理制度包括项目部内部移交时限、奖罚措施等。
第二十二条:
施工过程中资料整理:
项目经理部资料员应根据资料内容进行资料盒的脊背、封面标识做到整齐、美观便于查阅。
资料盒内应包括总目录、卷内目录、资料封面、分目录和资料内容五部分各级目录及资料内容必须对应一致层次清晰。
工程资料应随工程进度及时收集、整理项目齐全、字迹清楚、图面整洁、签章齐全必须使用档案规定用笔。
资料编制表格式样应使用监理单位统一规定的表格。
项目经理部各部门资料人员应根据工程进度及时填写工程资料并按
规定及时移交资料室。
资料填写人员应对资料内容的真实性、准确性负责。
做好施工记录、检验试验记录、交工验收记录和各种表格汇总签证,施工组织设计、图纸会审记录、施工日志、变更设计报告、设计变更通知单、开工报告施工技术总结等。
按规定在工程竣工验收前编制好竣工图并加盖竣工图章由经理人审核签字。
项目经理部资料员随时掌握工程进度情况保证资料与工程同步发现滞后情况时应依据项目部资料管理制度进行报告、催交工作。
项目经理部资料员负责对工程资料的编制情况进行初检。
根据国家规定及相关规范要求对工程资料中的工程名称、施工部位、内容填写、签名盖章、交卷情况进行检查并督促相关人员整改保证其正确性。
对检查合格的资料做好编目、外观整理、组卷等工作。
项目经理部档案管理领导小组应定期组织工程技术人员对工程资料进行自检,留下检查记录并按项目部规定对相关责任人进行奖罚,限期整改并组织工程技术人员对资料检查中存在的问题进行认真分析、总结和再培训学习。
第二十三条:
竣工验收阶段工程资料管理:
在档案资料归档期由档案员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料;各主管部门负责人应积极配合与支持;凡应该及时归档的资料由档案管理员负责及时归档。
第二十四条:
工程竣工验收前项目部档案管理办公室必须按邢衡高速公路筹建处关于工程技术资料管理的规定完成工程技术资料的整理、组卷、自查工作为工程竣工验收提供必要条件。
第二十五条:
项目经理部档案管理办公室负责汇总整理各施工处编写的全部工程资料。
第二十六条:
工程竣工验收通过后档案管理办公室应及时收集各项验收记录的原件经整理、汇总后形成完整的竣工资料。
第二十七条:
归档的案卷质量标准:
归档文件、齐全完整;分类清楚保持联系;题名确定容易查找;卷内排列系统条理;保管期限准确;密级划分恰当;蓝图折叠符合要求;卷皮书写正楷整法;案卷装订整齐美观;声像资料清楚清晰。
第五章资料的分类、归档与统计
第二十八条:
我标段在施工过程中形成的全部文件在归档前必须进行系统整理。
其分类组卷做到科学合理充分保持卷内文件有机联系归档案卷要符合《河北省高速公路建设项目文件材料立卷归档整理规范》的要求分类编号。
第二十九条:
档案分类按照业主、监理单位对竣工文件的编制原则和要求将工程资料进行整理分类,分类过程中将资料的形成时间、机构、资料载体、保管期限等因素全面考虑。
第三十条:
资料的分类:
首先按保管期限把资料划分为短期、长期、永久三大类;单位工程施工资料分互通工程、南线绕城工程、改移道路工程;竣交工验收档案资料分工程交工验收报告、单项工程验收报告、工程竣工验收影像资料、新技术、新材料档案资料。
第三十一条:
档案立卷归档制度凡是工程项目在各项活动中形成的具有现实查考使用价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的材料必须归档保存。
第三十二条:
立卷归档的基本要求:
应归档的文件材料齐全、完整书写材料字迹符合保存要求;分类组卷合理正确、案卷标题简明确切关键要素单位工程名称、分部工程名称、分项工程名称、立卷时间、归档人等要求;卷内文件的排列必须保持文件之间的联系准确区分保管期限便于保管和利用;案卷装订结实页号编写正确封面封底填写完整。
第三十三条:
档案的统计:
做好各类档案收进和移动登记台帐;做好档案查阅、借阅登记簿;每年年末对库存档案的数量、类别提供利用情况档案机构人员变动情况进行统计。
第三十四条:
坚持统计原则仔细核对数据按时、按质、按量完成各项统计工作。
第六章档案的借阅
第三十五条:
项目经理、项目总工借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
第三十六条:
因工作需要项目部其他人员需借阅非密级档案时由部门负责人办理《借阅档案申请表》项目总工核批。
第三十七条:
公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别,绝密级档案禁止调阅;机密级档案只能在档案室阅览不准外借秘密级档案经审批可以借阅但借阅时间不得超过4小时;秘密级档案的借阅必须由项目经理或总工批准。
第三十八条:
本部门工作人员借阅本部门档案,可直接到档案室查阅。
利用档案一般在档案室查阅,需借出档案室的须经档案室管理办公室主任批准。
文书档案借期为5天,科技档案借期为15天,声像及电子档案借期为三天。
若因特殊情况需要延借的需经档案室主任批准。
外单位人员借阅须经档案管理领导小组组长批准。
第三十九条:
档案借阅者必须做到:
爱护档案保持整洁严禁涂改和做任何标记;注意安全保密严禁擅自翻印、抄录、转借、拆散、遗失。
声像档案实行双套制,以复印件提供利用,借出的声像档案不得转借他人或擅自复制。
第七章档案室管理制度
第四十条:
档案室是保管项目部档案的机要重地必须严格执行档案库房技术保护管理办法认真做好保密和防盗、防火、防潮、防光、防尘等保护工作。
第四十一条:
非档案管理人员未经允许不得进入档案室。
第四十二条:
档案室内必须配备适宜保存档案的铁质箱柜并采取防盗、防火、防潮、防光、防尘、防高温等八防措施使库房温度控制在14℃—24℃相对湿度保持在45—60并做好记录。
第四十三条:
档案室门窗必须保持坚固出入库房应随手关门以确保库房的安全。
第四十四条:
调阅或出借档案应严格执行项目部档案管理领导小组制订的档案查借阅制度。
第四十五条:
档案室应经常保持清洁做到窗明、门洁、地净箱柜无灰尘。
第四十六条:
室内档案应分类存放箱、柜、架必须摆放整齐并编上箱号严禁在库房内存放个人物品或堆放杂物严禁烟火。
第四十七条:
对室内的档案定期进行检查核对并做好记录发现可疑情况应追查。
第四十八条:
离开档案库房要随手关门钥匙要妥善保管。
第九章档案的总整理、移交、销毁
第四十九条:
在工程交工验收前将已经系统化整理的项目档案连同案卷目录(含电子版目录),按照合同、招投标文件中的有关规定,经监理和筹建处审查合格后,移交筹建处,并办理档案移交手续。
整理和移交按照《河北省高速公路建设项目文件材料立卷归档整理规范》执行。
第五十条:
项目部任何个人或部门非经允许不得销毁工程档案资料。
当某些档案到了销毁期时由档案管理员填写《项目档案资料销毁审批表》交相关部门负责人、总工程师、项目经理审核批准后执行;凡属于密级的档案资料必须由项目经理批准方可销毁。
一般的档案资料由档案管理办公室主任、相关部室负责人、总工程师批准后方可销毁;经批准销毁的公司档案档案管理员须认真核对将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。
登记表永久保存。
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