94年度科技大学评鉴秘书室.docx
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94年度科技大学评鉴秘书室.docx
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94年度科技大学评鉴秘书室
國立高雄第一科技大學102年度內部評鑑
行政類
評鑑資料表
評鑑項目4:
行政支援與服務
校長
陳振遠
簽章
(請蓋關防)
主管
許宏德
簽章
聯絡人資訊
姓名
許宏德
職級
總務長
電話
07-6011000分機1300
傳真
07-6011036
手機
0913-221-773
dick@nkfust.edu.tw
日期
中華民國102年3月13日
國立高雄第一科技大學
102年度行政類內部評鑑
評鑑資料表目錄
評鑑項目4:
行政支援與服務
參考效標
4-1學校內控與外稽機制之執行與檢討作法......................1
4-2學校人事管理制度之執行與檢討作法.......................22
4-3學校會計制度之執行與檢討作法...........................36
4-4學校總務行政支援之執行與檢討作法.......................40
4-5學校圖書館館藏使用率、館內其他服務與館際合作提升服務品質之情形...................................................67
4-6學校各單位行政e化、各項資訊與網路支援服務,及資訊安全之適切性...................................................78
4-7行政支援與服務方面之特色規劃及運作情形.................98
評鑑項目4:
行政支援與服務
內涵
學校具內控與外稽機制,行政支援制度完善,並能有效運用資訊科技,以提升行政效能與支援服務品質,建立優質的行政體系。
參考效標
4-1學校內控與外稽機制之執行與檢討作法。
(P.1)
4-2學校人事管理制度之執行與檢討作法。
(P.22)
4-3學校會計制度及財務審查程序之執行與檢討作法。
(P.36)
4-4學校總務行政支援之執行與檢討作法。
(P.40)
4-5學校圖書館館藏使用率、館內其他服務與館際合作提升服務品質之情形。
(P.67)
4-6學校各單位行政e化、各項資訊與網路支援服務,及資訊安全之適切性。
(P.78)
4-7行政支援與服務方面之特色規劃及運作情形。
(P.98)
說明
‧「內控與外稽機制」之執行與檢討作法,需包含財務與其他行政體系需稽核部分。
財務部分需含括1.會計、出納及財產等內部控制之執行與檢討情形;2.預算編列、資源分配機制與學校財務收支狀況;3.國立學校校務基金管理委員會、經費稽核委員會組織及執行運作情形;4.私立學校經費稽核委員會(或內部控制制度)組織及執行運作情形;5.會計師稽核情形及其稽核相關資料。
‧「人事管理制度」,需含括教職員工選任、升等、敘薪、考核(評鑑)、進修、訓練、獎懲、申訴、福利、保險及退休撫卹等人事規章。
‧「總務行政支援」,需含括土地、營繕工程、校舍、財產及車輛之購置與管理、文書及檔案管理、現金出納以及動產管理等。
參考效標:
4-1學校內控與外稽機制之執行與檢討作法
高等教育環境面臨國際化與少子化的挑戰,使得國內大學必須進行經營績效提昇與管理制度持續自我改善之改造工程,藉由內部控制與內部稽核制度之實施,以強化學校經營體質。
行政院於100年2月1日函頒「健全內部控制實施方案」,明確規範提升施政效能、遵循法令規定、保障資產安全及提供可靠資訊四大目標,並陸續推出一系列內部控制制度設計之具體原則與共同遵循之設計規範,本校在原有內部控制機制之基礎下,配合行政院健全內部控制方案之實施,進一步強化落實內部控制制度運作。
審計部教育農林審計處、教育部、行政院國家科學委員會等單位定期或不定期派員至本校辦理財務收支抽查,本校依查核結果檢討改善。
藉由內控與外稽機制之運作,以確保本校財務及制度更為健全,以下謹就內控與外稽機制本校執行與檢討作法說明如下:
一、建立本校內部控制制度及其具體成效
(一)行政管理研究計畫研提本校內部控制作業範本
1.為檢討強化本校現有內部控制作業,由本校會計資訊系研提行政管理研究計畫,計畫名稱「本校內部控制制度之評估與落實執行方案規劃—以教務處招生作業為例」,計畫期間自100年12月至101年6月止,藉由此研究計畫之執行,制定符合行政院設計要求之招生業務內控制度,並提供本校其他處室編寫所屬業務活動之風險評估與控制作業時之參考,以強化本校內部控制機制。
2.本研究計畫結案報告提送本校101學年度第1次行政會議,向各行政及學術單位一級主管報告並進行教育訓練,有助於各單位主管了解內部控制及內部稽核之規劃、重要性與具體實施作法。
(二)設置內部控制專案小組制定內部控制制度
為健全本校內部控制制度,依據行政院「健全內部控制實施方案」規定,設置本校內部控制專案小組,茲就本校內部控制專案小組組織成員及運作情形摘要如下:
1.組織成員
(1)由副校長、教務長、學務長、總務長、研發長、產學合作總中心中心主任、圖資館館長、主任秘書、人事室主任、主計室主任及校長指定校內專業教師三人組成之,由副校長擔任召集人。
(2)自100學年度起設置本校內部控制專案小組,成員包括當然委員10人及專業教師3人,共13人組成。
2.運作情形
101年度共計召開3次會議:
開會日期
討論事項
101.05.24
(1)擬訂本校內部控制制度設計時程規劃表。
(2)擬訂定本校「內部控制制度」格式草案。
(3)檢討本校98、99年度決算審計部審核意見。
辦理情形
101.09.12
擬訂定本校可容忍之風險值,決定納入內部控制制度之業務項目。
101.11.30
討論本校內部控制制度草案內容。
(三)具體成效
1.全面檢視各項業務進行風險評估
(1)本校第1版內部控制制度先以各行政單位業務為範圍,依據行政院「內部控制制度設計原則」所訂設計步驟,請各單位就每個業務項目辨識其風險來源,評估無法達成目標之風險因素,並逐一評估各風險來源之影響程度等級及發生機率等級,就所轄業務區分低度風險、中度風險、高度風險之業務項目。
(2)各單位風險評估項目共162項,總計有45項業務項目超出本次風險評估之風險容忍範圍,予以納入本校內部控制制度。
2.彙編完成本校第1版內部控制制度
(1)納入內部控制制度之作業項目,原則上由各作業項目之主政單位協助設計、建制,各單位共同遵循,各作業項目皆包含「作業程序說明表」、「作業流程圖」及「內部控制制度自行評估表」等表件,各作業之控制重點併入作業流程中設計。
(2)依據各單位風險評估結果選定下列45項業務項目,納入本校內部控制制度。
主政單位
業務項目
教務處
1.學生學籍管理作業
2.增設調整院、所、系、組作業程序
3.招生名額總量提報作業程序
4.招生考試作業-招生工作整體計畫
5.招生考試作業-經費支用計畫
6.招生考試作業-招生簡章修訂
7.招生考試作業-報名作業
8.招生考試作業-考試方式-書審與面試
9.招生考試作業流程-考試方式-筆試
10.招生考試作業-成績作業
11.招生考試作業-放榜作業
12.依時限完成繳交教育部計畫資料
13.計畫機密資料落實保管及保密機制
學務處
14.性騷優、性侵害事件處理
15.學生校外活動作業
16.校園傳染病處理
17.學校餐飲衛生
18.自傷(殺)或傷人輔導
19.學生校外實習意外處理作業
20.校園安全處理作業
21.交通意外事件處理作業
總務處
22.採購招標作業
23.愛心鐵馬(公共意外責任保險理賠)
24.新建工程作業
25.土堤邊坡整治作業
26.角宿護坡工程作業
27.建築物公共安全檢查申報作業
28.消防設備檢修申報作業
研究發展處
29.外籍學生招生作業
產學合作總中心
30.產學計畫合作契約訂定作業
31.技術移轉合約訂定與執行作業
圖書資訊館
32.校園影印管理作業
33.資訊安全之個人電郵帳密保管作業
34.用戶端網路維護作業
秘書室
35.會議追蹤管考作業
36.教職員工廉政倫理事件
37.學校網頁更新作業
人事室
38.俸給核發作業
39.勞保加保及退保
40.全民健康保險要保與退保
主計室
41.業務計畫及預算編製作業
42.出席費、稿費等經費動支審核作業
43.國內外出差旅費動支審核作業
44.出納會計事務查核作業
45.決算編製作業
二、會計、出納及財產等內部控制之執行與檢討情形
(一)健全財物秩序與強化內部控制執行情形
為防杜財物弊端發生,健全內部控管,特依行政院「健全財物秩序與強化內部控制實施方案」,訂定本校「健全財物秩序與強化內部控制工作小組」設置要點,成立內控工作小組,由主任秘書、總務長、人事室主任、主計室主任及教師代表組成。
主任秘書擔任召集人,小組定期召開會議,並得邀請本校相關專長教師列席會議指導。
98至100學年度計召開6次會議,討論本校「健全財務秩序與強化內部控制」辦理情形表、出納會計事務查核結果及內控機制之建制及稽核等事項,藉以落實內控機制,發揮內控效能。
會議紀錄裝訂成冊,並上載學校網頁-文件管理,供校內同仁查詢。
每年度「健全財務秩序與強化內部控制實施方案」辦理情形表依限陳報教育部核備,實施方案辦理情形如下:
1.各行政單位均已訂定各項業務標準作業流程。
2.每年舉辦業務講習會議,進行健全財務秩序教育宣導。
3.依預算編製要點暨相關規定編製預算,循預算程序辦理。
並切實依相關規定及計畫執行與付款。
4.主計室定期或不定期執行出納會計事務查核,查核完竣後,製作查核報告,陳校長核閱。
5.依規定實施會計審核,會計帳目日清月結,隨時清理及勾稽。
6.各項採購皆切實依政府採購法及其相關子法規定辦理,已做到資訊透明化,公平、公正、公開之採購要求。
本校訂定「國立高雄第一科技大學內部採購辦法」,各項採購流程皆依「採購作業規範」辦理,達內部控管功能。
7.訂定「財物管理要點」,以有效管理本校經管之國有公用財產及物品,發揮財物使用效能。
購置財物依規定登錄建檔,以系統有效管理。
開發「可移動財產公告/查詢」平台,供各單位之閒置財產得以流通移轉使用。
8.訂定「職工職務輪調要點」,並於每年1月辦理職務輪調。
「員工職務代理人一覽表」由各單位製作,按表列第一順位代理人、第二順位代理人之順序,依序執行代理業務。
9.因應外界對不符規定事件之意見反映,本校訂有「提昇服務品質窗口作業規範」,據以處理。
各行政單位設置服務窗口承辦人及聯絡電話,以利即時處理反映意見。
(二)依出納管理手冊出納事務盤點及查核相關規定組成查核小組
1.本校總務處出納組依出納管理手冊第55點,就存管之現金、票據、有價證券、自行收納款項收據及其他保管品等,不定期實施出納事務盤點及查核。
98年度至100年度計執行5次,均無重大疏失或弊端。
2.為防範出納舞弊案件發生,本校主計室依出納會計事務查核作業規範,不定時抽查查核出納事務。
98年度至100年度查核6次,查核結果均未發現異常情況。
3.出納事務相關人員任職屆滿6年即予輪調。
(三)財產管理內部制管制度之執行與檢討情形
1.凡因採購等方式增加之財產或物品,其財產之編號、名稱、單位、使用年限依行政院主計處財物標準分類判列財物,並就經管之國有財產,設置國有財產資料卡。
2.財產保管人員異動時,對於財物之交接或交還,依國有公用財產管理手冊第39點及第40點規定造冊移交。
3.於本校財產管理系統登記且屬資訊設備之財產(物)產籍登記之財物,如因財產(物)確已毀損不堪使用且逾使用年限、財產(物)確已毀損致失其原有效能不能修復且逾使用年限、財產(物)逾使用年限且經評估修復不符經濟之情形者,得申請報廢。
申請報廢經送陳校長核定同意報廢後,並於報廢申請表單核章確認,再據以收取廢品辦理財產(物)減損相關後續事宜。
4.每年訂定盤點實施計畫進行財物盤點,其盤點計畫實施情形詳如下表:
年度
實施情形
98
依盤點計畫進度排定之單位及日期,由文書及保管組人員會同主計室人員及財物保管(使用)人實施抽樣盤點查對。
抽盤結果未有盈虧情事,但仍有部分財物未黏貼財物標籤,均已於抽盤完成後補印財物標籤送交黏貼。
99
(1)增加建築物盤點:
本校帳管資料所列之建築物共計23棟,盤點結果帳物相符且均正常使用中。
(2)動產初盤:
a.由本校財物保管人就所保管之財物自行全面盤點核對,並於「財物初盤紀錄表」填具初盤結果,擲送總務處彙辦。
彙計後除有10位保管人填列帳物不符外,其餘保管人皆填列帳物相符。
b.填列帳物不符原因多為:
帳物未完成移轉、報廢、放置地點更改及財物標籤脫落等事項,不符事項已於99年度盤點作業期間依相關程序完成帳物登載及財物標籤補發。
(3)動產抽盤:
本校於99年10月25日至11月26日辦理抽盤,共計抽盤本校41個單位,抽盤財物1,004件(財產804件,非消耗品200件),抽盤後由總務處填列「財物盤點紀錄表」送交各單位確認抽盤結果。
99年度抽盤結果計有32個單位帳物相符,9個單位部分抽盤品項有帳物不符或財物標籤漏未黏貼等事項,不符事項已於100年1月26日完成複盤。
100
(1)建築物盤點:
本校帳管資料所列之建築物共計24棟,盤點結果帳物相符且均正常使用中。
(2)動產初盤:
由本校財物保管人就所保管之財物自行全面盤點核對,並於「財物初盤紀錄表」填具初盤結果,擲送總務處彙辦。
彙計後除有2位保管人填列與帳上所列不符賡續已辦理財物移動外,其餘保管人皆填列帳物相符。
(3)動產抽盤結果:
共計抽盤本校43個單位,抽盤財物1,050件(財產843件,非消耗品207件),抽盤後由總務處填列「財物盤點紀錄表」送交各單位確認抽盤結果。
100年度抽盤結果計有33個單位帳物相符,10個單位部分抽盤品項有帳物不符事項,不符事項已由各單位簽核辦理更正。
三、預算編列、資源分配機制與學校財務收支狀況
(一)配合校務發展計畫編列預算
校務發展有賴周詳計畫的逐步實現,計畫則需有穩健的財務為骨幹,如何讓有限的預算發揮最大效益,成為大學未來發展的重要關鍵因素。
因應政府財政困難,本校將藉由爭取補助與委辦研究計畫、加強產學合作、募款、推廣與服務等自籌性收入,以充裕校務基金財源,支持校務永續發展,期能建構提升教學與學術研究水準之優質環境。
財務規劃首重穩健營運,年度預算之籌編,依據擬訂之校務發展計畫,各單位依發展目標及策略訂定之工作計畫提報概算需求,再依照教育部核定額度,檢視本校發展重點調整修正,並提報「校務基金管理委員會」、「校務會議」審查,使預算編列符合校務發展方向。
(二)建立預算分配合理機制以有效運用有限資源
為使經費資源有效率使用並建立年度預算合理分配原則,依本校組織規程第26條第1項第11款規定設立「經費及空間分配委員會」,專司經費之合理分配。
委員會設置要點及年度預算經費分配原則分別由95學年度第1次校務會議、95學年度第4次行政會議通過。
為確保各行政及教學單位各項業務推動,且不排擠基本營運所需經費情況下,年度預算經費分配原則將預算分配項目分為4項:
1.優先分配項目經費:
維持學校運作之基本共通性經費、依相關法規編列之經費。
2.全校共同性經費:
包括校外計畫所需學校配合款;行政單位除基本維持經費外,本於部門職掌辦理之各項業務所需經費;教學單位指定用途經費。
3.基本維持經費:
各單位維持業務運作之基本需求經費。
4.校統籌款:
年度期間發生的重大事件、偶發緊急事件、專案性、校長交辦事項、未及列入年度分配等項目經費。
98至100年預算分配如下:
單位:
千元
項目
98年度
99年度
100年度
預算總額
842,834
875,385
887,406
1.優先分配項目經費
663,682
783,893
807,363
2.全校共同性經費
96,742
49,406
43,223
3.基本維持經費
53,779
27,447
32,612
(1)教學單位
48,367
24,703
21,612
(2)行政單位
5,412
2,744
2,401
4.校統籌款
28,631
14,639
12,807
備註:
a.優先分配項目經費包括用人費、水電費、郵電費、國外旅費、折舊攤銷費用。
b.99年度優先分配項目經費較98年度大幅增加,主要係依據98年4月1日97學年度第11次行政會議決議將教職員工警用人費用依年度預算編列數優先分配所致。
c.上表99年度教學單位分配經費,未包括年度中經常門增加分配2,128千元。
(依據99年5月5日98學年度第10次行政會議紀錄,考量99年度各院所系經常門經費緊縮,依原分配額度加發50%,共加發2,128千元。
)
d.100年度教學單位分配經費較99年度減少,係經常門增加200餘萬元,資本門減少500餘萬元所致。
(三)本校98、99、100年度財務收支決算數:
單位:
千元
項目
98年度
99年度
100年度
金額
﹪
金額
﹪
金額
﹪
收入總計
1,094,264
100.00
1,160,655
100.00
1,185,721
100.00
學雜費收入
324,880
29.69
329,408
28.38
334,673
28.23
建教合作收入
151,954
13.89
186,600
16.08
214,433
18.08
推廣教育收入
12,833
1.17
13,647
1.18
12,804
1.08
權利金收入
428
0.04
492
0.04
424
0.04
學校教學研究補助收入
466,174
42.60
492,734
42.45
504,534
42.55
其他補助收入
81,615
7.46
81,053
6.98
62,401
5.26
雜項業務收入
9,652
0.88
8,425
0.73
7,350
0.62
財務收入
11,603
1.06
8,467
0.73
11,337
0.96
其他業務外收入
35,125
3.21
39,829
3.43
37,765
3.18
支出總計
1,231,354
100.00
1,236,553
100.00
1,259,176
100.00
教學研究及訓輔成本
788,347
64.02
773,643
62.56
759,013
60.28
建教合作成本
140,474
11.41
175,583
14.20
207,644
16.49
推廣教育成本
10,896
0.88
10,837
0.88
9,502
0.75
學生公費及獎勵金
53,363
4.33
40,080
3.24
40,145
3.19
管理及總務費用
208,786
16.96
201,495
16.30
209,903
16.67
雜項業務費用
6,388
0.52
5,452
0.44
5,630
0.45
其他業務外費用
23,100
1.88
29,463
2.38
27,341
2.17
短絀
-137,090
-75,898
-73,455
經費支出佔收入比例
112.53
106.54
106.19
國庫增撥基金數
84,377
63,310
66,726
固定資產增置
174,645
90,671
119,549
無形資產增置
10,080
2,193
3,994
遞延借項增置
0
7,813
4,512
本校98、99、100年度財務收支分析及說明如下:
1.收支方面:
(1)學雜費收入及學校教學研究補助收入占學校經費來源重大比率。
建教合作收入、推廣教育收入、利息收入、資產使用及權利金收入、受贈收入等5項自籌收入比例有逐年增加之趨勢。
(2)建教合作收入:
本校承接產學合作計畫逐年增加,建教合作收入及支出相對增加。
(3)其他補助收入:
自95學年度起獲教育部核定通過「獎勵大學教學卓越計畫」及積極爭取各項政府補助經費。
(4)雜項業務收入:
面臨人口少子化現象,招生考試報名費收入及支出有逐年降低之趨勢。
(5)財務收入:
通過本校「校務基金資金調度小組作業要點」,成立「校務基金資金調度小組」,基於校務基金運作穩健及獲利零風險原則,積極調度增加可運用資金,獲取高利息收入。
(6)本校年度收支短絀,係因攤提固定資產折舊費用所致。
依據教育部會計處98年報奉行政院核定「不發生財務短絀」公式計算本校98~100年度餘絀之衡量情形(如下表),本校財務收支狀況穩健。
單位:
千元
科目
98年
99年
100年
業務收入
1,047,536
1,112,359
1,136,619
業務外收入
46,728
48,296
49,102
總收入(A)
1,094,264
1,160,655
1,185,721
業務成本與費用
1,208,254
1,207,091
1,231,835
業務外費用
23,100
29,462
27,341
總支出(B)
1,231,354
1,236,553
1,259,176
短絀(C=A-B)
-137,090
-75,898
-73,455
折舊、攤銷費用調整數(D)
151,109
149,321
133,722
餘絀之衡量(E=C+D)
14,019
73,423
60,267
2.固定資產方面:
98年度因應各學院教師研究室不足,編列教師研究室新建工程4,800萬元,致固定資產增置金額較99、100年度增加。
四、校務基金管理委員、經費及空間分配委員會、經費稽核委員會組織及執行運作情形
(一)校務基金管理委員會
1.設立依據
依據國立大學校院校務基金條例第二條規定,89年5月25日88學年度第4次校務會議通過本校「校務基金管理委員會設置要點」,成立校務基金管理委員會。
2.組織成員
(1)本會置委員13至15人,由校長擔任召集人,委員由副校長1人、教務長、學務長、總務長、研發長、產學合作總中心中心主任、主計室主任及教師代表組成之,其中不兼行政職務之教師代表不得少於三分之一,必要時得聘校外專業人士參與,委員均為無給職,任期2年。
校長遴選候補委員2人,於委員異動時遞補之。
委員由校長遴選提經校務會議同意後聘任。
(2)99~100學年度委員經本校98學年度第4次校務會議通過同意聘任14名委員。
3.運作概況
(1)每學期至少召開會議1次,必要時得召開臨時會,召開會議時得邀請校內外相關人士列席。
(2)98至100學年度共召開12次會議。
4.任務
(1)學校教學、研究及推廣所需財源之規劃。
(2)校區建築及工程興建所需財源之規劃。
(3)校務基金年度概算擬編之審議。
(4)校務基金開源措施之審議。
(5)校務基金經濟有效節流措施之審議。
(6)校務基金經費收支及運用之績效考核。
(7)本校捐贈收入、場地設備管理收入、推廣教育收入、建教合作收入、投資取得收益收支管理規定之審議。
(8)其他關於校務基金收支、保管及運用事項之審議。
5.運作效益
(1)89年12月22日89學年度第1次校務基金管理
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