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会展策划流程范文.docx
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会展策划流程范文
会展策划流程范文
一、策划阶
段
1
(一)项目的选
定
1
(二)寻求支持单
位
2
(三)寻求合作单
位
2
二、实施阶
段
2
一)广告攻
势
2
(二)招展和组团工
作
2
1.寻求支持及协助单位--建立展览营销网
络;
3
2.组织实施的具体工作项
目;
3
3.组织实施过程的阶段划
分:
4
三、展后阶
段
5
(一)展后跟踪阶
段;
5
(二)总结阶
段;
5(三)评估阶
段;
5
我们所有策划行为都要以市场为导向,策划应考虑从两方面入手,一是:
营造势力,这里是指利用各种宣传、广告手段,营造商业氛围,形成市场声势,并利用各种关系和途径,建立起庞大的展览营销网络,进行广泛的市场推广和招展,最终令目标客户纷纷前来报名参展;二是:
以专业的展览服务,赢得买家和卖家的支持和信赖;原则上是应该使80%以上的参展商都达到参展目的,使70%以上的参观商都达到参观效果为标准。
策划阶段
一)项目的选定
1.执行项目市场调查。
根据本地、本区域的教育产业结构、地理位置、交通状况和展览设施条件等特点,首先考虑本区域的优势学科和主导学科,其次考虑重点发展中的学科,再次考虑政府扶持的学科。
2.办展资源的整合。
办展资源包括:
资金、人力、物力(办公设备和通讯工具)以及信息资源和社会资源。
信息资源指目标客户的信息量、合作单位的信息量,还有关于该项目的行业、产业的信息量;如:
该行业发展趋势、该行业的热门话题、行业的亮点等;__指与该展览所属行业的主办单位、主管部门的关系;与全国及海外合作伙伴、招展组团代理的关系;还有与各大专业媒体和公众媒体的关系等;
3.同行对此项目的反应。
同行业是否经营同类的展览项目,特别是本地、本区域,如果有同类项目的话,就须慎重考虑;
4.该项目举办的时间选定。
原则上要避开国内外同类展览项目的举办时间,避免冲突。
5.创意命题。
项目确定后,展览名称命题需要有创意,而且要抓住行业的亮点和市场的特点,而进行命题。
(二)寻求支持单位
寻求的目标--行业的政府主管部门、行业的权威协会、具有广泛影响力的行业媒体等。
目的是提高展览会的档次、规格和权威性;扩大展览会的影响力,吸引媒体的广泛关注,便于展开新闻宣传和炒作;提高行业号召力,利于组织目标客户参展和目标买家参观;能代表行业的发展状况和趋势;能有效地形成项目的品牌效应,最终实现可持续发展战略;
(三)寻求合作单位
寻求的目标--媒体支持单位:
专业性、大众性、权威性等。
合作招展(组团)单位:
当地行业协会、主办单位的分支机构、行业权威机构、办展机构(公司),还有海外的代理机构(国际展)的建立。
目的是提高展览会的影响力,加快信息的有效快速传递;善用资源,优势互补,加快资源整合;最大限度挖掘新客户,壮大参展队伍;最大限度地降低招展成本。
实施阶段
(一)广告攻势
宣传的主要方式包括:
媒体广告和户外广告。
媒体广告:
围绕展览不同的卖点和亮点来进行宣传,按区域、分行业地设计制作不同的软广告和硬广告;除此之外,还可以通过新闻发布会、行业研讨会等形式制造新闻题材,或对牵头参展的行业代表(企业)进行新闻专访,从侧面传播展览会信息,来进行新闻炒作。
户外广告:
利用人流量较大的公共场所,如:
机场、车站、码头、商业街道和广场等地点,以海报、灯箱、广告牌、宣传布幅、彩旗等形式,进行广泛宣传。
其目的是营造展览会的声势,形成广告宣传攻势。
广告宣传的效果,是展览会成功与否的最关键因素,打造品牌的最有效方法。
(二)招展和组团工作
如果说宣传广告是展览会的战略性武器,那么招展和组团工作就起到陆战队的作用--攻城略地。
主办单位与潜在客户和目标客户之间双向交流信息。
它的优势是信息可以渗透的很深入,能清楚地了解情况,掌握第一手资料。
招展和组团工作必须要坚持:
一个中心、两个基本点的原则。
一个中心是:
以优秀的专业服务得到应有的济经效
益;两个基本点是:
一是着眼于买家(参观商),二是着眼于卖家(参展商)。
我们所有的工作都要围绕以上原则来开展:
1.寻求支持及协助单位--建立展览营销网络;
2.组织实施的具体工作项目;
(1)认真做好项目预算。
(2)收集可能参展的客户名录,建立信息库。
(3)宣传资料的CI设计、制作,及发送调查表、征询表。
(4)主办单位打印文件下发。
(5)利用新闻发布会、酒会,介绍及配合市场的宣传文章(软广告)。
(6)利用各种媒体做宣传广告(硬广告)。
(7)电话联系或发送传真件,并通过因特网发布信息。
(8)印刷宣传资料一般有:
a.招展邀请函、征询函、调查表等
b.展商须知(或参展手册)
c.招商邀请函
d.门票
e.会刊
f.纸袋
g.展览会进展报告、挖掘--潜在的参展企业、大的参展商。
(9)对展商目标名录的分析研究、筛选和甄别,发送招展邀请函、征询函、调查表等。
(10)上门拜访一些主要的牵头参展企业。
(11)联合可能合作的同行,采取让利的办法,合作招展。
(12)展位的销售安排及布置
(13)收集尽范围可能的参观商名录,,有计划地发送登记表和门票。
(14)与展览会有关的各项广告征集工作。
(15)展览工程业务和展具租赁的预定工作。
(16)展览现场的气氛营造(现场的布置、开幕式安排、开幕广告等)。
(17)展览现场的优质服务(工程、广告、会务、清洁、保安、交通等协调工作)。
(18)主办、协办单位及开幕嘉宾人员的会
务及礼品安排。
(19)展览会有关数据、信息的统计和收集。
(20)着眼于第二届的预告_。
3.组织实施过程的阶段划分:
从展商的角度划分:
1)初步认识展览会阶段
(2)进一步了解展览会阶段。
(3)被展览会吸引阶段。
(4)拍板决定参展阶段。
(5)展览实施阶段。
从主办单位工作划分:
(1)信息发布阶段:
a.发送调查表;b.发送征询表;c.发送邀请函。
(2)营造气氛阶段:
a.媒体广告、文章宣传;b.新闻发布会、酒会及研讨会;
c.主办单位文件下发对口企业;d.电话、传真、网络广泛宣传;
e.第二次发邀请函;f.合作单位发邀请函
(3)与展商直接联系阶段:
a.电话、传真、电子邮件;b.拜访重点客户;c.合作单位同时开始招展工作。
(4)与展商洽谈阶段:
a.电话;b.约见;c.拜访;d.传真;e.发送筹备进度报告;f.发送门票。
(5)展览服务阶段:
a.广告征集;b.工程预定展具工作;c.招商广告安排;d.招商邀请函;e.招商门票发放;f.现场营造气氛;g.发送各种类型的调查表;h.着眼于第二届的宣传;i.现场的专业服务。
三、展后阶段
展后工作一般分三个阶段进行:
展后跟踪阶段、总结阶段和评估
阶段。
一)展后跟踪阶段;
展后的跟踪服务主要是针对参展商和重要的参观商而进行的,其目的是加深目标客户的印象;树立展览会品牌形象;为下一届展览会作预告宣传。
1.感谢工作--对象是所有的参展企业、重要的参观商和支持单位、合作单位以及曾给予展览会大力支持的媒体。
对于重要的客户,我们可以采取登门致谢,甚至通过宴请方式表示谢意。
2.媒体跟踪报道--主要是对展览会进行一个回顾性的报道,将有关情况、有关的统计资料数据,提供给新闻界炒作,进一步扩大展览会的影响;展览会的各类统计数据包括展览环境如参观人数、专业含量、平均参观时间等;展览效果如展位布局、成交额、展商和观众的反馈意见等;
3.发布下届展览信息;
4.给展商发放展后意见调查表、征询表。
(二)总结阶段;
一般展后总结分三部分:
1.从筹备到开展中的各项工作总结;2.效益分析和成本核算;3.项目市场调查--本展览会在市场同类项目中所占的市场分额、优劣势比较、竞争情况等。
(三)评估阶段;
评估工作在展览会开展前一个月进行,主办单位成立专门的评估小组,并指定专人负责操作,收集展览会各种资料,然后作出预测和统计,系统地评估,如:
对成本效益的评估、
1成立策划工作小组
人员事务
策划主管负责协调、沟通整个小组各策划人员的工作,并全权负责策划方案的制定和修订
策划人员负责编拟会展项目计划
文案撰写人员负责撰写各类会展文案,包括会展常用文书、会展社交文书、会展推介文书、会展合同等
美术设计人员负责各类各种类型视觉形象设计,如广告设计、展示空间设计,此负责人要求能熟练运用photoshop,Imageready,Illustrator,coreIdraw等软件
市场调查人员负责进行市场调查并编写市场调查报告
媒体联络人员进行媒体宣传推广
2进行市场调查与分析
会展市场调查与分析是会展策划的基础。
其针对的内容也十分广泛,主要包括五个方面:
1.产业环境;2.目标市场;3.政策法规;4.同类会展;5.自身资源。
3制定会展项目的行动方案
制定一个统筹兼顾的方案是会展项目顺利开展的重要前提,选择合适的时间,合适的地点,并做到两者的合理搭配,是方案必须注意的内容。
会展策划方案具体化,应形成一个可供操作的具体措施。
其间得需明确以下内容:
会展项目的目标、实现会展项目目标的环境、会展项目营销战略要素、会展相关活动的开展、会展策划方案的效果与评估、会展策划方案实施的附加条件。
设计行动日程表也是必不可缺少的一环。
会展项目的行动日程必须精心设计,策划方案的制作、方案的实施不得延误,每个步骤的开始和结束都应有时间的规定和限制,以保证方案的实施能够顺利进行,否则就会严重影响会展的成功举办。
4制定预算方案
制定一份会展项目预算方案一般包括的内容有以下几个方面:
1.
场地费用;
2.
行政管理费用,包括公司行政管理人员的工资和行政办公费用
宣传推广费用;
4.招展、招商费用
5.相关活动经费;
6.其他。
会展项目收入:
1.会务费或展位费收入;
2.门票收入;
3.企业赞助收入;
4.其他。
5撰写项目策划方案
抓安歇会展项目策划方案就是将策划的最终成果成书面材料,即策划书,也称企划案,其主体内容包括现状或背景介绍、分析、目标、战略、战术或行动方案、效益预测、控制和应急措施,各部分内容可因具体要求不同而详细程度不一。
其可涵盖内容如可行性研究报告、
项目意向书、项目建议书以及广告策划书、宣传手册等围绕某次战前、战中以及展后的所有策划文案。
六评估与修正
评估与修正的内容主要包括项目评估、阶段考评、最终考评和反馈改进等内容。
内容仅供参考
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