团学会办公室文秘部部员管理规定.docx
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团学会办公室文秘部部员管理规定
团学会办公室文秘部部员管理规定
第一章总则
第一条维护团学会办公室文秘部正常的工作秩序,保障部员的工作效率,促进各项工作顺利完成,以达到领导的满意程度与信任,使部员的工作能力更好的全面发展,得到最好的锻炼,依据九江学院颁布的《九江学院学生手册》,制定本规定。
第二条本规定适用于团学会办公室文秘部部员传达工作,资料整理工作,考勤工作,考核工作的管理。
第三条文秘部是艺术学院的枢纽,有着调度协调综合的作用,加强各部之间的联系,加深老师及学生会干部的影响力,要以领导工作为轴心,紧紧围绕这一轴心进行上下,左右,前后同步运行的辅助工作,文秘部要按照学生会团学委的工作宗旨及发展方向,配合学院工作完成既定任务。
第四条文秘部以学院工作为中心,按照团学会办公室的指示,遵循工作规定,不断提高工作质量;依规治部,从严管理,健全和完善管理制度,规范管理行为;将管理与加强工作相结合,不断提高日常工作水平,努力为学院建设做出贡献,积极配合及辅助领导和老师进行工作。
第五条部员应当努力提高自己的思想素质,确立起自己坚定的信念;应当树立团结协作意识,积极工作,发奋图强,勤劳专注,不怕苦不拍累的精神;应当遵守各项大学生规定以及大学生道德规范,自觉遵守团学会办公室文秘部管理规定,要具有良好的工作态度和行为习惯;应当明确自身的定位,勇于建议,在实践工作中积极发现问题,及时向老师或领导提出。
第二章文秘部的基本工作原则
第六条要长袖善舞,作好各部门之间的“润滑油”。
提高工作效率和工作质量,在平时工作和生活中,我都能够做到虚心向老部员学习、请教,学习他们的长处,反思自己不足,不断提工作素质和态度。
要时刻提醒自己,要诚恳待人,态度端正,积极想办法,无论大事小事,都要尽最大能力去做。
在平时时刻要求自己,必须遵守劳动纪律、团结部员、从打扫卫生等小事做起,严格要求自己。
以不求有功、但求无过信念,来对待所有事情,共同协作、共同努力,在遇到不懂得地方及时向老部员请教学习,并优质高效的完成领导交办的各项任务。
在新的学期里,遇到各类活动和接待,做好自己的工作,与其它部员心往一处想,劲往一处使,不计较干多干少,只希望把领导交办的事情办妥、办好。
第三章文秘部十不准
第七条凡是文秘部部员必须遵守十不准规定:
1.文秘部部员不准以值班为借口旷课,逃避上晚自习;
2.文秘部部员不准将部内任何资料向外透露;
3.文秘部部员不准回避老师或领导分配的任务;
4.文秘部部员不准在办公室值班时间抽烟,打闹谈笑;
5.文秘部部员不准用办公室电脑打印或查询与部内工作无关的资料;
6.文秘部部员不准在值班时间无故缺勤;
7.文秘部部员不准在工作时给自己或他人更改任何资料;
8.文秘部部员不准假公济私,要以公平公正的态度进行各项工作;
9.文秘部部员不准与部内同学以及其它部门同学发生任何冲突;
10.文秘部部员不准拖拖拉拉,要以积极的态度去工作,抓住工作的主动权。
第四章部员的权利与义务
第八条部员在文秘部期间按规定享有下列权利:
(一)参加文秘部计划安排的各项工作任务,使用文秘部所提供的各项参考资料,部内资料对文秘部部员完全公开;
(二)文秘部部员可以参加一切非工作期间的文娱体育等活动;
(三)享有每月操行分加分权利以及学期末技能分权利;
(四)享有文秘部干部提拔的权利:
(五)在思想品德,工作成绩等方面获得公正的评优,并获得相应的奖励方式;
(六)部员有权利选择因某种原因写好退部申请离开部门。
第九条部员在文秘部期间按规定履行以下义务:
(一)遵守学校学院的各项规定,不得有违纪行为;
(二)遵守团学会办公室文秘部部员管理规定;
(三)提高自身的工作能力,效率的完成各项工作;
(四)按规定完成交办的工作任务,履行获得奖励的相应义务;
(五)要有一个好的工作态度去面对任何工作任务;
(六)尊敬各位领导及老师,养成良好的思想品德和工作习惯。
第五章部员的档案管理
第十条如被文秘部招进来的同学都是办公室文秘部的部员,按规定团学会部门部员需要填写一份档案,档案的内容为姓名,班级,性别,年龄,出生日期,爱好,人生格言,对工作所能达到的认真程度,自身的经历等,必须填写清楚以备领导老师检查,负责人审核填写是否与工作态度吻合做参考。
第十一条档案还需一栏为负责人填写,工作几个学期应有几个学期的部门评价,以备评选部内优秀部员做参考;每月部内总结会议过会的工作总结及部员在工作中发现的问题和工作中好的建议一并与部员档案叠放,以供加分参考。
第十二条新生入学后,部门按照招生规定,对新生进行面试,进行思想道德,行为举止,办事能力等多方面审核以及复查,最后通过复查的同学将填写文秘部部员个人档案;凡是加入文秘部以后不遵守部内规定,弄虚作假,违反学校纪律的部员看情节轻重给予处理,并在部员档案中予以纪录,情节恶劣者,直接退回部员档案,开除文秘部;由正当原因退部的部员则按相关程序退部,写退部申请书存档,然后退回该部员的部员档案。
第十三条每学期开学时,文秘部部员按学校返校时间到恔报道的同时,也要来文秘部报道,以便新学期工作人员安排,签到后的表格存档,填写部员档案到勤情况。
第六章文秘部部员工作考核与记载
第十四条部员根据四个小组不同的工作在老师以及部长的指导下进行各项日常工作,并对工作成绩进行考核。
第十五条部员应当把参加学院教学计划规定的课程报到文秘部,以定制值班时间和工作时间,依据部员非参加学院教学规定时间,进行到勤考核,考核成绩记入部员档案中。
第十六条以工作完成的结果与工作时间到勤的次数和积极参加工作的次数为考核标准做为工作考核并记载。
考核根据检查部员工作完成后的细心程度,工作完成后老师的满意度,是否按时间完成,工作问题及建议的提出等进行加分减分制。
第十七条每位部员加入文秘部后都有30分的底分,每个月月底对部员进行前段时间工作的审核,所审核的纪录由考核组备案存档:
(一)每个部员都有30分为底分,在30分基础上进行加分或减分;
(二)帮助其它部员和小组工作的部员给予纪录并加3分;
(三)除本身的日常工作外,接到部长或老师给予的工作,工作结果优秀的部
员给予加分,加2分;
(四)各部员不在自己值班时间来工作时给予加积极分2分;
(五)各个部员值班期间不只局限在108,如果有部员得到老师或领导的好评
也会给予加分,加3分;
(六)在文秘部日常工作细心,谨慎,缜密,无差错的部员给予加鼓励分2分;
(七)每月值班时间无缺勤,给予全勤的部员加10分;
(八)每个月底整理加分情况,部员一个月的日常表现加分超过50分(不有
含基础分30分),在部门操行分加分时给予加5个操行分以资鼓励;部员一个月的日常表现加分超过35分(不含有基础分30分)的给予加部门操行分3分;部员一个月的日常表现加分超过20分(不含有基础分30分)给予加部门操行分2分;如果部员一个月下来没有日常表现加分,则每月的部门操行分不给予加分;
(九)如果值班时间缺勤在基础分上扣除2分,整理签到表严格审核值班部员;
(一十)在工作时候,疏忽大意和工作成果错误频出的部员在基础分上扣除3分;
(十一)文秘部部员传达工作不到位导致错误出现则按情节的严重程度,在基
础分上扣除2—5分;
(十二)传达工作进行时部员须作传达纪录,没有做纪录的部员扣除2分;
(十三)部门资料整理工作,如不细心分类不清楚的追究负责整理的部员,给予扣除3分;
(十四)领导和老师以及部长分配到部员的工作如没有按时完成则不扣分也不加分;
(十五)如果值班时间有事情须向部长请假说明原因,无故缺勤扣除2分;
(十六)部内各种大小会议部员必须参加,不参加部员按缺勤扣除3分,即使值班时全勤也不会加全勤10分;
(十七)如果部员值班时间请假与替补部员一定要交接好工作,如交接工作不清晰则扣除2分;
(十八)各个小组部员没有按规定时间完成本组工作任务,将整个小组部员每人扣除5分;
(十九)各个小组部员按时完成本组工作任务,但是工作质量未通过的则将整个小组部员每人扣除3分;
(二十)文秘部部员不准在值班时间抽烟,打闹,谈笑,被发现者扣除2分;
(二十一)每月都会交部门工作总结,部门工作总结不上交的部员,则扣除该部员2分,学期末工作总结未交的部员则扣除4分;
(二十二)部内出现拒绝部长或老师分配工作的部员,按情节严重程度给予处理,轻者扣除部员5分,重则开除部门;
(二十三)如果文秘部部员减分过多,甚者低于基础分,则考虑该部员退部情况,给予警告,如果扣分达到基础分10分以下,则将该部员开除文秘部。
(二十四)文秘部部员的扣分情况按时整理,存入部员个人档案,以备优秀部员评比做参考。
(二十五)根据以上加减分处理条例,工作记录必须按时记录在册!
第七章部员转部与退部
第十八条文秘部部员应当明确自己的发展方向,是否适合文秘不工作一定要认清,转部门应以发挥自己的特长,以寻找适合自己工作的环境为原则,转部门应以促进自身锻炼为原则。
部员可以按团学会办公室规定申请转部门,团学会各个部门根据对人才的需求情况的发展变化,经过部员同意,必要时可以适当调整部分部员的转部。
部员因学习原因或身体原因以及确有特殊困难,无法在文秘部继续工作的,按团学会办公室文秘部有关程序的规定可以申请退部。
第十九条具备下列条件之一者,可以申请退部或转部:
(一)确有专长,转部更能发挥其专长的部员;
(二)入部后因患某种疾病,无法继续工作的部员,可以申请退部;
(三)确有某种特殊原因或学习上出现困难等原因,不退部将无法进行学习的
部员可以申请退部。
第二十条文秘部部员退部或转部程序:
(一)申请转部或退部的部员,在未经批准并办理有关手续前,必须参加原部
门的工作计划;
(二)转部或退部部员要提交申请书,由老师及部长商议同意后在申请书上签字,在交至资料整编组进行存档,方可退出部门。
(三)由部长定期公布转部及退部名单;
(四)名单公布后,其他部员要做好相应的后续工作于交接工作,退出文秘部的部员不准以文秘部部员的身份进入办公室活动,不准以部门名义旷课,逃避晚自习;
第八章部门招新规定
第二十一条对新生招新有以下要求:
新生报到时尽快联系助班拿到新生联系方式,开展飞信工作.各分会的通讯录总会会上传,还有学院学生组织的也要备份,各班的班长、团支书等联系方式都要存好,这就会对我们的工作很有帮助的。
(一)每个学期末部门要组织一个招新小组,招新小组要根据部内工作以及部内现状来制定招新计划,招新计划内容要有以下几个步骤:
1.根据部内人员情况来对招新人数进行定格,确保人数部会超值;
2.根据文秘部部门特色制定招新海报,海报内容要丰富能够使新生初步了解文秘部的工作事项;
3.根据部门的工作制定一些问题,在对招新考核时进行相关的提问,来选拔出优秀的学生;
4.在军训期间成立一支宣传小组,通过在军训场上短时间的交流让新生了解文秘部,并发放少量的文秘部入部申请;
5.文秘部招新时期要对新生多方面考核,不符合文秘部工作的新生不能录取,以免日后对工作造成麻烦;
6.通过部外人员介绍的新生要进行严格的察看,对其也要进行相关的考核;
7.对新生的考核要分三个阶段,第一阶段进行面试筛选,对面试合格的新生记录联系方式,由传达组通知第二阶段面试时间;第二阶段要对新生进行复试,通过面试来评定新生是否适合文秘部,在对其宣布复试时间;通过复试的新生进行第三个阶段,第三个阶段把新生拉入文秘部进行工作考核,对其进行文秘部简单工作的委任,来考核新生是否适合文秘部,最后举行一个文秘部新部员入部欢迎会,对新部员进行欢迎和确定。
第二十二条对新部员的工作指导:
(一)对新部员进行会议指导,让他们详细了解文秘部的工作项目以及工作的
态度,对其讲述文秘部工作的重要性;
(二)对新部员进行规章制度指导,首先必须要对《九江学院学生手册》进行
了解熟悉,然后在对其宣布文秘部管理规定,严格的规定要对其进行格式化;
(三)根据文秘部各个小组的现状对新生进行分组,新部员进组后,则由该小组的老部员或该小组组长进行管理与工作指导;
(四)确定小组分配后,对新部员发放文秘部部员档案表格,进行填表存档,正式成为团学会办公室文秘部部员;
(五)新部员入部后,对其课表进行收缴,安排值班和工作的时间,部内工作一切听部内负责人的安排。
第九章附则
第二十三条本管理规定由团学会办公室文秘部附则解释,其他未尽事宜,由办公室文秘部负责人及部内干部讨论解决。
第二十四条《团学会办公室文秘部管理规定》待艺术学院办公室负责人讨论并承认后生效实施。
第二十五条此管理规定只在团学会办公室文秘部生效,一但启用,凡是文秘部部员需遵守此规定,认真工作,一切出发点为文秘部着想。
第十章文秘部部内小组工作事项
第二十五条文秘部各个小组必须要由自己的部员名单,联系方式,宿舍住址
及每学期的课程表以便工作的安排。
第二十六条团学会办公室文秘部总共分为五个小组,分别是传达组.资料整
编组.考核组.统计组.考勤组,每个小组都由自己的工作。
第二十七条以下是文秘部各个小组的工作事项:
(一).传达组
1.这是秘书部最基本的工作,无论什么活动、会议都要及时通知到位,确认收到
不需要其他人员的提醒,要做到自觉地负责这项工作;
2.工作要以效率为先,提高效率的同时也要注意保证把通知准确无
误的传达到各个班长及各个部长处;
3.意做好通知记录
注意
(1).注意自己的语气与语速,要保证对方能清晰明白你所通知的内容;
(2).要记录对方的态度,对其考核;
(3).也要记录,未通知到对方的原因,一定要记录下来;
(4).以用108办公室的电话下达通知,也可以用电脑飞信方式通知。
(无论是哪种通知,一定要记录)
4.是传达组具体通知事项:
⑴考核组把统计出来的名单交于传达组进行通知;
⑵班级日志是每周日晚上交,周一晚上传达组通知没交班级日志的班级;
⑶操行分是每个月交一次,等到下个月第一个星期的周三晚上通知没交的班级速交;
⑷每月各个部门操行分也在每个月下个星期周三晚通知上交;(通知对象为各个部门部长)
5.达组的工作是要做到上传下达的,去他组部员在值班时遇到需下达的通知时及时通知传达组;
6.组通知各个班长各个部长交班级日志及操行分时,一定要记录他们所交的时间,然后把记录的时间交到考核组处,以便考核组查收。
7.根据《团学会办公室文秘部管理规定》中第十六章十七条中的加减分规则来评定传达组部员的一切工作情况。
(二).考核组
1.做为一个考核组的部员不徇私,加分时要以他人利益考虑;不能弄虚
作假,要真实地反映情况,扎实地开展工作;
2.早晚按时到34栋108以及厚德楼进行值班;
3.分核对时把每个班所写情况进行纪录,填写加分过于虚假的班级交给老师查看对其班长纪录在案;
4.操行分出现问题要进行详细纪录
纪录内容⑴操行分表没交的班级进行记录;
⑵操行分表上交的时间一定要记录对班长考核以共参考;
⑶如果加分单上的同学在操行分表中找不到的话一定要记录下此同学是哪个班的,加的多少分,标明此人在操行分表上没有,原因一定要详细,记录之后存档以共参考
5.操行分到规定期限没有交过来的,考核组把该班操行分一律按60分填写,并输入计算机,不予加减;(注:
按60输入时必须向负责人申请)
6.考核组将操行分输入计算机时需注意:
⑴不能将表格里同学的操行分加错,多加或少加均不可以,一定要保持认真的工作态度;
⑵注意操行分表格与计算机表格里的学号是否对应,不对应的注意输入时不要加错;
⑶输入操行分时一定要按顺序输入避免发生混乱,同时交接任务时也很明朗,要有一个清晰的进度。
7.天的工作后,工作的进度一定要有详细的记录,做了哪些工作,完成情况,并且把自己的进度告诉下次工作部员;
8.考核组首先要把自己的工作按时按质完成,才有资格考核部内其他部员;
9.核时需注意的问题:
⑴一定要了解其他组的工作及安排时间,以共参考;
⑵考核组要以公平的心态来考核部里成员;
⑶要及时了解没有按时工作的部员是否请假,是否交接了工作;
⑷主要考核标准是查看签到次数和工作量以及完成情况,有事请的一定要注明。
10.对班长的考核:
⑴对其班级日志是否在每周日班长例会时交过,并且查看该班级日志是否详细合格;
⑵晚点名报表是否在周一晚上交过;
⑶操行分表是在每月的最后一个星期日班长例会时上交,按时交的班长写清备注,班长过期交的记录好他交上来的时间,没有交的将其考核栏一直空白,直到最后统计;
11.以下核的工作时间:
⑴班级日志考核时间是在每周一当晚对班长进行备注;
⑵晚点名报表考核时间是在每周一当晚对班长进行备注;
⑶操行分表考核时间是在下一个月周三晚进行备注。
12.会签到表每周日晚对班长是否签到在考核栏进行备注。
13.根据《团学会办公室文秘部管理规定》中第十六章十七条中的加减分规则来评定考核组的一切工作情况。
(三).资料整编组
1.资料整编组在整个工作中触及的文件及资料广泛,其责任在于资料的整编
整理工作,该组部员必须做好保密工作,不得将自己看到的有关信息外漏,以免对学院的工作带来部好的后果;
2.到勤,晚上七点三十准时到三十四栋,如有事情提前请假,或找人替班;
3.完成老师布置的任务,保证效率,跟工作质量;
4.好组与组间的沟通,有事大家一起做,虚心听取意见和建议;
5.整理资料,不用的需及时清理,尽量做到有条有理,事情做完后主动向本组组长回报,由组长检查工作质量;
6.整理有效文件,整理好后向下一个交接的组说明工作进程;
7.会议记录,并及时整理好,交给部长,起到上传下达的作用;
8.有文件资料进行统计给予考核组进行考核.进行整个团学会成员的考核;
9.的资料按科学方法和统一规格,进行分析、统计、审核、汇编、刊印或储存等工作;
10.事务的调查所得的原始资料,篇幅浩繁,只有一份,有些资料在时间上是离散的,不能满足使用要求,只有经过审核、查证,按照统一的标准和规格,整理成系统的简明的图表,汇编成易懂明了的图形或其他形式,才便于使用。
此外,通过资料整编,还可以发现各项事务上存在的问题;
11.整编工作的程序一般包括考证、制表、合理性检查等;
12.成果有时需用表格表示。
主要表式有反映毕业趋势、毕业就业率、各年级班级名单、各类干部名单、考证资料、综合图表以及需用制定的各类表格等,都需要反映出实际内容的实际成果;
13.查证和订正有关文件的基本情况,作为选择整编方法和使用资料的依据;
14.工作完成后要进行复查,如由错误及时纠正;
15.资料整编组的具体工作:
(1)资料整编组总体工作为文秘部所有的资料及档案的管理与抽调,对文件资料进行统筹工作;
(2)资料整编组定期抽出两人对34#108办公室的电脑进行桌面整理;
(3)每周资料整编组必须指派部员去九江学院网进行重要文件摘录,进行打印,周日晚上班长例会时带去发给每位班长进行学习;(九江学院网)
(4)资料整编组每天要指定部员到文秘部邮箱去整理文件,整理好邮箱部内文件及部外文件;(账号
(5)每天要考勤组统计完的加减分单进行整理规划分类;
(6)每周必须整理各个班级上交的班级日志及晚点名报表;
(7)每个月月底要整理考核组核对后的操行分表格;
(8)每个月整理各个部门上交的部门加分名单;
(9)学期末资料整编组开始收缴各个部门的工作总结及工作计划;
(10)每个学期要按时整理填写学生档案。
(11)学期末资料整编组要根据部内分配进行奖学金名单填写。
(12)每次的活动,都要提醒活动负责人一周内把活动策划书、总结交到秘书部存档,团学会所有上传的资料我们都要备份。
16.根据《团学会办公室文秘部管理规定》第十六章十七中加减分规定来评定资料整编组一起工作情况。
(四).考勤组
1.认真完成当天各部门上交的工作单的加减分(包括自律部查勤单,生活部
卫生检查单,组织部加分单,各部门加分单以及经老师同意的工作积极同学的加分单)做好打“√”,放进相应的档案盒中,以防重复工作。
2.对每周各个班级上交的班务日志、晚点名报表,进行翻阅核对、加减分。
(附
一张纸把当天做好的班级记录下来,以便第二天的同学继续完成)。
3.对每月的操行分表进行核对、补充。
违规用电在备注栏注明(对于错误严
重的班级,要教会其班长如何做。
同样,核对完的要附纸记录下来。
)把每月核对无误的操行分表交给考核组做成电子档案。
4.每周五要做完本周一切工作,扣分单一式两份,一份交给统计组,一份存
档。
(在扣分单上给予本周末上交班务日志、晚点名报表、操行分表的班级警告。
)
5.考勤组在每个月的月末核对上交的操行分表格,表格出现错误及时记录,在进行修改,把修改后的操行分表格交给考核组进行整理再次核对。
6.考勤组的基本工作要求:
(1)每晚19;00准时到34#108,如有事请假者必须请同学代班。
(2)不得假借部门名义请假,缺席班级活动。
(3)必须实事求是,不得偏私,做好保密工作。
(4)对于有请假条的扣分记录及时消分。
(5)对于做错的要及时改正,虚心听取意见;对于他人有不理解的地方,要耐
心解释,不得与人发生争执。
(6)要配合其他组,其他部门的工作。
加强各部门的联系。
(7)注重培养自己的做事能力,领导能力,沟通能力,提高自己的综合能力。
7.根据《团学会办公室文秘部管理规定》中第十六章十七条中的加减分规则来评定考勤组的一切工作情况。
(五).统计组
1.更新每天交来的班务日志,晚点名表,操行分表。
做好统计,把没交上来的班级统计出来,一份交给传达组,一份放在盒子里。
注明是哪个月的。
(统计时,把同一月份放在一起,同个年级分开放,班级按顺序排好,便于查找)
2.星期五把星期天要开班长例会需要的班务日志(单双周互换),新的操行分表(每月末发一次,一个月一次),新的晚点名表(每周一次),每周的扣分单准备好。
3.开班长例会之前把每个班的扣分单,空白晚点名表和操行分表放进要发的班务日志里一起交给班长。
让每个来开班长例会的班长签到。
4.值班人员负责整理好开班长例会的(单(双)周)的班务日志,上交的班级日志交给资料整编组整理存放;
5.把晚点名表,每班一张,撕好放进班务日志里面。
注:
再拿上一些空白晚点
名表,以防有的班没有交班务日志。
6.每个月的月末,要发操行分,一式两份,每个班撕四张操行分单放进班务日
志里。
注:
再拿上一些空白的操行分单,以防有的班级没交班务日志。
7.把每周的扣分单整理好放进各班的班务日志里。
8.把所有要发的东西放进班务日志里,以便于开班长例会前统计组能快速便捷
的做好资料文件分发工作,帮助会议顺利的进行。
9.会议记录一定要记录准确,没有纰漏,交给资料整编组整理存放
10.根据《团学会办公室文秘部管理规定》中第十六章十七条中的加减分规则来评定统计组的一切工作情况。
(六).附则
1.以上为办公室文秘部的五个小组,其中各个小组负责的任务明确分配,由部长及其他负责人直至支配,此小组工作概要由文秘部负责人负责解释。
2.各部员在工作期间必须明确自己的工作态度,并注意自己的言行举止,时刻注意维文秘部的整体形象。
3.值班期间应恪守职责,必须认真做好工作记录以备其他部门及时查阅并积极协助其他部门处理好相关问题。
4.每月一次例会,干事向部长、副
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