集团联欢年会公关执行方案范例.docx
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集团联欢年会公关执行方案范例
美丽无限共创梦想
——2004年梁氏集团联欢年会公关执行方案
主办方:
梁氏集团
承办方:
唐都派锐咨询有限公司
项目元素:
1.活动主题:
美丽无限共创梦想
2.项目形式:
晚会表演+游戏+抽奖+颁奖仪式
3.活动对象:
◆梁氏集团企业员工
◆经销商代表
◆关系客户
4.活动时间:
2004年1月16日17:
30—19:
00
5.活动地点:
总统大酒店五楼国际会议中心
6.活动目的:
◆对2003年工作进行总结,对2004年工作进行动员;
◆深化梁氏集团企业文化,加强企业内部的凝聚力和归属感,充分体现企业积极性的人本管理系统;
◆加强来宾对梁氏集团企业文化的深层认知,从而提升对梁氏集团企业的认同感,巩固网络关系。
项目操作管理板块
⏹商务操作系统
⏹项目操作流程管理系统
⏹物料设计及制作系统
⏹报价系统
商务操作系统
主办方:
梁氏集团/承办方:
唐都派锐
服务架构:
派锐公司将根据本服务架构进行活动的运作和管理工作
唐都派锐公关
项目负责:
晏爱萍(ANDY)负责全部项目细化和日常事务的协调和组织
客户沟通,项目整体组织和管理,指导监控,处理现场突发事件,商业管理
商务操作系统
马洁莹(YOMMI)
客户统一出口及资源商务协调工作(包括第三方)
培训工作
马洁莹(YOMMI)
工作人员及礼仪小姐培训工作
设备操作系统
顾琦(LUCKY)
现场灯光设备安排及调整
现场音响设备安排及调整
现场投影设备安排及调整
演艺系统
马洁莹(YOMMI)
司仪沟通
演艺流程监控
物料设计
周文(STEVEN)
环境设计修改,物料设计
物料制作系统
物料制作工艺
负责场地的布置的协调与控制
项目总监:
晏爱萍(ANDY)
前台总监
马洁莹(YOMMI)
前台场面把控,调配人员
后台总监
周文(STEVEN)
现场演出效果把控、管理;
商务操作流程
项目
项目内容
完成时间
负责方
提交报价系统
提交项目报价系统
12月12日
唐都派锐
确认细化方案及报价
确认细化方案及报价,项目确认,进入项目筹备阶段
12月16日
梁氏集团
合同拟定
根据项目内容及报价系统,拟定合同
12月18日
唐都派锐
合同签订
双方签订合同,正式进入项目操作
12月19日
双方
预付款
支付第一期项目款项作为项目启动资金
12月26日
唐都派锐
设计签收
活动物料设计完成签收
12月29日
梁氏集团
活动签收
活动完成当天,客户对项目进行签收工作
1月16日
梁氏集团
活动总结报告
公关公司提交活动整体总结报告,包括现场活动及媒介总结
1月19日
唐都派锐
支付余款
客户支付项目余款
1月20日
梁氏集团
客户满意度调查表
客户对项目的完成情况进行填写客户满意度调查表
1月20日
梁氏集团
项目操作流程系统
工作板块构成
⏹前期筹备工作
✓场地联系,费用及档期确认;
✓场地拍照,场地规划、设计、布置;
✓设备硬件租赁;
✓外聘人员培训及演出人员排练;
✓入场手续办理工作;
⏹活动现场协调工作
✓现场布置工作协调;
✓入场安排;
✓现场活动执行;
⏹后期跟进工作
✓活动总结会议;
✓客户满意度调查;
工作安排日程表
项目
项目内容
完成时间
负责方
提交项目细化方案
明确责任分工及跟进日程及报价
12月12日
唐都派锐
提交现场设计修改稿
根据客户意见,提交已修改的现场设计稿
12月16日
唐都派锐
确认项目细化案及设计
客户确认所提供的项目细化方案及现场设计稿
12月18日
梁氏集团
邀请函、证件设计
提交活动邀请函、工作证、参会证等物料设计
12月22日
唐都派锐
客户反馈意见
根据物料设计内容及风格给予反馈意见
12月25日
梁氏集团
物料设计确认
确认物料修改后的设计及内容
12月29日
梁氏集团
场地沟通工作
与场地方沟通现场展示形式及确认相关现场问题
12月12日-1月16日
唐都派锐
活动礼品物料筹备
活动现场抽奖、游戏参与礼品及获奖员工奖品
12月29日
梁氏集团
物料制作
活动邀请函、工作证、抽奖箱及号码物料制作
1月5日
唐都派锐
物料购买
盆栽、红包及其它物料购买
1月6日
唐都派锐
嘉宾邀请工作
邀请相关嘉宾参加现场活动
1月6日
梁氏集团
项目
项目内容
完成时间
负责方
培训工作
针对现场外聘工作人员进行相关培训及分工安排;
12月30日
唐都派锐
主持稿
现场主持人使用
12月30日
唐都派锐
音乐挑选
为现场背景音乐进行挑选
12月30日
唐都派锐
下家沟通工作
与制作下家、音响下家沟通相关内容
12月30日
唐都派锐
现场物料制作
现场硬件物料制作
1月12日
唐都派锐
场地现场沟通工作
与场地协调相关进场、退场等情况
1月5日-15日
唐都派锐
现场硬件布置工作
现场所有物料进场按设计图位置摆放
1月6日
唐都派锐
企业和广告光碟
用于活动休息期间企业品牌传播
1月12日
梁氏集团
活动彩排工作
音响进行调试工作,演出人员走场
1月16日
唐都派锐
现场补遗工作
对现场所有硬件进行测试,筹备工作进行重检补遗
1月16日
唐都派锐
活动正式开展
活动正式进行
1月16日
唐都派锐
现场监控工作
监控现场流程顺利进行,工作人员调配工作及多方协调工作
1月16日
唐都派锐
现场拍摄工作
安排相关专业人员为现场进行拍摄
1月16日
唐都派锐
项目签收
对项目现场执行进行审核
1月16日
梁氏集团
项目总结工作
对此项目前、中、后期的服务过程进行汇报
1月19日
唐都派锐
活动执行流程表
时间
项目
嘉宾(表演组)
区域
操作
物料
灯光
音效
16日上午
彩排
全体工作人员
13:
30-14:
00
签到
礼仪
签到区
1、参会者签到,可获得一张印有活动主题的贴纸,并用签字笔在贴纸上写下自己的名字或祝福语,同时礼仪为参会嘉宾佩带胸花
3、参会者在利礼仪的指导下将贴纸贴于签到处背板上的虚线区域
4、当参会者到齐,签到背板上出现由贴纸组成的梁氏集团LOGO
嘉宾胸花
签字笔
贴纸参会证
抽奖箱
平光
背景音乐
14:
00-17:
00
总结动员大会
全体参会者
会场
总结动员大会
平光
话筒
17:
00-17:
30
联欢年会倒记时
全体工作人员
会场
1、播放梁氏集团宣传片和产品广告片
2、工作人员通知演出人员准备
3、同时一名财神爷装扮者出场,为现场的参会者派发新年红包,红包内有抽奖编号,同时主持人告知大家活动中用红包参与现场抽奖
红包
财神服
平光
宣传片及产品广告片音乐
17:
25-17:
30
司仪呼吁
主持人
舞台侧
1、主持人告知参会者演出马上开始,请各位就坐
话筒、主持稿
平光
话筒
17:
30-17:
35
开场
主持人
舞台
1、主持人致开场辞介绍到场嘉宾
话筒、主持稿
渐暗
话筒
17:
35-17:
45
鼓舞人生
表演者6名
舞台
1、6位表演者身着朝鲜服装登台表演朝鲜鼓舞
演出物品
渐亮
鼓声
17:
45-18:
00
想到就会笑
主持人
舞台
1、投影幕上播放三个前期制作的FLASH动画,每一个动画暗示一个成语
2、每播放一个动画主持人都将邀请参会者参加,每位参会者有三次回答机会,回答过程中主持人可以进行提示,答对者可获得梁氏集团现场准备的小礼品
3、主持人现场控制时间,如果没有人答对,将公布结果
投影设备
话筒
礼品
渐暗
Flash动画、话筒
18:
00-18:
15
火焰动情
调酒师2名
舞台
1、2位女鸡尾酒调酒师登台为到会者现场表演鸡尾酒调制
2、表演结束后,调酒师将现场调制的鸡尾酒赠给前排的嘉宾
鸡尾酒调制器具
渐暗
追光
背景音乐
18:
15-18:
30
颁奖
主持人
梁氏集团领导
获奖员工
舞台
1、主持人宣布颁奖开始,邀请梁氏集团领导上台,一名礼仪托者放有获奖员工名单的信封托盘跟随上台
2、领导从每个信封中抽出获奖名单,依次宣读获奖名单,每宣读一个名单,获奖者登台领奖
3、同时一名礼仪将放有礼品的托盘带上台,由领导进行颁奖
话筒
证书
平光
话筒
18:
30-18:
35
杂技
表演者
舞台
1、杂技表演者在舞台上表演抛碟
表演音乐光碟
渐暗
表演音乐
时间
项目
嘉宾(表演组)
区域
操作
物料
灯光
音效
18:
35-18:
50
抽奖
主持人
梁氏集团领导
舞台
1、主持人宣布抽奖开始,邀请领导上台,同时礼仪将抽奖箱托上舞台
2、领导从抽奖箱中抽出中奖号码,参会者从红包中拿出抽奖编号对奖,获奖者上台领奖,没有的获奖者可凭红包在活动结束后从签到处领取礼品
话筒
抽奖箱
平光
话筒
18:
50-18:
55
《成功就是杯中酒》
全体人员
会场
1、公司管理层陆续登上舞台,公关部王勇主管领唱司歌——《成功就是杯中酒》
2、台下人员和台上人员共同唱起司歌,逐渐将活动推向高潮
话筒
渐暗
追光
司歌
18:
50-19:
00
敬酒
梁氏领导
会场
1、企业员工歌唱《成功就是杯中酒》的同时酒店服务生将当然干红端上台,并为参会者倒酒
2、歌声结束,公司领导举杯与员工共饮
3、现场礼炮鸣放,活动达到高潮
当然干红
礼炮
平光
司歌
19:
00
活动结束
注:
全场使用电脑灯投射梁氏集团的LOGO,渲染整体气氛
物料系统
物料清单
序
类别
物料
数量
规格
负责方
备注
活动筹备阶段
1
文字
邀请函
600
前期嘉宾及到会者邀请
TDPR
为活动作铺垫
主持稿
1套
活动主持
TDPR
活动当天及后期
2
展示主体硬件物料
地毯
1张
10000*3600mm
TDPR
展览毯
3
舞台
1套
9800*3600mm
TDPR
长方形舞台
4
舞台围边
1套
TDPR
金色
5
背景板
1套
3000X8000mm
TDPR
6
背景喷画
1套
3000X8000mm
TDPR
7
签到背板
1套
3000X2500mm
TDPR
8
签到喷画
1套
3000X2500mm
TDPR
9
演讲台LOGO贴
1套
TDPR
张贴于演讲台正前方
10
帷幔
1套
现场氛围的营造
TDPR
悬挂于墙上和天顶(金色)
11
签到及其它物料
签到笔
6支
TDPR
12
贴纸
1000张
TDPR
13
背景音乐光碟
1套
活动前、后期氛围渲染
TDPR
14
工作证
20套
TDPR
15
鲜花、盆栽
活动现场氛围营造
TDPR
16
签到台花
2套
TDPR
17
抽奖箱
1套
TDPR
现场抽奖
18
颁奖托盘
1个
TDPR
现场颁奖放置礼品
19
活动礼品
梁氏集团
梁氏集团确认数量
20
证书
TDPR
梁氏集团确认数量
21
嘉宾胸花
TDPR
梁氏集团确认数量
序
类别
物料
数量
规格
负责方
备注
22
礼炮
2支
TDPR
23
红包
500个
TDPR
24
抽奖号
450个/套(2套)
TDPR
用于抽奖和对奖
25
服装
主持人服装
1套
TDPR
26
礼仪服装
4套
TDPR
27
设备
音响
1套
调音台、话筒及周边设备
TDPR
28
灯光
1套
TDPR
29
投影
1套
投影仪和投影幕
TDPR
播放企业和广告片
30
相机
1套
TDPR
31
敬酒
当然干红
50瓶
梁氏集团
32
文字
评估报告
1套
TDPR
33
客户满意度调查
1套
TDPR
报价系统
活动报价:
序号
项目内容
规格/型号
数量
单价
金额
1
舞台铺毯
9.76M*3.66M
35.72平方
50元/方
¥1,786
2
舞台围边
2*3.66M+9.76M
17.08米
40元/米
¥683
3
舞台背景(造型底版+灯箱布喷画)
3.40M*9.76M
33.184平方
120元/方
¥3,982
4
签到处背景板(造型底版+灯箱布喷画)
2.50M*3.00M
7.50平方
120元/方
¥900
5
活动指引水牌
60CM*85CM
2块
80元/块
¥160
6
环境布置
¥3,000
7
小电动礼炮
2支
500元/支
¥1000
8
演讲台LOGO
¥200
9
贴纸
800张
1元/张
¥800
10
游戏物料制作
FLASH片
2条
¥2,600
11
KT板
15块
¥80
12
背投设备
¥2,000
13
舞台灯光照明
追光灯
1支
1500元/支
¥1500
14
摇头电脑灯
1支
1500
¥1,500
15
LOGO灯片
1块
600/块
¥600
16
2个三脚架+16PART灯+调灯台+电缆
2700
¥2,700
17
远程音箱1对/超重音箱1对/麦克风4支/回输音箱2对/调音台1套/CD/MD机音源/咪架
1套
2500/天
¥2,500
18
主持人(广东电台)
1女
1人
1500元/人/晚
¥1,500
19
朝鲜鼓舞
专业舞蹈团
6人
1200元/人/晚
¥7,200
20
调酒师
2人
1500/人/晚
¥3,000
21
财神爷
1人
300/人/晚
¥300
22
杂技演员
2人
2人
1300/队/晚
¥2,600
23
礼仪小姐
专业礼仪小姐
4人
400/人
¥1,600
24
花艺
现场装饰
¥800
25
礼仪服装
特色服装
5套
160元/套
¥800
26
现场活动声带制作
1套
200元/套
¥200
序号
项目内容
规格/型号
数量
单价
金额
27
签字笔
6支
20/支
¥160
28
抽奖箱
1个
200/个
¥200
29
工作证
20个
10/个
¥200
30
数码拍摄
1套
600/套
¥600
31
演艺工程、工作演艺人员运输费/工作演艺人员餐饮费用
1项
2000/天
¥2,000
32
活动现场声带制作
1项
200/项
¥200
33
红包
500/个
10/个
¥500
小计:
¥48,011
34
独立公关执行费
制作总额X15%
¥7,202
35
税金
8%
¥4,417
总计:
¥59,630
- 配套讲稿:
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