商业广场前期开业手册44页doc.docx
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前期开业手册
综合篇
第一章地方商业管理公司的筹备与成立
第三代综合体的开发特点是:
整体规划、销售物业先行。
因此,项目开发至物业销售前7个月就应该成立当地的商业管理公司并开展工作。
一、人员招聘、到岗时间
1、副总经理(分管物业)
1)土地摘牌成功开始招聘,1.5-2个月招聘到位;
2)项目扩初阶段,销售物业开盘前7个月到岗。
2、副总经理(分管工程)
1)土地摘牌成功开始招聘,1.5-2个月招聘到位;
2)商业开业前15个月到岗。
3、总经理
1)土地摘牌成功开始招聘,1.5-2个月招聘到位;
2)商业开业前12个月
4、副总经理(分管招商运营)
1)土地摘牌成功开始招聘,1.5-2个月招聘到位;
2)商业开业前12个月
二、总经理、副总经理培训
各商管公司总经理、副总经理到地方公司上岗前,应先到总部及地方公司进行培训、实习。
1、集团商管公司培训
1)培训时间:
2周;
2)培训内容:
认识某房产公司、某房产公司集团企业文化、集团组织架构、商管公司主要领导及部门设置;《集团商业管理公司制度》《集团行政制度》《某房产公司集团商业管理三标文件标准版》,其中重点学习业务流程等规范,学习完毕,人力资源部负责对培训、学习内容进行考核。
2、地方公司实地实习
经商管公司总经理办公会研究,委派新招聘总经理、副总经理到地方公司进行实习,根据不同项目特点选择实习地点。
1)实习时间:
1-2个月,如时间需改变,需经商管公司总经理批准;
2)实习内容:
根据分管专业不同进行实地管理,实习人员在当地公司不担任职务,必须服从当地公司管理,如作息时间等。
三、培训实习期间薪酬发放
在正式到岗之前,总经理、副总经理薪酬由集团商管公司代发,从项目开办费中扣除、转帐。
四、商管公司成立与组建
1、集团审批
项目商业管理公司成立报告应请示集团投资部,请示内容主要有公司名称、注册资本金、经营范围、股东出资比例、法人代表等。
或集团审批后才可开展工商手续注册。
注册资本金按照国家物业资质一级标准要求注资。
2、工商注册
集团审批后2个月内完成工商核名、工商注册、税务手续登记等事务办理。
3、物业管理资质申请
公司工商手续办理后立即开展物业管理资质的申请及手续办理,资质的办理应首先征求政府的相关意见,做好相关工作,使项目物业管理满足资质管理要求。
4、公共关系
前期工作公共关系主要涉及工商局、税务局、房管局、建设局、物业协会等政府主管或行业协会。
地方商业管理公司领导必须与之建立起紧密地联系。
五、主要人员组织招聘
公司总经理到位后,须在1个月内首先招聘、2个月内到岗下列人员:
行政经理1人、司机1人、工程部经理1人、物业经理1人、空调工(暖通)程师1人、电气工程师1人、弱电消防工程师1人、招商经理1人、招商主管2人、会计1人、出纳2人。
六、商管公司办公用地确定
1、副总经理(分管物业、工程)到岗后,可临时在项目公司租借办公室;
2、总经理到位后,须租赁临时办公室(至开业前);
1)办公室应靠近项目,原则上不应超过1-2公里;
2)临时办公室不得超过300平方米;
3)办公场地租赁须履行合同会签程序;
4)租赁费用计入项目开办费中。
七、商管公司组织架构和薪酬体系设计
1、总经理到岗后应该在1个月内组织公司人员对当地相同业态的其他企业薪资、组织架构等状况进行调查;
2、根据调查情况,结合本项目的实际情况,提交公司组织架构方案、人员编制方案、薪酬体系方案,并报集团商业管理公司审批。
编制初稿的同时应与集团相关部门进行沟通。
3、编制组织架构和人员编制的前提是确认整个公司的管理模式,充分考虑自有收益物业(商业)管理和销售物业管理(住宅、写字楼)独立核算的原则;兼顾项目管理服务水平及公司管理的有效性等要求。
4、集团商业管理公司拓展部会同有关部门对当地状况进行实地调查后,组织相关部门对新项目人员编制、架构及薪酬体系设计进行会审,并予书面批复确认。
八、其他管理人员的招聘
1、根据商管公司人力管理制度,公司招聘部门副经理(含)以上人员,需经集团商管公司相关部门负责人或分管副总面试通过;
2、商业开业8个月前,管理人员须招聘上岗;
3、商业开业3个月前,除商管员所有岗位人员需招聘上岗;
4、商业开业2个月前,全部人员招聘上岗;
工作指引或参考文件:
成都某房产公司商业广场组织及人员架构图(附件ZH-1)
九、公司前期开办费用测算
1、开办费是指管理项目从筹备到项目开业(入伙)期间,有关项目管理投入及发生的各项费用。
它主要由以下费用组成:
工资及福利费、行政办公费、工程用具购置费、管理用具购置费、保洁开荒及绿植租用费、税金等。
它是项目开发成本的组成部分,由集团商业管理公司报主管副总裁,董事长批准实施,资金由项目开发公司拨付。
2、开办费用测算中有关工资及福利计算以批准的项目管理架构及人员编制为依据。
开办期跨年度的项目须考虑员工年终奖金。
3、测算中有关办公设备、工程工具、管理用品等结合实际所需,进行编制和预算。
4、开办费用中未计入招商推广费及开业庆典费用。
工作指引或参考文件:
西安某房产公司广场商业管理公司前期开办费测算(附件ZH-2)
十、管理制度、工作标准、工作规范的编制
1、开业前6个月,参照的集团类似管理项目的三标体系文本,结合当地项目实际编制项目管理有关物业、工程、招商、营运管理制度、工作流程、工作规范与标准等作业文件,并对员工进行相应的业务培训。
2、行政管理、人力资源管理、财务管理制度须严格执行集团、集团商管公司统一制度。
3、对于前期工作特性、内容及其他管理要求,制定相应的临时制度。
第二章前期工作计划与协调
一、筹备计划执行书
集团商管公司拓展部牵头,集团商管公司各部门及地方商管公司共同参与,以集团项目管理中心编发的项目开发计划执行书为依据,根据开业手册及新商业项目筹备期各业务模块工作指引编制而成,经审批后发地方商管公司执行。
筹备计划执行书在项目开发计划执行书确定后二周内拟定。
集团商管公司拓展部定期组织计划工作会议,对计划完成情况进行评审,并根据实际情况进行调整;如集团项目管理中心对项目开发计划执行书进行调整,则本计划书也随之调整。
地方商管公司可根据该计划书编制地方管理公司各部门工作计划。
二、前期工作计划
遵照筹备计划执行书,地方管理公司结合工作实际编制前期工作计划。
前期工作计划是前期工作思路的具体体现,是对前期工作的具体策划,是前期工作的重要文件,必须深化到每个关键的每个环节并责任到人。
工作计划分为:
企划工作计划、招商工作计划、营运工作计划、物业管理工作计划、行政工作计划等。
工作指引或参考文件:
北京石景山某房产公司广场筹备计划执行书(附件ZH-3)
物业管理篇
第一章物业销售前的工作内容
一、物业市场调研
1、物业管理市场调研
物业管理市场调研分为住宅和商业,主要调研内容有:
竞争楼盘物业管理费价格,员工薪酬水平及专业能力,物业服务水平,物业管理地方法规及行业惯例,物业服务特色,市场分包方水平及能力等。
2、法规及政策调研
了解涉及收费标准的地方工商、物价政策,涉及消防、安全及车辆管理公安及消防政策,了解物业水、电、气及供暖消费政策及标准,了解当地环保政策要求,了解当地行业标准、物料价格、工程维护市场情况。
工作指引或参考文件:
《重庆物业管理市场调研报告》(附件WY-1)
二、物业管理成本测算
物业管理成本测算分为住宅、写字楼的物业管理成本测算和商业广场的物业管理成本测算。
1、测算的前提是:
公司组织架构人员编制确定;公司薪酬体系和工资平均水平确定;水电气等能源费用收费标准和政策明确;测算物业的基础经济技术指标明确(面积、得房率、设备设施清单等);管理模式确定;服务内容及服务标准确定等。
2、测算时间和报批程序:
住宅物业管理成本测算在物业管理权招标之前1个月或住宅项目开盘前3个月完成测算及集团审批。
可销售物业(住宅、写字楼、底商)物业管理费标准需要集团项目管理中心会签同意后报董事长批准。
商业物业管理费用测算在开始招商前2个月完成测算及审批手续,须由主管集团副总裁批准后报董事长审批。
3、物业管理成本测算的主导部门为集团商业管理公司物业管理部,其他部门配合协调。
物业管理部提出测算初稿和修正稿,召开集团商业管理公司各个部门的评审会议,会议通过后由物业管理部确定最后价格标准。
由集团商业管理公司拓展部负责管理费标准的报批手续的办理和跟踪落实。
4、住宅物费管理费用测算
基本原则:
独立核算、收支平衡、适度超前,5年内不调整价格、酬金制、符合当时市场价格、与楼盘定位及销售价格相匹配。
5、商业物业管理费用测算
基本原则:
独立核算、收支盈余、各个业态按服务界面的不同进行合理分摊、包干制、与租金价格协调、招商营运成本单独核算、
工作指引或参考文件:
1)《沈阳某房产公司新天地物业管理费成本测算》(附件WY-2)
2)《西安某房产公司广场商业物业管理费成本测算》(详见附件WY-3)
三、物业销售开盘前配合服务工作
(一)营销策划介入
1、管理公司须参与项目所在公司营销方案讨论及销售合同的审阅,对以下内容的销售承诺提出相关意见:
1)对于销售过程中涉及到管理公司的相关物业管理服务内容和水平标准的描述;
2)买房优惠政策中有关抵缴物业管理费的条款;
3)物业管理费的收缴标准的变化;
4)对未办理入住手续的空房的处理办法;
5)管理公司代收、代缴服务内容;
6)停车场收益分配及管理费用
2、物业管理方案的策划
结合项目情况,配合项目经营策划书的要求,就未来物业管理的目标、标准、服务内容、管理思路及设想等进行策划。
工作指引或参考文件:
《沈阳某房产公司新天地物业管理策划》(附件WY-4)
(二)开盘阶段
1、销售开盘阶段管理公司应提供的配合工作包括(不限于,具体根据项目所在公司要求确定):
销售现场管理(售楼处及室外环境、秩序等);
样板房管理(样板房清洁、维护、秩序、引导等);
营销推广活动配合;
房产销售人员的物业知识及统一说辞培训;
协助申报物业管理单位招标手续。
2、在售楼处启用前1个月,管理公司根据项目所在公司的具体要求制订销售配合工作方案,明确规定需要提供配合服务事项、人员安排、工作内容、成本测算,以及相关准备工作的落实责任和时间要求。
3、销售现场配合工作内容要点:
1)售楼处内、外的现场布置的配合;
2)现场清洁卫生,包括办公桌椅、各展示台及宣传板、室内各种配套设施、室外场地及设施等;
3)现场秩序维持及安全防范工作;
4)为售楼处提供维修服务;
5)为现场的参观人员和认购客户提供必要帮助。
4、样板房管理的工作要点
1)样板房的清洁卫生;
2)工作时间内样板房内物品的看管;
3)样板开、关及钥匙收管;
4)样板房内参观秩序的维持;
5)样板房提供维修服务;
6)为现场参观人员提供房屋情况介绍和帮助。
5、销售开盘阶段配合工作要点
1)参加项目所在公司营销推广活动方案的讨论;
2)管理公司负责活动现场的清洁卫生、现场布置、秩序维持、安全防范、相关设备维修、咨询服务及文件发放工作;
3)针对物业项目特点、法规要求、物业管理市场特点、客户需求及关注点等,编制物业管理统一说辞;
4)在开盘前,结合项目特点,对销售人员进行物业管理知识、项目物业管理及统一说辞等进行培训,
5)针对项目销售的需求,就销售大厅(开盘现场)管理涉及的人员配置、工作职责、工作标准、报价等拟定销售大厅物业管理方案,报项目公司。
(三)项目入伙阶段
1、对入伙时可能出现的前期阶段销售问题(如过分承诺等),物业分公司有责任配合解释、劝说和投述处理工作,不得推委、敷衍、回避或滋扰顾客
2、项目入伙参见第六章有关内容。
(四
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