大饭店财务部制度.docx
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大饭店财务部制度.docx
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大饭店财务部制度
***大饭店
财务制度汇编
(会计组)
编写部门:
财务部
编写人:
***
编写时间:
2014年9月21日
目录
第一章关于资金支出审核审批的规定3
第二章现金管理规定7
第三章银行结算管理规定9
第四章对外签订经济合同的管理规定10
第五章招投标管理暂行规定13
第六章饭店宣传广告费开支的管理规定17
第七章公共费管理暂行规定18
第八章差旅费管理暂行规定21
第九章试菜费管理暂行规定24
第十章其他费用管理暂行规定26
财务部管理制度
制度名称:
关于资金支出审核审批的规定
制定人:
财务部
审核:
饭店高管层
制定日期:
2012年9月
实施日期:
2012年12月
批准:
总经理
编号:
FIN-101
传阅:
各部门
页数:
4
传达至:
※※※※
为了加强财务管理和内部控制,保证财务支出审核审批经济活动规范有序的运行。
特制定如下规定:
一、财务支出审核、审批岗位分工
1.总经理
行使审批人职能,公司的一切财务支出事项必须经总经理审批、财务部经理、业主代表审核后出纳人员方可付款。
2.财务总监
行使审核人职能,掌管本公司的财务专用章,根据本公司的规章制度规定,审核饭店经营各环节上报的财务支出事项,经审核无误后上报总经理审批。
3.应付会计
行使复核人的职责,根据本岗位的职责分工,复核本岗位对应环节上报的财务支出事项,包括票据的合法性、真实性、有效性,经复核无误后上报财务总监审核。
4.出纳
行使付款人职能,根据签字手续齐全付款凭证,具体承办本公司的财务支出事项。
5.业务部门总监(经理)
行使复核人的职责,根据本岗位的职责分工,复核本岗位对应环节上报财务支出事项,经复核无误后上报财务部门审(复)核。
6.业务经办人
行使经办人的职责,对于每笔财务支出事务根据本公司财务制度规定的要求取得付款凭证并签字确认。
7.财务部经理、业主代表
行使监察人职责,对于总经理审批后的财务支出事项进行查看知晓,如有疑问,一律由总经理负责解释。
付款方式:
填写《付款报告单》
二、财务支出审批权限
1.总经理根据饭店董事会及管理公司的授权,负责统一管理公司的财务支出的审批事务。
总经理外出时,根据工作需要可以书面授权指定人员代行审批事务。
2.饭店的所有资金支出均需财务部经理、业主代表加签;单项标的超过5万元需得到饭店董事会书面批准方可执行。
3.员工(包括股东)个人因私借款原则不得办理,对确有必要并经本公司董事会决议同意的员工(包括股东)因私借款,按董事会决议办理。
4.为加强财务控制,总经理或副总经理本人经手的财务支出报销由人力资源部负责办理审核批手续。
三、审批流程及操作规程
1.审批流程图:
2.操作规程
(1)外购材料物资的应付款项应根据供货商出具的发票、收到货物的入库单、赊销采购的加附合同由经办人填写《付款报告单》,经有关部门复核、财务总监审核,报总经理核准,财务部经理、业主代表审核后出纳方能付款。
具体执行饭店公布的《物资流转管理制度》相关规定。
(2)预付、暂付性质的付款项目应根据相关合同或批准文件,由经办部门填写《付款报告单》,注明合同文件字号,经有关部门复核、财务总监审核,报总经理核准,财务部经理、业主代表审核后出纳方能付款。
(3)一般性质的费用应根据有效发票、收据,经有关部门复核、财务总监审核,报总经理核准,财务部经理、业主代表审核后出纳方能付款。
(4)税款、行政规费的支出由经办部门签字后,经有关部门复核、财务总监审核,报总经理核准,财务部经理、业主代表审核后出纳方能付款。
(5)工程承包款、机器设备购置大额付款项目应根据合同或批准文件(指董事会决议),附发票、工程完工进度确认书,经有关部门审核(必要时经董事会决议委托社会中介机构审计),经有关部门复核、财务总监审核,报总经理核准,财务部经理、业主代表审核后出纳方能付款。
(6)出差人员借款,需详细列明出差事由、出差目的地、出差路线、拟搭乘交通工具、预计出差时间、预计借款金额等内容,经有关部门审核、总经理批准后再填写《借款申请单》方予借支。
出差人员回公司应按规定期限报销旅差费,报销后借款余额应及时归还公司;其它借款经办人员在借款业务完成后在规定期限内必须办理报销结算手续。
具体执行本公司公布的《差旅费报销制度》相关规定。
(7)出纳支付(包括因公借用)每一笔款项,不论金额大小均需总经理或其授权人员批准签字。
(8)所有支出凭证由应付会计严格审核其内容与金额是否与实际相符,票据是否合法、合规,收款单位的印章是否合法有效、领款人的签字是否相符,审核、审批手续是否完备,如有疑问及时沟通得到确认后才能支付。
(9)涉及银行转账、银行承兑汇票背书转让支出事务,会计主管在银行付款凭证上加盖财务专用章时必须认真审核,并履行最后付款经办人的职责。
四、支出单据有效性的规定
下列票据属有效单据,可以作为财务报销凭证,其他收据、凭证不得作为报销单据。
1.税务发票:
税务发票是企业(以盈利为目的、需办理工商登记、税务登记)在生产经营过程中销售商品、产品、提供商品、产品、提供劳务必须开具发票。
2.财政收据:
财政部门监制的财政收据是行政、事业单位收取费用时开具的收款凭证。
3.符合规定的自制原始凭证,如:
工资发放表、加班费发放表等。
五、办理费用支出的基本要求
1.工程维修而发生的支出:
支出单据为有效单据
必须附具体维修项目、工时、造价等计算清单,附有关人员的审核意见。
内部管理的手续齐全。
2.会议费、培训费支出:
支出单据为有效单据
必须附经总经理批准的市、区、局等上级管理部门的会议或培训通知书。
3.因公出差、到外地参加短期培训学习的费用支出:
支出单据为有效单据
经总经理批准的参加培训或因公出差的申请表
差旅费、住宿费不得高于饭店规定的标准。
4.招待费:
支出单据为有效单据;
经总经理批准的《宴请申请单》(注明宴请时间、对象、事由和标准等)。
财务部管理制度
制度名称:
现金管理规定
制定人:
财务部
审核:
饭店高管层
制定日期:
2012年9月
实施日期:
2012年12月
批准:
总经理
编号:
FIN-102
传阅:
各部门
页数:
2
传达至:
※※※※
一、现金的支付范围
1.职工的工资,各项奖金、津贴。
2.职工的福利支出:
包括交通费、劳动保护费、困难补助费、慰问费等。
3.出差人员必须随身携带的差旅费。
4.业务用周转金,包括采购人员的采购备用金,收款员收款备用金。
5.零星采购的物品,其价格低于结算起点的支出。
6.结算起点1000以下的其他零星支出。
二、现金收付程序
1.支付现金程序
(1)所有现金支付必须以审核无误的原始凭证或记帐凭证为依据。
报销的单据应内容真实、完整,金额书写正确,签批手续完备,无涂改现象。
(2)按费用类别将有效单据粘贴在付款报告单封面背后,所有发票均需经办人在背面签名注明经办日期。
采购报销单据要遵循有关采购的审批程序的内容执行。
(3)经办人应参照资金支出审核审批的相关规定,分别找各级领导签字认可后,方可办理报销手续。
财务审核人员也应参照具体的财务制度规定加强费用审核。
2.凡需收取现金的经济事项,均需按下列程序办理:
(1)当面点清数额、辨别真伪,及时开出收据或发票交予对方,财务联及时入账。
(2)收据、发票、帐单必须联号使用,作废单据一联都不可缺少,必须所有三联同时盖章作废。
(3)其他部门收到现金、已开出收据或发票后,在交给财务部时,出纳要当面清点钱款数额,并与收据或发票金额核对,并在收取财务联后,在留存联上盖上本人签章确认。
3.无论收取或支付现金,所有原始凭证及时制单入帐,不可拖至次日处理,现金必须做到日清月结,保持每天的库存现金与帐存金额一致。
三、库存现金管理
1.每日收到现金营业款,必须随同报封包,下班时投入银箱。
2.每日早晨按时取出缴款袋,清点无误后及时解缴银行,以保证及时入账。
3.严格执行现金帐支范围,严禁超范围支现金。
4.库存现金额不得超过银行核定的备用金限额,如发生超出必须及时解缴银行。
5.任何现金支付业务,均需从库存额中支取,或到开户行中提取,不得从正常收取现金中坐支现金。
6.提取现金时,必须在现金支票上注明用途。
7.备用金只能用于业务周转,不准挪作私用,财务部将不定期地对收款员、采购员的备用金进行检查,按季进行清理。
8.健全现金日记帐,及时登帐,严禁白条抵库,帐目应日清月结,帐实相符。
9.加强识别假币知识培训,如收款员未识别出而由出纳清点时识别,则损失由收款员全款赔偿;如出纳清点时未识别出假币而被银行没收,则损失由出纳员全额赔偿。
10.如违反本规定,营私舞弊,贪污爱贿,玩忽职守,纵容违反犯罪行为的,将视情节轻重,给予行政处分和处罚,构成犯罪应由司法机关依法追究刑事责任。
财务部管理制度
制度名称:
银行结算管理规定
制定人:
财务部
审核:
饭店高管层
制定日期:
2012年9月
实施日期:
2012年12月
批准:
总经理
编号:
FIN-103
传阅:
各部门
页数:
2
传达至:
※※※※
银行结算的范围:
凡超出现金结算的一切支出业务,均采用转账结算。
一、银行结算的程序
1.直接申请付款的业务,需由付款申请人填写“付款报告单”说明付款事项,付款方式及收款单位名称、帐号、开户行等,有采购申请单号码或合同的,需注明申请单编号或合同号,有发票的将发票附于申请单后。
付款报告单后所付单据需完整、真实,不允许有涂改现象。
2.根据不同的业务需求正确采用各种银行转账方式,出纳员要加强自身业务素质。
二、银行资金管理
1.严格按银行结算的规定填制各种付款凭证。
2.填制付款凭证时,应取得经过审核无误的原始凭证或记帐凭证。
3.收到银行转来的“委托收款凭证”时,要及时交经办人员审核确认,办妥有关签批手续。
以确定在规定的承付期内付款与否。
确定无误后的收款凭证办妥有关手续后,交有关核算员进行财务处理。
4.出纳对银行资金要做到心中有数,避免签发空头支票,并于每天编制当日资金使用及结余明细报表给财务总监。
5.对每天的银行收支情况,必须及时登记银行日记账,日清月结。
6.月末银行日记账与银行对账单逐条核对,并按行号分别编制银行余额调节表,对未达账项查明原因,及时处理。
财务部管理制度
制度名称:
对外签订经济合同的管理规定
制定人:
财务部
审核:
饭店高管层
制定日期:
2012年9月
实施日期:
2012年12月
批准:
总经理
编号:
FIN-110
传阅:
各部门
页数:
3
传达至:
※※※※
为了维护饭店的合法权益,规范饭店财务行为,防范经营风险,明确经济活动中各方应承担的相应职责,合理控制成本开支,确保饭店利益得到保障,根据国家法律、法规和有关财务管理制度,特制定饭店经济合同管理规定如下:
一、各部门与外单位发生经济业务往来,除现买现卖即时结算价款外,均应签订书面经济合同,以明确双方的权利和义务,大宗物资采购金额在二万元以上的必须签订书面采购合同。
二、签订经济合同必须遵守国家法律法规和饭店的规章制度,严格遵循“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则,同时应遵守饭店的《招投标暂行规定》,招投标项目必须通过实施招投标活动确定合作方后,方可签订合同。
三、对外签订的经济合同,必须符合《中华人民共和国经济合同法》的规定,经济合同内容必须齐全,用词准确,同时应具备以下主要条款:
1.标的(指货物、劳务、工程项目等);
2.数量(含具体技术经济指标)和质量(规格、性能、款式、特定标准、商标、详细说明书等);
3.价款或酬金(货款数额及运输、工时等费用);
4.履行的期限、地点和结算方式;
5.违约责任;
6.解决争议的方法等。
有些经济往来虽然期限短、金额小,亦应根据上述精神签订合同或协议书。
实行定额承包的项目以及基建工程项目等,合同须签清承揽项目的数量、质量、规格、材料的提供、履行期限、验收标准与方法以及由承包方提供的图纸、技术保证资料等内容。
四、各类经济合同审批权限:
1.金额在1万元以内(含1万元)、时间在半年以内的经济合同经财务总监审批后报总经理审批。
2.金额超过1万元在5万元以内(含5万元)、时间在半年以内的经济合同在履行上述审批程序后报业主代表联签。
3.金额超过5万元、期限超过半年的经济合同在履行上述审批程序后报董事长审批。
4.房间销售协议由市场销售总监审批。
5.根据管理合同的规定,凡涉及饭店对外投融资、贷款、资金担保性质合同,一律由业主审批签署。
五、合同签批办理流程
1.所有经济合同由各部门根据自身职能具体负责签订,采购合同由采购部负责签订,外协维修维保项目合同由工程负责牵头签订,其他合同由各职能部门负责签订,例如,广告合同和销售协议由销售部负责签订、培训协议由培训部负责签订。
采购部在具体负责采购合同签订时,质量标准、技术条款或合作要求由使用部门提供,并参与相应合同条款的谈判。
2.合同条款由各职能部门负责拟定,在签署之前应填写合同审批单(见附件),并按第四条的审批权限进行报批。
3.合同文本的规范性、合法性以及合同涉及金额、财务数据等,由财务部审核把关。
重大经济合同、协议等必须事先经法律顾问人员对合作单位资信、合同文本、签约授权和签章手续等进行审查并签署法律意见。
对涉及金额较大的经济合同应到国家公证机关办理公证后方可实施。
4.合同专用章由财务部负责保管,根据具有相应权限人员审批完成的合同审批单,加盖合同专用章,合同盖章后方生效。
5.以饭店名义签订的经济合同,一律盖饭店合同专用章,除销售协议以外各部门不得用部门图章对外签订任何经济合同。
6.合同签订后,各职能部门方可开展相应经济业务。
7.所有经济合同由财务部存档,各部门签订的合同自留存一份,所有合同各部门均有义务对外保密,财务部对经济合同的履行情况进行监督检查。
8.合同签订期限原则上不超过一年,各部门需加强合同管理。
需要长期对外合作项目,在合同到期之前,根据上述合同管理规定做好合同的重新签订审批手续。
9.所有对外维修合同由工程部牵头负责,质量标准、技术条款及上一年度的合作情况及要求由各相关部门负责协助提供。
采购部协助共同询价并对价格进行审核,最终由工程总监在统一质量标准前提下结合报价与询价情况推荐合作方,并根据饭店审批流程上报经批复后实施。
六、合同价款支付办法
饭店签订经济合同后的付款申请书实行联签审批制度。
由经办部门办理付款申请手续、财务总监签批后,报总经理和业主代表签批。
1.签订经济合同时,原则上不考虑预付定金问题。
如果对方坚持要求,或预订货物是为饭店专门订做的,可以考虑预付不超过20%的定金。
2.货物到店经初步验收后,预留不低于10%的质量保证金。
其余货款按合同约定予以支付。
3.付款方式:
银行转账结算
4.签订合同部门在货到时应会同验货组认真组织验收,包括物资品种、数量、质量、规格及交货时间等,视其是否符合合同规定。
如有违约情况的,应向对方提出更换或零星处理。
七、对未按上述审批权限和管理规定签署的合同,视为无效合同,职能部门有权拒绝履约,财务部门有权拒绝付款。
八、凡未按本规定签约和实施的合同或到期未及时重新签订的合同,给饭店造成经济损失的,由行政部和财务部查实,按有关规定追究直接责任人和部门总监(经理)的经济责任,行政责任,直至法律责任。
财务部管理制度
制度名称:
招投标管理暂行规定
制定人:
财务部
审核:
饭店高管层
制定日期:
2012年9月
实施日期:
2012年12月
批准:
总经理
编号:
FIN-111
传阅:
各部门
页数:
4
传达至:
※※※※
根据企业管理的要求,为了维护公司利益,规范大宗物资采购、固定资产更新改造、设备设施维保及其他项目的操作流程,结合饭店实际制定招投标管理暂行规定。
一、采购招投标工作的原则
1.日常采购工作由采购部负责,在规定限额以上的经招投标确定。
任何部门和个人不得干涉、替代采购工作,除零星采购以外不得自主采购。
2.任何部门和个人不得将必须进行集中采购的项目化整为零或以其它任何方式规避招标。
3.招投标小组成员直接或间接参与的经济实体或其亲属所办的经济实体没有投标资格。
4.招投标工作小组成员应当依照有关法律、法规的规定,加强招投标过程中资料保密管理,不得泄露资料、泄露标底、串通招标,严禁贪污受贿等违法违规行为。
二、饭店设立招标工作小组
1.饭店成立由总经理、财务、采购、使用部门等组成招标工作小组,负责大宗物资采购、更新改造项目以及工程设施维保项目的招投标、议标工作。
2.招标工作小组成员:
具体各项目招标小组成员由总经理室根据经营需要确定。
3.招标工作小组主要职责
(1)对项目立项合理性和可行性进行审核并报总经理、业主代表审批;
(2)负责招(议)标项目标书的拟定工作;
(3)负责项目的招标议标工作的实施和日常事务。
三、招标范围
1.2万元以上的固定资产更新改造项目;
2.2万元以上的设备设施维保项目;
3.单次3万元以上、年度5万元以上的物资原材料采购以及外协服务项目等;
4.其它需招标确定的项目。
5.对于已经过招标在合同期内重复购进物资可免于招标。
6.厨房原材料的供应根据报价制度执行,半个月确定一次,采用供应商竞价和市场询价相结合的方式,不在招标范围之内。
7.招标项目因时间或特殊原因不能招标的必须履行申请手续说明原因,报财务总监、总经理批准后可免于招标。
四、招投标流程
1.项目立项、审批
(1)饭店所有更新改造、设备设施维保及大修理项目由工程部统一负责,并编制预算,报分管副总经理、财务总监、总经理及业主代表签批。
(2)对于批准立项的在2万元以上的工程项目,由饭店招标工作小组按照有关规定负责安排招标、询价、议标、确定施工单位、签定合同等事项。
2.招标
招标分为“公开招标”和“邀请招标”两种形式。
招标可以在两种方式中选定一种,或两种方式相结合。
公开招标是以招标公告的方式,在企业内部或借助于媒体以多种形式公告;邀请招标是以投标邀请书的方式邀请不少于三家的特定的法人、其它组织或个人投标。
采购部在接到立项批复和采购计划后应及时组织以下工作:
(1)拟订招标公告或投标邀请书。
起草招标公告或投标邀请书应当载明招标项目的名称、性质、数量、实施地点和时间、投标保证金、截止时间、开标时间以及获取招标文件的办法等事项。
国家或行业对招标项目在技术、性能、质量、指标等方面有规定的,技术指标由工程部提供,物资原料的质量、规格型号、品牌等要求由使用部门提供,采购部在招标文件中应当进行明确的表述。
(2)发布公告或邀请,邀请不少于三家单位参与报价和投标。
(3)负责对投标人进行资质初审。
要求投标人提供有关资质、实施能力和业绩情况的证明,包括营业执照副本、法人代表证明、投标人委托书、资信证明、主要业绩表、招标人认为应当提交的其它证明文件。
并对投标人进行资格审查,不得有意限制或者排斥符合条件的投标人,也不得接受资质明显不符合要求的单位投标文件。
3.投标
(1)投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件,投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应、对项目的有关性能、技术参数和质量指标要求的表达应当全面真实,不得遗漏或隐瞒。
投标文件必须密封并加盖骑缝章后交给招标小组文员。
(2)投标人必须遵守国家法律、法规等相关规定,以优质、优价、诚信参与竞争。
凡采取违法、违规、违纪及其它不正当手段的,一经发现,招标小组有权取消其投标资格。
已经中标的,招标小组有权否决。
(3)投标人在招标文件要求提交投标文件的截止日期前,可以补充、修改或撤销已提交的投标文件,其补充修改的内容作为投标文件的组成部分,应书面提交饭店并密封加盖骑缝章。
(4)投标人不得相互串通投标报价,不得排挤其它投标人的公平竞争。
(5)投标人不得以低于成本价竞标,也不得以他人名义投标或者以其它方式弄虚作假,骗取中标。
(6)根据标书的内容、形式可决定是否收取投标押金,如需要收取应在招标公告中注明,需要收取押金的在资质审查检束后收取。
开标后未中标者立即退还,中标者作为合同保证金使用。
(7)对于竞争特别激烈,或投标人超过7户以上的可以采取两步投的办法,先进行初投选定正式投标人。
4.开标、议标、中标
(1)在规定时间内由饭店招标小组集体开标,开标前不得泄露投标人的标书秘密。
(2)根据议标项目的报价、对方资质、及合作的前景进行综合评估确定中标单位进一步议价。
(3)根据议标最终结果,由采购部通知中标单位进行合同的洽谈,办理相关手续。
(4)要指定专门工作人员对开标、议标、中标过程进行记录。
定标后,应当请招标工作小组成员在评标结果等记录上签名,以存档备查。
(5)对于特大或特别标书,可以确定两家以上中标单位,由饭店组织专人对中标人进行考察后确定。
(6)一般情况下,两户以下标书为无效标书,应组织重新招标。
饭店所有项目招投标全部按上述要求操作,任何部门、任何人一律不得例外,超出文件之外的招投标行为一律视为无效。
财务部管理制度
制度名称:
饭店宣传广告费开支的管理规定
制定人:
财务部
审核:
饭店高管层
制定日期:
2012年9月
实施日期:
2012年12月
批准:
总经理
编号:
FIN-118
传阅:
各部门
页数:
※
传达至:
※※※※
为了加强饭店对外宣传,加强宣传广告费用的管理,有效地控制宣传广告,使有限的广告费发挥最大的宣传效果,特制定本规定:
一、宣传广告费包括在各种媒体上的广告宣传费用,宣传促销活动赠品,饭店美工费用以及其他与饭店宣传相关的费用。
二、饭店全年的宣传广告费用开支应控制在年总收入的1%。
每年应根据饭店的经营预算编制广告宣传费的全年预算,报财务总监审核转总经理审批。
三、饭店的形象宣传和策划创意,由营销部门具体负责。
预算的50%用于饭店的自身宣传促销,1万元以内由财务总监审核、总经理审批,1万元以上须同时报业主代表审批;预算的另外50%用于管理公司统一的宣传推广活动,实行饭店总经理与业主代表联签的政策。
四、重要的宣传广告活动,餐饮客房娱乐促销活动,应事先制作促销方案及用款计划呈报总经理室,由总经理、财务总监、营销部门参加会议专题讨论,共同研究制定实施方案,确定广告费预算开支,审批权限同上。
五、宣传广告活动中有采购加工业务的,一律由采购部门按采购程序办理,如果专业性强,采购部门可以要求营销部门派人协助采购。
财务部管理制度
制度名称:
公关费开支管理暂行规定
制定人:
财务部
审核:
饭店高管层
制定日期:
2012年9月
实施日期:
2012年12月
批准:
总经理
编号:
FIN-119
传阅:
各部门
页数:
※
传达至:
※※※※
为了有效开拓饭店的经
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