竣工仪式方案文档格式.doc
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第五部分物资准备及费用预算 12
一、 后勤物资列表:
12
二、 应急物资列表:
13
三、费用预算 13
第六部分工作纪律及奖罚标准 14
一、筹备期间 14
二、活动执行 15
三、活动总结 15
第一部分前言
1.竣工验收庆祝仪式;
2.厨师团队考核。
2009年8月31日17:
00—21:
30
1.(内宴会厅、外市政路)
1.竣工验收;
2.剪彩仪式;
3.领导讲话;
4.晚宴,同时表演。
合计:
约170人左右
竞争要速度项目讲精品——
1.所有员工均着工装出席;
2.施工单位代表着日常正装;
3.行政部统一通知。
第二部分活动组织架构及活动流程
一、活动组织架构图
总指挥
执行总指
工程配合
宣传、氛围组
后勤组
节目组
服务组
物业组
督导组
总指挥:
执行总指挥:
工作人员:
应急组成员:
。
四、现场活动流程
时间:
2009年8月31日
序号
时间
参与人员
内容
地点
负责人
1
2
3
4
5
6
7
1.
8
1、
9
10
备注:
1、迎接高层及其他项目高层领导,除831主要负责人员外,参与人员还包括公司所有中层在D区大门口、翡翠宫前市政路处迎宾。
2、全员参观路线:
大厅——嘉宾室——会议室——VIP通道——宴会厅——负1楼——办公区——大门——宴会厅。
3、集合前将氢气球发给每位员工,陈永刚指挥并下令统一放飞。
4、由于高层领导不可能一起到达,中层迎接队伍根据现场情况调配人员的陪同。
5、协调好招商大厅项目讲解人员的安排。
第三部分筹备分工及职责
1.总指挥
主要职责:
1.1对活动给出总体指示和要求;
1.2负责宣布活动方针及目的;
1.3负责各组责任人的确定及任务分解;
1.4负责对各组工作提出要求并进行效果检查;
1.5对活动效果给予评定;
1.6负责对相应责任人予以奖罚决定;
2.执行总指挥
2.1拟定活动方案
2.2负责召开筹备组的相关会议;
2.3负责对各项临时出现工作进行分解,落实责任人,并督导执行;
2.4负责各组的组织、协调关系;
2.5负责宣传组工作的安排并督导执行;
2.6负责在活动结束后,召集并主持活动总结会议,并对活动效果进行评定;
3.督导组
3.1负责督导方案的制定;
3.2负责督导方案中执行完成的时间;
3.3督导并检查活动筹备工作的进程和执行情况,对检查过程中不合格项的负责人予以处罚;
3.4督导筹备期间会议纪律;
3.5督导活动期间职员仪表仪容规范;
3.6督导活动期间各小组工作执行情况及完成效果,并予以处罚;
3.7活动结束后,对相关责任人提出奖罚建议。
4.工程配合组
4.1负责各工程项目完成时间节点;
4.2负责各工程部之间的协调和联络工作;
4.3负责整个施工现场的安全文明施工管理;
4.4负责配合活动筹备组人员调动工作;
4.5负责现场水、电、气得畅通;
4.6负责剪彩仪式市政路场地的提供(内、外);
4.7负责组织工程施工单位代表准备发言稿;
4.8负责同声设备的正常使用;
4.9负责提供施工方的名单及施工方邀请函的分发。
5.后勤组
5.1负责筹备组会议通知及会议纪要;
5.2负责各小组所需物资及应急医疗物资的采购准备;
5.3负责对讲机的准备;
(10只)
5.4负责统计参加人数;
5.5负责麦克风、音响、音乐等后勤物资准备;
(室外一套,室内音乐的筛选及刻录光碟)
5.6负责鞭炮、氢气球等的采购(鞭炮8饼,彩色氢气球150只、礼花14支、烟花15只);
5.7负责剪彩仪式物资准备;
(托盘、剪刀、红绸锻等)
5.8负责公司领导及嘉宾座位、桌卡的安排;
5.9负责工作人员用餐区的安排;
(VIP1)
5.10负责室内鲜花的采购及摆放;
(演讲台、领导餐桌3个、嘉宾室、大厅等相关区域)
5.11负责室外红地毯的采购与铺装;
(30米);
5.12抽纸巾4包;
5.13负责安排高层领导邀请函的分发;
(李恩梅)
5.14负责代驾司机名单,并通知和组织相关人员
5.15负责各类物料的领用,并及时回收;
9服务组
工作职责
9.1负责高层在休息室茶水、果盘的准备;
9.2负责晚餐的菜品及酒水、香槟、纸巾的准备与确定;
9.3负责晚宴桌、椅布置;
9.4负责晚宴所需餐具、桌布等物资到位;
9.5负责宴会厅门口的礼仪迎接培训;
9.6负责晚宴服务人员的组织、晚宴传菜服务及上菜速度把控的培训;
9.7负责全程监督菜品卫生、质量;
9.8负责高层领导、施工单位休息室及座位的准备(嘉宾室1和嘉宾室2);
9.9负责配合公司领导及嘉宾座位、桌卡的安排
9.10负责安排2桌工作人员的菜品;
9.11负责提供会所的宣传信息文字;
9.12负责向后勤组提出物料需求的采购计划,并在活动前领出保管、备用。
6.宣传、氛围组
6.1制定本次活动的实施方案;
6.2负责评审活动方案并进行落实;
6.3负责宣传小组人员分工和管理,对小组工作进展和结果负责;
6.4负责现场的氛围布置,效果把控;
6.5负责现场氛围营造方案设计、评审,制作;
(室外、室内背景板各一、工作人员用餐区、停车区导示牌、会所DM单的设计及印刷、横幅等等)
6.6负责活动邀请施工单位的邀请函的设计、制作;
(杜永刚)
6.7负责室外花篮的租用,及花篮贺词的梳理;
(根据现场需要确定数量,分别摆于道路两侧)
6.8负责室内氛围的布置;
(租用花柱来营造氛围)
6.9负责活动结束后的OA信息;
(巩强、王友全)
6.10“831”工作小组PPT的摄影、编辑;
6.11负责现场摄影摄像、摄像及资料留存;
(王友全)
6.12负责向后勤组提出物料需求的采购计划,并在活动前领出保管、备用。
7节目组
7.1负责休息区高层领导的服务及引领至集合区;
(事前规划好引领路线)
7.2组织协调中层迎宾队伍人员的陪同;
7.2负责剪彩仪式礼仪服务;
7.3负责晚宴现场公司领导及嘉宾引领、接待服务;
7.4负责晚宴现场嘉宾上台发言的上下引领服务;
7.5员工参观时负责引领高层领导暂时至VIP休息
7.6负责公司领导及嘉宾座位的引领;
7.7负责节目表演及排练;
(3-4个小节目,可有互动的游戏节目形式)
7.8负责节目道具准备及实施;
7.9负责与主持人沟通相关工作内容;
7.10负责培训引领人员、接待人员工作及人员的分工;
7.11负责大厅物料的齐全及接待安排;
7.12负责安排代驾等相关准备及执行工作;
(王玮:
车牌登记表、代驾人员安排等等)
7.13负责向后勤组提出物料需求的采购计划,并在活动前领出保管、备用。
8物业组
8.1负责活动现场人员各路段列队礼仪服务;
8.2负责翡翠宫内外的清洁卫生;
8.3负责员工参观引领人员的安排,
8.4负责指挥氢气球的统一放飞;
8.5负责安排燃放鞭炮、礼花人员;
(剪彩时与宴会结束前,两人)
8.6负责各个点位站岗人员的安排,(路口、门口、室内等)
8.7负责与音控师沟通音响及话筒调控,音乐的播放时间;
(侯师)
8.8负责应急物资准备及保管;
8.7负责嘉宾及参加人员车辆停放、指挥服务,现场车辆调度;
8.10负责嘉宾抵达及离开的礼仪服务;
8.11负责活动过程中人员受伤的急救处理和安全传达;
8.12负责活动现场突发事件的应急准备及措施解决;
8.13负责各个需要使用对讲机即使传达各节点完成情况的任务;
(如:
提示集合完毕、高层领导入场等)
8.14负责向后勤组提出物料需求的采购计划,并在活动前领出保管、备用。
第四部分筹备工作进度安排
事项
25
26
27
28
29
31
活动组织架构搭建及分工职责拟定
活动第一次筹备会议,任务分工
各小组长内部组织架构搭建及名单提交
活动第二次筹备会议,各小组长完成各组工作计划、完成节点、所需物料采购情况节点汇报
邀请函印刷完毕,分发
各组需求物资陆续到位;
氛围包装陆续安装;
餐具到位。
各组筹备工作全部完成,29日下午筹备组活动预演,具体时间统一通知
各组按职责分工及预演流程完成活动
总结活动
第五部分物资准备及费用预算
一、后勤物资列表:
组名
所需物资
数量
警示带
3圈
白手套
30双
5号电池
5板
氛围、宣传组
室内背景板桁架、主题背景喷绘5*3.5
17.5M2
室外背景板桁架、主题背景喷绘7*3.5
24.5M2
邀请函
30张
室外花篮
30个
室内花柱
大16个
小25个
DM单印刷200张、导示牌、横幅等
线路图打印
用餐全套物品
17桌
餐具用品(包含纸巾)
180套
所有菜品
水果拼盘(领导桌)
2桌
水果拼盘(普通桌)
15桌
香槟
7瓶
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- 竣工 仪式 方案