印章保管使用规定Word文档格式.doc
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1.正式印章,是指公司印章。
2.专用印章,是指公司财务专用章等用于指定用途的印章。
3.人名用章,是指公司法定代表人、用于公务的签名章或印鉴章。
第2章印章的刻制
第4条印章刻制依据
1.公司印章由公司行政部根据有关单位核发的证、照及有关批准文件制发。
2.公司内部各部门之间的信函往来,以部门负责人签字或内部网上部门信箱为准。
若部门因工作需要而要求刻制印章,应另行申请,限定使用范围,经公司领导批准后方可刻制。
3.印章不能继续使用的,应向上级主管部门提出书面申报。
第5条印章的规格和材质
1.公司印章外直径为毫米,圆形,带五角星,塑质。
2.公司专用章(财务专用章外),外直径为毫米,圆形,带五角星,塑质。
4.财务专用章、人名章的规格、材质根据有关主管机关的规定执行。
第3章印章的使用管理
第6条印章使用范围
1.公章的使用范围如下。
(1)发送正式公文、电函、传真件等。
(2)报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表等。
(3)用于授权委托书、人事任免、劳动合同和对外介绍等。
(4)签订重要业务合同、协议等。
(5)颁发先进集体和个人荣誉证书等。
(6)需要代表本单位加盖行政公章的其他批件、文本、凭证和材料等。
第7条印章使用申请
1.使用公司名章时应当填写“公司印章使用申请单”,详细写明申请事项,征得部门领导签字同意后,连同需盖章文件一并交给印章管理人。
第8条公司印章原则上由印章管理人掌握。
印章管理人必须严格控制用印范围和仔细检查“用印申请单”上是否有批准人的印章。
第9条代理实施用印的人要在事后将用印依据和“用印申请单”交印章管理人审查。
同时用印依据及“用印申请单”上应有代理人印章。
第10条公司印章原则上不准带出公司,如确因工作需要,需经总经理批准,并由申请用印人写出借据并标明借用时间。
第11条常规用印或需要再次用印的文件,如事先与印章主管人取得联系或有文字证明者,可省去填写“申请单”的手续。
印章主管人应将文件名称及制发文件人姓名记入一览表以备查考。
第4章印章的停用
第12条印章内容需要变更或机构终止时,应停止使用有关印章并交由行政部予以封存或销毁。
第13条因印章内容变更或机构终止而停止使用印章时,印章管理部门在印章停用日内,由保管人写出印章停用说明,经部门领导签字后上报行政部。
第14条印章散失、损毁、被盗时,印章管理者应及时向公司递交说明原因的报告书,在公开声明作废后,按规定程序申请重新刻制。
第15条除特别需要外,由行政部经理将废止印章保存年。
第5章印章的保管
第16条公司印章的保管,应实行印章专人保管、负责人印章与财务专用章分管的制度,并严格执行保管人交接制度。
第17条启用正式印章前,有关部门应将印章保管人员的名单报公司主管部门备案。
在印章使用过程中,保管人员如有变动,应在变动当日内通知公司主管部门。
第18条印章保管人因故临时请假时须更换印章保管人。
单位领导应指定临时保管人,并做好交接记录。
第19条印章颁发单位和使用单位均须把已启用的各类印章印模,以及批准启用的有关文件立卷归档,永久保存。
第20条印章保管人员必须认真负责,遵守纪律,秉公办事。
印章保管人员如果出现以下行为,将视情节严重程度给予处分,触犯法律的将移交司法机关处理:
1.因保管不善造成印章丢失的;
2.把关不严,用印后造成重大错误和损失等不良后果的;
3.私自留存、使用应予销毁或上交的印章的;
4.非法使用印章的。
第6章附则
第21条本规定由行政部负责最终解释。
第22条本规定自公布之日起执行。
证照保管使用规定
第1条为加强对公司证照的管理,确保证照的安全和正常使用,特制定本规定。
第2条公司所有的证照管理工作均须参照本规定执行。
第3条证照管理部门
行政部办公室是公司证照管理的职能部门,负责各种证照的申报、登记、变更、年检、注销,以及证照的保管、登记、备案等工作。
第4条证照的使用
1.使用证照的正、副本原件或复印件时,必须填写“用证、照审批单”,经部门负责人签字后、交由行政部相关负责人、公司主管领导审批,审批通过后方可借用。
2.借用证照的原件时必须保证证照的安全与完整,使用完毕后要及时送还。
3.使用、借用复印件时,无需留存的须将复印件归还行政部。
4.各类证照未经主管领导批准,任何人不得随意复印、外借,更不许擅自使用公司的证照进行担保。
第5条证照的保管
1.证照保管人需提醒主管领导安排相关人员及时验证。
不及时验证者,造成的各类损失由相关责任人承担。
2.证照保管人必须妥善保管各类证照,如出现损坏或丢失,除应立即向主管领导报告外,还应与发证机关联系,及时办理证照的挂失和补办手续。
3.证照保管人因工作需要而调动岗位时,应填制“证件移交清册”,移交人和接交人在与证件清单核对数目后在“证件移交清册”上签字确认。
第6条本规定由行政部负责解释。
第7条本规定自发布之日起执行。
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