内部费用结算流程Word下载.doc
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1、组织部门(指集团牵头承办活动的相关部门)和经办人;
2、集团投资管理部和财务会计;
3、各经营单位财务部和结算员。
三、内部费用结算流程(详见附件)
附:
内部费用结算流程
分摊费用结算通知单
公司:
你司在集团组织的
活动中,应承担的费用是人民币(大写)
元
(小写)
元。
该笔费用暂由集团为你司代垫。
请你司在收到本通知单后,于五个工作内支付以上款项到集团银行帐户:
开户银行:
招行车公庙支行
户
名:
深圳市神州通投资有限公司
帐
号:
813882795610001
集团投资管理部
年
月
日
各经营单位
财务部
④结算通知
①借款申请
公共事务
组织部门
⑤支付款项
②拨付借款
⑥分摊费用核销
③费用分摊及报销
具体步骤说明:
①借款申请:
组织部门的经办人按借款审批程序申请公共事务借款。
l经办人需在OA系统中提出借款申请。
②拨付借款:
上述审批程序终审后,集团投资管理部发放借款。
l财务会计在财务系统中将经办人的借款记入个人借款项。
③费用分摊及报销:
公共事务办理完毕后,组织部门的经办人统计费用总支出,并确定各经营单位分摊费用;
同时,经办人按分摊费用开据报销发票;
而后到投资管理部报销。
l公共事务办理完毕后,经办人需在三个工作日内将费用进行分摊,且按分摊表开据发票;
l在收到发票后的一个工作日内,经办人在OA系统中进行报销。
集团承担的费用作费用报销,冲减个人借款;
应由其他经营单位承担的费用作个人还款。
l经办人报销时,需提供费用分摊依据、费用分摊表及与之对应的发票;
④结算通知:
投资管理部财务会计按公司规定审核经办人的费用报销单,待单据终审后,按费用分摊表数据向各经营单位的结算员下发《分摊费用内部结算通知单》;
l投资管理部财务会计根据终审单据,冲销经办人在财务系统中的个人借款,同时将应由各经营单位承担的费用记入各单位往来款项;
l投资管理部财务会计以邮件形式下发《分摊费用内部结算通知单》,且抄送相关经营单位的财务负责人。
⑤支付款项:
经营单位财务部结算员在收到集团投资管理部下发的《分摊费用内部结算通知单》后,到集团投资管理部领取费用发票,且及时支付相关费用款项。
l结算员在收到《分摊费用内部结算通知单》后的一个工作日内,向投资管理部财务会计回复邮件,确认收到通知单;
l结算员收到《分摊费用内部结算通知单》后的两个工作日内,到集团投资管理部领取《分摊费用内部结算通知单》所对应的发票;
对于异地公司,投资管理部通过快递将发票寄送给结算员;
l结算员收到发票后的三个工作日内,按《分摊费用内部结算通知单》上列示的内容和金额在本公司OA系统中作费用报销,且付款至集团。
⑥内部费用核销:
集团投资管理部在收到各经营单位支付的往来款后,及时进行内部核销。
四、其他说明
1)上述各部门的负责人有责任监督本部门人员按以上规定操作。
2)集团投资管理部财务会计有责任催收相关单位的欠款;
3)集团投资管理部财务会计需建立内部费用发票收发登记簿,发票的收发都需签字确认。
4)各经营单位财务部必须指定一名分摊费用结算员,并报集团投资管理部备案;
5)上述结算尽量在当月完成。
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