企业行政文秘人员职业化训练教程(B5版)文档格式.doc
- 文档编号:13626344
- 上传时间:2022-10-12
- 格式:DOC
- 页数:17
- 大小:139.50KB
企业行政文秘人员职业化训练教程(B5版)文档格式.doc
《企业行政文秘人员职业化训练教程(B5版)文档格式.doc》由会员分享,可在线阅读,更多相关《企业行政文秘人员职业化训练教程(B5版)文档格式.doc(17页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
行政文秘
■个性要求:
守时;
谨慎(保密);
热情;
合群(关注别人);
服从;
自信;
机智;
勤快;
整洁;
自制;
兴趣
能干会说不贪功
年轻貌美身材好
■品质要求:
忠诚;
负责;
正派;
廉洁;
诚实;
谦逊
三.行政文秘人员需要具备什么样的能力
■办事能力:
操作能力(看说明书等);
写作能力;
阅读概括能力;
编辑校对能力;
统计分析能力
■沟通能力:
交际能力;
口头表达能力;
协调能力;
组织能力
四.行政文秘人员需要掌握的专业技能
■打字■速记■写作■编辑■归档■统计
■复制■使用电信设备■操作电脑
五.行政文秘人员的工作内容
■辅助决策工作■信息工作■行政事务工作■会晤工作■查办
■文书立卷和档案管理■文书工作■上司交办的其他工作
测试:
《行政文秘人员自我评价测量表》
第二讲行政文秘的职业形象设计
一.行政文秘专业形象设计
1.行政文秘的服饰设计
1>
行政文秘服饰的基本要求:
■与环境和身份相协调(在平时工作中;
参加他人的婚礼或庆典;
陪同上司参加社交
活动)
■与体形相协调(颜色;
季节;
图案;
线条)
■穿着注意事项(保持大众化;
切记过于标新立异;
保持清洁与健康)
2>
女性行政人员的服装
■办公室着装
基本原则:
a.在办公室内以穿着西装套裙或长裙为宜
b.款式以简洁大方为好,不宜太复杂、装饰太多
c.华丽或性感的服装不适合办公室的文秘
d.避免显得清纯、学生味太浓,让人感觉幼稚
常见衣着的选择技巧:
a.职业裙装——款式、面料、颜色、点缀、尺寸
b.衬衫——颜色、面料
c.鞋子——颜色、鞋跟的高度
d.丝巾和饰物
■外出公务穿着服装——款式、色彩;
鞋子;
饰品
■社交场合穿着
服装——常礼服、小礼服、大礼服、简化礼服;
饰物
3>
男性行政人员的服装
■西服■衬衫■领带
二.化妆技巧
1.行政文秘发型的基本特点:
自然、文雅端庄、朴素大方、轻盈俊美、无雕琢之意的发型
2.选择发型的原则:
1>
需要考虑发质2>
需要考虑脸型3>
需要考虑身材
三.仪态
1.日常姿势
挺拔的站姿:
直腰,脖不前伸,颈部直起,背不驼,不窝,肩不耸,腰部挺直,
髋不松,膝不打弯
端庄的坐姿:
■不要坐在椅子边沿上,一般应当坐满椅面的三分之二
■与人交谈,身子应适当前倾
■注意两脚摆放姿势,两脚侧放或叠放较为合适
■脚不要一直向前,控制住自己的身体,避免身子下滑或斜躺在沙发上
■头不要靠在沙发背后,以免把小腹挺起来
3>
洒脱的走姿:
基本要领:
行走时双肩平稳,下颌微收,面带微笑,手臂放松,前后自然摆动,
上体微前倾,脚尖略抬,脚跟先着地,步幅适当
4>
优雅的蹲姿
类型:
交叉式高低式
第三讲现代商务礼仪
一.掌握商务礼仪的重要性
——帮助你建立友好的合作关系;
帮助你建立彼此的尊重与信赖
二.随从上司出行礼仪
1.步行礼仪:
■走路时要昂首挺胸,尽量走直线,而不要左顾右盼;
■人行道的右侧内侧是安全而又尊贵的位置,若你作为秘书陪同上司、客户外出,
则应将其让给上司、客人行走,你走在外侧;
■当走到车辆或人较多处,你应先走几步,同时提醒和指引,照顾上司和顾客;
■如果你走路时同时提着物品,应留神别让自己提的物品阻挡或碰撞了别人。
若与人同行,你则应提物品走外侧
2.乘车礼仪:
■送上司、客人坐轿车外出办事,应首先为上司或客人打开右侧后门,并以手挡住
车门上框,同时提醒上司或客人小心,等其坐好后再关门;
■如果你和你的上司同坐一辆车,座位由上司决定,待其坐定后,你再任意选个空位
坐下,但注意不要去坐后排右席;
抵达目的地后,你应首先下车,下车后,绕过去为
上司或客户打开车门,并以手挡住车门上框,协助上司或顾客下车;
■作为女性秘书,上下车姿势必须十分讲究(具体见“专业形象”讲座)
情景演练:
与客户同乘出租车2>
开私家车接客户3>
与公司同事坐火车出差
计程车的座位次序私家车的座位次序
司机
客户代表
客户经理
主人
老总(最尊贵的)
乘火车时的座位次序
B
D
行进方向
走
廊
茶几
C
A
情景表演:
女性如何上下车?
角色演练:
两人为一组,面对面坐好。
要求:
请A准备一段精彩的故事,稍后讲给B听
(B第一次表现出不尊重不搭理对方;
第二次表现出积极地倾听)
三.陪同上司商谈礼仪
■细心聆听六要素:
SOFTEN
S——微笑(smile)O——注意聆听的姿势(openposture)
F——身体前倾(forwardlean)T——音调(tone)
E——目光交流(eyecommunication)N——点头(nod)
■适时圆场:
在领导和客户商谈时,应该注意领导的谈判技巧和应对方式,并且要充分
掌握气氛(如出现僵局时应适当调节)。
四.拜访客户的礼仪
步骤:
事先约好时间(不作不速之客;
准时赴约;
迟到或失约要预先告知)
作好准备工作(了解拜访对象个人和公司的资料;
准备拜访时需要用到的资料;
订好明确的拜访目的;
整理服装、仪容;
检查各项携带物是否齐备,如名片、
笔、笔记本等)
进入被访者的办公室(说明身份、地位及拜访对象;
从容等待引领;
敲门而入;
自我介绍、握手、赠名片;
对奉茶要道谢)
商谈(把握拜访时间;
开门见山,避免争论不休;
留意对方的举止表情)
5>
结束拜访(感谢对方;
请对方留步;
关门)
礼貌体现习惯,更能体现品德
第四讲沟通技巧训练
找朋友
在教室里找到符合每个条件的人,请他们签名。
取前五名获奖者。
每人只能在一个人的表格上签一次。
抽查不符,无效。
1.会唱戏2.会打猴拳3.有一岁左右的孩子4.会讲笑话
5.能说三种语言6.能唱外语7.会抛眉眼8.微笑迷人
9.会做很多菜10.会甜言蜜语11.能模仿周星驰12.穿40的鞋
一.影响行政文秘沟通的四个因素
■情绪因素(精神不集中;
过于紧张和胆怯)
■表达方法(说话的语气令“听众”反感;
在沟通中选择不合适的媒介来传递信息)
■个人因素(发送者和接受者受个人因素如背景、经验、理解力、教育程度、知识
水平、偏见和态度等的影响对讯息有不同的理解)
■环境因素(在沟通中,选择了不适当的地点、时间等,直接影响讯息传递)
二.行政文秘有效沟通的五个原则
■正确回应对方的话
1.有效的回应可以告知说话人:
信息被听到了2>
信息被正确理解了3>
信息得到了恰当的评估
2.回应信息的三个关键:
希望达成共识2>
给出语言/非语言的反馈3>
避免令人困惑的信息
■注意沟通中的态度(微笑;
适当的反馈)■注意倾听
■经常不断的确认沟通信息■表达出让人印象深刻的沟通话语
三.行政文秘人员四个有效的沟通技巧
■表示尊重(谦虚;
真诚;
避免破坏性行为:
刻意低估问题严重性,讽刺行为;
果断)
练习:
听从指示的工作表(四个)
■易地而处的聆听
要留心及专注,以非语言方法营造正面气氛
对对方的需求表示兴趣,切记聆听的目的是要明白对方
■恰当提问(方式:
开放式;
封闭式;
探索性;
反射式)
■给予建设性回应
回应必须对事,并与行为有关2>
以改善而不是以批评为目标
把重点放在对方可以改善的行为上4>
寻求对方的意见而不是强加自己的意见
案例分析:
《三国演义》第七十二回“曹操怒斩扬修”片段
根据此案例讨论“”作为行政文秘应该如何传达上司的指令
四.行政文秘如何与上司沟通
1.注意事项:
把握时机和场合2>
注意领导的眼和手
2.向上司汇报工作的技巧:
1>
理清思路2>
突出重点3>
删繁就简4>
恭请上司点评
3.与上司争论问题的技巧
问题是重要的2>
争论一定要有所准备3>
争论要有个和气的开头
争论中一定坚持从问题出发,而不是对人5>
不要时间过长
6>
要客气地结尾7>
对同一个问题,不要争论多次
4.批评领导的技巧
批评尽可能私下进行2>
以亲切的话语作为批评开场白3>
批评行动,而不对人4>
提供答案5>
一个过错一次批评6>
在友好的方式中结束
第五讲行政文秘的时间管理
一.分析时间
■每天留出时间进行回顾,调整优先次序,舍弃无效的工作
■分解困难的任务,逐个击破
■在上班的路上大致计划一下当天的工作
■将工作日以30分钟进行分割
■及时更新工作日志——记忆往往是不可靠的
二.诊断工作环境,提高工作效率
1.办公室弥漫的4大效率因素:
1〉声音干扰2〉职能干扰3〉空间干扰4〉设备干扰
讨论:
如何排除办公室的四大毒素
2.办公室“排毒4味丸”:
第一味:
根据工作需求和程序重新安排办公桌
第二味:
保障公共空间和私人空间的独立
第三味:
有效利用办公设备
第四味:
利用设备和训练减少声音的干扰
3.办公室排毒DIY
自我检测问题:
■我的办公桌为什么要放在这个位置?
■我的工作空间和公共通道是否过近?
■我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多高?
■我遭受的最主要的办公干扰来自哪里?
提出办公室改善建议
三.时间管理陷阱
猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里
■没时间做计划■工作是程序化,规律化,根本没必要作计划
■计划常常被打断■不喜欢被计划束缚■“船到桥头自然直”
不好意思拒绝别人
“反正时间还早”——拖延
帕金森定律:
工作会自动地膨胀占满所有可用的时间,时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间,如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动,你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间
文件满桌病
■安全感■犹豫的个性■半途而废的工作习惯■个人的喜好
5>
喋喋不朽的“电话粥”
■不分有限顺序打电话■没有准备充分就打重要电话
■电话的谈话离题■与喜欢的人打电话,容易失去对时间的控制
源源不断的信息
纸张的形式:
邮件、传真、备忘录、报纸、杂志、期刊、报告
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 企业 行政 文秘 人员 职业化 训练 教程 B5