创新高效的企业文档管理解决方案文档格式.docx
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随着人员离职,有些重要的文档,从此丢失?
有价值的文档被离职员工带走?
没有文档版本管理,文档多次更新后,各个版本间常常混淆不清?
某员工重复起草了其他员工已经制定过的文档?
文档随意散播,某些员工过于轻易地获得他们并没有权限的文档?
每次更新文档后,都要手动通过邮件或其他方式发送给团队成员,浪费时间?
对文档的使用没有记录,一些重要文档,被随意篡改甚至恶意删除,却无法查证?
频繁更新的企业内部信息或通知等,花费过多资源一一通知?
有些重要的电子邮件内容及附件,没法安全地保存下来?
2010BurgeonsoftDocCare应对挑战的策略DocCare应对挑战的策略文档存储2010Burgeonsoft中央存储,建立稳定完善的企业文档数据库;
保护企业文档安全,提供长期文件归档,限制文档随意的传播。
文档检索为所有入库文档建立文档索引,用户查找文档时可以快速定位到所需文档及相关文档。
支持全文搜索以及自定义标签,可以根据需要添加,以适应业务模型以及经营方式的多种变化需求。
文档版本管理为文档做全版本记录,对每个修订版的修改人、修订时间、原因等完全地自动记录。
并通过文档发布来控制文档的锁定或开放,以及里程碑式的大版本记录。
文档访问控制DocCare细粒度的文档权限以及用户权限管理,既让用户能够方便获取和操作(搜索、下载、更新、删除等)文档,同时又确保用户无法越权操作。
对所有用户以及文档的操作,DocCare都会做好详细的日志记录。
DocCare各种挑的策略应对战DocCare应对挑战的策略文档协作2010Burgeonsoft解决多用户(团队)工作于同一文档带来的文档同步、版本控制、变更记录、变更通知、文档审核等问题。
邮件收集通过转发邮件到DocCare指定电子邮箱,DocCare将自动收集该邮件以及该邮件包含的附件,并可做为有价值的文档归类存入企业文档库。
文档备份DocCare提供一键式完全文档数据、用户数据备份。
同时,各部门、各工作区或某制定文件夹内文档也可以单独打包批量导出。
组织结构管理基于通用组织结构模型,在DocCare系统内建立与企业实际组织架构完全一致的组织结构,并为每一组织机构(如:
部门)对应一个主文档目录,该机构下成员则自动锁定其文档访问范围。
用户管理包含用户的角色(用户权限)管理,用户的账号管理(审核、冻结、激活、信息变更、注销等),以及用户的操作日志。
2010BurgeonsoftDocCare的核心价值及客户利益DocCare的核心价值及实现的客户利益DocCare系的核心价及的客利益统值实现户2010Burgeonsoft建立企业中央文档库,为企业积累经验知识等无形资产降低信息安全隐患,有效避免企业的经验知识等资产流失提高工作效率,便于协同工作,有利于团队建设减少人员流动带来的负面影响,保障工作的延续性将知识经验有效转化为生产力,显著降低企业成本优化流程的规范化程度,提高管理效率和水平实现企业内部资源的共享,提高信息数据的使用效率提高工作的透明度,进一步提升企业管理能力减少纸质文档的打印与流传,避免不必要的成本浪费建立企业内部公共信息发布平台,改善信息发布途径DocCareDocCare的核心价值及实现的客户利益DocCare系企文档管理状的改善统对业现序号序号文档管理需求文档管理需求无管理现状DocCare1文档存储分散、混乱中央存储管理2文档版本记录管理无有3文档日志无详尽、完整的文档使用记录4文档检索困难高效简便5导入导出管理无有6用户界面无Web界面直观、友好的纯Web界面7上传文档管理无可限制文档类型、大小等8在线文档模板无可定制文档模板9全文搜索无有10用户权限、文档权限模糊不清细粒度、智能管理11用户日志无详尽记录12操作审批无有13文档变更自动通知无消息通知、邮件通知14自动提醒检入文档无邮件及消息提醒15用户与组织结构管理混乱、困难清晰、简便2010Burgeonsoft施实DocCare文档管理系后:
统知文档流失率识下降28%文档信息取效率获提升45%企工工作效率业员提升20%企管理成本业下降12%2010BurgeonsoftDocCare面向企业应用的功能特点功能丰富的公告板及个人系标签页统DocCare面向企业应用的功能特点公告板系统公告板作为系统的快捷首页,可以添加功能的各种模块,如企业共享资源列表、最新上传到系统的文档列表等,同时也为企业发布通知、公告等提供相当便捷的方式。
2010BurgeonsoftDocCare面向企业应用的功能特点个人标签页个人标签页功能和系统公告板功能类似,可作为个人的快捷首页,不同的是个人标签页可以建立多个,并且只有创建者本人才有权限查看,而系统公告板则只能有一个,且是所有DocCare成员都能查看。
2010Burgeonsoft2010Burgeonsoft智能的文档分和控制类访问DocCare面向企业应用的功能特点DocCare面向企业应用的功能特点智能的文档分和控制类访问总经理销售经理根据各用户在组织结构中所处部门及职位的不同,DocCare将自动为其分配文档访问范围,避免越权获取文档,限制文档的随意传播。
2010Burgeonsoft智能的文档分和控制类访问华东地区销售销售经理根据各用户在组织结构中所处部门及职位的不同,DocCare将自动为其分配文档访问范围,避免越权获取文档,限制文档的随意传播。
当用户的工作部门变动,或工作职责的变更,其对应的文档范围也将自动跟随着做相应的调整,DocCare足以灵活地适应企业组织架构的变动和人员调整。
2010BurgeonsoftDocCare面向企业应用的功能特点升职原文档访问范围升职后访问范围自动扩大2010Burgeonsoft文档上、在建文档、文档模板传线创DocCare面向企业应用的功能特点单个文档上传优点:
可在上传文档同时添加文档别名、编号、描述、留言等信息,并可以通知指定用户。
2010BurgeonsoftDocCare面向企业应用的功能特点多文档上传优点:
可以快速、同时上传多个文档,并分别显示上传进度。
2010BurgeonsoftDocCare面向企业应用的功能特点在线创建文档优点:
可快速创建多种格式文档,包括:
纯文本文档,富文本文档,以及安装有模版的DocCare格式化模版文档。
2010BurgeonsoftDocCare面向企业应用的功能特点在新建模板文档线优点:
相对于传统的该类文档管理模式,DocCare的文档模板功能在建、核、存档创传递审等管理操作中给予了用户极大便利,同时也为企业在打印等办公耗材上节省了不小的开支。
在DocCare系统内新建模板文档2010BurgeonsoftDocCare面向企业应用的功能特点企用文档模板业应DocCare提供的文档模板功能,便于用户在系统内快速创建、管理格式化的文档。
如:
假申,请请单申,报销请单工作周,报固定追踪,资产单企工信息表,业员客料卡,户资工作效考核表,绩等等。
通用文档模板免下费载文档模板支持定制2010BurgeonsoftDocCare面向企业应用的功能特点2010Burgeonsoft批量文档入导/出导DocCare面向企业应用的功能特点批量文档入出导导DocCare导入导出本地zip文件远程文件系统文件夹文档部门文档工作区文档2010BurgeonsoftDocCare面向企业应用的功能特点入本地导ZIP文件压缩本地预先整理好的文件(包括文件夹结构),打包好后(.zip格式)一次性导入点:
优一次性导入整理好的目录结构及文档,可快速构建文档系统2010BurgeonsoftDocCare面向企业应用的功能特点入程文件系导远统把数据量特大的文件或大量文件先上传至服务器,再从DocCare里导入DocCare文档管理系统文件复制到DocCare服务器或通过FTP等方式上传文件到DocCare服务器点:
优快速导入数据量大的文件2010BurgeonsoftDocCare面向企业应用的功能特点按文件出文档和夹导目录点:
优快速备份文件夹文档或转移文件夹文档2010BurgeonsoftDocCare面向企业应用的功能特点按部出文档和目门导录点:
优快速备份部门文档资料或转移部门文档2010BurgeonsoftDocCare面向企业应用的功能特点出工作区文档和目导录点:
优快速备份和存档项目、任务等文档资料2010BurgeonsoftDocCare面向企业应用的功能特点2010Burgeonsoft系内快速找文档统查DocCare面向企业应用的功能特点搜索文档DocCare为用户提供多种便捷的搜索文档方式,同时将自用限动识别户权,控制文档搜索范围。
2010BurgeonsoftDocCare面向企业应用的功能特点当主菜单处于文档源资浏览状态时,通过菜单栏右侧的快速搜索框搜索。
通过已添加在系统公告板或个人标签页的快速搜索组件搜索。
通过已保存的快捷文档搜索进行再次搜索。
全文搜索2010BurgeonsoftDocCare面向企业应用的功能特点DocCare全文搜索支持丰富的文档类型,包括:
MSOffice文档(.doc,.docx,.ppt,.pps,.xls,.xlsx.csv等),纯文本文档(.txt)及各种富文本文档(.rtf)、Web文档(.html,htm),数据文档(.xml等),以及PDF文档等。
搜索果及结过滤2010BurgeonsoftDocCare面向企业应用的功能特点2010Burgeonsoft高效的文档作协DocCare面向企业应用的功能特点DocCare文档所状及可行的操作处态对应执2010BurgeonsoftDocCare面向企业应用的功能特点DocCare文档版本控制2010BurgeonsoftDocCare面向企业应用的功能特点开放状态下的文档才允许被检出,检出文档后,文档处于被检出状态。
当文档处于被检出状态时,只有当前检出文档的用户可以检入该文档,其它有权限的用户可以放弃这个检出状态。
当检出文档者检入修改过的文档后,文档的小版本号增加。
发布文档,则文档主版本号增加,小版本号归0,此时文档处于发布状态。
发布状态下的文档不能被更改,只能供下载,只有当文档被取消发布后,方可再次被检出并更新。
文档作协自文档更新通知动当文档有更新,DocCare将自动通知该文档前任创建人2010BurgeonsoftDocCare面向企业应用的功能特点文档作协新文档通知创建(上传)新文档时,可通过留言和电子邮件通知指定的DocCare用户2010BurgeonsoftDocCare面向企业应用的功能特点文档作协直接送文档至子件发电邮
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