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3、行政总监标准事项:
负责钱、财、物的运营和管理、协助大会落实各部门协调工作,配合顺畅,准备参会人员物资等其他事物安排,协调各部门之间配合顺利执行。
大会司仪标准事项:
根据大会规模选定2位司仪,确定一位负责人,(作为幕后推崇、会前报幕、强调会场纪律等)确认所有会议流程细节,强调会场纪律,负责整场会议气氛,分配其余相关部门工作,音控、灯光的配合,做好流程听从大会总监的安排,对即时改变的或新增的节目、课件有效安排,分配好音控灯光,完善掌控全场氛围,听从大会总监的指挥。
4、后勤主管标准事项:
主要负责与酒店联系餐饮和住宿,配合行政总监安排好,餐饮、住宿、票务、会务物资、物资发放,工具流配送销售等,协助行政接待嘉宾,安排就做,确定用餐时间、用餐时间临时变动应有大会主席或大会总监通知行政部总监到后勤总务,并有后勤总务通知酒店。
5、财务主管标准事项:
票务的销售、物资的发放、做到钱、票、物资相符,负责本次大会的资金调度,落实参会人员资金到账,账务核算,负责会议预算、结算、收、支报表明细,做到现场保单钱、物、相符,做到会议期间不做任何收单及其他工作,做到会议现场不卖票,只对市场已定票务负责发放及管理,确保会议的有序进行。
6、会务总监标准事项:
根据会议的规模选定2、4、6位礼仪,安排一位负责人,落实礼仪主要工作,会议期间负责嘉宾和领导的引领、鲜花(胸花)麦克风、礼品站迎等工作,配合大会入场名单来准备其余道具,托盘、鲜花、奖品、证书、签约本等,确保每场会议礼仪文化的顺畅。
负责会议安全警觉度,严防突发事件的发生,设立一位会务人员观察酒店外部有无异常情况发生,及时报告大会总监及大会主席,安排内外场会务组人员细节工作,包括工程技术、灯光、做好布置方案,交通外联,车位停放等,严格按照会议的安排进行,临场变化以大会总监司仪为准,如特出情况有变动及时汇报大会总监及大会主席。
内外场主管标准事项:
一切行为给予友情提示与制止,配合礼仪做好开场打礼花、签约、产品摆放、会议期间关灯等,确保会议期间的展示品与奖品物资的看管,会议期间的必需品的借、还、用相符,场内外的人员走动安排及合理安置,确保会场的氛围、安静、有序进行,场外持续的注意事项,吃烟、沟通、打电话、游荡等等给予友情提示,给与安排合理地点,观察会议期间的不良动向,并及时汇报会务总监及大会总监,促单时间合理安排两到三名人员维护持续,有序的进行,配合财务安全顺畅收款,确保会议的顺畅,有序的完成会议收尾工作。
总裁办标准事项:
主要负责每场会议的总人数落实,应在会议前三天落实人数,将总人数汇报给大会总监,以便有利安排会场及会场布置,总人数的上下幅度不能超过总人数的10%,要充分准备好相关资料及会议突发事件的必需品,包括相信的对接工作,及时做好市场问题的解答与安排,不予将事情的扩大化,确保会议的顺利进行。
市场领导人标准事项:
主要负责市场人数的统计,会议期间的配合与协调,应提前三天落实人数,将人数汇报公司总裁办,应提前将票务订好,会议现场不设卖票,不走关系,确保会议的正常安排进行。
(具体会议主题和相关事宜与总裁办沟通协调)
大会主席签字:
大会总监签字:
会务总监签字:
行政总监签字:
市场部门签字:
总裁办部签字:
市场领导签字:
会筹部负责人:
高军201X、11、1
篇二:
办公室秘书人员如何做好会务工作
XX.cn
作者:
邸月娇
来源:
《中小企业管理与科技·
上旬刊》201X年第02期
摘要:
会议是议事、沟通交流、优化决策的一种重(主)要形式,办公室的工作中其中一项主(重)要的工作职责就是做好会务。
如何高效、有序的做好会务工作显得尤为重(来自:
WWw.:
为明确会务工作职责,确保)要。
关键词:
办公室秘书会务工作
作为承担一个单位各部门协调枢纽职能的办公室,其重要性显而易见。
它沟通上下、衔接左右、联系内外,推动单位各部门之间工作相互配合,其工作效率和服务质量的高低直接影响到单位的改革发展。
办公室秘书是办公室工作内容的执行者。
作为办公室秘书,应该始终将全面提升工作效率和服务质量作为工作宗旨,以适应单位改革发展的新形势新任务,维护单位改革发展大局,保障科研创新任务的实现。
会务工作是办公室秘书的主要工作职责,它要求秘书人员必须具备出色的组织协调能力。
笔者现结合实践工作经验,就如何做好办公室会务工作这一课题作简要阐述。
1办公室会务工作概述
会务工作是指会议的组织、保障和服务工作。
开展会务工作,一般需要领导者、参会者和服务者三方配合。
会议的级别和内容决定着会务工作的繁简程度。
也就是说,等级越高、内容越重要的回忆,所涉及的会务工作越繁重。
小型会议只须做好会议时间、议题的前期通知和会中记录即可,会务工作较为简单;
与会人数较少的决策性会议比较重要,一定要按部就班的进行组织和协调;
大型会议,会务内容繁重,要求专设工作组提前进行组织和协调工作。
2办公室会务工作流程
为了进一步搞好办公室会务工作,笔者现结合办公室会务工作特点,提出五方面要求。
一是要进一步明确责任分工,确保工作任务分解落实到位;
二是要进一步加强沟通交流,做到相互补台、相互提醒;
三是要进一步提高思想认识,办公室工作无小事,考虑问题必须更加周到、更加细致;
四是要进一步规范工作程序,确保各项工作规范化、制度化;
五是要进一步增强担当意识,切实提高办公室“三服务”的能力和水平。
篇三:
会务礼仪及岗位职责
一、会务组
1、确认会务组成员,明确分工:
与酒店及各公司的对接、物品准备(详见《会务组工作流程》)
2、各公司推广目标的确认。
3、制作会务预算,大区课程预算须报集团审批,审批后批款。
4、会务物品的准备。
相关表格《物品清单》
5、公布本期课程《温馨提示》,与课程研习证。
6、与各公司对接,汇总推广进度,并结合各公司申报的推广目标,公布推广进度,同时根据客户需求向酒店协调客户房间。
相关表格《推广进度表》《房间信息表》
7、根据推广客户数,制定各公司参会同仁比例及标准。
汇总参会同仁信息。
相关表格《参会同仁名单》
8、公布同仁集合时间、地点、着装标准、迟到惩罚。
9、安排运送会务物品到会场。
运送物品时应责任到人,出发和到达后,都需要点一下运送物品的件数,以防运送途中丢失或遗漏。
易碎易坏的物品,应提醒搬运人员注意,并加以保护。
10、同仁集合及惩罚兑现、安排工作、布置会场、公布第二天点到时间。
Ⅵ岗位职责
一、会务负责人
岗位内容:
全权负责本次会务的组织、筹划工作,会务问题处理及协调。
任职资格:
1、大区课程:
分公司总经理、预备总经理、执行总经理。
2、分公司课程:
分公司内部推选。
任职条件:
具有一定的影响力、决策力、统筹规划能力,严谨、负责。
权责范畴:
1、有权对会务的工作进度、推广进度进行把控。
2、有权处理会务范畴内各项工作。
3、有权根据会务需要申请、使用资金,申请、调派人员。
4、有权根据会务需求,代表公司对外签署合作合同或协议。
5、有权对会务工作人员进行奖惩。
6、对会务工作负全责。
7、对会务结果负全责。
8、对签署的合同或协议负全责。
9、接受集团会务部监督与管理。
二、会务检察官
全权负责本次会务工作的进程监督、结果检查。
任职资格:
分公司总经理及以上职务。
具有一定的公信力,廉正、严谨、负责、原则性强。
权责范畴:
1、有权对会务工作进行监督、检查。
2、对检查结果负全责。
3、接受集团会务部监督与管理。
三、会务执行人
会务工作的具体执行、跟进,人员工作安排及调派。
分公司经理以上级别。
不再另行设立,会务负责人与执行人一体。
任职条件:
严谨、负责,执行力强,做事有效率,沟通表达能力强。
1、有权对会务工作进行组织、实施。
2、有权按照会务需求调动、使用会务资金。
3、有权按照会务需求安排人员工作。
4、对会务工作的执行结果负责。
5、对会务结果负责。
6、接受会务检察官监督检查及集团会务部的监督与管理。
直属上级:
会务负责人
四、财务负责人
协助会务负责人、会务执行人负责会务组财务预决算及现金管理、学员成交刷卡管理工作,负责课程期间同仁乐捐保管及开具收据。
财务人员。
具备良好的职业道德,严谨、有原则,熟悉会务财务运作流程。
岗位标准:
1、
直属上级:
会务执行人
会务礼仪
一、仪容仪表
1、职员在课程会务期间要注意仪容仪表,总体要求是:
得体、大方、整洁。
2、会务期间,参会人员应按照会务组公布要求着装。
同时注意衣领袖口的整洁,着衬衣时,不得挽起袖子或不系袖口。
男士穿衬衣必须系领带,衣领不得敞口,不得穿白色袜子;
女士不得穿超短裙、低胸衫、透视装,穿裙子时一律穿肉色长袜或裤袜;
不得穿款式夸张的鞋子。
不论男女同仁,会务期间均需保持一致性,不得在衣着服饰上做文章,搞特殊化。
3、会务工作时不许穿大衣或过分雍肿的服装。
4、会务期间应注意将头发梳理整齐。
男士头发不过耳,不得留胡子。
女士着正装时,盘发,发式整洁,不得扎马尾辫;
化淡妆,不得浓妆艳抹;
金银或其他饰物的佩戴应得当,不得佩戴手镯、手链、夸张耳饰等,会务期间只允许戴耳钉。
5、会务期间应保持口腔清洁、口气清新,工作前不能喝酒或吃有异味食品。
可用淡味香水,汗腺强烈的应使用除味剂,不可使用气味浓烈的香水。
6、参会同仁应将指甲修剪整齐,保持指甲清洁,不涂夸张指甲油、贴甲等。
7、参会同仁会务期间时必须佩戴工牌,工牌必须佩戴在外衣左胸适当位置上。
二、礼貌用语
礼貌用语是商务礼仪中的重要组成部分。
在日常工作中我们要尽可能地使用文明礼貌用语,提高我们的服务质量,以下列举一些常用语:
1、会务百通用词——“您好”
您好。
(语调轻柔,路遇学员打招呼时使用。
)
您好!
(语调热情,欢迎学员入场时使用。
您好?
...(语调稍微上扬,带有询问意味,可在察觉客户需要帮助时使用。
2、“欢迎参会”“这边请”(接待人员见到学员入场时使用。
3、“您好,请问?
?
”(询问客户时使用,态度要温和且有礼貌。
4、“您好,请到这边签到”(签到时使用,同时要面带微笑。
5、“好的,请您稍等一下”(在为客户需求提供服务时使用。
6、“让您久等了”(无论客户等候时间长短,均应向客户表示歉意。
7、“麻烦您,请您?
”(如需让客户登记或办理其他手续时,应使用此语。
8、“不好意思,打扰一下?
”
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