知识管理制度(V1.0)文档格式.docx

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制订人

审核

审批

发布

王超颜

王刚

许振杰

培训部

第一部分目的与适用范围

为了保证知识管理的正常运作，达到为公司在知识管理的过程中，形成知识的积累、知识的共享、知识的利用、知识的创新一个循环的知识管理状态，并逐步形成一个内部知识共享文化的环境，特制定本知识管理制度。

具体目标是：

1、加强知识管理工作的规范化、制度化和科学化管理，防止知识流失；

2、通过将知识从内隐到外显的转化、沉淀与共享，提高企业的应变能力、决策能力和创新能力；

3、能高效率地为公司股东、全体员工、合作伙伴和顾客提供实用性强的信息与知识；

4、使全体员工逐步建立起自我学习的意识与习惯，培养“知识分享互相信任”的文化。

本制度主要是针对知识管理中的知识的积累、共享、使用和创新，此要求适用于全体员工。

制度术语说明

KM：

知识管理

KMS：

知识管理专员

JIT：

准时生产方式

内隐知识：

未经正式化的知识，包括企业、经营者或员工的经验、技术、文化、习惯等，是属于个人经验与直觉的知识，属难以形式化、无法被具体化的技能。

外显知识：

一切以文件、手册、报告、地图、程序、图片、声音、影像等方式所呈现的知识。

第二部分知识管理分类与使用制度

1、知识的范围

（1）公司资料如公司简介、制度、规范、流程、表格、相片、视频、宣传手册等资料；

（2）知识地图指每个岗位涉及到的所有相关知识内容，包括但不限于：

岗位的基础行政工作、岗位工作职责、岗位工作内容、岗位工作流程、岗位相关支持知识、一些外部可参考资料；

（3）日常工作及项目涉及到的知识，如工作总结、方案设计、活动分享、项目总结、案例、会议记录、客观数据、分析结果、工作方式与习惯等；

（4）个人隐性知识，包括与工作相关的专业领域知识，个人兴趣爱好所获取的知识、经验和技能，

其他有价值的知识等。

本制度内容涉及到的知识文档包括以文件、手册、报告、地图、程序、图片、声音、影像等方式所呈现的资料。

2、对于知识采集内容，KMS有责任保证知识内容的准确性和严肃性。

3、每位员工应积极分享知识，尽快生成文档并发布到OA系统，以便知识得到最快速的传播与使用。

4、公司内部的文档交流，最好使用文档模块而不是EMAIL或RTX，这样可保证公司内部所有的文档都可在系统中找到，也可避免重复索取。

5、文档发布应按照文档发布规范进行

（1）文档的命名规则如下：

方案文档：

公司_内容_类型_版本（A公司_元旦销售项目_方案书_V1.0）

项目文档：

项目名称_项目阶段_文档名称_版本号（知识管理项目_系统实施_上线计划_v1.0）

日常工作类：

文档名称（关于婴线会员店协议及相关流程合并的通知）

部门文档：

部门_文档名称_版本号（培训部_知识管理制度_V1.0）

（2）工作文档必须注明版本或制作时间：

所有的对外文档和需要共享给同事的工作文档，只要以后还有改版可能性的，都必须注明版本或时间。

带附件的，也必须对附件标题注明版本（注意两者的版本必须一致）。

（3）格式为：

DOC、TXT、JPG、GIF的文档直接发布，其他格式的文档如PPT、PDF（PDF需转化成图片格式）以及有需要让使用者直接下载使用的表格、流程等则以附件形式上传。

（4）发布新版本文档：

如果就相同主题发布不同版本的文档，每个版本的标题必须相同，唯一不同的是版本号。

发布新版本文档时，也请对新版本文档与旧版本相比的修改作一说明，这样可更好方便大家工作。

（5）对于失去使用价值、失去时效或重复的知识文档：

发布人及其所在部门的负责人确定是否需要删除，由发布人及时清理，并告知KMS。

（6）为了让使用者能通过关键字进行搜索，发布文档时可先填写关键字一栏的内容（路径：

新建文档——选择文件夹——显示属性——关键字栏）。

第三部分：

知识管理发布与更新制度

1、公司资料发布与更新

（1）目的

a.为新员工提供全面了解公司制度文化等信息的渠道；

b.让全体员工及时了解公司的发展与变化；

c.让员工知悉个人权利、责任和行政流程；

d.起到对外沟通、交流与宣传的作用，为公司和产品的传播提供最新资料。

（2）流程

1、职能部门人员如了解到上述资料最新变化则需及时更新，并通过邮件告知KMS。

2、KMS每个季度向各部门了解最新变化，并定期监控OA文档的变化情况，及时更新至知识地图。

（3）负责人

总部各职能部门知悉信息变化的人员、KMS

（4）周期

及时性与定期性结合，一方面知悉信息变化的人员需及时更新并告知，同时KMS会定期了解情况。

2、知识地图的发布与更新

a.新员工加入公司后可快速地了解本岗位的知识技能与流程规定，以便快速融入到岗位角色中来，提高工作效率；

b.有效避免员工离职或者工作交接造成组织大量知识资产流失，新人需要从头做起；

c.给予岗位的其他同事的一个借鉴，明晰各阶段对自身的要求以及发展的方向；

d.给予培训部门设计培训体系和课程的最新依据，根据岗位知识地图可了解员工在各个发展阶段所需要具备的知识技能，最终达到JIT培训效果。

（2） 流程

a.发布文档流程

每个岗位的知识地图内容包括公司简介、制度规范、工作职责与权限、业务流程、岗位知识以及管理知识等，KMS将按照知识地图以上分类和内容，向各部门搜集已在OA发布的文档或者需要新增的知识文档，进行整合并以超链接的形式发布在“知识地图”门户相应的岗位目录下。

在此过程中，各部门相关工作流程的人员包括管理人员与实施团队应积极配合KMS的知识搜集工作，及时提供相关的知识信息与资料（例如已发布的文档OA地址、推荐可咨询的对象、对相关知识的解释说明等）。

对于需要新增的知识文档，负责制作的部门和人员请合理安排时间，尽快制作和发布，并邮件告知KMS发布文档的OA地址（如果是设置了权限的文档，需要提供文档内容的简单说明）。

b.更新文档流程

1、针对适用于知识地图的文档，原文档的发布人如果需要更新，应直接更新文档名字的版本号，并在内文对前后的修改作一说明。

如有附件，请直接发布新附件以代替旧附件，无需另外发布新文档。

2、KMS定期向部门管理层了解岗位知识内容的更新情况，如有变化，则相应更新知识地图的内容。

总部职能部门人员、KMS

根据实际更新频率

3、 案例总结的发布与更新

a.形成公司内部持续相互学习与交流的氛围与习惯；

b.提供成功或失败案例给本部门或其他部门人员借鉴与总结经验；

c.提供客观数据与主观分析给有需求的人员；

d.提供科学的、有效率的工作方式与管理手段给有需要学习的人员。

1、项目或全国大型活动结束后，项目经理根据该项目或活动的分享价值和影响力来确定是否制作项目总结或活动分享，制作后尽快发布到“分享天地”门户的相应目录下，提供给其他人员借鉴学习。

2、KMS根据营销中心的推荐与意见，向活动项目经理和团队成员咨询，了解更多的细节与索取更多的资料，按照案例库模板整理出案例，并发布在“分享天地”门户的“渠道案例集”目录下。

项目/活动经理、项目/活动实施者、KMS

根据活动举办的频率

4、 内隐知识，包括与工作相关的专业领域知识，个人兴趣爱好所获取的知识、经验和技能，其他有价值的知识等。

a.扩大业务知识范围，提高专业性，及时了解行业或业务相关的发展趋势；

b.将内隐知识成功转化成外显知识，共享给更多有直接或间接使用需求的人员；

c.不断扩充知识面，为自我职业生涯发展做准备。

随时将可分享的个人隐性知识，例如财务知识、营销设计、Excel技巧、商务写作和竞争对手的发展趋势与活动创新做法等，整理成知识文档后在OA系统的“共享天地”门户发布。

（3）负责人

所有员工

（4）周期

随时

5、目录体系分类的发布与更新

（1） 目的

随着公司和部门的业务不断发展，以及工作中随时产生的新知识文档，对应的目录树相应也会调整，包括公司通用性的以及各部门独立性的目录树。

各部门管理层根据业务需求向IT部门提出修改建议与意见，在讨论商定后，由系统管理员在OA系统上修改。

各部门管理层、系统管理员

每半年反馈一次；

对于临时性的目录调整也可临时调整。

第四部分：

知识管理其他相关要求

1、培训方面

对于员工培训方面，将培训管理与知识管理结合，培养员工自我学习的意识和能力，建议是：

（1）目的

a.提供自我培训和内容的沉淀；

b.熟悉新产品，加速市场推广，提高效益。

（2）流程

在参与外部培训后的两个月内，被培训人员需要以自己的思路设计与编写课件，对公司其他有兴趣学习的同事进行内部培训；

而课件由培训专员发布在OA系统；

培训专员在公司新产品上市后的一个月内，咨询相关研发人员和市场部人员整理出产品知识培训课件，并录制成视频发布在OA系统。

（3）负责人

培训专员、KMS、受训人员、内部讲师、研发人员、市场部人员

（4）周期

接受外部培训后的两个月内；

新产品上市后的一个半月内

2、会议交流方面

针对目前会议管理现状，在会议结束之后，一般会有会议的决议或者问题探讨的结果产生，建议是：

落实会议交流的具体内容并沉淀下来

整理会议的相关准备内容和通知，特别是大型会议方面；

针对例会型的需要对会议中交谈的内容详细整理出来，以及产生的会议决议。

举例：

如季度会议，会前需要准备相关内容有：

会议主题、会议地点、参会人员、会议的概要内容、会议的时间安排；

在会中记录的不仅仅是达成的最终结果，还需要补充中间大家交流的内容，这些内容是一种过程的产生和思路的反映，对日常工作帮助也是非常大的。

3、内部交流沟通方面

对于日常工作中需要交流沟通的内容，需要有一个简单的记录，例如周例会或月度例会等，建议是：

落实日常交流的内容，并沉淀下来。

尽可能以后通过知识管理平台来完成，一是可以通过内部流程来实现；

二是可以直接通过文档方式来实现。

第五部分：

知识管理激励制度

知识在组织应用时才能增加价值，此激励方案的制定，一是保证知识管理工作的顺利开展，二是鼓励和促进全体员工积极进行知识积累、使用与共享，为自己的成长、提升以及为公司知识管理做出的贡献提供有力的佐证；

逐步形成“主动分享、主动学习”的学习驱动型企业文化。

1、如何获取积分或奖励

贡献对象

贡献行为

可获奖励

说明与限制

岗位SOP

完成调研问卷

奖励提交人50积分

按时提交调研问卷并且内容完整、详细、满足要求。

接受电话访谈

奖励