学院引入协同OA办公系统可行性分析报告Word文档下载推荐.doc
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而采用协同OA办公系统后有望改变这一情况,一些以前需要几天甚至更长时间才能解决的现实情况和问题短时间内便能获得反馈,从而大大加强了任务推行的实效性,使工作效率得到极大提高。
3.可解决远程申请、审批等难题
有时院领导如果出差在外,不能及时了解学院当前工作状况,职工也无法向领导汇报或申报工作,导致对学院的管理和决策延误。
而通过协同OA办公系统可通过网络随时随地实时处理亟待处理的工作,将人找人,改为事找人,解决人找人办公瓶颈,避免事务的延迟而带来的负面影响。
4.节约办公成本
首先是纸张的节约。
现在学院每天发放公文、通知、工作计划等各种文件近千张,一年则需纸张几十万余张,按每张0.2元计算,引进
协同OA办公系统,一年至少可为学院节省近万元。
其次是时间的节约,引入协同OA办公系统后,公文草拟、审核、批办、签发、登记、传阅等流程都可以在OA系统上进行,省去了许多不必要的麻烦,为学院深入开展各项工作节约了宝贵的时间。
5.提高学院信息整合度
在协同OA办公系统中可将一些办公所需文件、数据及其他可上网共享信息通过不同级别共享给学院职工使用,使查找文档容易,解决了找不到最新版本的某种文档的问题。
6.提高信息透明度
首先可以实时全面的掌握各科室的工作办理状态,及时发现问题及时解决,从而减少错误、防止低效办公。
其次通过协同OA办公系统发布职工关切信息,提升学院工作透明度。
二、学院协同OA办公系统实施方案
协同OA办公系统通过建立统一的资源配置、流程引擎、报表引擎、内容管理、交换中心,满足学院各部门日常办公中办文、办会、办事的需要,实现互联互通、资源共享、上通下达、协调一致,从而达到提高办公效率,降低办公成本,改良办公环境,促进校务公开。
OA系统常见的功能包含:
公文流转、会议管理、行政办公、即时通讯、数据统计分析处理、数据留存分析处理等主流功能。
以下为我院OA办公系统预设功能一览表:
公文流转
公文拟稿
可以在线套用模板从而快速起草各类公文
公文收发、阅办
电子及纸质来文的登记、扫描、承办、签批、传阅、承办、协办、催办、办结、归档、查询、监控、统计等
会议管理
会议计划
包括会议名称、议题、主办部门、时间、地点、参加范围等
会议通知
可以完成向与会者发送会议通知的工作,并接收与会人员的反馈信息
会议室管理
对于单位会议室安排进行预约申请,登记。
使用情况查询
会议纪要
记录各类会议精神、决议,上传相关文件,以及审批、归档、分发等
会议查询
根据会议的基本信息查询会议计划、安排、历史记录,查看会议的纪要等
行政办公
各类申请
请假、出差等申请的递交和审批
人事档案
了所有员工的基本信息,方便调阅。
灵活处理离职、退休等事件
计划管理
记录职工未来工作计划安排
培训管理
主要对员工的培训记录进行管理,包括增、删、改、查询等
财务管理
请款报告、报销、账务在线计算、在线做账等
合同管理
提供对合同的签订、续签、变更、查询的全面管理
固定资产管理
对固定资产购买时间、金额、所属部门、使用情况、销毁等进行管理
薪酬管理
管理员工薪资,以及与薪资相关的养老金、住房公积金、医疗保险等。
办公物品管理
完成对办公物品的入库、领用、借用、结存信息的查询和统计
车辆管理
对车辆登记、预约、审批、派车/出车、维修用油等进行管理
考勤管理
记录员工的考勤异常情况,生成考勤日报,以及生成相应的统计报表
调查投票
提供简单的在线投票、在线调查
通讯录
提供公用、个人、内部通讯录的在线快速查询、直接拨号
附属功能
万年历、纪念日提醒、天气预报、万能计算器等
即时通讯
短信题型
OA的重要信息可以同步以手机短信形式发送到手机上
内部邮件
可实现带附件的内部邮件即时、定时单发、群发功能
通知公告
各种通知和公告的在线发布
聊天讨论
用于内部进行集体性或者指定行的在线讨论
3G移动终端
在手机上安装OA系统通过3G网络同步实现OA的各项功能
视频会议
OA系统可以整合视频会议模块进行群组间的视频会议
数据统计
分析处理
对财务、考勤、各种用品、物料的消耗进行自动统计
智能报表
可以按照要求自动生成财务报表、销售报表等规范报表
数据分析
可以将系统统计的数据进行汇总和计算以图表方式呈现
系统管理
栏目管理
对系统主页面栏目的层次、路径、排序、回收恢复等进行管理
部门管理
支持对部门信息的增、删、改、查询,设定上下级从属关系
职务管理
支持对职务信息的增、删、改、查询,设定上下级从属关系
用户管理
支持对用户信息的增、删、改、查询,设定不可访问栏目及用户状态
角色管理
支持对角色信息的增、删、改、查询,有助于减轻系统维护工作量
权限管理
具有普通员工、栏目管理员、子栏目管理员、审批授权人及系统管理员等多种权限设定,避免不当信息访问
流程设置
根据实际办公流程自由控制工作节点,定义工作流程
参数设置
自定义各类模版、公文参数、字典数据、考勤参数、流程类别等
日志管理
有助于了解用户登陆系统的情况,查询管理员所做的各类操作。
个人事务
即时信息
实现中心内部人员在线用户的实时交流,还可用于掌握同事的动向
待办事宜
集中处理所有待办的工作,并自动与各模块建立链接。
日程安排
方便查看每一天的日程安排,增、删、改日历,定时提醒等
名片夹
对名片进行登记、管理和查询,据需要设为共享或私有
个人文件库
使文档资料安全有条理,可自定义目录,存放在服务器上
个人信息
允许用户对自己信息、登录密码、等进行修改维护
三、OA系统的组织实施
系统是成功搭建了,下面面临的便是系统的组织实施和推广,实践证明系统的推广难度系数相当大。
这是因为OA办公自动化系统是一个管理类系统,必然要求学校的管理上能够有所调整和适应。
一般的工作人员并不习惯这种网上办公方式,另外还有相当一部分员工对计算机操作很不熟悉,这无疑添置了推广障碍。
建议学院采用以下措施保证协同OA办公系统的组织实施:
1.规范化协同OA办公系统运行制度;
2.制定部门责任人与管理员,推行协同OA办公系统,并对部门相关人员进行操作培训,尤其是管理员的培训;
3.通过行政手段,加强系统推广。
具体为:
凡是学院的电子公告、信息发布必须从OA系统上流转,逐步取消纸质公告、文件等传统方式;
序号
类别
价格(元)
1
协同OA办公系统建设预算费用
150,000
2
服务器等硬件设备预算费用
60,000
合计:
210,000
4.建立系统使用考核奖惩制度。
如设置协同OA办公系统专项奖励基金,对年度协同OA办公系统使用专项考核优秀的部门实施奖励等。
四、本项目总预算
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 学院 引入 协同 OA 办公 系统 可行性 分析 报告