文秘管理与应用文写作小抄Word文档格式.doc
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通告的写法1标题。
通告的标题有多种写法,一是完全式标题,包括发文机关、事由和文种;
二是省去事由,只写发文机关和文种;
三是省略发文机关,由事由和文种构成,四是只有文种,也就是“通告”。
2正文:
通告的正文一般由开头、主体、结尾三部分构成。
开头概述发文的目的,主体写明通告事项,结尾写明执行要求等,惯用的结束语有“特此通告”等,结尾也可省略。
写作公告、通告的注意事项1要写得通俗2要写得具体3要写得清楚
通知的用途《国家行政机关公文处理办法》规定适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
通知的写法通知的作用不同,种类不同,其内容和写作要求也不完全一样。
1批示性通知有三种:
“颁发型”、“转发型”、“批转型”。
“颁发型”
这类通知的正文一般包括四个方面的内容:
一是文件的由来;
二是文件名称;
三是希望和要求;
四是附件。
“转发型”、
“批转型”其写法一般有二种:
其一是照转照发。
其二是除转发文件以外,再根据本地区、本部门的具体情况,提出一些具体要求和希望。
2告知性通知:
①发布性通知法规性文件经有关部门制定以后,需要用通知的形式予以发布。
②指示性通知:
上级单位向下级单位对某一项工作的布置、要求、意见等往往用通知的形式传达。
这种通知带有指令性,必须有根据、有目的、有任务、有要求。
③传达性通知。
这种通知带有指示性、规定性,多用于上下级之间,职能部门与有关部门之间。
对通知中的有关精神,必须遵照办理、贯彻执行。
在写法上,一般是先交代问题的来龙去脉,再讲有关指示、意见、规定等,最后谈希望或要求。
通报的写法通报一般由标题、正文和落款三部分组成。
其各部分的格式、内容和写法要求如下:
(1)标题。
通常有两种构成形式:
一种是由发文机关名称、事由和文种组成,另外一种是由事由和文种构成,此外,有少数通报的标题是在文种前冠以机关单位名称,也有的通报标题只有文种名称。
(2)主送机关。
除普发性通报外,其他通报应该标明主送机关。
(3)正文。
通报正文的结构通常由开头、主体和结尾等部分组成。
开头说明通报缘由;
主体说明通报决定;
结尾提出通报的希望和要求。
不同类别的通报,其内容和写法有所不同,现分述如下:
1、表扬性通报。
一般在开头部分概述事件情况,说明通报缘由。
由于它是作出通报的依据,因此要求把表扬对象的先进事迹交代清楚。
如果属于对一贯表现好的单位或个人进行表彰,事实叙述不但要清楚明白,而且要注意详略得当、重点突击。
主体部分通过对先进事迹的客观分析,在阐明所述事件的性质和意义的基础上,写明通报决定。
结尾部分明确提出希望和要求,号召大家向先进学习。
2、批评性通报。
在机关工作中使用的比较多,对一些倾向性问题具有引导、纠正的作用。
批评性通报又分两种情况。
一种是对个人的通报批评,其写法和表扬性通报基本一样,要求先写出事实,然后在分析评论的基础上叙写通报决定,最后提出希望和要求,让大家吸取教训,引以为戒。
另一种是对国家机关或集体的批评通报。
这种通报旨在通过恶性事故的性质、后果,特别是酿成事故的原因的分析,总结教训,从而达到指导面上工作的目的,所以写法和表扬性通报略有不同。
其正文主要包括叙写事实、分析原因、提出要求和改进措施等项内容。
也有的批评性通报,是针对部分地区或单位存在着的同一类问题提出的批评的。
这类通报,虽然涉及的面比较广,但因其错误性质基本相同,所以写法上以概括为主,大体和情况通报相近。
3、情况通报。
主要起着沟通情况的作用。
旨在使下级单位和群众了解面上的情况,以便统一认识,统一步调,推动全局工作的开展。
正文主要包括两项内容;
通报有关情况;
分析并作出结论。
具体写法,有的是先摆情况,然后进行分析得出结论;
有的是先通过简要分析作出结论,再列举情况,来说明结论的正确性和针对性;
总之,写法多样,如何表述可因事制宜,无须强求一律。
(4)落款:
包括发文机关署名和成文时间两个项目内容。
有的在通报标题中已标明发文机关名称,这里就不必再写。
通报的特点1严肃性2教育性3典型性4时间性
写作议案的注意事项:
1要依照国家法律规定的职权范围行文2要言之有理
报告的用途适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
报告的写法1标题:
报告的标题常见的形式有两种,一种是由发文机关、事由和文种构成;
另一种是由事由和文种构成。
2正文。
报告正文的结构一般由开头、主体和结语等部分组成。
3落款:
如果标题中有发文机关名称,这里不再署名。
而一般情况下,要求在右下方署上机关单位或主要负责人姓名。
之后,于其下写明年、月、日期,并加盖单位公章或主要负责人印章。
请示的用途请示适用于向上级机关请求指示、批准。
请示是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。
请示的写法1标题请示的标题一般有两种构成形式一种是由发文机关名称、事由和文种构成。
另一种是由事和文种构成。
2主送机关请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。
每件请示只能写一个主送机关,不能多头请示。
3正文。
其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。
4落款。
一般包括署名和成文时间两个项目内容。
标题写明发文机关的,这里可不再署名,但需加盖单位公章。
撰写请示应注意的事项1要正确选用文种2要做到一文一事3要避免多头请示4要避免越级请示
报告与请示的区别1具体功用不同2内容含量不同3行文时机不同
批复的用途《办法》规定:
批复适用于答复下级机关的请示事项。
下级机关遇有本单位无权、无力、无法解决的事项需要向上级机关请示时,上级机关就使用“批复”这一文种答复请示事项。
批复同复函的区别1行文方向有所不同;
2重要程度有所不同。
批复与复函由于都是回复来文的公文,有时也会被混用。
两者的区别在于:
从行文关系看,批复是上级机关向下级机关答复用文,属下行文;
复函一般是向不相隶属机关答复用文,属平行文。
从行文内容看,批复多属于对重大原则和政策性问题作出决定、批答,复函多用于一般性事项的回复。
写作批复的注意事项1要态度鲜明2要全面周详3要迅速及时。
写作意见的注意事项1看法要明确2办法要具体
函的用途《办法》规定:
函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准事项。
函的写法1标题。
公函的标题一般有两种形式。
一种是由发文机关名称、事由和文种构成。
2主送机关。
即受文并办理来函事项的机关单位,于文首顶格写明全称或者规范化简称,其后用冒号。
3正文。
其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
4结尾落款。
一般包括署名和成文时间两项内容。
署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;
并加盖公章。
写作函的注意事项1文种的选用要正确;
2内容要简洁3措辞要得体。
会议纪要的用途适用于记载和传达会议情况和议定事项。
会议纪要的写法会议纪要的写法因会议内容与类型不同而有所不同。
就总体而言,一般由标题、正文、落款构成。
1标题有单标题和双标题两种形式2正文。
公议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成。
3落款署名只用于办公会议纪要,写明召开会议的机关单位名称。
写作会议纪要的注意事项1要作好会议记录2要突出会议要点3要善于整理会议意见
事务文书的特点1对象比较具体2格式比较固定3写法比较具体4时限比较紧迫
事务文书的作用1贯彻政策,指导工作2沟通情况,联系工作3积累和提供资料4宣传教育,检查督促
简报的作用简报是传递某方面信息的简短的内部小报。
是具有汇报性、交流性和指导性的简短、灵活、快捷的简报又称“动态”、“简讯”、“要情”、“摘报”、“工作通讯”、“情况反映”、“情况交流”、“内部参考”等。
也可以说,简报就是简要的调查报告,简要的情况报告,简要的工作报告,简要的消息报道等。
简报的一般写法一般由报头、正文、报尾三个部分组成。
简报一般都有固定的报头,包括简报的名称、期号、编发单位和发行日期。
报尾部分应包括简报的报、送、发单位。
编写简报的要求1选材要精当2事实要准确3编写要迅速及时4内容要简明扼要。
调查报告的特点1真实性2针对性3典型性
调查报告一般写法没有固定的格式,常见的写法是由标题、署名、正文几部分构成。
标题通常有两种构成形式:
一种是单行标题,一种是双行标题。
正文的结构一般由开头、主体和结尾三个部分组成。
调查报告的结束语,带有结论性质,总结概括全文提出相关的建议,或对策等,是分析问题、解决问题的必然结果,要求简明扼要,言尽即止。
调查报告的写作要求1要认真进行调查研究,充分占有资料2要以正确的立场和方法,认真分析并合理组织材料
计划的作用1预见性2指导性3约束性
计划的写法一般由标题、正文和落款组成。
1标题。
一般包括单位名称、适用期限、文种名称组成2正文。
一般由前言、主体、结尾三部分组成,但有的没有结尾部分3落款。
一般包括制订计划的单位名称和日期两项内容。
制订计划的要求1要符合政策2要从实际出发3要具体明确4要留有余地。
总结的写法一般由标题、正文和落款组成。
1标题:
写法有两种,一种是由单位名称、时间、内容、文种名称构成的。
一种是新闻式标题,即概括总结的核心内容的标题。
2正文。
总结正文的结构由前言、主体、结尾组成。
3落款。
包括署名和时间两项内容。
撰写总结的要求1要充分占有资料,并实事求是地反映情况2要善于分析材料,并找出规律性的东西来3要合理地取舍内容,以突出重点4要深入研究问题,以写出特色。
写讲话稿的要求1针对性要强;
2主题要集中鲜明;
3内容要吸引人;
4语言要通俗生动。
章程的写法一般包括标题、签署、正文等几个部分组成。
①标题:
通常是由组织或机构名称加文种名称两个要素构成的。
②签署:
通过章程的会议名称和日期,加括号,置于标题下方。
③正文:
章程的正文一般采用条款形式,而且是“章断条连式”。
第一章为“总则”,中间各章为“分则”,最后一章为“附则”。
条例的写法通常是由标题、签署、正文等几个部分组成。
标题的格式一般为:
“事由+文种”。
条例的发布机关和发布日期,或者通过条例的会议名称和日期,加括号,置于标题下方。
正文格式有两种,一是“章断条连式”,二是分条列项式。
开头部分:
“总则”交代制发条例的目的,说明条例的适用对象和涉及范围。
主体部分:
规定具体事项。
结尾部分:
“附则”
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