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2采购部组织机构图
采购控制程序
1.目的
对物资的采购进行控制,确保物资采购的正常运行及所采购的物资符合标准要求。
2.适用范围
本程序适用于本公司生产与经营所需主要物资的采购控制。
3.术语与定义
生产及经营所需主要物资:
为保证公司正常运行,创造利润所采购的各种物资。
其中又分为重要采购材料及一般采购材料两种。
重要采购材料包括直接材料,劳务服务;
一般采购材料包括间接材料,辅助材料,包装材料。
直接材料:
直接材料指直接应用于产品之上的材料。
劳务服务:
劳务服务指为本公司提供生产加工服务的辅助工厂。
间接材料:
间接材料是指为产品生产服务的设备及备件。
辅助材料:
辅助材料指促进产品销售所需的材料。
包装材料:
包装材料指产品储运过程中所需的材料。
4.职责
4.1总经理负责所有材料的采购控制的监督工作。
4.2采购部是直接材料物资采购的归口管理部门。
4.3产品开发部是劳务服务的归口管理部门。
4.4生产工厂是间接材料物资采购的归口管理部门。
4.5企划部是辅助材料物资采购的归口管理部门。
4.6人事行政部是包装材料物资采购的归口管理部门。
5.程序内容
5.1重要采购材料的采购控制
5.1.1直接材料的采购控制
5.1.1.1职责
A采购部是直接材料采购的归口管理部门,负责采购工作,对采购的质量负责。
B产品开发部根据生产计划及库存情况提出原料需求。
C产品开发部、财务部负责采购合同的审核。
D原料中心负责对直接材料的检验与验证。
E总经理负责采购合同的批准
5.1.2程序内容及要求
A采购部根据产品开发部提出的《原料调达一览表》、《生产计划一览表》、《生产通知单》明确材料采购需求,组织召开“采购前工作计划与问题说明会”,并形成记录,明确采购部各人员的采购范围。
B采购部根据“采购前工作计划与问题说明会记录”制作《采购材料申请表》、《产品成本核算》、《商品成本核算表》,报总经理审核批准后,采购部开始制作“材料采购合同”,经产品开发部审核,总经理批准后开始采购活动。
C采购部在接到总经理批准的“材料采购合同”后,开始采购活动。
采购部进行采购活动时,需从合格供方处采购,对一般物资,原则上需在合格供方处采购,如合格供方暂时不能提供相关产品与服务,能够从一般供方处采购,但需经过产品开发部、财务部审核及总经理批准。
所有物资的采购必须执行《直接材料检验标准》。
D在采购过程中出现问题,采购部需填写《材料采购情况说明》向产品开发部申报。
E原料中心在货到后进行品质检验。
F材料到齐后,采购部制作《实际成本计算表》,向财务部申报;
制作《原料到达一览表》,向产品开发部申报。
G采购物资的验证原则上不允许在供方处进行。
需进行二次加工的材料,供方需提供样料。
给予本公司进行检验。
本公司检验完成后通知进行二次加工的供方,以本公司的检验标准为依据。
H原料中心在材料到货后,按照《直接材料检验标准》进行检验。
对未经检验的物资,本公司不实行紧急放行制度。
检验合格后,仓库出具《入库单及原材料检验报告》,通知采购部填写《原料到达一览表》,由采购部通知产品开发部。
材料检验不合格,原料中心通知采购部,采购部填写《质量信息反馈表》,向产品开发部申报,并通知供方,双方协商让步处理,剔除不合格材料部分,避免不合格产品进入下一程序。
采用让步处理的物资必须由采购部填写《让步处理意见表》,征询产品开发部、市场部意见后,经总经理批准后实行。
剔除不合格材料的标准由采购部与产品开发部共同确定。
J采购部将交易记录记入《直接材料供方供货记录》
5.1.2劳务服务的采购控制
5.1.2.1.职责
A产品开发部是劳务服务的归口管理部门,负责对劳务服务的采购工作,对采购质量负责。
B市场部根据市场需求,提出《货品补充计划》,明确需要的产品及金额。
C产品开发部根据《货品补充计划》提出《货品生产计划》。
D财务部、商品部负责对《货品生产计划》进行审核。
E总经理负责《货品生产计划》的批准。
5.1.2.2程序内容及要求
A产品开发部根据《货品补充计划》提出《货品生产计划》。
明确产品款式、生产数量、尺寸、完成日期、加工工厂。
B《货品生产计划》经过的审核之后,经总经理批准,产品开发部开始实施过程。
C《货品生产计划》经过批准后,开始劳务服务的采购活动。
产品开发部进行采购活动时,需从合格供方处采购。
D产品开发部根据《货品生产计划》制订订货合同,订货合同需经财务部审核,总经理批准。
E在劳务服务采购过程中,如出现问题,需填写《劳务服务采购问题说明书》向总经理申报,提出解决办法及解决时间。
F经过劳务服务所得到的产品到齐后,产品开发部向采购部进行入库申请,由检验员进行检验。
G采购物资的验证不允许在供方处进行。
检验员在材料到货后,按照《加工材料检验标准》进行验证。
检验合格后,由检验员出具入库单,由产品开发部通知仓库进行储存管理,同时出具《到货通知》,通知市场部。
验证不合格,检验员提出不合格检验报告,产品开发部需向市场部,总经理申报,同时通知供方,双方协商解决问题。
H产品开发部要将交易记录记入《劳务服务供方供货记录》。
5.2.1职责
A企划部是辅助材料物资采购的归口管理部门,负责采购工作,对采购质量负责。
B市场部根据公司产品上市计划,提出采购需求并填写《一般材料采购单(辅助材料)》。
C副总经理、财务总监负责对《一般材料采购单(辅助材料)》进行审核。
D总经理负责批准《一般材料采购单(辅助材料)》。
5.2.2程序内容及要求
A商品部根据产品上市计划,制订《一般材料采购单(辅助材料)》中的“一般材料采购申请部分”,交企划部制订《一般材料采购单(辅助材料)》中的“一般材料购买申请部分。
由企划部交总经理,财务经理进行审核,由总经理进行批准。
批准后企划部开始实施采购过程。
B企划部进行采购活动时,需从合格供方范围中进行询价采购,所有物资的采购必须执行《辅助材料检验标准》。
C辅助材料到后,企划部向库房申报入库,由库房按照《辅助物资检验标准》进行验证。
验证合格后,库房在《一般材料采购单(辅助材料)》中的“一般材料检验报告”部分填写相关内容,并将此单转给企划部,由企划部出具《辅助材料到货通知》,通知相关部门领取使用。
验证不合格,企划部需通知供方,双方协商解决问题。
F企划部要将交易记录记入《辅助材料供方供货记录》。
5.2.3包装材料的采购控制
5.2.3.1职责
A人事行政部是包装材料采购的归口管理部门,负责采购工作,对采购质量负责。
B市场部、产品开发部、库房提出需求,并填写《一般材料采购单(包装材料)》。
C财务经理负责《一般材料采购单(包装材料)》的审核与批准
D库房负责包装材料的验证。
5.2.3.2程序内容及要求
A、市场部,产品开发部、库房根据需求,填写《一般材料采购单(包装材料)》中的“一般材料采购申请”部分,交人事行政部填写《一般材料采购单(包装材料)》中的“一般材料购买申请部分”,由人事行政部提交财务总监进行审核与批准,经过后,行政部开始实施过程。
B人事行政部进行采购活动时,需从合格供方范围内进行询价采购,所有物资的采购,必须执行《包装材料检验标准》。
C包装材料到齐后,人事行政部向库房申报入库,由库房按照《包装材料检验标准》进行验证。
验证合格后,库房填写《一般材料采购单(包装材料)》中的“一般材料检验报告”部分,将此单转给人事行政部,由人事行政部出具《包装材料到货通知》,通知需求部门领取使用。
验证不合格,人事行政部需通知供方,双方协商解决问题。
D人事行政部要将交易记录记入《包装材料供方供货记录》。
6.相关文件
6.1重要采购材料
6.1.1直接材料采购的相关文件、表格、标准
6.1.1.1文件
A采购前工作计划与问题说明会工作标准
B采购合同审核与签字工作标准C材料采购情况说明工作标准
D材料质量信息反馈工作标准
E让步处理工作标准
6.1.1.2表格
A材料采购合同
B材料采购申请表
C产品成本核算表
D商品成本核算表
E实际成本核算表
F原料到达一览表
G直接材料供方供货记录
6.1.1.3标准:
直接材料检验标准
6.1.2劳务服务的相关文件、表格、标准
7.1.2.1文件A货品生产计划制订、完善与审核工作标准
B劳务服务采购问题说明工作标准
6.1.2.2表格A劳务服务供方供货记录
B加工材料到货通知
6.1.2.3标准:
加工材料检验标准
6.2一般采购材料
6.2.1间接材料采购的相关文件、表格、标准
6.2.1.1文件:
让步处理工作标准
6.2.1.2表格A一般材料采购单(间接材料)
B间接材料供方供货记录
6.2.1.3标准:
设备及备件检验标准
6.2.2辅助材料采购的相关文件、表格、标准
6.2.2.1表格
A辅助材料到货通知
B辅助材料供方供货记录
C一般材料采购单(辅助材料)
6.2.2.2标准:
辅助物资检验标准
6.2.3包装材料采购的相关文件、表格、标准
6.2.3.1表格
A一般材料采购单(包装材料)
B包装材料到货通知
C材料供方供货记录
6.2.3.2标准:
包装材料检验标准
供方管理程序
1目的
对供方进行有效的控制,确保供应链的顺畅运作,保证采购活动的顺利进行及供方所提供的物资符合本司要求。
2适用范围
本程序适用于采购部对向本公司提供直接材料供应商的管理与控制。
3引用标准
3.1GB/T19001-《质量管理体系要求》7.4采购、7.5生产和服务提供。
3.2SFL/QM1-《质量手册》。
4术语或定义
4.1本程序采用的术语出自GB/T19000-《质量管理体系基础和术语》和《FZ/T73013-1998标准》术语。
4.2直接材料供方:
向本公司提供直接材料的供货商叫直接材料供方。
4.3供方:
向本司提供材料的供应商称为供方。
5职责
5.1总经理负责供方管理与控制的监督工作。
5.2采购部经理负责对供方进行管理及控制的所有活动,负责公司供应商网络的管理与建设。
5.3采购业务主管负责对供方进行管理及控制的日常工作,监督供应商的供货及服务,保证本司正常采购工作进行。
指导供应商发展,配合本司在材料品质及服务方面的要求。
5.4采购部负责组织对供方进行评价
5.5设计技术部、品控部、原料中心负责参与对供方的品质稳定性及品质控制能力进行评价。
5.6设计技术部负责参与对供方的技术能力进行评价。
5.7设计技术部负责对供方样品的品质确认。
6程序内容
6.1新供方的选择与考评
6.1.1采购业务主管对新供应商进行开发,对材料市场进行了解,了解公司当前所有供应商,经过各种渠道,包括对供应商进行实地调查,对供应商进行基本情况调查。
如采购业务主管认
为此
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