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身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。
2、心理素质:
要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左右。
每一天都应以平和的心态从事自己的工作。
一个有着心理障碍的人,一个对社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。
3、思想素质:
这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,在一个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神,此外,还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。
在现代社会里,人们的工作生活的节奏加快,社会的变化日新月异,外边的世界很精彩,几乎每天都有令你感慨的事情发生,且不说每天的国内外形势,就在我们身边,就会经常有一些新奇事、突发事,今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;
明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;
昨天,你的哥们当了大官,前天,你的一个熟人因腐败问题露馅,进去了。
这些都会令你感慨,但不要受各种情况的影响,不能看人家发财了,就想到,做人就得胆大;
而一看到出问题的,马上又一转念,做人还是谨慎为好!
做人要心胸宽阔,不要心胸狭窄,小肚鸡肠。
我们在现实社会里生存,每一天
(二)、业务素质
1、理论知识:
必须认识到理论学习的重要性,一方面要掌握扎实的基础知识,包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。
另一方面也注意收集新的信息,关注的法学领域的新的发展动态。
2、实践经验:
要注意总结工作中好的经验,尽量避免走弯路,要经常进行经验交流,要多向有经验的人学习。
3、办事能力:
秘书工作繁杂、琐碎,这就要求我们必须具备较高的办事能力,无论是办案,办会,还是处理日常事务,都要注意锻炼自己的办事能力,提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。
(详见“四”)
(三)、文化素质
1、社会科学学好专业知识应是起码的要求,而懂得一点文史哲,具备一定的文化素养,也很有必要,可陶冶人生情趣,亦可对工作有所裨益。
相传,在清朝某年间,皇帝派朝廷官员到南方招考官吏,但先后派了几人均未能完成此任。
何故?
只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低,写诗做对皆不行。
后皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。
那些江南才子们以出对联来试王的文化,上联曰:
江南千山千水千秀才,王尔烈即刻以此下联对之:
塞北一天一地一圣人。
语出惊人,顿受青睐。
江南秀才们进而问到,先生的学问究竟有多大?
王随口吟到:
天下文章属三江三江文章属吾乡吾乡文章属吾弟吾为吾弟改文章。
由此,一句对联,一首诗完成了招考工作。
2、自然科学:
仲裁、调解案件五花八门,常常要涉及自然科学的有关知识,如机械设备,建筑工程,医药化学等。
一方面,我们平时要注意积累;
另一方面,在办理这方面的案子过程中,也要从中学一学这方面的知识。
3、外语:
我们办理的案件中,涉外案件占有很大的比例,经常涉及外国当事人,对外交往中,无论是书面的,还是口头的,都要经常运用外语。
我们要使自己成为既懂业务又懂外语的,“两条腿走路”的人才。
(四)此外,学会一些有益的技能,如电脑、开车,琴棋书画等,也是很有好处的。
俗话说,“艺不压身”如果你具备了一定的素养,掌握了某种技能,总会有你显山露水那一天,同样,假如你在那一方面尚存缺陷,则一定会有你无地自容的那一刻。
但有一点要明确,我们必须始终围绕本职工作这个“重心”,在做好本职工作的前提下,才能再去充实自己的其它知识与技能,而绝不能冲淡“主题”,更不能“不务正业”。
四、秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术
工作原则:
在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。
工作方法:
为了达到工作目标而采取的手段和途径。
比如过河:
你可以选择游泳,划船,架桥等,关键是要选择切实可行的方法。
工作艺术:
通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法,顺利地完成工作任务,同时给人以美的感觉和享受。
作为现代社会的秘书人员或管理人员,我们应该学会:
坚持工作原则,运用工作方法,讲究工作艺术。
为此,我们要做到以下几点:
1、要协调好各种关系:
包括与本部门的领导之间,同事之间;
与仲裁员/调解员之间的关系;
与当事人的关系,与律师的关系;
与有关部门的关系等。
在协调与本部门领导的关系时,要作到尊重领导,维护领导的威信,适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。
比如,有的领导逻辑性较强,凡是爱有个前因后果,对这样的领导就要在谈工作时要讲事实,摆观点,有分析有推理;
而有的领导喜欢单刀直入、开门见山,对此就要言简意赅,直中问题的要害;
而有的领导幽默风趣,你也不妨与他(她)开开玩笑。
了解领导的工作风格和特点,目的是为了更好地做好工作。
当然,在尊重领导的前提下,要敢于提出自己的观点,要有维护真理的精神。
那种对领导一味迎合,无原则地服从,则是不足取的。
那样,会使别人怀疑你的人格、人品,领导也不一定会欣赏这种人。
对待当事人要热情周到,庄重大方,言行得体,不卑不亢,树立良好的部门形象。
不要摆出官僚衙门的作风,也不要沾染市侩奸猾的习气。
对仲裁员/调解员要尊重,当好他们的助手和参谋,但不要越俎代庖。
要各司其责,互相配合,共同把工作做好。
此外,要注意与有关部门建立和保持良好的工作关系,如外贸部门,商检机构,会计师事务所等。
这对于我们搞好工作也是大有好处的。
2、要掌握理事艺术
(1)工作要有计划
长远计划:
五年、三年、一年
短期计划:
一个月、一个星期、每一天
(2)养成良好的工作习惯:
今日事今日毕,能马上办的决不要等一会儿再办;
一件事情要一抓到底,不要半途而废。
目标明确,有始有终。
(3)始终把握工作的中心:
工作安排要主次分明,不能“眉毛胡子一把抓”。
重要的事先办,急事先办,及时处理;
对大事要高度重视,一抓到底,而相对来说不太重要的事则可以放后缓办。
3、要有较高的说、写能力,即语言表达能力和文字写作功夫,这也是做好秘书工作必须具备的。
我们在实际工作中,都体会到,秘书工作涉及到的关系方方面面,既有人,又有事,千头万绪,林林总总。
然俗语到:
“千条线,一根针”,我们就是这根“针”,运用得好,你会有条不紊,游刃有余;
运用不好,你会手忙脚乱,焦头烂额。
四、秘书人员的纪律要求
任何一种组织,都有自己的组织纪律,作为一个从事法律工作的机构,更应该如此。
现在,贸仲、海仲和调解中心都有自己的“秘书人员工作守则”,它对秘书人员提出了具体的要求,这就是我们的纪律,每一条都应自觉遵守。
各个“守则”虽然在内容上各有特点,但从要点上看,大体上可分为三个方面:
1、忠于职守,爱岗敬业
2、秉公办事,廉洁自律
3、保密制度,严格遵守
其具体内容是不言自明的,无须再作解释,只是对我们每一个做秘书的来说,要时刻提醒自己,严格遵守这些纪律。
在当今社会,在知识经济的今天,人的现代化素质,是一个人,一个单位,乃至一个国家生存与发展的决定性因素。
一个单位是否具有竞争力,取决于这个单位工作人员整体素质的提高。
在我们这种单位,秘书人员的工作十分重要,秘书人员既是业务人员,也是管理人员,秘书人员的素质及其工作效率,直接影响到整个单位的形象及其在市场经济环境中的竞争力。
因此,一方面,秘书人员要注意不断提高自身的素质和办事效率;
另一方面,领导人员要注意对智力资源的不断开发,对知识含量的不断充实以及对人才资源的合理配置。
如何做好文秘工作
文秘工作是各级行政机关的一项重要的、经常性的基础工作,是机关办公室的一个重要组成部分。
工作中,领导要做到决策科学化,离不开文秘人员的协助。
因为文秘人员一方面处理着大量的日常事务工作,使得领导能集中精力考虑决策问题。
另外,还能发挥他们了解全面情况,掌握多方面信息的优势,辅助领导决策,提供合理合适的建议。
党政机关文秘人员更是领导的参谋和助手,担负着联络上下、协调左右、参与政务、办理事务的重要角色。
文秘人员的素质如何直接影响着部门和单位的形象,影响着党和人民群众的联系。
所以说,文秘工作虽然头绪多,任务重,但是它的重要性决定着必须把工作搞好。
主动做好领导之间、部门之间的协调工作,帮助领导有计划、有步骤、有重点的抓好各项工作,做到忙而不乱。
并从过去偏重办文办事,转变到即办文办事,又出谋划策。
组织起草本单位工作计划、报告、总结、规划、决议和规章制度,对需上报、下发的文稿进行政策、文字上的把关。
对单位进行的会议、学习、座谈及调研情况等做详细的记录,并归类保存。
开展调查研究,聚焦工作中出现的新情况、新问题和热点、焦点问题,从政治、政策、从服务领导的角度出发,客观分析问题,并及时向领导反映,提出合理性建议。
对上级机关的来文和下属职员的报告,要及时转交给领导,根据领导的批示,具体落实承办,如期上报办理结果。
并且要学会领会领导的意思,做到想领导所想,急领导所急,办领导想办,使自己的工作具备超前性和预见性,真正成为领导的参谋助手。
文秘人员除了具备以上工作人员的基本条件外,还应自觉、全面地加强自身素质,努力把自己造就成为德才兼备,既合格又称职的工作人员。
要有良好的思想素质。
思想,思维活动的结果。
一切根据和符合于客观事实的思想是正确的思想,它对客观事物的发展起促进作用。
反之,则是对客观事物的发展起到阻碍作用。
因此文秘人员在工作中必须主动学习“三个代表”重要思想,科学发展观等理论知识,武装头脑;
博览群书,树立积极向上的人生态度,有合乎实际的价值目标;
要做到干一行,爱一行,敬业爱岗,认真工作,奉献自己的力量。
要有诚信的人品素质。
文秘人员是领导身边的工作人员,是同事的伙伴。
因此在工作中要服从领导的安排,尊重领导的意见,维护领导的权威,树立领导的形象;
与同事之间应团结一致,互帮互助,和睦友善,凝造良好的工作环境;
对待自身要严格要求,提倡“三老”原则,做老实人,说老实话,干老实事,树立良好的信誉,说话、办事讲信用,答应领导的工作或别人的事情要按时、按要求完成。
要有健康的心理素质。
首先要有自信,相信自己有能力、有把握完成领导派达的各项工作、任务。
不自卑、不自负、不过高估计自己,有能力就干,没能力就学。
其次是冷静,在工作中,不要被工作多、任务重迷糊了眼睛,冲乱了思想,要学会稳定情绪、冷静思考、合理安排、逐项办理,出色完成任务。
三是平衡,文秘人员不仅工作多、加班多,而且受批评多、落埋怨多。
要学会调整自己的心理平衡,对上忍,对下容,经得起敲打,听得起批评,受得起委屈,耐得住刺激。
要有丰富的文化素质。
博学多才,是对每个人素质的共同要求,也是共同渴求,但对于文秘人员来讲,要把丰富的知识储备作为基础。
基础知识是文秘人员必须具备的最起码的知识面,基础知识越扎实、丰富,其工作潜能发挥就越大。
对于专业知识的学习,不但要学会写作的基本理论知识,还要掌握高水平的写作技巧。
另外也要了解熟悉本单位的行业专业知识,强化政策研究知识的学习。
要有扎实的业务素质。
书面表达能力,就是要把思想按照规范的格式和要求转化为文字的一种形式,是文秘人员最为经常性的工作,要完成好这项工作,就必须具备熟练的书面表达技巧,使文件内容行文流畅、语体得当、内容明晓、格式规范。
口语表达能力,是文秘人员开展工作的基础。
作为领导的助手,上传下达、组织协调、沟通交流等日常工作都离不开语言表达,因此要做到口齿清楚、语调平稳、条理分明、中心明确。
独立办事能力,主要体现于较强的理解与沟通能力。
即能快速理解领导决策意图、能善于分类思索、能及时抓住事物的关键和实质,提出有效的解决方案并圆满完成。
社会在进步,时代在发展,人们的观念也在变化
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