商务接待一览表.docx
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商务接待一览表.docx
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商务接待程序内容一览表
程序
序号
步骤
内容
区分
责任部门
备注
接场
1
接场方式
通常可以分为出发地接、路途地接和目的地接,一般情况下出发地接场为江浙沪的客人。
重要客人、特别重要客人
公司负责人、总经办或行政部
根据客人来访信息,并沟通协商确定
2
接场地点
通常分为宾馆、机场、火车站、客车站和码头,视客人具体位置而定。
按客人层次确定
行政部
据来访客人信息,与客人进行确定
3
接场工具
各类汽车(公司车辆及外部租用车辆),主要是汽车层次的不同,对应客人重要程度。
按客人层次确定
行政部
在已储备接待车信息中,选择相对应的车辆
4
接场人员
公司相关人员,重要客人或特别重要客人必要时邀请外部关联人员参与。
根据客人层次及重要性
总经办、行政部或对口部门
一般情况下,对口业务部门相关人员参与
5
接场道具
标识牌、鲜花等(用于特别重要贵宾),主要用于机场接场
重要客人、特别重要客人
总经办、行政部
对口业务部门协作,了解客人信息情况确定
6
接场说辞
欢迎词等,公司准备(用于特别重要贵宾),一般由公司负责人亲临接场。
公司特别重要客人
公司负责人、总经办
公司负责人现场向客人表达欢迎和敬意
会晤
1
会晤地点
公司或外部地点,如宾馆、会议室、会所等,一般情况在公司进行,特别重要贵宾在外部场所。
按客人层次确定
总经办、行政部
根据会晤的性质和范围进行确定会晤场所
2
会晤布置
对会晤场所进行布置,如会议室内部布置等,要求做到简洁、大方。
根据场所具体情况而定
总经办、行政部
按照会晤的性质和重要程度进行布置
3
会晤道具
笔、记录本、投影、音响、摄像、录音等道具,特别是商务洽谈会晤,应准备齐全。
根据会晤的内容和要求
总经办、行政部
一般性会晤,可以省略此方面的道具
4
会晤材料
文字资料、电子资料、影像资料等,根据会晤的实质需要,进行提供。
客人的需要或公司宣传
行政部、技术部
业务洽谈会晤时,营销部应参与会晤
5
会晤招待
饮料、水果及餐巾纸等,指在会晤过程中,所提供的招待礼仪。
按会晤的实质情况而定
行政部
需要关注客人的需求和季节情况进行确定。
6
会晤保障
会晤过程的各项服务及其它方面的保障,指在会晤过程中,及时清理桌面和添加茶水等
根据会晤情况而定
行政部
注意把握时间节点进行,应根据会晤要求进行
7
会晤人员
公司相关人员参加,必要时外部人员,一般情况下,对口业务部门负责人参加
按会晤的性质进行确定
主导会晤的负责人
重要及特别重要会晤,由公司负责人进行确定。
住宿
1
住宿信息
查找已储备的宾馆信息,选择对应的二至三家以上宾馆信息。
按客人层次确定
总经办、行政部
应关注特别重要客人指定的入住宾馆信息的收集
2
住宿宾馆
根据客人的情况,在已选择的宾馆信息中进行预订,必要时对于特别重要贵宾应征求客人意见。
按客人层次确定
总经办、行政部
特别重要贵宾指定宾馆应提前预订,满足需要。
3
住宿房间
按照客人的情况和习惯,选择宾馆房间,主要是针对重要和特别重要贵宾而考虑。
重要和特别重要贵宾
总经办、行政部
应提前征求特别重要贵宾的意见进行综合考虑
4
住宿陪同
根据客人及工作情况,安排陪同住宿人员,主要是重要和特别重要贵宾而定。
重要和特别重要贵宾
公司负责人
一般情况由公司负责人陪同或指定陪同人。
5
住宿饮食
指早餐等非常正式餐饮,一般在住宿宾馆进行安排,对于特别重要贵宾,应予以陪同。
按客人层次确定
总经办、行政部
视具体情况而定,通常由客人自行解决
6
住宿结账
客人住宿宾馆的费用进行结算,一般情况下,可集中结算。
按约定进行结账
行政部或总经办
对于定点宾馆,通常采取集中结账方式。
餐饮
1
餐饮预订
在储备的酒店信息中,选择符合客人口味菜的酒店,对于特别重要客人,至少提供二家待选。
按客人层次确定
总经办、行政部
对于特别重要的贵宾,应按其指定的酒店餐饮。
2
餐饮规格
根据客人的情况,确定宴请规格(按价格测算),包括餐饮包厢的环境位置等进行综合考虑。
按客人层次确定
总经办、行政部
根据客人层次和人数进行确定规格大小范围
3
餐饮酒水
根据客人的喜好,确定宴请酒水品种和数量,正式宴请应备酒水,工作餐一般不备酒水。
按客人层次确定
总经办、行政部
根据客人喜好和实际情况进行确定
4
餐饮陪同
根据宴请的规格和需要,确定陪同就餐人员,一般情况下,由对接业务部门陪同。
按客人的层次和需求
总经办、行政部及对接部门
重要客人,或公司负责人指定陪同人员参与
5
餐饮服务
礼仪服务方面准备,包括斟酒等,通常由酒店服务员操作,对于重要客人应由公司安排
按客人层次确定
行政部
一般情况下,由酒店服务员承担,特殊情况,公司应明确
6
餐饮说词
根据客人的习惯、性格等,主陪人员准备相应说辞,对于特别重要贵宾而定
重要和特别重要贵宾
公司负责人、总经办
总经办应根据场景,负责草拟框架内容
7
餐饮结账
就餐完毕后,与酒店进行结算,可一次或集中结账,对于定点酒店,采取签字记账。
按约定进行结账
行政部或总经办
一般在定点酒店餐饮,采取集中结算方式
娱乐
1
娱乐地点
在储备的娱乐地点信息中,根据客人的喜好,选择相适应的娱乐地点。
按客人层次进行确定
总经办、行政部
应了解贵宾客人是否有指定的娱乐地点,须满足。
2
娱乐方式
根据客人的喜好,在储备的娱乐方式信息中选择适合客人的娱乐方式。
客人喜好应予以考虑
行政部、总经办、业务部门
需要考虑客人娱乐喜好和方式,可集中或分散。
3
娱乐陪同
由公司确定娱乐陪同人员(内部和外租人员),对于选定的娱乐节目需要专业陪同,应考虑。
客人需求和娱乐方式
行政部或总经办
外租专业娱乐陪同人员,应严格把关质量
4
娱乐保障
主要娱乐过程送和接的车辆保障等,对于重要贵宾客人,应予以全程娱乐保障。
按客人层次进行确定
行政部或总经办
必要时,应考虑安排人员进行全程保障
5
娱乐结算
娱乐结束后,一次性进行结算,对于娱乐场所,应采取一次性结账。
按公司规定结账方式
陪同人员或驾驶员、行政部
特别注意娱乐小费的结算,基本采取现金结账
旅游
1
游玩景点
在储备的江浙沪旅游景点中向客人推荐,根据客人的时间安排和喜好进行。
客人的具体情况
行政部
应了解重要客人是否有指定的旅游景点,须满足
2
游玩路线
根据旅游景点,并向客人推荐旅游路线的选择,须按照景点旅游情况进行。
重要和特别重要贵宾
行政部
应考虑景点旅游时间周期与客人时间周期一致
3
游玩陪同
必要时,公司安排人员进行陪同,对于重要贵宾,公司应安排游玩陪同人员。
重要和特别重要贵宾
总经办、行政部
特别重要贵宾由公司负责人陪同,或指定专人陪同
4
游玩保障
对于重要贵宾客人,应予以全程游玩保障服务,车辆、住宿、餐饮、照像、特产等方面须到位
重要和特别重要贵宾
陪同人员
对于贵宾客人游玩服务保障,应计划安排到位
5
游玩结算
旅游结束后,对于贵宾客人,行政部进行旅游消费结算,一次一结算方式进行
重要和特别重要贵宾
行政部、陪同人员
陪同人员应归类收集费用票据,交与行政部汇总。
送行
1
送行方式
根据客人离开上海的方式,确定采用飞机、火车和汽车等方式送行。
按客人的要求进行安排
行政部
对于贵宾客人应考虑予以商务舱(座)待遇安排
2
送行地点
根据客人的实际情况,确定客人从上海离开、还是在旅游地结束后直接离开。
重要和特别重要贵宾
总经办、行政部
对于重要贵宾,公司负责人应到场相送。
3
送行礼物
为客人准备的礼品或礼金作为送行礼物,公司提前准备客人礼物或礼金
重要和特别重要贵宾
总经办、行政部
对于特别重要贵宾的礼金相送应个别进行
4
送行票务
为客人订购返回或离开上海的飞机票或火车票等,按客人的要求和层次,应提前预订
重要和特别重要贵宾
行政部、总经办
应提前了解客人是否需要预订票务类别
5
送行结算
送行结束后,行政部负责对整个商务活动所产生的成本费用进行统计。
按公司规定进行结算
行政部、总经办、对接的业务部门
应收齐整个活动中产生费用的票据和收条说明等,作为报销的依据。
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