会议策划与组织-4PPT推荐.ppt
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得抱怨。
第第二二天天下下午午,送送走走了了代代表表之之后后,周周秘秘书匆匆匆匆返返回回北北京京总部部,开开始始整整理理会会议文文件件。
却却发现清清退退回回来来的的会会议文文件件数数目目不不对,少少了了两两份份文文件件,是是哪哪位位经历没没将将文文件件交交回回呢呢?
他他回回忆不不起起来来了了。
没没办法法,他他只只好好给参参会会人人员一一一一打打电话问询。
之之后后,他又整理他又整理会会议记录,写写出出会会议纪要,要,经领导审阅后,后,发到全到全国国各地的各分公司。
各地的各分公司。
这次次会会是是否否成成功功?
哪哪些些方方面面还有有漏漏洞洞?
周周秘秘书打打算算松松口口气气,在在进行行会会议总结,写写出出会会议评估材料。
估材料。
3会议策划与组织周秘书到了哪些?
哪些工作没做好?
整理会议记录的前提是什么?
怎样才能写好会议纪要?
会议纪要什么时候适合发给代表们?
会议评估包括哪些内容?
怎样才能做好会议评估工作?
会议善后工作包括哪些内容?
4思考:
思考:
会议策划与组织一、引导与会者安全退场二、离会服务工作三、会场清理与会费结算5任务一任务一参会人员的送别参会人员的送别会议策划与组织一、引导与会者安全退场一、引导与会者安全退场
(一)引导与会者退场引导有序退场特殊人员的安排退场6会议策划与组织
(二)引导车辆驶离会前做好车辆泊位安排提前划分好停车区领导专车先行7会议策划与组织8二、离会服务工作二、离会服务工作离离会会服服务的工作的工作内内容容11、及时和与会人员清理结算账目。
、及时和与会人员清理结算账目。
22、提醒与会代表归还借用的文件、物品;
不遗忘自己的、提醒与会代表归还借用的文件、物品;
不遗忘自己的物品。
物品。
33、为与会代表预订并提前发放飞机票、车船票为与会代表预订并提前发放飞机票、车船票。
44、了解自带车辆人员的返程日程、路线及车辆耗油情况。
、了解自带车辆人员的返程日程、路线及车辆耗油情况。
55、安排送行车辆安排送行车辆,将外地与会者送至机场、车站或港口。
,将外地与会者送至机场、车站或港口。
66、请示领导后,为与会人员解决相关问题。
、请示领导后,为与会人员解决相关问题。
77、安排好暂留与会代表的住宿及膳食等工作。
安排好暂留与会代表的住宿及膳食等工作。
会议策划与组织9三、会场清理与会费结算三、会场清理与会费结算会会场清清算的算的内内容和程序容和程序11、将租用或借用将租用或借用的设备、器材还给租用或借用单位;
不的设备、器材还给租用或借用单位;
不能及时还的,应将其归库,并派专人保管。
能及时还的,应将其归库,并派专人保管。
22、撤去会场的临时性布置,包括会标、彩旗、绿植。
、撤去会场的临时性布置,包括会标、彩旗、绿植。
33、清点会议用品、用具,能再次使用的要归库管理。
、清点会议用品、用具,能再次使用的要归库管理。
44、将会场中搬动过的桌椅恢复原样,并将地面、门窗清、将会场中搬动过的桌椅恢复原样,并将地面、门窗清扫或擦洗没有。
扫或擦洗没有。
55、撤走会场外的会议标志,如通知牌、方向标。
、撤走会场外的会议标志,如通知牌、方向标。
66、清理回收会议文件。
、清理回收会议文件。
77、通知配电人员切断会场不再使用的电源;
通知服务人、通知配电人员切断会场不再使用的电源;
通知服务人员关闭会场。
员关闭会场。
会议策划与组织
(二)会费结算一是会务人员和宾馆酒店结算会议开支费用;
一是会务人员和宾馆酒店结算会议开支费用;
二是会务组和单位财务部门的结算。
会议策划与组织会议策划与组织任务二任务二会议文件的收集、整理与归档会议文件的收集、整理与归档【案例导入案例导入】某物某物业公司准公司准备在年底在年底举行一行一场新年新年联欢会会,公司,公司综合合部已部已经拟订了了联欢会会的相的相关关方案,方案,并并列出了列出了经费预算表。
在公司的例算表。
在公司的例会会上,上,经理理让参会参会的各部的各部门以及各社以及各社区区物物业管理中心的管理中心的负责人人讨论一下一下联欢会会的方案和的方案和费用用预算。
由于算。
由于参参加加会会议的人的人员比比较多,所以秘多,所以秘书刘刘军就就将将文件文件复复印了多印了多份份供大家供大家阅读。
会会上,大家就方案提出了上,大家就方案提出了许多修改建多修改建议,并并且相且相应地地将将费用用预算也算也进行了修改。
散行了修改。
散会会后,后,这些文件些文件没没有及有及时收回,而是被收回,而是被开会开会的人的人员带回了回了各自的部各自的部门。
公司的。
公司的许多多员工看到工看到这份份方案草稿后,方案草稿后,还以以为联欢会会就要就要按照文件中按照文件中写写明的方式明的方式举行,引起了不小的行,引起了不小的误会会。
原原来来在方案草稿中,在方案草稿中,没没有考有考虑到到联欢会当会当天天值班的班的员工,他工,他们因因为工工作作关关系不能到系不能到场,既既享受不到美食,也无法享受不到美食,也无法参与参与抽抽奖活活动。
有。
有员工工将将这一一问题直接反映直接反映给了公司了公司领导。
面。
面对大家的不大家的不满,公司,公司领导不得不反不得不反复复向大家解向大家解释说明最新的方案。
明最新的方案。
11会议策划与组织会议策划与组织1.在这个案例中,联欢会方案草稿是否为涉密文件?
为什么?
如果不是涉密文件,为什么还需要在会后收回?
2.如果在会后要收回讨论过的方案草稿,应注意哪些方面?
12思考:
会议策划与组织一、会议文件的清退会议会见的清退指会议接受后,对一些内部文件会议会见的清退指会议接受后,对一些内部文件、机密文件、重要文件按照、机密文件、重要文件按照“文件清退单文件清退单”或或“文件清退目录文件清退目录”及时清退回收的工作。
及时清退回收的工作。
一般来说,机密文件要在会议结束前收回,不允一般来说,机密文件要在会议结束前收回,不允许与会者带出会场;
其他重要文件要在规定的时许与会者带出会场;
其他重要文件要在规定的时间内清退。
间内清退。
13任务二任务二会议文件的收集、整理与归档会议文件的收集、整理与归档会议策划与组织二、会议文件的收集
(一)会议文件的收集要求(11)确定好会议文件的收集范围。
)确定好会议文件的收集范围。
(22)保密文件要按照会议文件资料清退目录和发文登记)保密文件要按照会议文件资料清退目录和发文登记薄逐人、逐件、逐项检查核对,以杜绝保密文件清退的薄逐人、逐件、逐项检查核对,以杜绝保密文件清退的死角。
死角。
(33)收集工作要及时,确保文件资料在与会人员离开之)收集工作要及时,确保文件资料在与会人员离开之前全部收齐。
前全部收齐。
(44)收集过程注意保密。
)收集过程注意保密。
(55)文件手机要履行严格的登记手续,认真检查文件资)文件手机要履行严格的登记手续,认真检查文件资料的缺件、缺页等缺损情况,以便及时采取措施进行弥料的缺件、缺页等缺损情况,以便及时采取措施进行弥补。
补。
14会议策划与组织
(二)会议文件的收集范围(11)会前准备并分发的文件,包括指导性文件、审议表)会前准备并分发的文件,包括指导性文件、审议表决文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理决文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。
性文件。
(22)会议期间产生的文件,包括决议、决定、议案、提)会议期间产生的文件,包括决议、决定、议案、提案、会议记录、会议简报、参考说明文件、会务管理文案、会议记录、会议简报、参考说明文件、会务管理文件。
件。
(33)会后产生的文件,包括会议纪要、传达纲领、会议)会后产生的文件,包括会议纪要、传达纲领、会议新闻报道、论文集。
新闻报道、论文集。
15会议策划与组织(三)会议文件的收集渠道(11)向全体与会人员收集文件。
)向全体与会人员收集文件。
(22)向会议领导人、召集人和发言人收集文件。
)向会议领导人、召集人和发言人收集文件。
(33)向会议有关工作人员收集文件,如会议记录人、文)向会议有关工作人员收集文件,如会议记录人、文书的起草人。
书的起草人。
16会议策划与组织三、会议文件的整理
(一)整理会议记录11、文字记录整理、文字记录整理(11)会议记录人亲自整理)会议记录人亲自整理(22)会议整理人要熟悉有关方针政策,具有相应的思想理)会议整理人要熟悉有关方针政策,具有相应的思想理论水平和较强的理解能力。
论水平和较强的理解能力。
(33)补正过之或不足之处。
)补正过之或不足之处。
(44)修正用词和语法错误。
)修正用词和语法错误。
17会议策划与组织三、会议文件的整理
(一)整理会议记录22、会议录音整理、会议录音整理(11)删除)删除(22)补充)补充(33)更正)更正(44)送审送审(55)整理录音的技术问题)整理录音的技术问题18会议策划与组织
(二)印发会议纪要11、会议纪要的概念和类型、会议纪要的概念和类型会议纪要,是记载、传达会议情况和议定事项的总结性会议纪要,是记载、传达会议情况和议定事项的总结性公文。
它是根据会议中产生的会议记录等会议原始材料公文。
它是根据会议中产生的会议记录等会议原始材料提炼综合而成的。
提炼综合而成的。
19会议纪要和会议记录的区别:
性质不同。
会议记录是会议情况的原始记载,它忠实地记录会议的议题、发言与进程,属事务文书;
而会议纪要是对会议的综合与概况,它不止具有记载功能,更重要的是反映会议的基本风貌和精神,向有关机关传达会议情况和议定事项,是法定行政公文。
功能不同。
会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;
会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。
会议策划与组织根据国务院国家行政机关公文处理办法对会议纪要适用规定,分为两种类型:
(1)情况会议纪要。
(2)议定事项会议纪要20会议策划与组织21会议纪要由标题、日期、正文三部分组成。
(1)标题由会议名称和文种组成。
如全国高校大学语文教学研讨会纪要。
(2)成文日期成文日期通常写在标题之下,位置居中,并用括号括起。
也可在文末右下角标明日期。
(3)正文正文可写三部分,也可只写前两部分。
在开头部分应扼要地叙述会议概况。
如会议的名称、目的、时间、地点、人员、议程及主要收获等。
主体部分主要写会议研究的问题、讨论中的意见、作出的决定、提出的任务要求等。
结尾的内容通常是提出希望、号召,要求有关单位认真贯彻会议精神。
也可以在写完主体部
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- 会议 策划 组织