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办公室工作制度
江南大学学生会办公室工作制度
第一章总则
第一条本制度依据《江南大学学生会章程》并结合办公室工作实际情况制定。
第二条江南大学学生会办公室(以下简称办公室)是江南大学学生会(以下简称学生会)七大直属中心之一,主要负责学生会内部的协调及各级学生组织间的沟通工作,是连接主席团、沟通其他中心的纽带。
第三条办公室下设档案部、财务部、文化建设部三个部门。
第四条办公室基本工作职责:
(一)贯彻学生会“全心全意为同学服务”的宗旨,着力树立学生会良好的工作作风和整体形象,完善学生会各项制度的制定,推动学生会系统化、正规化建设。
(二)促进主席团工作部署的传达,加强各中心之间的联系,按照主席团的统一要求开展各项工作。
(三)档案部:
负责汇总各中心工作材料、学生会各级例会的会议记录,并做好整理、归档和保管工作。
(四)财务部:
负责办公室值班制度的落实及办公室的使用,管理财务、经费并定期登记学生会固定资产。
(五)文化建设部:
负责起草工作计划、工作报告、各项决议及相关公务文书。
负责人事、考评管理工作,包括干事的招聘、内部成员的考勤和成绩的考核、换届人员备案等。
第二章财务、物品管理制度
第五条各中心如需采购,须向办公室提交书面申请,写明需购物品的种类等,由办公室人员统一采购。
采购完毕,将物品与采购凭证发票相核对,核实无误后填写购入物品登记单,办公室保存采购凭证与购入物品登记单,以备查账,办公室定期对各种单据进行盘点,确保无误。
办公室收取发票后,应及时登记,报销后及时将报销款返还个人并要求领款人签字。
第六条有关活动结束后的剩余物品由办公室统一保管,并进行登记,以备后用。
第七条对于常备、低值、易耗用品的支出应在出入物日志上登记。
鉴于宣传工作的特殊性,其所需物品可根据需要随用随领,领取人必须签字。
并及时记录在物品借用单上。
第八条关于经上级主管部门批准的财物事宜,若经办公室统一报账,须持上级有关部门领导审批凭据(批条)方可执行。
第九条特殊情况下,经主席或办公室负责人口头批准而没有书面证明的财物事务,事后应及时增补有关手续(限两日内)。
第十条对不遵守本规定的中心或个人,出现问题,后果由当事人自负。
第十一条关于采购(供应)凭证及购入物品单的使用说明:
(一)两单联页,若供应方式为办公室现有物品支出,则购入物品登记单无效。
(二)若为采购方式,则采购(供应)凭证中所需物品、单位、数量应与登记单对应栏一致,登记单中单价、总金额应与发票一致,登记单中采购人应为采购凭证上指定的采购人员,核对人为物品管理人或申请购物人或学生会其他中介人。
第十二条学生会印章应由办公室财务部保管,不得私自使用、存放,一经发现违规用章情形立即给与警告,情形严重的给予处分。
第十三条办公室财务部负责财务、物品管理制度的实施与管理。
本制度备注一为江南大学学生会物品借用登记单。
第三章办公室使用制度
第十四条本制度所指办公室为学生会办公室和联合会议室,在正常工作日办公室需有人值班,负责联系、接待、办公等事务。
第十五条办公室内的书刊报纸为学生会财产,任何团体或个人都不得挪为他用或带出室外,室内的书刊报纸由办公室专人负责更新、保存。
第十六条办公室内不得吸烟、酗酒,不得赌博(包括变相赌博),不得进行其他一切有损学生会形象、秩序和安全的行为。
非有关人员未经值班人员允许,不得随意进入室内。
第十七条学生会办公室用于学生会日常工作,任何个人都不得将其挪为私用,各中心或其他组织团体如有需要使用办公室需由其负责人提出书面申请,并征得办公室主要负责人的同意方可使用。
办公室内的物品不得随意移动,使用完毕,各种物品应放回原处,并保持整洁。
第十八条学生会各中心或其他组织社团使用办公室时,其有关人员应佩戴该中心或组织社团工作证。
第十九条学生会办公室的正常熄灯时间为晚上十二点,无特殊理由,室内开灯时间晚上不能超过十二点。
第二十条办公室负责人根据办公室使用情况,可按中心、使用人或使用时间,进一步明确责任人并报办公室登记。
办公室定时盘查各办公室的设施,办公用具出现问题及时寻找责任人,并给予维修或增补。
第二十一条学生委员会委员和办公室负责人统一配带办公室钥匙,其他人员未经办公室责任人批准,不得私自配钥匙。
第二十二条学生会换届后,上届学生干部若不再留任,应及时将自己使用的一切办公室用品或设施,包括门上钥匙,柜子抽屉等交与下届办公室负责人,或交学生会办公室。
供下届学生会统一调配使用。
下届办公室责任人应在接任一周内接管、盘点、清查对应办公室内的设施、办公用具等,并由办公室或主席见证,与上届责任人办理交接手续。
第二十三条办公室财务部负责办公室使用制度的实施与管理。
若有在本制度之外的不正常时间发生的上述行为由主席团负责解释。
第三章值班制度
第二十四条正常工作日(周一至周四17:
20---18:
00,周日17:
20---18:
00为正常工作时间),办公室在此期间需值班。
办公室每天安排两名同学在规定时间内值班。
主要负责物品借还登记、维护及接待来访。
第二十五条值班时要保证时间准时,不迟到,不早退。
如有急事无法按时值班应书写假条,并向主要负责人说明情况。
第二十六条值班人员要以积极、热情的态度解答、解决或受理同学和各中心提出的问题、看法和意见,要协调好与其他中心值班人员的工作,并对其给予监督。
第二十七条值班期间要保证办公室内良好的工作秩序,不得吵闹、喧哗,不得把与工作无关的人员带到办公室逗留。
第二十八条值班人员应在值班结束前认真做好值班日记。
第二十九条值班期间要保证办公室内的卫生和物品摆放整齐,离开办公室前做好简单的清扫,人走灯熄,并关好门窗。
第三十条办公室财务部负责值班制度的实施与管理。
第四章例会制度
第三十一条办公室例会于每周一21:
15在联合会议室召开。
每次例会必须到场的人员为办公室所有成员。
如遇节假日或其他特殊情况则由负责人另行通知会议时间。
第三十二条例会的主要议程是汇报上周的工作情况,并设定下周的工作计划和工作重点。
通告主任例会重要事宜。
各中心会议记录人员需在会议上做工作汇报。
第三十三条例会时,由会议记录人员负责做好会议记录。
第三十四条如有紧急情况需要开例会,由负责人通知开会的时间地点。
第三十五条所有人员需准时到会,不得无故缺席、迟到、早退,如遇事,需事先向办公室请假并说明原因。
出勤情况将反映在学期考评中。
第三十六条会议可长可短,讲究务实,不走形式。
会议要有明确的议题,会议主持人应在会前进行必要的准备,安排好会议程序。
发言者要围绕会议议题发言或讨论,发言要表达明确、思路清晰。
例会时应充分发扬民主,发言时应充分尊重他人,严禁进行人身攻击等不当行为。
第三十七条会议主持人应在会后认真核实会议记录,确认无误后签字。
第三十八条办公室档案部负责例会制度的实施与管理。
第五章会议记录制度
第三十九条会议记录内容应包括:
会议类型、会议时间、会议地点、会议主持人、会议考勤、会议内容和散会等内容。
第四十条会议记录人员要准确记录以下事项:
(一)会议类型:
学生会会议类型由学生会全会、主席团会议、主任例会、中心例会四类组成。
(二)会议时间与会议地点:
会议记录要准确记录会议地点及起始的时间。
(三)会议主持人:
学生会全会主持人应为学生会主席或秘书长;主席团例会主持人应为主席或副主席;主任例会主持人应为学生会主席团成员;中心例会主持人应为各中心负责人。
(四)会议考勤:
考勤内容应包括缺席、迟到、请假、早退四项,并记录出现上述情况的人员名单。
(五)会议内容:
会议内容应分层次记录会议主持人及其他发言人的语句,逐点逐条记录。
会议记录应突出的重点包括:
1、会议中心议题及围绕中心议题展开的有关活动;
2、会议讨论、争论的焦点及各方的主要见解;
3、会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论;
4、会议已议决的或议而未决的事项;
5、会议其他事项。
(六)散会:
散会时会议记录员签字,并注明散会时间,会议主持人核对会议内容确认无误后签字。
第四十一条会议记录员在会议记录时要遵守以下职责:
(一)准时到达会议指定地点,如有特殊原因应提前向办公室档案部负责人说明情况,以便及时做好调整。
(二)忠实记录会议上的发言和有关动态,会议发言的内容是记录的重点。
多数情况下只要记录发言要点,即记录发言者的基本观点与主要事实、结论。
(三)在做好本职工作的同时,应积极配合相关中心的工作,认真听取会议的各项议程,加强办公室与该中心的思想交流。
(四)会议结束后应等待与会人员离开,做好会议室物资摆放和清理工作。
第四十二条会议记录存档要求:
(一)存档序号:
存档序号为8位数字,前两位序号中学生会全会序号为01、主席团会议序号为02、主任例会序号为03、中心例会序号为04;中间两位序号中学生会全会、主席团会议、主任例会序号均为00,办公室序号为01、对外联络中心序号为02、生活文化中心序号为03、校园管理中心序号为04、宣传策划中心序号为05、文体活动中心序号为06、学习促进中心序号为07;后四位为会议年月。
(如:
2010年9月1日办公室例会会议记录序号为0401-1009)
(二)存档时间:
办公室档案部应于每月底统一将本月会议记录存档并记录存档时间,档案一式两份。
第四十三条办公室档案部负责会议记录制度的实施与管理。
本制度备注二为江南大学学生会例会会议记录表。
第七章章程管理制度
第四十四条办公室应在学生会新成员入会试用期组织新成员学习学生会章程。
第四十五条学生会章程的修改应由学生会全会提出,由主席团成立章程修改领导小组,由办公室相关负责人成立章程修改工作小组。
第四十六条学生会章程修改要严格按照实际要求进行,充分收集资料,建立在掌握大量事实基础之上。
第四十七条办公室工作制度的修改应根据实际要求修改。
由办公室组成工作制度修改小组。
第四十八条办公室文化建设部负责章程修改制度的实施与管理。
第八章人事、考评制度
第四十九条办公室成员的选拔任用采取动态制度,基本定于每学年改选一次。
办公室会议无故缺席者,将给予批评,三次无故缺席者将视为自动退出。
拟定办公室主任一名,副主任三名,主任助理三名,干事若干名。
第五十条主任统一指挥办公室工作。
主任在各项工作开展之前需制定详细的前期工作计划。
在工作开展之中需督促各项工作的进程,在工作完毕之后需对其进行总结并写出详细的书面报告。
第五十一条副主任应协助主任完成相关任务,三名副主任分别负责档案部、财务部和文化建设部得有关工作。
副主任负责具体的工作分配,督促各项工作的顺利完成。
副主任负责干事的管理工作,在各种完毕之后需对其进行书面报告。
第五十二条三名主任助理分别对应三名副主任,协助副主任完成相关任务。
第五十三条干事需不定期的向主任提交口头或书面报告,干事应在工作中积极参与,做到按时完成分配的工作。
第五十四条学生会每学年进行改选时,办公室文化建设部应及时组织新干事填写学生会档案资料,并交由档案部归档保管。
第五十五条办公室每学期要进行中层干部、干事考评,由主席团组成领导小组,办公室文化建设部组织考评,考评结束交由办公室档案部归档保管。
考评对象为学生会各中心主任、副主任及主任助理。
第五十六条中层干部考评内容如下:
(一)政治理论素质(10分)。
理论学习态度认真,工作中坚持正确方向。
能运用马列主义思想指导工作。
(二)工作精神和态度(15分)。
具有较高的思想情操,有全心全意为同学服务和任劳任怨的奉献精神。
(三)专业学习成绩(15分)。
学习成绩平均在80分以上(10—15分);学习成绩平均60—80分(0—10分);学习成绩不及格者考评成绩不及格。
(四)完成本职工作情况(12分)。
出色完成本职工作(8—12分);基本完成本职工作(6—8分);工作中有失误(视失误轻重),不能胜任本职工作(0—6分)。
(五)全局观念(6分)。
长期主动协助主席团及其他部门开展各项工作(4—6分);工作配合意识一般,能基本完成分配的各项工作(0—4分)。
(六)文字能力(10分)。
文字能力突出(8—10分);文字能力一般(6—7分);文字能力不足(0—5分)。
(七)会议及活动参加情况(10分)。
因故缺席一次(扣2分);无故缺席一次(扣4分);无故缺席三次考评成绩不及格。
(八)工作的思维模式(6分)。
工作完成出色,并为学生会工作提供行之有效的合理化建议,有超前意识和创造性思维模式(4—6分);完成较好,能在本职工作中发挥创造性(0—4分)。
(九)日常生活表现(8分)。
在学生会和普通同学中有较高威信,形成一定影响(6—8分);能遵守校规、校纪,主动维护校园文明秩序(0—5分);违反学校规章制度,受到通报批评以上处分,考评成绩不及格。
(十)开展批评与自我批评(8分)通过民主测验结果进行打分。
(十一)加扣分部分。
政治理论学习、活动中有无故缺席现象,一次扣3分。
第五十七条各中心干事考评由各中心视具体情况而定。
并于每学期结束前两周内将考评情况上交主席团审理并递送办公室存档。
每学期各中心向主席团递交一份优秀干事名单(每中心名额五人),被提名同学做一份个人工作报告,上交主席团审理。
经主席团会议决定出十五位同学为本学期学生会优秀干事,并在学期末的总结大会上予以表彰。
考评所用表格应为办公室统一表格。
第五十八条办公室干事考评内容:
(一)政治理论素质(10分)。
理论学习态度认真,工作中坚持正确方向。
能运用马列主义思想指导工作。
(二)工作精神和态度(15分)。
具有较高的思想情操,有全心全意为同学服务和任劳任怨的奉献精神。
(三)专业学习成绩(15分)。
学习成绩平均在80分以上(10—15分);学习成绩平均60—80分(0—10分);学习成绩有不及格现象者考评成绩不及
(四)完成本职工作情况(30分)。
出色完成本职工作(20—30分);基本完成本职工作(10—20分);工作中有失误(视失误轻重),不能胜任本职工作(0—10分)。
(5)会议及活动参加情况(10分)。
因故缺席一次(扣2分);无故缺席一次(扣4分);无故缺席三次考评成绩不及格。
(6)主任、副主任、主任助理民主评价(10分)。
(7)干事互评(10分)。
第五十九条考评工作要认真公正、严格透明,主席团、办公室定期向全体学生干部公布考核成绩,并接受所有学生干部的监督。
第六十条本考核条例满分为100分,经考核成绩在60以下的中层干部由主席团约见谈话,成绩在60以下的干事予以免职;成绩未达80分的中层干部、干事予以警告。
第六十一条办公室干事奖励办法:
(1)每月评选两名月度“办公室工作之星”,并在月末颁发奖状。
(二)对在工作中有出色创意、策划、组织,并有突出贡献的干事,每学期末颁发“江南大学学生会办公室突出贡献奖”。
(三)对在工作中及时发现、反映重大问题并对办公室工作做出显著性改进的成员,给予适当奖励。
(四)每学期评选“江南大学学生会办公室优秀干事”若干,优秀干事的评选以民主投票形式选出,并综合参考每月个人表现、学期干事考评成绩,人员视情况而定,优秀干事将颁发证书,并给予综合测评加分奖励。
(五)对于获得以上各种奖项,在办公室工作中踏实努力,并且平时表现良好,对组织有贡献的干事,将酌情向主席团推优,作为学生会中层干部备选人员。
第六十二条办公室文化建设部和档案部共同负责人事、考评制度的实施与管理。
本制度备注三为江南大学学生会中层干部考评表,本制度备注四为江南大学学生会干事考评表。
第九章公文管理制度
第六十三条办公室公文包括行政公文、会议纪要、策划、计划、总结等五种文体。
第六十四条行政公文是办公室按照学生会主席团要求下发的具有法定效力与规范格式的公务文书。
相关要求如下:
(1)纸张及装订要求:
A4型(210mm×297mm),左侧装订。
(2)印制要求:
公文自上到下一次为空格(小一号宋体体字),发文机关标识(初号宋体体字加粗红色)、发文字号(3号仿宋体字)、反红线(红色)、空格(3号宋体体字)、标题(3号宋体体字)、主送机关(3号仿宋体字)、正文(3号仿宋体字)、附件说明(3号仿宋体字)、印章(江南大学学生会印章)、成文日期(3号仿宋体字)、主题词(3号仿宋体字)、抄送机关(3号仿宋体字)、印发机关和印发日期(3号仿宋体字)。
(3)发文机关标识:
写明“江南大学学生会文件”。
(4)发文字号:
学生会、中括号(中括号里注明年份)、代号(只写号码,不写“第”字)。
(5)标题:
写明“关于••••••的通知”。
(6)成文日期:
需大写年月日。
(7)主题词:
顶格,一般三至四个词,第一个词为“学生会”、最后一个词为“通知”。
(8)抄送:
空一格,一般向上级直属部门抄送。
(9)印发机关与印发日期:
印发机关需写明“江南大学学生会办公室发”,印发日期需用小写年月日。
第六十五条会议纪要是学生会记载、传达会议情况和议定事项的公文。
一般在学生会全会或学代会时需要做会议纪要。
相关要求如下:
(1)标题:
需在会议名称之后加“纪要”二字。
(2)正文:
分为前言、主体、结尾三部分。
前言包括会议名称、目的、时间、地点、内容、参加人员、主要议题和会议成果等。
主体要分清主次、有重点的写出会议议定的事项,提出的要求等。
结尾要包括对会议的评价,对会后工作的意见或建议,会议的号召希望等。
第六十六条策划是对某一活动进行的前期准备与设想。
主要部分为:
活动主题、活动目的、活动对象、活动时间地点、活动流程、经费预算等。
第六十七条计划是对未来一定时期内的工作进行设想的应用文体。
主要部分为:
计划名称、正文、落款。
正文要突出为什么做、做什么、如何做、何时完成四个部分,要重点突出前言的开门见山与简明扼要、主体的计划目标、措施与要求。
第六十八条总结是对以往某一时期的实践活动进行总回顾。
主要部分为:
标题、正文与落款。
基本要求可参照计划。
第六十九条办公室文化建设部和档案部共同负责公文管理制度的实施与修订。
本制度备注五为江南大学学生会行政公文模板。
第十章工作准则
第七十条办公室工作人员要爱国、爱党、爱校,坚持正义,反对邪教及一切不良之风。
第七十一条办公室工作人员要积极参加党课学习,自觉向党组织靠拢,以党员的标准严格要求自己,以身作则,起表率作用。
第七十二条办公室工作人员带头遵纪守法。
严格遵守学校的各种规章制度以及学生会工作原则和组织纪律。
第七十三条办公室工作人员要积极贯彻执行学生会的章程、办公室工作制度和学生会其他决议,按时、保质、保量地完成学生会交给的各项任务。
第七十四条办公室工作人员在工作中要顾全大局,不计较个人得失,加强团结,积极配合其他部门开展工作,反对一切形式的小团体主义。
第七十五条办公室工作人员在工作中要勇于开拓,奋力进取,勇于创新,任劳任怨。
第七十六条办公室工作人员的工作作风要正派,谦虚谨慎,平易近人,虚心听取别人的意见,知道错误要及时改正,实事求是。
第七十七条办公室工作人员要克服官僚作风,深入调查研究。
勇于承担责任,关心下级干部、同学的思想、学习、生活和工作。
第七十八条办公室工作人员的学习态度要端正,目的明确,勤奋刻苦,处理好学习与工作的关系。
第七十九条办公室工作人员在工作期间严禁吸烟喝酒、吃东西、说脏话,不穿拖鞋、短裤,不袒胸露背,在公共场合要自觉维护学生会的形象。
第十一章附则
第八十条本制度自通过之日起实施,本制度解释权属于江南大学学生会办公室。
备注一:
江南大学学生会物品借用登记单
日期
借用物品
借用用途
部门
借用人
联系方式
经手人
归还日期
归还情况
日期
借用物品
借用用途
部门
借用人
联系方式
经手人
归还日期
归还情况
日期
借用物品
借用用途
部门
借用人
联系方式
经手人
归还日期
归还情况
日期
借用物品
借用用途
部门
借用人
联系方式
经手人
归还日期
归还情况
日期
借用物品
借用用途
部门
借用人
联系方式
经手人
归还日期
归还情况
日期
借用物品
借用用途
部门
借用人
联系方式
经手人
归还日期
归还情况
日期
借用物品
借用用途
部门
借用人
联系方式
经手人
归还日期
归还情况
日期
借用物品
借用用途
部门
借用人
联系方式
经手人
归还日期
归还情况
备注二:
江南大学学生会例会会议记录表
存档序号存档日期年月日
部门
时间
年月日
出席人数
人
缺席人数
人
缺席记录
会议主持人
会议地点
会议主题
会议主要内容:
部门负责人意见:
负责人签字
会议记录人签字档案管理员签字
备注三:
江南大学学生会中层干部考评表
说明:
1、部门使用代码,1-办公室,2-外联,3-生活文化,4-校管,5-宣策,
6-文体,7-学习促进;
2、职务使用代码:
1-主任,2-副主任,3-主任助理;
3、考评项目使用代码:
A-政治理论素质(10分),B-工作精神和态度(15分),
C-专业学习成绩(15分),D-完成本职工作情况(12),
E-全局观念(6分),F-文字能力(10分),
G-会议及活动参加情况(10分),H-工作的思维模式(6分),
I-日常生活表现(8分),J-开展批评与自我批评(8分),
K-加扣分部分。
姓名
部门
职务
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
总分
- 配套讲稿:
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