PRC报销流程-NN.ppt
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PRC报销流程-NN.ppt
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报销流程4一般注意事项1235费用报销方式代垫费用支付流程产品部主导活动费用批核流程出差报销6借款流程Y120211、一般注意事项正规发票正确的公司抬头(如有)出租车票上需标明出发地和到达地各类费用分类粘贴不可以用钉书机装订按照报销表顺序粘贴字迹工整,不可涂改。
注意填写部门编码。
交通费和餐费按照要求填写明细。
电签:
1)申请表上必须有本人签字。
2)由各级主管签审。
非电签:
1)申请表上必须有本人签字及分公司经理签审。
2)行政部审核后签字,并有各级主管签审。
发票要求原始凭证粘贴报支单填写报销周期报销周期:
当月费用当月报销,最迟不能超过下月,手机费用报销可再延后一个月。
电签:
1)每月报销,建议员工每月20日前入电签系统(也可以以各公司实际情况订立日期)。
2)联络处每月25日前收集报销资料,统一提交。
非电签:
1)每月三次报销,建议员工为每月1日、10日,20日前提交至行政部。
2)联络处每月报销一次,收集报销后,统一提交。
Y1202232、费用报销方式费用报销方式通过填写纸质报销单提交费用申请,走纸质报销单流程。
除需要通过电签报销之外的费用。
通过电子签核系统提交费用申请,走系统电子签核流程。
包括交通费、通讯费、误餐费及会议餐费。
非电签电签Y12023付款提交申请填写规范,完整,不得涂改,单据齐全。
所附单据的内容和数量与报支单必须一致。
批核所报支费用是否合理,与实际发生的相符。
复核填写规范、内容正确无涂改、单据有效。
费用报支是否在规定限额内。
核准根据所属部门不同,由不同主管作书面或电邮签核。
对于符合规定的单据由出纳对外付款或打卡。
财务需检核相关原始凭证真伪及填写是否合符规范。
申请人部门主管行政部功能主管/分公司经理财务部报销流程(国内差旅费、招待费、其他费用):
费用月结日为每月20日,申请人必须最迟于当月最后一工作日申请报支,例如:
5/216/20之费用,最迟应于6/30下班前书面报支(通讯费可延后一个月报销),否则逾期不予否则逾期不予报销报销。
如有特殊情况要延期报销,请按电签操作规范处理。
2、费用报销方式报销流程非电签Y12024付款提交申请填写规范,完整,不得涂改,单据齐全。
所附单据的内容和数量与报支单必须一致。
如有需要,请提供预先批复邮件。
批核根据费用类别走对应的批复流程。
1)市场或厂家代垫费用*ZC部门(请参考第3-费用批复流程)。
2)厂家及产品费用(请参考第4-费用批复流程)。
核准根据所属部门不同,由不同主管作书面或电邮签核。
付款对于符合规定的单据由出纳对外付款或打卡。
财务需检核相关原始凭证的真伪及填写是否合符规范。
申请人各级主管功能主管/分公司经理财务部报销流程(市场或厂家代垫费用、厂家及产品费用):
申请人必须在费用发生的两个月内报销,即:
Y1110的费用只能在Y1110-Y1111期间内报销,否则将不准予报销否则将不准予报销。
2、费用报销方式报销流程非电签Y120256单据填写非电签2、费用报销方式报销流程非电签Y1202A12011-10-101300.00100.00国内差旅费出差XXY11XXXX-XX共X天¥1300.00其它费用加以文字说明¥100.00(入ZC部门的费用注明批复号及对应“PROFITPOOL”)1120111025肆壹零零零零零零40000现金报销者在收到报销款时在此处签章财务部及行政部签章部门主管签章费用报销人中文姓名总经理签章GZ0043实际报销收款人1在相应的项目前打勾v适用于申请人个人费用报销,所有报支费用必须与提供的票据相符。
v零用金报支单所填要素,缺一不可。
v其他费用中不包含误餐费及会议餐费。
671109251300.00950.00出租300.0050.00机场公司50.00400.00300.0050.00900.00上海北京飞机v申请人在报支差旅费时填列差旅费明细请填写在报支单背面票据填写非电签2、费用报销方式报销流程非电签Y120278例如:
费用期间:
02/2103/20电签申请:
02/2103/31纸质凭证提交:
02/2103/31注:
招待费、国内(外)差旅费也即将电签上线,上线后,按照已有电签流程执行。
待全部6项主要费用(交通费/通讯费/误餐费/会议餐费/招待费/国内外差旅费)全部电签上线后,电签费用的纸质报销凭证将按人力资源部规范,使用凭证装订单。
行政关卡(初期)申请人主管出纳收件窗口(财务)申请人系统在线报支个人费用系统在线签核凭证装订单及凭证FIS应付管理系统个人费用报支付款凭证YES原则:
当月费用当月报销费用期间:
上月21日至本月20日电签申请时间:
上月21日至本月25日在线签核流程请参考“报销流程”费用会计主要审核:
费用报销的日期、纸质凭证与电签单内容是否相符、发票是否合格等。
出纳将报销款打入报销人账户审核合格不合格若凭证不合格:
申请人只需重新提交凭证给财务,审批流程不需要重新走一遍。
若报销内容不合格:
在系统中重新走一遍审批流程。
2、费用报销方式报销流程电签(交通费、通讯费、误餐费、会议餐费)Y1202892、费用报销方式电签单据类型与非电签的“零用金报支单”相同,暂时仍然在电签费用报销中使用,将来将被“凭证装订单”取代。
专门用于电签费用报销的纸质单据。
零用金报支单凭证装订单Y1202910票据填写电签(交通费、通讯费、误餐费、会议餐费)2、费用报销方式报销流程电签Y1202A12010-10-10100.00100.00交通费¥100.00通讯费¥100.00误餐费¥100.00(入ZC部门的费用注明批复号及对应“PROFITPOOL”)11叁零零零零零零零30000费用报销人中文姓名v适用于申请人个人费用报销,所有报支费用必须与提供的票据相符。
v因电签单中已经列明相应的费用明细,故在纸质报销单中无须填写明细,只要写明总金额即可。
BJ0043实际报销收款人在相应的项目前打勾取自系统电签单中的单号,前两个字母代表不同费用类型:
EP交通费;EC通讯费;EX误餐费;EM会议餐费。
100.001)EPXXXX-XXXXX2)ECXXXX-XXXXX3)EXXXXX-XXXXX4)EMXXXX-XXXXX每张单据只可填写一个号码每张单据只可填写一个号码1011票据填写电签(交通费、通讯费、误餐费、会议餐费)2、费用报销方式报销流程电签Y1202申请人所属部门,如:
F1申请人分机号,如:
4820电签系统上的电签单单号,如:
EPXXXX-XXXXX在相应的项目前打勾暂时电签报销项目仅限上面4项申请人姓名如:
张三申请人员工编码如:
GZXXXX11产品部*由PPM/PD批核活动费用预算*产品部及市场部可以此批核邮件申请借支预计发生的费用金额与付款方式市场部产品推广的市场费用归属的部门别为:
ZC3、代垫费用支付流程是否说明:
市场活动费用或相关支出应该由当地市场部门提出及确认,由产品部门主管(PPM/PD)批核费用预算及活动内容。
活动结束后,费用核消由产品部向HQ财务提出,并提交批复号,HQ财务批核入到ZC部门,再转发分公司财务付款处理。
如必须以费用借支展开活动,必须取得市场部主管及产品部主管批核邮件向当地财务借支。
借支规范可参考借支流程规范.而费用核消程序同上。
产品推广的市场费用Y120212HQ财务组审批后给出确认邮件产品PPM/PDLOCAL财务以审批邮件要求并按财务借支流程付款LOCAL财务1)审核产品部人员提交的报销资料2)给出批复号码(ApprovalCode)按HQ财务批核入账产品部PPM/PDHQ财务组审批后给出确认邮件按照审批的付款式付款并入帐LOCAL财务1)审核产品部人员提交的报销资料2)给出批复号码(ApprovalCode)费用借支*批核活动费用预算*产品部可以此批核邮件申请借支1)厂家支持邮件说明2)活动预算3)活动内容4)付款方式厂家代收代付费用归属的部门别为:
ZCHQ财务组审批后给出确认邮件3、代垫费用支付流程产品PPM/PDLOCAL财务以审批邮件要求并按财务借支流程付款产品部PPM/PDHQ财务组审批后给出确认邮件按照审批的付款式付款并入帐LOCAL财务LOCAL财务是否说明:
由厂家支付费用的活动及费用(包含会议费、招待费、差旅费等)必须由产品部门主管(PPM/PD)批核费用预算及提供厂家支持邮件说明(邮件内容必须有提供参加对应活动的费用支持的明确信息及返款方式)。
属于厂家支付的人员费用(薪金及相应福利费用)必须提供有厂家确认的人员资料及补贴费用的明确安排。
如确定属于工资类别的长期固定费用支出,可通知行政部在工资表列示为ZC部门费用。
产品部PPM/PD产品部PME/PM1)审核产品部人员提交的报销资料2)给出批复号码(ApprovalCode)3)提交厂家支持邮件1)审核产品部人员提交的报销资料2)给出批复号码(ApprovalCode)3)提交厂家支持邮件替厂家代收代付的费用Y120213按HQ财务批核入账费用费用借支借支4、产品部主导活动批核流程总部人员主导活动人员(区域/产品部)确认活动计划:
预计发生的费用及付款方式预算参与部门及人数计划活动内容参与活动为产品部人员部门主管(PPM/PD)批核费用预算批核活动内容费用归属为费用归属为总部部门总部部门DICKSONLUI最终批核财务部根据所有批复资料,按财务规范提供借支。
有别于3.代垫费用类别,由产品部主导的活动(如与厂家合办的研讨会,季度性的销售会议)如涉及产品部以外人员(销售及零售代表)参与,必须经过以下批核流程才可展开,并报支费用。
本地人员参与活动的为销售/渠道部门人员1)分公司经理*批核参与人员名单及其费用上限2)区域总监(RD)*如分公司经理不同意必须由RD批核费用归属为费用归属为本地部门本地部门参与人员自行代垫费用,然后按公司报支费用规范流程申请报支。
在其他分公司展开活动,费用由该公司全数代垫。
该公司财务部将于费用报支完成后挂回所属分公司,费用明细必须清楚列明该人员产生的明细费用。
是否否财务流程说明:
如有特殊费用是牵涉到区域或公司整体的费用,可在取得区域总监(RD)批核后,向财务长JOHNTAO申请特批。
如批核接受,HQ财务给出批复号,分公司根据批复号码可将此等费用入账到总部销售部(Z1,Z2,Z3&ZT部门)。
Y120214费用费用借支借支火车6小时范围内出差,首选交通方式为火车。
火车票至少需提前4天预定。
如各地分公司有其他标准按当地执行,但不得低于总部要求。
飞机6小时范围以上出差可搭乘飞机,必须提前5天以上预定以得到好的折扣。
误机和由于误机产生的改签费用不予报销。
除非特殊原因,应座早班飞机而不是晚班飞机(增加住宿费用)。
市内交通除非两人以上或20:
00以后,由机场到市内首选交通应为机场巴士。
具体安排请参照附件:
出差交通工具汇总Y812住宿交通出差日程安排需紧凑,超过一天的申请,需附详细日程安排。
出差申请经部门主管审批通过后,抄送公司行政部,由行政部同事协助预订交通和住宿。
HQ人员在有分公司的地市可以挂帐,非HQ人员凭发票回公司报销。
5、出差报销Y120215规范填写借款单,注明借款原因,归还日期。
借支人部门主管当地经理或功能主管/区域财务主管/LouisFeng/JohnTao财务部批核借款的必要性。
根据借款金额大小最终审批借款单(详见“现金借支审批流程”)。
根据已批核的借款单,付款(现金或银行卡)给借支人。
现金借支需提早2个工作日做出申请现金借支个人借支超过30天或以上未核销,不能申请第二笔借支。
6、借款流程Y12021617现金借支借支范围:
1、出差;2、专项活动:
如市场部市场活动租车、外采、交际费预支等等。
借支上限出差借支:
原则:
公司有协议的酒店及交通工具预订,全部由公司行政负责。
不允许员工自行变更及支付。
否则不予以借支及报销。
若出差费用由公司承担,或由公司先垫付,个人不需承担相关费用,则借支上限及流程参照如下:
若出差费用非公司承担或代垫,则不允许现金借支。
非出差借支:
原则:
公司不鼓励现金支付,故在提交现金借支申请时,需清楚列明借支的用途及核销的方式与时间。
6、借款流程Y1202176、借款流程现金借支审批流程及核
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