出纳小常识.docx
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出纳小常识.docx
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出纳小常识
出纳入门:
印章、印鉴的管理
一、概念解释
单位的印章主要包括三种,分别是本企业的财务专用章、分管财务负责人的名章和出纳经办人员的名章。
其用途如下表所示。
印章种类
用途
财务专业章
代表企业行使财权的公章,同时也能代表会计部门
分管领导名章
标明企业领导人员之间的明确分工,一旦出现问题,可以追究分管领导的个人责任
出纳人员的名章
表明在会计人员中有明确的分工,坚持“谁经手、谁负责”的原则。
如有工作出现变动,应随时更换印鉴,以分清责任
至于印鉴,一般由出纳人员保管自己的名章,由复核人员保管其余两枚印章。
这样既有利于互相监督,又便于明确责任。
使用印鉴时,如签发支票用丁付款,一般先由出纳人员根据支票管理制度的规定,填写好票据,盖上出纳人员名章,然后交复核人员审查该付款项目是否列入了开支计划、是否符合开支规定,如无不妥,则加盖其余印鉴正式签发。
二、业务要点
印章、印鉴的保管要求如下表所示。
职责分离
按照有关规定,支票印鉴一般应由会计主管人员或指定专人保管,支票和印鉴必须由两个人分别保管。
原则上各种财务专用章的保管与现金的保管要求相同,负责保管的人员不得将印章、印鉴随意存放或带出企业。
严禁将支票印鉴以及单位主管人的名章一并交由出纳人员保管和使用,否则会给违法、违纪行为带来可乘之机
预留印鉴的更换
如果需要更换预留印鉴,应填写“印鉴更换申请书”,同时出具证明情况的公函,一并交开户银行,经银行同意后,在银行发给的新印鉴卡的背面加盖原预留银行印鉴,在正面加盖新启用的印鉴。
预留印鉴的遗失
出纳人员遗失单位印鉴后,应由企业财务主管出具证明,并经开户银行同意后,及时办理更换印鉴的手续
印章、印鉴的销毁
由于单位变动、更名或其他原因停止使用印章、印鉴,或其破损无法使用时,应由保管人员报单位领导批准,对其进行封存或销毁,并由行政部办理新章刻制事宜
三、应用实务
印章、印鉴的使用规定包括以下几点。
(1)不得携带印章、印鉴外出使用。
确因工作需要的,携带印章、印签外出前,必须报总经理批准。
(2)携带公章外出必须报部门负责人批准。
(3)不得在空白凭证上加盖印章,确因工作需要加盖印章的,必须在空白凭证上注明“仅供(某具体事项)使用”等限制性字样,并报总经理批准。
当事人必须在事后交回该凭证的原件或复印件。
(4)印章保管人员不得随意私自使用公章,不得擅自让他人代管、代盖公章。
(5)对非法使用印章者视情节轻重给予记过、记大过、劝退或开除的处分,并保留追究其法律责任权利。
(6)需要签发支票付款时,一般先由出纳人员根据支票管理制度的规定填写好票据、盖上出纳人员名章,然后交复核人员审查该付款项目是否列入了开支计划、是否符合开支规定,如无不妥,则加盖其余印鉴正式签发,这样也就真正起到了付款时的复核作用。
出纳入门:
支票的填制与管理
支票的填制与管理
一、概念解释
为使开户单位随时可以与开户银行办理支付项业务,或使朋支票办理付款及单位之间债权债务关系的结算在银行存款的额度内,开户单位均可向开户银行领购支票,企业一般保留一定数量的空白支票以备使用。
二、业务要点
空白支票必须由专人妥善保管,企业要贯彻票、印分管的原则,空白支票和印章不得由一人负责保管。
1.支票的签发
支票应由指定的出纳人员签发。
支票领刚领用时,应填制“支票领用单”,注明领用支票的用途、日期、金额,由经办人签名,并经有关领导批准同意。
出纳人员根据经领导批准的“支票领用单”,按规定要求签发支票,并登记“空白支票签发登记簿”(见下表)。
支票领用人应自支票领用之日起1O日内到财务部办理报销手续,其程序与现金支出报销程序一样。
支票领用人应妥善保管已签发的支票,如有丢失,应立即通知财务部门并对造成的后果负责。
2.要严格控制携带空白支票外出采购
由于特殊情况而事先不能确定采购物资的单价、金额的,经所属单位领导批准,可将填明收款人名称和签发日期的支票交采购人员,明确用途和款项限额,使用支票人员回单位必须及时向财务部门结算。
3.设置“支票领用登记簿”
经单位领导批准,出纳人员签发空白支票后应在支票领用登记簿上登记。
具体如下表所示。
4.支票使用时的其他注意事项
(1)单位撤销、合并、结清账户时,应将剩余的空白支票,填列一式两联清单,全部交同银行注销。
清单一联南银行盖章后退交收款人,另外一联作清户传票附件。
(2)签发支票的填写要按照上述的凭证和账簿的填写规则进行;对于填写错误的支票,不得擅自销毁,要妥善保保管。
(3)若已签发的现金支票遗失,要向银行申请挂失。
(4)不得向任何单位出借空白支票。
(5)收款单位接受银行支票时应认真鉴别支票的真伪,并注意支票的日期,辨别是否为远期、过期的支票,并检查背书的连续性。
三、应用实务
1.支票使用规定
根据《中华人民共和罔票据法》的相关规定,支票的使用规定有以下几点。
(1)开立支票存款账户,申请人必须使用其本名,并提交合法证件。
开立支票存款账户和领用支票时,申请人应当有可靠的资信,并存入一定的资金。
开立支票存款账户时,申请人应当预留其本名的签名式样印鉴。
(2)支票上的金额可以由出票人授权补记,未补记前的支票不得使用。
支票上未记载付款地的,将付款人的营业场所作为付款地。
支票上未记载出票地的,将出票人的营业场所、住所或者经常居住地作为出票地,出票人可以在支票上记载自己为收款人。
(3)支票的出票人所签发的支票金额不得超过其付款时在付款人处实有的存款金额,否则为空头支票。
禁止签发空头支票。
支票的出票人不得签发与其预留本名的签名式样和印签不符的支票。
出票人必须按照签发的支票金额承担向该持票人付款的责任。
(4)当出票人在付款人处的存款足以支付支票金额时,付款人应在当日足额付款。
支票限于见票即付,不得另行记载付款日期。
另行记载付款日期的,该记载无效。
支票的持票人应自出票日起10日内提示付款;异地使用的支票,其提示付款的期限由中国人民银行另行规定。
(5)超过提示付款期限的,付款人可以不予付款;付款人不予付款的,出票人对持票人承担票据责任。
付款人依法支付支票金额的,对出票人不再承担受委托付款的责任,对持票人不再承担付款的责任。
但是,付款人有恶意或有重大过失付款的行为除外:
2.支票的填写要求
出纳人员存填写支票时应注意以下几点。
(1)支票正面不能有涂改痕迹,否则作废。
(2)受票人如果发现支票填写不全,可以补记,但不能涂改。
(3)支票的有效期为10天,日期首尾算一天,如遇节假日顺延。
(4)支票见票即付,不记名。
(5)出票单位现金支票背面有印章盖模糊了,可把模糊印章打叉,最新再盖。
(6)收款单位转账支票背面印章盖模糊了(此时《票据法》规定是不能以重新盖章方法来补救的),收款单位可带转账支票及银行进账单到出票单位的开户银行去办理收款于续(不用付手续费),俗称“倒打”,这样就用不着到出票单位重新开支票了。
3.支票挂失的办理
已经签发的普通支票和现金支票,如果遗失或者被盗,应立即向银行申请挂失。
(1)出票人将已经签发、内容齐备、可以接支取现金的支票遗失或被盗的,应当出具公函或有关证明,填写两联挂失申请书,加盖预留银行的签名式样和印鉴,向开户银行申请挂失止付。
银行查明该支票确未支付,经收取一定的挂失手续后受理挂失,在挂失人账户中用红笔注明支票号码及挂失的日期。
(2)收款人将收受的可以直接支取现金的支票遗失或被盗的,也应当出具公函或有关证明,填写两联挂失止付申请书,经付款人签章证明后,到收款人开户银行申请挂失止付。
其他有关手续同上。
同时,依据《票据法》第15条第3款规定:
“失票人应当在通知挂失止付后三日内,也可以存票据丧失后,依法向人民法院申请公式催告,或者向人民法院提起诉讼。
”即可以背书转让的票据的持票人在票据被盗、遗失或灭失时,须以书面形式向票据支付地(即付款地)的基层人民法院提出公示催告申请。
在失票人向人民法院提交的申请书上,应写明票据类别、票面金额、出票人、付款人、背书人等票据主要内容,并说明票据丧失的情形,同时提出有关证据,以证明自己确属丧失的票据的持票人,有权提出申请。
按照规定,已经签发的转账支票遗失或被盗等,由于这种支票可以直接持票购买商品,银行不受理挂失,所以,失票人不能向银行申请挂失止付,但可以请求收款人及其开户银行协助防范。
如果丧失的支票超过有效期或者挂失之前已经由付款银行支付票款的,由此所造成的一切损失,均应由失票人自行负责。
4.支票的入账
收取支票后,应尽快将支票送到银行,即入账。
入账方式有顺转和逆转两种。
顺转是指将支票交到开出支票的银行,由开出支票银行将钱拨到收款银行。
逆转是指将支票交到自己的开户行,委托开户行到开出支票的银行收款。
其中,顺转时支票交到支票开户行马上就可以知道支票上有无足够金额,所以入账时最好去支票开户行办理。
支票入账时需填写进账单(进账单需在开户行购买)。
在进账单虚线右半部分框中的“持票人”一栏内填写本公司资料(名称、开户行、账号),在“出票人”一栏内填开支票方资料(名称、开户行、账号)。
银行进账单是持支票到银行办理进账手续的凭证,进账单的虚线左端部分称为回单,银行收进支票盖上银行章后退还企业用以记账。
如果是顺转,收到回单即表示货款已划出;如果是逆转,则要等两天左右才能知道货款是否真正划到账。
支票诈骗往往就是利用这两天银行划账的时间差。
出纳入门:
发票的填制与管理
发票的填制与管理
一、概念解释
发票是指单位在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中,开具、收取的收付款凭证。
发票包括普通发票、增值税专用发票、专用发票。
1.普通发票
普通发票主要由营业税纳税人和增值税小规模纳税人使用,增值税一般纳税人在不能开具专用发票的情况下也可使用。
(1)普通发票由行业发票和专用发票组成:
前者适用于某个行业和经营业务,如商业零售统一发票、商业批发统一发票、工业企业产品销售统一发票等;后者仅适用于某一经营项目,如广告费用结算发票,商品房销售发票等。
(2)普通发票共三联,第一联为存根联,由开票方翩存备查用;第二联为发票联,由收执方作为付款或收款原始凭证;第三联为记账联,有开票方作为记账原始凭证。
2.增值税专用发票
增值税专用发票专用于纳税人销售或者提供增值税应税项目。
它是我国实施新税制的产物,是国家税务部门根据增值税征收管理需要而设定的。
3.专用发票
专用发票是购货方据以抵扣税款的法定凭证。
它是记载商品销售额和增值税税额的财务收支凭证,也是兼记销货方纳税义务和购货方进项税额的合法证明。
二、业务要点
1.发票的管理
发票的管理要求如下表所示。
管理要求
具体说明
落实安全保管
在购买发票前,企业必须与税务局签订“增值税专用发票使用管理责任书”、“防伪税控机使用管理责任书”,安排专人保管,并将专用发票存放于专门的保险柜内,以确保万无一失
落实登记管理
出纳人员领用发票时,需办理发票的领用手续,填写发票领用单,经单位领导签字批准后,按顺序领用发票。
对发票的使用也应建立登记制度,设置发票登记簿
按顺序使用发票
出纳人员在使用发票时,不得拆本、隔页或跳号,必须按发票先后顺序使用
禁止带票外出
发票只限于用票单位使用,任何单位和个人不准跨地区携带及使用发票,不准带票外出经营
不能转让、代开发票
发票不能转让、代开。
发票使用完毕后,其存根联应单独保存,且存根编号应连续
丢失后的弥补措施
如果发票发生被盗、丢失,应立即上报主管(被盗应向公安机关报案)。
经有关部门派员调查核实后,填写“发票挂失声明申请审批表”,逐级上报审批,并在相关媒体上声明作废。
遗失的发票及两卡如涉及透漏税案件,纳税人应承担连带的法律责任
2.开具发票应注意的问题
(1)不能应开具发票而未开具发票。
(2)不能单联填开或者上下联金额、增值税销项税额等内容不一致。
(3)不能填写项目不齐全。
(4)不能涂收发票。
(5)不能转借、代开发票。
(6)不能未经批准拆本使用发票。
(7)不能虚构经营业务、虚开发票。
(8)不能开具作废发票。
(9)不能未经批准、跨规定使用区域开具发票。
(10)不能以其他单据或白条代替发票开具。
(11)不能扩大专业发票或增值专用发票开具范围。
(12)应按规定报告发票的使用情况.
(13)应按规定设置发票登记簿。
(14)其他应按规定开具发票的行为。
3.发票遗失、被窃、被盗时的处理
单位若遗失发票,应于发现遗失的当天以书面形式向主管税务机关报告,同时通过电台、电视台或报纸等新闻媒体刊登遗失启事,声明发票作废。
发生被窃、被盗的,应于发现被窃、被盗的当天,向当地公安机关报案,同时凭有关报案的证明向当地主管税务机关书面报告被窃、被盗的情况,并通过电视、报纸等新闻媒体刊登被窃、被盗启事,声明发票作废。
三、应用实务
1.发票填开的基本规定
(1)发票只限于用票单位和个人自己填开使用,不得转借、转让、代开发票;未经国家税务机关批准,不得拆本使用发票。
(2)单位和个人只能使用国家税务机关批准印制或购买的发票,不得用“白条”和其他票据代替发票使用,也不得自行扩大专业发票的使用范围。
(3)发票只准在领购发票所在地填开,不准携带到外县(市)使用。
到外县(市)从事经营活动,需要填开普通发票的,按规定可到经营地国家税务机关申请购买发票或者申请填开。
(4)凡销售商品、提供服务以及从事其他经营业务活动的单位和个人,对外发生经营业务收取款项时,收款应如实向付款填开发票;但对收购单位和扣缴义务人支付个人款项时,可按规定由付款单位向收款个人填开发票;对向消费者个人零售小额商品或提供零星劳务服务,可以免于逐笔填开发票,但应逐日记账。
(5)使用发票的单位和个人必须在实现经营收入或者发生纳税义务时填开发票;未发生经营业务,一律不准填开发票。
(6)单位和个人填开发票时,必须按照规定的时限、号码顺序填开,填写时必须保证项目齐全、内容真实、字迹清楚、全份一次复写、各联内容完全一致,并加盖单位财务印章或者发票专用章。
填开发票应使用中文,也可以使用中外两种文字。
对于填开发票后发生销货退回或者折价的,在收回原发票或取得对方国家税务机关的有效证明后,方可填开红字发票,用票单位和个人填错发票的,应书写或加盖“作废”字样,完整保存各联备查。
用票单位和个人丢失发票的,应及时报告主管国家税务机关,并在报刊、电视等新闻媒体上公开声明作废,同时接受国家税务机关的处理。
2.增值税一般纳税人专用发票填开
增值税一般纳税人填开专用发票时,除按上述规定填开外,还应执行以下规定。
具体如下表所示。
填开要求
具体内容
一般纳税人销售货物、应税劳务时,必须向购买方开具专用发票,但具有右栏中情况的,不得开具专用发票
向消费者销售应税项目
销售免税项目
销售报关出口的货物、在境外销售应税劳务
将货物用于非应税项目
将货物用于集体福利或个人消费
将货物无偿赠送他人
提供应税劳务(应当征收增值税的除外)、转让无形资产或销售不动产
商业企业零售的烟、食品、服装、鞋帽(不包括劳保福利用品)、化妆品等消费品,生产、经营机电、汽车、轮船等大型机械、电子设备的工商企业,凡直接销售给使用单位的
向小规模纳税人销售应税项目,可以不开具专用发票
一般纳税人必须按规定的时限开具专用发票
采用预收货款、托收承付、委托银行收款结算方式的,为货物发出的当天
采用交款提货结算方式的,为收到货款的当天
采用赊销、分期付款结算方式的,为合同约定的收款日期的当天
设有两个以上机构并实行统一核算的纳税人,将货物从一个机构移送其他机构用于销售,按规定应当征收增值税的,为货物移送的当天
将货物交付他人代销的,为收到受托人送交的代销清单的当天
将货物作为投资提供给其他单位或个体经营者的,为货物移送的当天
将货物分配给股东的,为货物移送的当天
采用汇总方式填开增值税专用发票
一般纳税人经国家税务机关批准采用汇总方式填开增值税专用发票的,应当附有国家税务机关统一印制的销货清单
销售货物并向购买方开具专用发票后,如发生退货或销售折让,应视不同情况分别按以下规定处理
购买方在未付货款并且未作账务处理的情况下,须将原专用发票的发票联合抵扣联主动退还销售方
销售方收到后,应在该发票联和抵扣联及有关的存根联、记账联上注明“作废”字样,整套保存,并重新填开退货后或销售这让后所需的专用发票
在购买方已付货款,或者货款未付但已作账务处理,专用发票发票联及抵扣联无法退还的情况下,购买方必须取得当地主管国家税务机关开具的进货推出或索取折让证明单(以下简称证明单)送交销售方,作为销售方开具红字专用发票的合法依据
销售方在未收到证明以前,不得开具红字专用发票
收到证明单后,根据退回货物的数量、价款或折让金额向购买方开具红字专用发票
红字专用发票的存根联、记账联作为销售方扣减当期销项税额的凭证,其发票联合抵扣联作为购买方扣减进项税额的凭证
购买方收到红字专用发票后,应将红字专用发票中所注明的增值税额从当期进项税额中扣减。
如不扣减,造成不纳税或少纳税的,属于偷税行为
凡具备使用电子计算机开具专用发票条件的一般纳税人
凡具备使用电子计算机开具专用发票条件的一般纳税人,可以向主管国家税务机关提交申请报告以及按照专用发票(机外发票)格式用电子计算机制作的模拟样张,根据会计操作程序用电子计算机制作的最近月份的进货、销货、库存清单及电子计算机设备的配置情况,有关专用发票电子计算机技术人员、操作人员的情况等,经主管国家税务机关批准,领购由国家税务机关监制的机外发票填开使用
出纳入门:
有价证券的保管
一、概念解释
有价证券是一种具有储蓄性质、最终可以兑换货币的票据。
日前,我国发行的有价证券主要有股票和各种债券。
股票是向股份企业投资入股的凭证,它代表对企业的股权,可凭股分得利润。
债券主要包括政府债券、企业债券和不动产抵押债券,它代表债权,可以按期取得利息,到期取回本金。
二、业务要点
有价证券的保管要求如下表所示。
保管要求
具体说明
实行账证分管
账证分管就是指由会计部门管账、出纳部门管证,这样可以互相牵制、互相核对
按货币资金的管理要求进行管理
有价证券的变现能力很强,具有现金相同的性质和价值。
所以,企业持有的有价证券(包括记名的和不记名的)必须由出纳人员按照与货币资金相同的要求进行管理。
有价证券除法人认购的股票外,一般是不记名的,所以在保管上难度较大。
出纳人员有保管现金的经验,并具有保护其安全的客观条件,因此是保管企业有价证券的最佳人选。
有价证券必须由出纳人员分类整齐地摆放在保险柜内保管,切忌由经办人自行保管,此外,还要随时或定期进行抽查与盘点。
出纳人员对自己保管的各种有价证券的面额和号码应保守秘密
专设出纳账进行详细核算
出纳人员对自己负责保管的各种有价证券,要专设出纳账进行详细核算,并由总账会计的总分类账进行控制。
如设置“长期股权投资——股票投资(××企业)”、“长期债权投资——债券投资(××食\u)”等K期投资明细账,在总账“长期股权投资”和“长期债权投资”的控制下,由出纳人员进行登记,并定期出具收、付、存报告单。
出纳部门的有价证券明细账要按证券种类分设户头,所记金额应与总账会计相一致,当账面金额与证券面值不一致时,应在摘要栏内注明证券的批次、面值和张数。
必要时,还可以设置辅助登记簿进行补充登记
非出纳人员使用有价证券
当业务人员提取有价证券时,出纳人员应要求其办理类似现金借据的正规手续,以此作为支付凭证。
业务办理完毕后,业务人员应交还有价证券,并由出纳人员在借据上加盖注销章后退还出具人
核对有关部门公布的中签号码
按中签号码还本付息,或中签号码与证券持有人有其他关联时,业务经办人和出纳保管人应注意经常核对有关部门公布的中签号码
建立有价证券购销明细表
为了及时掌握各种证券的到期时间,出纳人员可以通过编制“有价证券购销明细表”来避免失误、“有价证券购销明细表”详细标明各种有价证券的购入与到期时间;也可以通过同时按证券种类和批次设置明细账并在摘要栏注明到期日的办法,来提供有价证券的购销时间
三、应用实务
有价证券购销明细表如下表所示。
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