《办公用品管理办法》.docx
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《办公用品管理办法》.docx
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《办公用品管理办法》
XXXX公司办公用品管理办法(试行)
一、目的及适用范围
(一)目的
为加强XXXX公司办公用品的管理,规范办公用品的采购与使用,控制办公费用开支,做到既满足办公所需又杜绝铺张浪费,特制定本办法。
(二)适用范围
本办法适用于公司各部门办公用品的申请与领用管理。
二、办公用品分类
(一)消耗品:
签字笔、中性笔(芯)、圆珠笔(芯)、碳素笔(芯)、钢笔、白板笔、水彩笔、铅笔、卷笔刀、笔筒、橡皮、墨水、鼠标垫、胶水、固体胶、涂改液、回形针、大头针、图钉、装订针、订书机、订书钉、文件夹、文件架、文件袋、拉杆夹、胶带、计算器、电话机、名片夹、电池、(1#、5#、7#、9V)插座、笔记本、会议记录本、便笺、信封、信纸、稿纸、A3、A4、B4、B5打印纸、彩色卡纸、复写纸、标签纸、长尾票夹、山形票夹、各种档案盒、档案袋、资料册、印台、印泥、印油、一次性水杯、台历、量具、裁纸刀(大、小)、扣取纸、录像带。
(二)控制品:
消耗品以外的办公用品,包括:
办公桌椅、资料柜、饮水机、打孔机、打印机、传真机、复印机、移动U盘、硬盘等。
三、办公用品采购
为切实提供价格合理、质量可靠的办公用品,采用比价格、比质量的方式确定合格供应商,集中采购,并与其签订长期供货协议。
且要根据市场供应情况,至少每半年组织一次市场调研,每次调研至少二人参加,详细了解办公用品的质量、价格、新产品上市情况,并对公司现有供应商的服务、价格、质量进行评比。
采购主要分:
消耗品和控制品。
(一)消耗品的采购:
综合管理部办公用品采购员根据库存情况和各部门领用情况,每月初1-3日提出消耗品采购计划,填写采购计划单报部门负责人和分管领导审批签字后,将采购计划单传真给供货商实施采购。
(二)控制品的采购:
使用部门每月初1-3日填写控制品采购计划单报本部门负责人和总经理签字同意后,交给综合管理部采购员,采购员将采购计划单传真给供货商实施采购。
(三)为提高工作效率,除当月突发紧急事项需临时采购外,一律按照每月统一时间集中采购的方式进行采购。
四、办公用品的出、入库管理:
(一)入库:
采购回来的办公用品由采购员组织办公用品库管员及时验收(有验收记录),并办理入库手续,填写入库单。
(二)出库领用:
1、出库领用的审批:
办公用品领用出库前由领用人填写办公用品领用表(表1),写清楚领用的名称、数量,由领用人持领用部门负责人签字(无签字一律不予领用)后的领用表领用。
库管员做好出库登记手续,并由领用人签字确认。
出库单表格的行末空格处要有以下空白的字样。
2、出库领用的时间:
除突发事项需要临时领用外,办公用品的领用时间为每周一、周四。
(三)办公用品管理人员分工及职责:
1、办公用品的采购由李光负责,主要职责:
按月提交采购计划,并报部门负责人和总经理领导审批;
将采购计划单传真给供货商,督促发货,并与供货商对接采购事宜;
做到货比三家,做好询价工作,购买价廉物美的办公用品;
④采购回来的办公用品要及时与采购清单进行核对,并与库管员同时验收签字,如发现差错,要及时更换。
⑤在采购过程中不得受贿和索要回扣,培养自身良好的政治素质和职业道德。
2、办公用品库房由杨琪管理,主要职责:
严格进货、申领登记手续。
及时做好文具、纸张等办公用品的供应工作,严格履行办公用品发放、领用和出库登记手续;
办公用品摆放归类有序,注意保洁、防火防盗;
组织办公用品采购员每季度盘点一次办公用品库存,并登记造册,做到心中有数,帐物相符,应尽量减少库存,使物尽其用。
对库存时间较长的物品,要向部门负责人汇报提出处理意见;
④对入库验收后的办公用品,及时按类别固定位置堆放,做到整齐、美观;
⑤严禁借用、挪用库房内的办公用品,严禁向供货商买卖办公用品。
五、购置办公用品费用报销:
1、列支办公用品费用科目报销的由综合管理部财务管理负责报销,其他任何部门和个人无权报销办公用品费,也不得将任何费用变相报销在办公用品费用内,若有上述问题,综合管理部财务负责人负责解释。
2、报销办公用品购置费用时,需附办公用品明细,办公用品入库单、出库单、采购计划单。
3、综合管理部财务负责人对于符合上述要求的予以列支报销。
4、办公费用应按月报销,每月月底必须入账,否则不予报销列支。
六、办公用品报废情况
办公用品(控制品)出现下列情况,使用部门可以申请报废:
①已过设计寿命的,确实不能再使用的;②出现故障后经综合管理部确认无法修复的;③使用成本过高,超出该设备自身价值的。
具体按财务固定资产报废手续规定办理,并由部门负责人签字,签字后将物品和报废表一同交综合管理部统一处理。
七、其它事项
1、对于打印纸、复印纸等耗材,所有人员均需严格控制,凡不是正式文件,都应正反面使用,杜绝铺张浪费。
2、根据期初数、期间出入库、期末数每季度盘点一次办公用品库存,并编写办公用品库存报告,反映出盈亏原因,并向部门负责人和总经理汇报。
3、综合管理部对各部门的办公用品领用、使用情况进行跟踪管理,按季度汇总领用、使用情况,且要在公示栏公布汇总情况。
4、各部门填写采购计划单时必须用计算机填写,手写无效。
5、本办法自发文之日起执行,由综合管理部负责解释。
表一:
办公用品出库领用单
领用部门:
年月日
品名
规格型号
数量
单价
合计金额
部门负责人(签字):
领用人:
表二:
办公用品(控制品)采购单
申购部门:
年月日
品名
规格型号
数量
备注
申购理由
审批:
部门(负责人):
经办人:
表三:
办公用品(消耗品)采购单
年月日
序号
品名
规格
数量
部门
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
分管领导:
部门审批:
汇总:
表四:
办公用品入库单
年月日
品名
规格型号
数量
单价
合计
验收结果
总计
备注:
部门负责人:
监督人:
验收人:
表五:
办公用品报废单
年月日
品名
所属部门
报废原因
备注
部门负责人:
经办人:
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