广州亚运会沙滩排球场馆新闻宣传运行手册.docx
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广州亚运会沙滩排球场馆新闻宣传运行手册
第16届亚运会沙滩排球场馆新闻宣传
运行手册
版本记录
版本
日期
编制部门
编制人
©2010广州亚组委。
本文件所含内容的知识产权为广州亚组委所有。
目录
1.项目概述1
1.1项目介绍1
1.2项目职责分工1
2.运行任务2
3.服务场所2
4.物资计划2
4.1通用物资-家具白电计划3
4.2通用物资-技术设备计划3
4.3通用物资-办公耗品计划3
4.4专用物资计划3
5.人员计划3
5.1人员组织结构4
5.2人员岗位及数量4
5.3岗位职责5
6.运行政策6
7.每日运行计划时间表6
8.应急计划7
9.与其他业务口(团队)关系8
10.运行任务详述9
11.工作推进计划9
1.项目概述
1.1项目介绍
广州亚运会场馆新闻宣传是场馆媒体服务团队中负责本场馆新闻宣传工作的专门业务口,接受第16届亚运会组委会新闻宣传办公室(以下简称“组委会新闻宣传办公室”)的业务指导,在各场馆(包括竞赛场馆、非竞赛场馆和专项工作团队负责区域)内负责协调涉及本场馆新闻宣传的各项工作。
主要工作任务包括:
协助媒体副主任做好场馆新闻宣传工作;观察记录场馆新闻发布和记者采访活动情况,参加每日场馆管理例会,撰写《每日场馆新闻发布、记者采访工作动态》;场馆发生突发性事件时,负责向组委会新闻宣传办公室报告,并与场馆运行团队协商有关新闻宣传的口径,第一时间对外公布简要信息;协调处理记者的采访需求;预测可能引起媒体关注的事件,协助媒体记者开展现场采访活动。
1.2项目职责分工
负责本场馆新闻宣传整体运行工作的策划、协调和管理;
负责向本场馆运行团队和组委会新闻宣传办公室报告场馆新闻宣传相关动态信息;
根据实际需要组织和安排重要国内外媒体及广州亚组委官方媒体对本场馆运行进行报道和宣传。
如需要翻译,提前与语言服务团队沟通协调,由语言服务团队负责提供;
负责做好场馆内突发事件/危机的新闻宣传协调工作。
2.运行任务
亚运会赛前和赛时阶段,各场馆新闻宣传主要工作任务如下:
序号
任务名称
任务描述
服务时间(运行阶段)
1
日常工作
观察记录场馆新闻发布和记者采访活动情况,撰写《每日场馆新闻发布、记者采访工作动态》。
参加每日场馆管理例会。
与在本场馆有比赛的国家(地区)代表团、亚洲单项体育组织新闻官保持联系。
协调官方出版物在本场馆的派送、摆放与展示。
2010年10月25日-31日(试运行阶段);
11月1日-场馆赛事(团队任务)完全结束之日(正式运行阶段)。
2
采访受理
负责协调处理记者的采访需求;根据实际需要组织和安排重要国内外媒体和官方媒体对本场馆运行进行报道和宣传。
协调为官方媒体办理工作证件或通行权限升级等手续。
新闻宣传团队进驻场馆之日-10月31日(试运行阶段);
11月1日-场馆赛事(团队任务)完全结束之日(正式运行阶段)。
3
突发事件与危机处理、口径制定
场馆发生突发性事件时,负责向组委会新闻宣传办公室报告,跟踪、搜集事态的进展情况,协调场馆运行团队起草口径,第一时间对外公布简要信息;协助场馆新闻发言人做好新闻发布工作,对记者现场采访进行管理。
新闻宣传团队正式成立之日-10月31日(试运行阶段);
11月1日-场馆赛事(团队任务)完全结束之日(正式运行阶段)。
3.服务场所
3.1服务场所
场馆媒体服务团队办公室、具备相关通行权限的场馆区域、场馆内发生突发事件的地点等。
3.2场馆平面图(由场馆附上各自场馆图)
3.2.1场馆全局图(在总平面图上的位置)
3.2.2场馆建筑布局图(详细运行设计图纸)
3.2.3场馆功能分区图(详细运行设计图纸)
4.物资计划
4.1通用物资-家具白电计划
序号
使用地点
物资名称
物资数量
备注
1
场馆媒体服务团队办公室
办公桌
2
2
场馆媒体服务团队办公室
折叠条桌
2
3
场馆媒体服务团队办公室
座椅
3
4
场馆媒体服务团队办公室
三抽屉推柜
2
5
场馆媒体服务团队办公室
带软垫椅
3
6
场馆媒体服务团队办公室
文件储藏柜,带锁
2
4.2通用物资-技术设备计划
序号
使用地点
物资名称
物资数量
备注
1
场馆媒体服务团队办公室
电脑(可上外网和INFO系统)
2
2
场馆媒体服务团队办公室
传真机
1
3
场馆媒体服务团队办公室
打印、复印、扫描一体机
1
4.3通用物资-办公耗品计划
序号
使用地点
物资名称
物资数量
备注
1
场馆媒体服务团队办公室
办公用品(文具)
2
2
场馆餐厅
工作用餐
2
……
4.4专用物资计划
序号
使用地点
物资名称
物资数量
备注
1
场馆
平板手推车
1
派送出版物
5.人员计划
5.1人员组织结构
5.2人员岗位及数量
序号
岗位名称
人数
配班
人员来源
人员类型
汇报机制
工作地点
1
新闻宣传经理
1
1人×1班
场馆指派
P
向场馆媒体副主任、组委会新闻宣传办公室汇报
场馆媒体服务团队办公室\场馆突发事件地点
2
新闻宣传副经理
1
1人×1班
场馆指派
P
向媒体副主任汇报
场馆媒体服务团队办公室\场馆各形象景观点
合计
2人
---------------------------------------------
5.3岗位职责
5.3.1新闻宣传经理
●协助媒体副主任做好场馆新闻宣传工作;
●观察记录场馆新闻发布和记者采访活动情况,撰写《每日场馆新闻发布、记者采访工作动态》;
●场馆发生突发性事件时,负责向组委会新闻宣传办公室报告,并与媒体副主任协商有关新闻宣传的口径,第一时间对外公布简要信息;
●协助官方网站开展新闻发布会相关工作;
●处理记者(含官方媒体)采访需求;预测可能引起媒体关注的事件,协助媒体记者开展现场采访活动;
●协调官方出版物(杂志、会刊)在本场馆的派送、摆放与展示工作。
5.3.2新闻宣传主管
●观察记录场馆新闻发布和记者采访活动情况,协助起草《每日场馆新闻发布、记者采访工作动态》;
●场馆发生突发性事件时,协助向组委会新闻宣传办公室报告,并参与协商有关新闻宣传的口径,第一时间对外公布简要信息;
●协助处理记者采访需求;
●协助官方网站开展新闻发布会视频直播相关工作;
●向官方媒体报送新闻信息,提供采访线索。
协助为官方媒体办理工作证件或通行权限升级等手续。
●预测可能引起媒体关注的事件,协助媒体记者开展现场采访活动。
5.3.3新闻宣传助理
●完成新闻宣传经理和主管指派的工作。
6.运行政策
政策名称:
场馆新闻宣传和危机管理工作通用政策
政策编码:
(由组委会统一编制)
适用人群
场馆(团队)所有人员
具体内容
一、场馆新闻宣传业务口负责场馆内的新闻业务运行、新闻宣传和危机管理工作。
二、场馆新闻宣传业务口同时向组委会新闻宣传办公室和场馆运行团队汇报工作。
三、场馆新闻宣传业务口工作人员应参加每日场馆例会。
四、场馆新闻宣传业务口负责协助组委会新闻宣传办公室和场馆运行团队,对场馆内的突发事件进行沟通和应急处理。
场馆内如发生突发事件,相关业务口须在第一时间向场馆运行团队汇报,场馆运行团队需立刻通知场馆新闻宣传业务口。
新闻宣传业务口即刻向组委会新闻宣传办公室汇报,并协助相关业务口和场馆运行团队负责人起草相关口径。
备注
……
7.每日运行时间表
时间
任务
按场馆规定
到岗
按场馆规定
参加每日场馆例会
按场馆规定
查看有关本场馆(团队)的舆情监测报告,根据组委会新闻宣传办公室的部署,在场馆内负责协调、组织和陪同国内外重点媒体和官方媒体对场馆运行和组织情况的采访、拍摄和报道工作。
8.应急计划
赛时危机管理和新闻宣传指挥系统应急工作方案如下:
8.1工作程序
8.11新闻宣传工作的决策机构是中央、省市新闻宣传协调小组,负责具体执行的机构是组委会新闻宣传办公室,其工作岗位位于广州亚运体育文化中心。
8.12场馆新闻宣传业务口及时将各类突发事件向组委会新闻宣传办公室汇报,并报场馆运行团队。
日常信息主要依靠新闻宣传经理以填表方式于每日18:
00汇报;突发事件信息由新闻宣传经理以电话方式及时汇报。
8.13场馆运行团队相关负责人对获取的信息首先进行分析和分类处理,根据问题的轻重缓急将信息分为三大类:
常规类问题,非常规类问题和重大问题,交相关业务口处理。
8.14组委会新闻宣传办公室将根据突发时间的性质和影响决定发布方式:
一般事件通过官方网站或公告栏对外发布,重要事件在主新闻中心或组委会新闻宣传办公室指定地点召开新闻发布会对外发布。
8.2应急流程
场馆内如发生突发事件,如食物中毒、停电等,相关业务口要在第一时间向场馆运行团队汇报,场馆运行团队需立刻通知场馆新闻宣传业务口。
场馆新闻宣传业务口即刻向组委会新闻宣传办公室汇报,根据组委会新闻宣传办公室的部署,收集相关情况和资料,并协助相关业务口和场馆运行团队负责人起草相关口径。
为确保对外发布信息的准确性和一致性,根据事态严重程度,在委领导或组委会新闻宣传办公室领导未批准相关口径之前,任何相关工作人员都不得接受媒体有关该事件的采访或向媒体提供信息。
如媒体了解到相关情况,提出采访要求,相关人员一律建议其向组委会新闻宣传办公室或主新闻中心新闻宣传办公室提交采访申请。
9.与其他业务口(团队)关系
场馆新闻宣传需与本场馆所有业务口、组委会新闻宣传办公室团队、主新闻中心团队、与本场馆赛事(或本专项工作团队)有关的其他场馆新闻宣传团队保持密切联系,确保信息互通,工作高效衔接,详见下表:
序号
相关团队
工作事项
1
本场馆所有业务口
1.了解各业务口负责的工作内容;建立沟通联络机制,保证信息通畅、准确、及时。
2.协调、落实相关业务口人员接受媒体采访。
3.共同做好可能出现的敏感事件的预案;突发事件或危机发生后,第一时间进行信息沟通,并共同做好应对工作,包括口径拟定、信息发布等。
2
组委会新闻宣传办公室
1.建立沟通汇报机制,保证信息通畅、准确、及时。
2.在组委会新闻宣传办公室指导下,根据各场馆特点,编制各项预案、制定各项细化工作方案,并报组委会新闻宣传办公室备案。
3.协助安排、落实组委会新闻宣传办公室组织的涉及本场馆的媒体采访,准备相关媒体资料。
4.突发事件\危机发生后,第一时间向组委会新闻宣传办公室汇报;若遇重大突发事件\危机,按照组委会新闻宣传办公室指导和要求开展工作。
3
主新闻中心
1.建立沟通联络机制,保证信息通畅、准确、及时。
2.及时关注、了解在主新闻中心召开的重点新闻发布会,了解赛时发生的涉及亚运的重要事件。
4
与本场馆赛事(或本专项工作团队)有关的其他场馆新闻宣传团队
1.了解各场馆(团队)承担的和本场馆有关联的赛事和工作内容;建立沟通联络机制,保证信息通畅、准确、及时。
2.共享有关的舆情信息、危机应对方案、细化工作方案等。
3.有关联的场馆(团队)发生突发事件后,及时做好本场馆的预案,以应对事态扩大或波及。
此外,还需要加强与省、市、属地宣传部门的沟通协调,保障场馆外围发生突发事件或危机时的有效衔接。
10.运行任务详述
业务口:
场馆新闻宣传
工作任务:
项目概述中提到的4项工作
任务编码:
(由组委会统一编制)
任务概况:
同前
运行阶段:
场馆新闻宣传团队正式成立之日-10月31日,试运行
11月1日-场馆赛事(任务)完全结束之日,正式运行
每日运行时间:
按场馆要求
工作地点和空间编码:
(由组委会统一编制)
人员岗位及班次:
新闻宣传经理,新闻宣传主管,新闻宣传助理
1班时间按场馆规定
相关任务及责任业务口
政策
程序
亚残运会特殊考虑
11.工作推进计划
11.15月30日前,正式确定场馆(团队)新闻宣传经理、新闻宣传主管岗位的人选。
11.2场馆新闻宣传团队与亚组委宣传部、组委会新闻宣传办公室建立日常沟通联系、定期交流、培训机制,6月1日起。
11.3场馆新闻宣传团队主要工作人员进入场馆集中办公,并进行相关测试,8月1日起。
11.4场馆新闻宣传团队各项筹备工作准备就绪,9月30日前。
11.5参加场馆综合演练、组织场馆新闻宣传团队演练,9月30日前。
11.6场馆新闻宣传团队进入全面运作状态,10月25日。
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