第七章 合同信息档案资料管理的方法与措施.docx

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第七章合同信息档案资料管理的方法与措施

第七章合同、信息、档案资料管理的方法与措施

第一节项目合同管理的方法与措施

合同管理是指对合同的订立、履行、变更、终止、解决争议等进行的管理，合同管理工作贯穿项目管理的始终，是项目管理工作的主线，同时也是开展其他项目管理工作的基础，因此具有十分重要的意义。

本项目合同体系主要包括：

项目管理服务合同、设计合同、招标招标代理合同、施工合同、采购合同等。

这些合同为项目实施过程中进行质量控制、进度控制和投资控制等提供了主要法律依据。

1.合同目标管理

1.1合同订立前的管理

合同签订意味着合同生效和全面履行，必须采取谨慎、严肃、认真的态度，作好签订前的准备工作，具体内容包括：

市场预测、资信调查和决策。

1.2合同订立时的管理

合同订立阶段，意味着合同双方经过工程招标投标活动，或充分酝酿、协商一致，从而建立起工程合同法律关系。

订立合同时一种法律行为，当事人应当认真、严肃拟定合同文本，作到合法、公平、有效。

1.3合同履行中的管理

合同依法订立后，当事人应认真履行执行过程中的组织和管理工作，严格按照合同条款，享受权利和承担义务。

1.4合同发生纠纷时的管理

在合同履行中，当事人之间有可能发生纠纷，当争议纠纷出现时，有关双方首先应从整体、全局利益的目标出发，作好有关的合同管理工作，以利纠纷的解决。

2.项目合同管理具体要点

2.1项目合同数

本项目实施过程中须签订勘察合同、施工承包合同、监理委托合同、材料采购合同、设备供应安装合同、工程检测试验合同、人防工程合同、消防工程合同、市政道路管线施工合同、环境绿化施工合同等，约10种类型合同。

2.2合同签订的相关要点分析

2.2.1订立施工合同应符合下列原则：

①合同当事人的法律地位平等。

一方不得将自己的意志强加给另一方；

②当事人依法享有自愿订立合同的权利，任何单位和个人不得非法干预；

③当事人确定各方的权利和义务应当遵守公平原则；

④当事人行使权利、履行义务应当遵循诚实信用原则；

⑤当事人应当遵守法律、行政法规和社会公德，不得扰乱社会经济秩序，不得损害社会公共利益。

2.2.2订立施工合同的谈判

应根据招标文件的要求，结合合同实施中可能发生的各种情况进行周密、充分的准备，按照“缔约过失责任原则”保护企业的合法权益。

2.2.3承包人与发包订立施工合同应符合下列程序：

①接受中标通知书；

②组织包括项目经理的谈判小组；

③草拟合同专用条件；

④谈判；

⑤参照发包人拟定的合同条件或设计合同示范文本与发包人订立施工合同；

⑥合同双方在合同管理部门备案并缴纳印花税。

在施工合同履行中，发包人、承包人有关部门工程洽商、变更等书面协议或文件，应为本合同的组成部分。

2.2.4施工合同文件组成及其优先顺序应符合下列要求：

①协议书；

②中标通知书；

③投标书及其附件；

④专用条款；

⑤通用条款；

⑥标准、规范及有关技术文件；

⑦图纸；

⑧具有标价的工程量清单；

⑨工程报价单或施工图预算书。

2.2.5承包人经发包人同意或按照合同约定，可将承包项目的部分非主体工程、非关键工作分包给具备相应的资质条件的分包人完成，并与之订立分包合同。

分包合同应符合下列要求。

①分包人应按照分包合同的各项规定，实施和完成分包工程，修补其中的缺陷，提供所需的全部工程监督、劳务、材料、工程设备和其他物品，提供履约担保、进度计划，不得将分包工程进行转让或再分包。

②承包人应提供总包合同（工程量清单或费率所列承包人的价格细节除外）供分包人查阅。

③分包人应当遵守分包合同规定的承包人的工作时间和规定的分包人的设备材料进出场的管理制度。

承包人应为分包人提供施工现场及其通道；分包人应允许承包人和监理工程师等在工作时间内合理进入分包工程的现场，并提供方便，做好协助工作。

④分包人延长竣工时间应根据下列条件：

承包人根据总包合同延长总包合同竣工时间；承包人指示延长；承包人违约。

分包人必须在延长开始14天内将延长情况通知承包人，同时提交一份证明或报告，否则分包人无权获得延期。

⑤分包人仅从承包人处接受指示，并应执行其指示。

如果上述指示从总包合同来分析是监理工程师失误所致，则分包人有权要求承包人补偿由此而导致的费用。

2.3合同价款管理

2.3.1施工合同签订时，工程量价格尽量采用标准格式的工程量清单计价、明确单价和计划单位、支付方式、合同款增减条件及结算方法，做到付款时有款可依、决算时有据可查，在付款时严格按照公司内部《经济合同管理办法》，做到签证据实、互相牵制、层层把关，使付款及时、准确，即保证工程顺利实施，同时加强廉政建设的力度。

2.3.2施工合同价款按固定单价方式确定，今后按实际工程量进行调整，对于一些暂不能确定的项目暂估价款，今后按投标优惠幅度按实结算。

监理合同价按中标费率及施工单位中标价为依据确定，并在合同中明确今后的决算原则。

2.3.3对于合同价款增减的管理，按照《工程联系单管理办法》，并在实施中已不断地得到完善，管理的科学化、规范化，可保障工程联系单的签订的确实、可靠。

2.3.4对于合同价款的变更，程序上必须严格按照公司规定程序操作，即由承包方提出变更要求由监理及发包方进行审核，重大价款变更须上报财政审价部门获准后方可签订相关协议，若有重大分歧则由仲裁机构裁决。

2.4合同存在的风险管理

2.4.1在合同签订前对风险做全面分析和预测。

主要考虑如下问题：

工程实施过程中可能出现的风险类型、种类；风险发生的规律，如发生的可能性、发生的时间及分布规律；风险的影响，即风险发生，对双方施工过程、工期、成本等有哪些影响；双方须承担哪些经济和法律的责任等；各种风险之间的内在联系，如一起发生或伴随发生的可能性。

2.4.2在合同签订时，须考虑订立有效的对策和计划。

即考虑如果风险发生应采取什么措施予以防止，或降低它的不利影响。

2.4.3在合同实施过程中对可能发生、或已经发生的风险进行有效控制。

包括采取措施防止或避免风险的发生；有效地转移风险，降低风险的不利影响，减少双方的损失；在风险发生的情况下进行有效决策，对工程施工进行有效控制，保证工程项目的顺利实施。

2.4.4在合同签订时，应明确风险条款，杜绝一些明显的或隐含着对合同双方不利的条款。

在合同中明确规定双方承担的风险，如工程变更的补偿范围和补偿条件、合同价款的调整条件、不可抗力等补偿条款等。

在工程实施中进行工程一切险及第二者责任险的投保。

2.4.5在签订合同时，双方须约定违约、索赔和争议的条款及方式，双方须明确不可抗力的范围及所造成损失的承担方式、保险细则等，以保证合同的正常履行。

2.5合同的变更管理

2.5.1合同的变更是指当事人对已发生法律效力，但尚未履行或尚未完全履行的合同，进行修改或补充所达成的协议。

如对原合同中规定的标的数量、质量、履行期限、地点和方式，违约责任，解决争议的方法等作出变更。

2.5.2合同变更必须针对有效的合同，协商一致是合同变更的必要条件，任何一方不得擅自变更合同，如合同已经过有关部门的批准或登记，变更重要重新审批或登记。

合同变更一般不涉及已履行的内容。

2.5.3合同变更一般指合同内容的变更，不包括合同主体的变更。

有效合同变更必须有明确的合同内容的变更，如果当事人对合同的变更约定不明确，视为没有变更。

合同变更后，双方不得再按原合同履行，而必须按变更后的合同履行。

2.5.4项目工程的所有合同变更必须严格按规定程序操作，首先由合同变更方提出变更要求，附上相关资料，由合同另一方确认其变更内容及相关要求，再经双方协商同意后订立相关协议。

2.5.5工程承包施工合同由于设计变更等因素，在实施工程不可避免地将发生工程量和价格的变更，工程量的变更以设计修改后的实际发生量计算。

价款变更时，合同中已有适用于变更工程的价格，按合同已有的价格变更合同价款；合同中只有适用于变更工程价格，可以参照类似价格变更合同价款；合同中没有适用或类似变更工程的价格，由施工单位（承包人）提出适当变更价格，经监理工程师确认后执行。

2.6竣工验收及结算管理

2.6.1按照财政部、建设部关于《建设工程价款结算暂行办法》的通知（财建[2004]369号）要求，单项工程竣工后，承包人应在提交竣工验收报告的同时，向发包人递交竣工结算报告及完整的结算资料。

2.6.2发包人收到承包人递交的完整的竣工结算报告及结算资料后45天内进行核实，给予硬认或者提出修改意见。

发包人确认竣工结算报告向承包人支付工程竣工结算价款。

2.7合同文件的履行

2.7.1项目经理部必须履行施工合同，并应在施工合同履行前对合同内容、风险、重点或关键性问题做出特别说明和提示，向各职能部门人员交底，落实根据施工合同确定的目标，依据施工合同指导工程实施项目管理工作。

项目经理部在施工合同履行期间，应注意收集、记录对方当事人违约事实的证据，作为索赔的依据。

2.7.2项目经理履行施工合同应遵守下列规定：

①必须遵守《合同法》规定的各项合同履行原则。

②项目经理应负责组织施工合同的履行。

③依据《合同法》规定进行合同的变更、索赔、转让和终止。

④如果发生不可抗力致使合同不能履行或不能完全履行时，应及时向企业报告，并在委托权限内依法及时进行处置。

2.7.3履行分包合同时，承包人应就承包项目（其中包括分包项目），向发包人负责，分包人就分包项目向承包人负责。

由于分包人的过失给发包人造成了损失，承包人承担连带责任。

2.7.4企业与项目经理部应对施工合同实行动态管理，跟踪收集、整理、分析合同履行中的信息，合理、及时进行调整。

对合同履行应进行预测，及早提出和解决影响合同履行的问题，以回避或减少风险。

3.合同管理措施

3.1落实合同管理职能部门和配备合同管理人员

合同管理工作是评价项目管理水平的重要指标之一，集团公司明确经营部为合同管理的职能部门，并配备熟练掌握工程专业知识和有关法规的专职人员，建立合同审核、台帐、统计、检查和报告制度，发挥合同管理的纽带作用，从而使得工程建设合同的订立、履行、变更和终止等活动的结果，成为公司法定代表人作出工程项目管理决策的科学依据。

3.2积极推行工程建设合同示范文本制度

推行工程建设合同示范文本制度，有利于完整工程建设合同法律制度，提高工程建设合同履约率，规范工程建设合同各方当事人的行为，保护其合法权益。

在工程建设管理过程中所涉及原合同中，凡国家和政府有关部门已颁布了示范文本的，一律采用示范文本；未颁布示范文本的，根据以往工程管理经理，在公司内部制订相应的合同示范文本，作为签订工程建设合同的重要依据，使工程建设的合同管理更加有序、规范。

第二节项目信息管理的方法及措施

1.项目信息管理的目标

随着项目的启动、规划、实施等项目生命周期的展开，与项目有关的合同、图纸、报告、文件、照片、音像、模型等各种各类纸介质和非纸介质信息会层出不穷地产生，因此，对项目信息的管理显得尤其重要。

而且，信息处理将始终贯穿整个项目管理的全过程，除项目的施工建设过程外，还包括项目建设的前期准备过程及项目竣工后的后评估过程。

如何高效、有序、规范地对项目全过程的各类信息资源进行管理，是本项目的管理工作中的重要环节。

项目信息管理的效率和成本将直接影响项目管理其他环节的工作效率、质量和成本。

为适应项目管理的需要，为预测未来和正确决策提供科学依据，提高项目管理工作的水平和效率，我公司将严格按照ISO9001质量体系的相关规定，加强本项目的信息管理工作。

通过建立完善的项目信息管理系统，动态收集各项信息，合理优化信息结构，科学分析归纳信息内容，并将信息及时、准确、完整地传递给相关使用单位和人员，从而实现项目管理信息化目标。

2.项目管理的信息系统流程

2.1项目信息分类

本项目的项目信息按信息来源可分为项目公共信息和项目个体信息。

公共信息包括各种国家法规和政府部门规章、市场价格信息、自然条件信息、供应商信息、勘察、设计、监理和施工单位信息等。

项目个体信息则包括工程概况、施工记录、施工技术资料、工程协调、过程进度计划及资源计划、成本、商务、质量检查、安全文明施工及行政管理、竣工验收等信息。

上述所有信息都将纳入本项目的信息管理系统范围，实施规范管理。

2.2项目信息管理的组织及制度保证

本项目将设立专职的项目信息主管，专门负责制定信息管理办法和建立项目信息管理系统，实施信息管理工作。

并在项目其他专业工程师下属人员中指定兼职的项目基层信息员，负责收集各管理职能范围内的信息。

兼职信息员受直属专业工程师及项目信息主管的双重领导，形成上通下达的项目信息资源管理组织体系。

制订项目信息管理办法，对项目信息主管的职责、信息分类方法、信息收集和处理、信息传递要求、传递渠道、传递形式、传递内容、传递审核及信息储存要求等作出详细规定。

2.3项目信息管理

2.3.1外部信息管理

除本项目代建方外，本项目的其他参与方都从属于项目外部信息管理范围。

其他参与方包括招标人、使用方，政府有关主管部门，项目设计、勘察、施工和监理，设备制造与供应商，材料供应商等，都是项目管理的信息源。

他们既是项目信息的供应方，同时也是项目信息的需求方，只是由于其在本项目生命周期中所处的阶段与工作不同，则在项目信息管理系统中的结构和功能会有所不同。

我公司作为项目的项目代建方，将对项目外部信息供需关系和处理流程进行前期规划和统一设计，并向所有项目参与方明确传达，满足项目管理全过程中的信息管理工作内外兼容性和标准化的要求。

例如，我司将向所有设计、勘察、施工、项目监理方及供应商明确指明本项目信息管理系统拟采用的电子管理软件、财务软件、网络平台、数据库平台、安全控制平台等系统特性、具体版本和数据接口标准等信息，要求各单位按统一规范的信息处理流程参与本项目的信息管理工作。

2.3.2内部信息管理

本项目的内部信息主要包括进度信息、造价信息、质量信息、安全信息、合同信息、财务信息、物料信息、图（纸）、文档信息、办公与决策信息等。

同样，我司将根据项目的不同生命周期阶段，依靠分别对应的项目代建方内部的专业职能岗位设置，对各类信息的管理目标也会有所侧重和区别。

例如，在项目设计管理阶段，项目信息管理的核心功能是图、档处理；在项目建设实施管理阶段，项目进度、质量和造价三大控制信息的一体化集成处理是项目信息管理的主要目标：

在项目监控实施管理阶段，质量信息的实时采集与监控又是项目信息管理的核心目标等等。

项目代建方内部的信息管理流程是：

各项目信息员在专业管理过程中收集各类信息→项目信息主管汇总、分析和整理→项目管理工程师定期编制（紧急信息可不定期发布）、项目经理审核→发往各相关单位和人员。

3.项目的信息管理方法

本项目将制订规范详尽的项目信息管理制度，并采取独具特色、行之有效的管理办法，建立完整的项目信息流转体系，实施本项目建设信息的动态管理。

3.1项目信息主管职责

主要负责起草项目部信息管理方面的一般公文，收集、督促汇报项目管理的各类信息，指导各专业的项目信息员收集项目管理的各类信息，定期汇编项目建设管理信息动态：

负责向外提供项目有关可控信息的查询服务。

3.2信息收集方式

项目信息主管与各专业的项目信息员构成一个上通下达的项目信息资源管理组织体系，项目管理过程中的各类信息的收集更有效率及具有日常性。

此外，项目信息主管还负责通过口头打听、电话询问、公函咨询及各种媒介查询等形式，主动收集与本项目有关的各种信息。

3.3信息传递形式、要求和渠道

本项目的信息可以数据、表格、图纸、文字、音像甚至口头的形式传递。

但对于重要信息，则不能采用口头传递形式。

信息传递要求及时、准确、完整。

3.4信息的归纳、整理和分析

项目信息主管汇总所收集的各种项目信息后，要根据项目专业分类和信息使用者的具体要求对信息进行整理和分析，汇集后提交项目管理工程师和项目经理审核，形成项目代建方的有效信息。

3.5定期信息动态的编制

项目代建方每周编制《项目建设管理信息动态周报》，以统一的、编号的书面标准形式报送招标人、使用方等相关单位和部门，内容包括但不限于与本项目有关的国家、省、市的最新法律、法规和规章，当周的主要工作，下周的工作计划、本项目的最新进度，本项目质量和安全实施情况，本项目的投资控制、对比分析和资金收支管理情况，有关本项目各参与单位的重大事件，媒体有关本项目的最新报道等。

3.6工程例会制度

项目代建方每周定期主持召开本项目的工程例会制度，参加人员包括招标人、使用方、各勘察、设计、监理及项目监理方和政府有关部门的代表，其目的之一就在于交流信息，互通情况，汇报项目进度等，实现项目信息共享。

3.7信息管理工作平台

我司已建有完善的企业内部网络，并通过国际互联网实现了公司范围内企业管理的信息化、电子化、网络化。

我司将把公司管理网络平台运用到本项目的项目信息管理工作中，利用网络在项目代建方内建立一个信息管理工作平台，提高项目信息的收集、传递、分析效率：

可以通过外部接口实现项目内外部信息的快速互通。

4.与招标人、使用方的信息沟通管理

我公司向招标人、使用方提供项目管理服务，就是代表招标人、使用方对本项目实施全方位的管理，准确无误地执行招标人、使用方的规划要求、设计要求、工期要求、质量要求和投资要求，严密、科学和合理地组织各单位进行项目建设，确保项目的顺利完成。

在此过程中，我公司与招标人、使用方的信息沟通是整个项目管理的关键环节。

它关系到招标人、使用方能否准确、及时地掌握项目实施的动态和了解各施工单位在项目实施过程中遇到的各种问题，也关系到我公司和各施工单位能否准确、及时领会招标人、使用方根据实际情况提出的项目具体实施要求，从而提高整个项目建设和管理的效率。

我公司作为项目代建方，扮演招标人、使用方与各施工方之间的协调枢纽角色。

一旦招标人、使用方确定我公司为本项目的项目代建方，我公司将立即展开与招标人、使用方之间有关项目的信息沟通，并一直贯穿整个项目管理全过程。

4.1与招标人、使用方的信息沟通原则

我公司高度重视与招标人、使用方之间的信息沟通的重要性，要求项目代建方所有工作人员都要在思想上统一认识，严格执行既定的沟通机制，全力保障项目有关信息上下传递的准确性、有效性和及时性。

4.2与招标人、使用方的信息沟通的组织系统保障。

项目代建方将充分发挥项目信息管理系统的作用，并根据招标人、使用方的具体要求，主动提供项目实施过程中的所有有效信息。

项目信息主管为项目代建方的信息供应的联系人，随时向招标人、使用方提供有关项目的信息查询服务。

4.3与招标人、使用方的信息沟通形式

项目代建方通过各种形式的传递渠道向招标人、使用方提供项目信息及进行互动沟通。

除了为解决工程建设问题而召开的工程专题会议之外，每周由项目代建方主持召开的工程项目例会也会请招标人、使用方代表参加，及时分析、协调、平衡和调整工程进度，共同研究项目管理工作，参与工程信息交流和沟通。

按照招标人、使用方要求，项目代建方每月、每季和每年向招标人、使用方提交有关本项目的进度、投资、质量及管理等报告，汇报项目的计划执行情况和下一阶段计划情况。

此外，招标人、使用方可以通过电子网络登陆项目代建方的信息管理平台，获取所需的项目信息等等。

第三节档案资料管理的方法与措施

1.档案资料管理法律依据

《中华人民共和国档案法》

《建设项目（工程）档案验收办法》

《国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》

《城市建设档案管理规定》

《城市建设档案案卷质量规定》

2.档案管理重要性

项目档案的价值使档案管理在项目管理内容中显得尤为重要，同时也是项目管理不可或缺的方面，规范、有效的档案管理工作保证了城市建设档案的完整性、系统性和国家有关规范和法律要求。

3.档案资料管理的方法

3.1按照招标管理合同的相关要求，督促设计方、施工方建立相应的档案制度，按照归档资料的统一表示，做好归档资料的收集、分类、整理、汇编等工作，使档案资料规范化。

3.2项目代建方成立专门部门进行工程档案的管理工作，定期检查各分包档案资料的管理情况，分阶段地将工程资料归档，保证工程档案的完整和有效。

3.3建立工程档案的借阅制度，保证档案资料的安全。

3.4档案管理的情况将定期向招标人、使用方报告，并定期接收检查，按合同要求，在本工程竣工验收后，及时向招标人、使用方、城建档案馆提交本工程的全套工程档案。

4、档案资料管理的措施

4.1组成专门小组负责收集工程、技术信息及竣工档案的整理组卷归档工作。

及时将工程、技术信息及竣工档案整理验收小组负责人、工作人员名单、竣工档案整理工作计划、联系电话报项目代建方。

4.2档案资料的归档分类

分类

内容

备注

A册：

依据性文件

1）可行性研究报告及批复

2）项目立项批文

3）选址、用地、征地、拆迁等审批文件

4）建设用地规划许可证、建设用地许可证

5）科技抗震、消防、人防审核意见书；水、暖、电、煤气供应协议书

6）合同书（含设计）

7）建设工程规划许可证

8）设计方案审查意见

9）施工图审查通知书

B册：

基础性文件

1）工程地质勘探报告

2）工程地质图

3）工程设计计算结果

4）建筑用地钉桩通知单

5）验线合格文件

C册：

施工过程文件

1）开工报告、施工许可证、夜间施工许可证等

2）图纸会审纪要

3）设计变更通知

4）重要、特殊部位隐蔽工程检查签证记录

5）桩基竣工平面图及试验报告

6）建筑物坐标、总高、垂直度测量、沉降观测记录

7）分项、分部单位工程质量评定资料，工程质量综合评定表

8）重大质量事故处理记录

9）水电安装测试记录

10）政府职能部门整改通知书、施工单位回复记录

D册：

公司内部来往文件

发文：

送公司报告

发工程管理部文

发成本管理部文

收文：

工程管理部来文

成本管理部来文

E册：

监理公司往来文件

1）《监理人员登记表》及证明资料

2）监理规划

3）监理细则

4）监理例会纪要

5）监理备忘录及专题报告

6）监理月报及审核意见

7）发监理单位文件

F册：

与施工单位来往文件

1）施工组织设计

2）施工方案

3）工程联系单

4）报告及函件

G册：

设计变更和工程签证

1）设计变更

2）工程签证

H册：

计划管理

1）总进度控制计划及评审记录

2）施工图纸交付计划

3）承包单位进场计划

4）甲供材料进场计划

5）总进度计划（施工单位）

6）月计划（施工单位）

7）周计划（施工单位）

I册：

作业指导书

1）工程管理指导书

2）成本管理指导书

J册：

材料设备管理

1）封样登记一览表

2）收（调）料单

3）设备调试验收记录

K册：

进度款支付

1）工程进度款审批单

2）物资进度款审批单

3）扣款通知单

4）奖/罚款通知单

L册：

会议纪要

1）公司检查工作会议纪要

2）公司现场工作协调会纪要

3）专题会议纪要

4）项目部内部会议纪要

M册：

竣工验收材料

1）总平面图、综合管线图

2）建筑图

3）结构图

4）水竣图

5）电竣图

6）设备安装图

7）其他图纸

8）竣工报告、工程竣工验收证明书

9）三材核销、财务结算

N册：

后勤管理

1）考勤表

2）项目部固定资产登记表

3）其他文件

O册：

声像资料

1）照片：

照片、底片、照片内容说明、拍摄者、拍摄日期。

拍摄内容：

建筑物环境、外观照片，建筑要有基础施工、隐蔽工程照片

2）录象材料：

成品带，有拍摄者、拍摄日期及说明。

拍摄内容：

重要领导人奠基、视察、验收剪彩、题语、讲话，基础工程、隐蔽工程、施工前环境、工程进程重要环节及竣工后形成录象材料

4.3文件索引目录

项目档案资料按上述方法进行分类，每个文件夹须有《文件卷目总索引》、《文件卷索引表》、《文