浙江会计继续教育网上课程企业实用财务管理03演示教学.docx
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浙江会计继续教育网上课程企业实用财务管理03演示教学
第三节应收账款管理与收账技巧
一、应收账款管理目标
企业一方面想借助于应收账款来促进销售,扩大销售收入,增强竞争能力,同时又希望尽量避免由于应收账款的存在而给企业带来的资金周转困难、坏账损失等弊端。
应收账款管理的目标即通过应收账款管理和回收机制,在应收账款发生后,通过一系列管理措施监控账款,保障账款按时回收。
具体的管理目标如下:
(一)支持营运资金
如果收款滞后,企业可能要贷款支付正常运营。
账户管理人员应密切配合财务决策,预测包括一个月之内的现金回收情况。
要避免现金流问题,应尽快收款。
(二)减少营业费用和坏账
收款的同时要控制费用。
费用包括电话费,邮寄费,法律费用,以及人员工资等。
账单拖欠的时间越长,账款收回的可能性越小。
如不对欠款客户采取连续不断的追讨,时间一长,收款产生的费用越高,因为必然要采取更周全的收款措施。
但是,收款产生的最昂贵的费用是坏账。
(三)维护良好的客户关系
收款是人与人之间的交涉,具有人性化的一面。
因此,要尽量维系良好的客户关系,保护客户的声誉。
很少有客户愿意承认没有付款能力。
实际上,有时不能付款的原因可能是企业的失误引起的,比如原始发票丢失,客户可能还不知道已经拖欠。
失误引起的暂时问题解决之后,许多客户关系恢复正常。
维护良好的客户关系,不仅可以促进对好客户的销售,也可以提高企业在业界的声誉。
(四)恢复客户还款计划
有的客户的确拖欠账款,没有及时结清债务。
有时需要一起与客户分析拖欠原因,帮助客户提高信用。
(五)协助销售
良好的收款工作可以促进销售。
客户一般从其付款及时,信用状况良好的企业购买货物,正如贷款人如期偿还贷款,是为了更多的贷款。
同样对过去的收款处理不当,会引起客户的不愉快影响今后的销售,导致客户转向其它供货商。
(六)加强与客户的沟通
有时阻碍收款的原因在于沟通上的失误。
与客户的联系和沟通应该是及时有效的。
如发票未及时送达,使企业不能与客户正常沟通,客户不能及时付款。
有效沟通还包括账款一旦过期所采取的迅速催收。
如账款应在星期一收到,那么星期二就应查询账款未到的原因。
二、应收账款管理方法
(一)个别账户账龄分析
将每个账户(按客户设置)所欠款项的数额和欠账时间列示于表中,据以分析判断个别账户是否存在账款拖欠问题。
并进一步分析拖欠原因。
如表3-5所示:
表3-5个别账户账龄分析表
客户
应收账款余额
应收账款账龄(天)
未过期
过期31~60
过期61~90
过期90以上
A公司
B公司
C公司
5000
4000
6000
1500
2500
2000
1000
(二)追踪付款模式
在这种方法下,分析者盯住客户每一笔应收账款的付款模式,只要这一模式没有发生变化,就表明客户是在按正常的付款模式付款,并未出现延期付款的情况。
如果公司的某个客户的付款模式是:
当月付款10%,其后3个月份分别支付货款的30%、40%、20%,。
只要该客户保持这一模式,就说明公司应收账款没有出现异常。
如表3-6所示:
表3-6账款追踪付款分析表
时间
销售额(万元)
季末应收账款(万元)
该月季末应收账款与该月销售额之比(%)
1月
2月
3月
120
120
120
24
72
108
204
20
60
90
4月
5月
6月
60
120
180
12
72
162
246
20
60
90
7月
8月
9月
180
120
120
36
72
54
162
20
60
90
(三)客户账款的历史分析
将客户应收账款变化置于一个较长的时间内进行连续分析是十分有价值的,可以有效评价客户信用,再评价企业的信用政策,及执行情况。
如表3-7所示:
表3-7客户账款历史分析表
客户
账号
月份
债务
总额
过期天数
争议额
累计销售额
平均账龄
1—30天
31—60天
61—90天
91天
C10
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
(四)账款账龄分析
总账账龄表是根据应收账款拖欠期的长短将其分成不同的类别,并注明其在全部应收账款中的比例,从而为企业应收账款管理提供较具体的信息,如表3-8和3-9所示:
表3-8总账账龄表
月份
赊销额(万元)
月底应收账款余额
付款比例
7
8
9
合计
160
150
160
30
60
110
200
(160-30)/160=81.25%
(150-60)/150=60%
(160-110)/160=31.25%
表3-9应收账款账龄分析
账龄(拖欠天数)
所占比重(%)
61-90天
20
31-60天
15
当期(0-30天)
65
合计
100
宏达公司2008年6月30日,对企业应收账款进行追踪分析,把所有应收账款账户进行账龄分析,有关资料及分析情况如表所示。
宏达公司账龄分析表金额:
千元
应收账款账
账户数(个)
百分率%
金额
百分率%
信用期内
100
43.29
600
60
超
信
用
期
内
1个月内
2个月内
3个月内
6个月内
12个月内
18个月内
24个月内
50
20
10
15
12
8
16
21.65
8.66
4.33
6.49
5.19
3.46
6.93
100
60
40
70
50
20
60
10
6
4
7
5
2
6
合计
131
56.71
400
40
总计余额
231
100
1000
100
上表分析表明,宏达公司通过账龄分析可以看到宏达公司所有应收账款,有多少尚在信用期:
从账户数231个中在信用期内的账户数有100个,占43.29%;从金额100万元中在信用期内为60万元,占60%。
有多少欠款超过了信用期:
超信用期账户数131个,占56.71%;超信用期金额40万元,占40%。
这可以为企业进一步对应收账款管理采取相应的措施。
思考题
同时需要大家注意的是,老客户的信用风险尤其需要引起我们财会人员的关注。
(五)坏账损失的处理
坏账损失的处理方法有直接注销法和备抵法两种,备抵法根据提取数额的不同测度方法,又可分为期末余额百分比法,销货百分比法、账龄分析法。
三、收账管理实务
(一)收账政策
收账政策就是应收账款的催收政策,即应少账款超过规定的信用期限后仍未收到而向客户催收所设计的一系列程序与方法的组合。
收账政策也应有一个适宜的范围,若收账政策过于消极,催收工作没有效果,机会损失和坏账损失将会提高;若过于积极严格,收账费用会显著增加,并有可能使本企业与客户的关系受到影响。
客户在资金有限,决定支付部分账款时,取决于客户感觉到的各个供应商执行其信用政策的严肃程度。
若客户以为某个供应商会采取无所谓的态度,那么,它就会拖欠这个供应商的账款。
但是,在收账工作中,重要的还是促使客户愿意付款,让客户认识并确信付款是互利的,让他们意识到你愿意与他继续合作。
1.应收账款未按期收回的原因分析
(1)买方延期付款存在的理由
买方之所以会延期付款又可以分为以下两个原因:
其一,顾客是善意的,他想及时支付货款给厂家,但是他确实心有余而力不足,这叫做善意的延期付款;
其二,顾客资金充实,就是不愿支付货款,一拖再拖,这是恶意的延期付款;
业务人员应该仔细分析,弄清楚买方究竟是什么原因不能按期付款,造成延期付款。
因买方原因导致的延期付款具体可以分为以下几个方面:
①买方提出抱怨
买方提出抱怨可能来自很多方面,例如顾客觉得你的服务态度不好,没有如期交货,或是交给顾客的产品质量跟最初所谈的不一致,所以这时顾客会对卖方人员提出抱怨,很显然,在抱怨没有处理之前,顾客是不会支付货款的。
②买方对当初的交易条件不满
最初洽谈时,买方很满意,可是隔了一段时间之后,发现自己购买的产品价格比别人的高,比如顾客打听到同行花100元购买同样的产品,而自己花了103元,此时顾客必然会有一种被欺骗的感觉。
在这种情况下顾客会对当初所谈的条件不满,自然会延期支付货款。
③买方当初的购买是出于人情
买方当初由于某个亲戚或朋友的介绍购买了厂家的产品,当时的购买完全是迫于人情,但是等到要支付货款时,又心有不甘,所以尽量地能拖就拖,这种买方的延期支付货款是因受到人情因素的影响。
④买方购买的商品没有获得预期的效果
例如,顾客购买了一辆汽车,他希望这辆汽车的操控性能很好,开起来的速度要达到自己的要求,结果开了不到3天,就发现这辆车跟自己预期所想的不太一样,这辆车没有达到自己预想的效果。
所以顾客不愿支付货款,不愿意支付货款自然会相应导致了延期付款。
⑤顾客发现商品有缺点
在交付商品时顾客并没有觉察出商品有什么问题、缺点,但是使用之后才发现问题重重,使用后发现与自己所要求的效果有了很大出入,在这种情况之下顾客会将应该支付的货款暂时压下来,等厂家帮他把问题处理完毕,达到了他的要求之后,顾客才愿意支付货款。
⑥市场的行情发生了显著的变化
顾客延期付款的第六个原因是因为市场的行情发生了显著的变化,顾客预期的获利没有得到满足。
比如最初订货时的这种产品市场行情非常好,预期的利润很高,但是等到顾客出售该产品时,市场的行情发生了显著的变化,产品的销售量也相应地急剧下降,顾客无法获得原来预期的销售利润,所以他就会延期支付货款。
⑦没有按照计划来顺利销售产品
顾客在预定产品时,已经有许多客户向他订购了该产品,但是当顾客拿到该产品时,他的许多客户又突然反悔了,他没有按照计划顺利地将产品销售出去,结果造成产品积压,在这种情况下顾客也会延期付款。
⑧顾客付款能力每况愈下
顾客本身的付款能力每况愈下,因为他自有资金的比例不高,只有10%或20%,所以当他的财务周转开始遇到问题时,他的付款能力也相应就会很低,此时如果业务人员催收不很积极,货款自然就很难及时收回。
⑨资金周转不力
顾客因资金周转不力而产生延误,顾客原来预期的钱没有到位,此时如果厂方非常软弱,催款又不积极,就会给对方延期付款造成一个很好的借口。
(2)卖方导致延期付款的原因
①清款单没有准时送到
顾客的结账日期是固定的,业务人员必须与顾客约定好递送清款单的准确日期,如果业务人员没有把清款单准时送到,迟延了几天,这样很有可能错过了顾客的结账期,所以顾客只能下个月支付货款。
这是由于卖方没有依照当时的约定准时把清款单送给买方,最终导致货款的回收延迟了一个月。
②没有按时收款
有些公司的管理比较严格,尤其是国有企业,一个月中只有几天时间厂家可以上门收回账款,业务人员必须严格按照与顾客约定的时间准时上门收款,如果你没有按时收款,顾客就会有延期付款的理由,业务人员也只能等到下个月才能拿到货款。
这是由于卖方没有按照约定的时间去收款,结果导致货款的回收延迟了一个月。
③业务和会计人员缺乏适当的沟通和协调
沟通很重要,业务人员必须与对方的会计人员建立良好的沟通渠道和关系。
当业务人员要求买方的会计人员结清账款时,一定要把事情的来龙去脉彻底讲清楚,这样才较容易把应收账款收回。
如果卖方的业务人员跟买方会计人员缺乏适当的沟通和协调,往往会导致顾客延期付款。
④商品的性能不佳或对方要求索赔
如果产品出了问题,交给顾客的商品可能是不良或次等品,让顾客使用时觉得与自己当时所得到的承诺不太一样,顾客自然不会按时支付货款。
只有厂家将问题妥善解决之后,才有可能收回货款,所以商品的性能不佳或对方要求索赔也会导致延期付款。
⑤没有履行契约
厂家与顾客签定的合同可能包括很多方面的内容,例如当顾客的购买量达到一定数量时会有赠品。
但是在实际购买的过程中,顾客的购买量已达到了要求,但是厂家却没有给顾客赠品,没有履行契约,顾客就有理由延期付款。
⑥付款时间不明确
业务人员在与顾客洽谈的过程中,只是单纯的把价格金额谈的很清楚,但是对具体的付款过程双方都没有明确规定。
等到月底收款时,顾客会找出当初又没有具体约定付款时间为理由,推迟一段时间再支付货款。
这就是付款时间不明确所导致的对方会延期付款。
⑦强迫销售
顾客的购买潜力是有限的,业务人员为了充分达成业绩,对公司有一个满意的交代,往往强迫销售。
例如某位顾客的实际购买力是只能买10000元的货物,而业务人员极力说服顾客购买了20000元的货物,到回收货款时,业务人员只能收回10000元的货款,只能收回应收账款的50%。
在这种情况下,业务人员面临两种选择:
①顾客退货;②顾客延期付款。
业务人员为了保持业绩自然会答应顾客延期付款的要求。
⑧售后服务不够完善
顾客在购买商品之后,往往会要求厂家有优质周全的售后服务,如果厂家的售后服务做得不好,顾客会找出理由,认为延期付款是理所当然的事。
⑨没有及时处理顾客的抱怨
做事情的速度也往往是致胜的关键,顾客有任何的抱怨和不满,作为厂家都应该快速的帮助顾客解决,以及时抚平顾客心中的不满。
如果顾客对厂家的服务比较满意,货款就会比较容易收回;反之如果没有及时处理好顾客的抱怨,顾客会产生强烈的不满,货款自然不会按时支付。
(二)收账程序
设计合理收账程序,优选收账人员,在收账中讲求技巧,这是实现收账的三个重要环节,具体收账程序设计如图3-2所示:
图3-2收账程序图
(三)账款催收技巧
很多业务人员会提出这样的问题:
究竟怎样提升收款速度呢?
其实要想把任何事情做好,重点是做事的品质要好,怎样提升专业收款的品质呢?
有以下五个重点需要注意。
1.征信调查
(1)实地调查法
实地调查法就是去拜访顾客时必须眼观六路,耳听八方,随时注意顾客的一举一动。
通过认真观察,能充分了解到客户公司的各种实际状况,在行业里面占有的地位,他们接待客户的态度究竟如何?
他们公司工作的士气如何?
生产是否顺畅?
通过方方面面的调查可以对顾客做出正确的综合评定,这种调查方法叫做实地调查法。
(2)间接调查法
拜访顾客的时间有限,不可能一天24小时地对顾客进行观察,有很多信息确实无法得到。
所以必须通过其它的方式,例如通过与顾客的员工及同行交谈来了解顾客,这种方法叫做间接调查法。
通过这种方法可以得到更多的顾客信息,对顾客判断精确度也会相应提高一层。
(3)异态调查法
异态调查法就是顾客产生了一些特殊、异常的状况,厂家必须要花一些时间去认真调查。
例如得到消息:
某位顾客的好多客户最近都不给他下订单了,或某位顾客外面有一笔巨大的货款被人家倒账了。
类似这些不利于顾客的消息叫做异态。
这些不利于顾客的消息都需要全面、认真地调查核实。
2.建立档案
作为厂家,必须把得到的所有资讯建立一个档案,顾客的基本的资料包括:
公司的地址、负责人、公司的人数。
除此之外还要建立有关收款方面的档案,把顾客的付款情况以及收款时所了解的一些信息保存起来。
具体有以下几个方面需要建立档案。
(1)对方付款的态度
对方付款的态度是非常干脆还是非常刁蛮,或是有恶意付款的嫌疑。
这些信息通过实地或间接的调查都可以得到。
通过建立档案把这些信息保存下来,哪些顾客付款正常,哪些顾客付款不正常,业务人员可以全面地准确掌握。
这样在收款时,对于不同类型的顾客,就可以采取不同的收款策略。
(2)清款处理流程
有些大公司的清款处理需要厂家建立一个清款处理流程来密切配合。
例如它会规定账单、验收单、检验单的递送日期,领款应该准备的资料、领款日期等等,这些清款处理的流程细节都需要仔细登记,以免遗漏一些细节,导致顾客延期付款。
(3)承办人
承办人很重要,收款时一定要与承办人处理好关系。
对于承办人的姓名、年龄、个性也要详细记录,建立承办人档案。
收款时,对于不同类型的承办人应该采取相应的不同应对策略,以保证顺利回收货款。
(4)与顾客有往来的银行
通过顾客的一些票据可以了解到顾客与哪些银行有往来,通过这些银行,就可以间接调查出顾客信用的好坏,可以准确了解到顾客是否从银行贷款。
这些信息可以作为顾客资料来存档,有助于对顾客做出准确的评价。
(5)付款方式
顾客的付款方式各不相同。
有的顾客喜欢一次结清,有的顾客则喜欢分三期付款,所以有必要把顾客付款的方式分别记录下来,这样业务人员对每位顾客的应收账款分别有一个比较详细的记录,有利于货款的回收。
(6)财务实权的掌握者
业务人员一定要明确财务的实权究竟掌握在谁手中,在经理还是财务部负责人的手中,这一点非常重要。
一旦不能及时从承办人手中拿到货款,就可以直接与财务实权的掌握者联系,说明情况以有助于收回货款。
(7)往来的明细和数据
数据问题非常重要,不能遗漏任何细节。
业务人员与顾客往来的明细和数据要记录并核对清楚。
哪些顾客已经结清货款,哪些顾客还没有结清货款,还剩余多少,这些都要详细反映到记录上,业务人员要做到心中有数。
(8)收款时应该注意的事项
月底到顾客的公司去收款时,应该带什么资料、单据,都应该有详细的记录。
因为不同的顾客有不同的规定,这就需要业务人员建立一个收款注意事项的详细档案,档案中全面记录不同顾客的要求,通过这种方式收款质量肯定会提高很多。
在以后的一个月中,试着按照以下流程追收账款:
到期未付
致电对方提醒付款。
超期10天未付
发第一封催收函,电话询问对方承办人。
超期20天未付
发第二封催收函,再次通电话,并停止发货。
超期30天未付
发第三封催收函,对客户进行巡访。
超期60天未付
发第四封催收函,对债务人进行资产调查、债务分析。
超期6个月未付
提请法律诉讼或仲裁。
将自己的收款流程记录如下,并总结收款经验。
特别提示
3.制订管理控制制度
提高收款质量和品质的第三个方法就是要有一个管理控制制度,如果没有制度很多事情就会没有一个正确轨道,乱了方寸,所以公司对于收款必须要制订管理制度,具体来讲有六件事情需要管理控制。
(1)收款目标
制订收款目标之后,应收账款究竟有多少?
需要向哪些顾客收款?
业务人员应有一个明确的概念,业务主管也能相应的方便管理。
制订一个明确的收款目标,有利于货款的回收以及回收货款工作的有序进行。
(2)账务处理
在回收货款的过程中,业务人员需要明确应收账款的余额和明细,但是应收账款的结清或冲消需要一定的时间,所以必须制订相应的账务处理制度,账务处理的管理制度要依据会计的基本处理原则来制订。
(3)账龄分析
账龄分析是企业内部的管理控制制度中非常重要的一环,因为应收账款的时间越长,风险也相应越大,货款回收的可能性就越小。
所以应该做好账龄分析,哪些应收账款的账龄在1个月之内,哪些在1个月以上,哪些超过了3个月,都应该明确、清晰。
针对不同账龄的应收账款制订不同的管理方法,例如账龄在3个月以上的账款要加紧追收等等。
(4)票期管制
票期管制就是对顾客付款时间的管制。
业务主管与业务人员都要明确掌握顾客的付款期限,同时业务人员还要养成良好的习惯,不要纵容顾客拖欠货款,对于临近付款期限还没有支付货款的顾客更要加紧追收,尽量避免顾客延期付款。
(5)通讯对账
对账是非常重要的工作,有些公司常常出现业务人员卷款而逃的严重威害公司利益的情况,某些业务人员之所以能够卷款而逃,就是因为公司没有及时通讯对账,听信业务人员的一面之词,认为顾客还没有支付货款。
所以除了业务人员之外,业务主管也应该与顾客保持紧密联系,掌握顾客的付款情况。
(6)授信管制
授信管制就是授予顾客信用的同时还要管制他。
在授予顾客信用之前,厂家必须对顾客进行征信调查,经过评定之后可以冒险地给某位顾客设定一个额度,称为信用额度。
如果给某位顾客的信用额度是100万,但是该顾客的应收账款有50万没有偿还,达到他信用额度的50%,此时厂家会暂时停止对这位顾客的供货,等到业务人员将货款收回后再继续提供货物,这就是授信管制,通过这种方法可以尽量减少积压的应收账款,能有效减轻业务人员的负担。
4.自我管理
自我管理就是业务人员首先要把自己的工作做好,管理好自己,收款的质量自然就会相应而随之提高。
那么业务人员如何才能管理好自己呢?
有以下四个方法可供参考。
(1)勤快
回收账款讲求勤快,不要奢望顾客会自己主动归还货款。
所谓一缠天下无难事,在顾客的还款期内,业务人员的行动力要很强,多次上门收款,相信可以收到很好的效果。
(2)礼仪周到
收款时的态度比技巧更重要,所以对对方的会计和承办人员、经理,业务人员都要做到礼仪要周到,不可太鲁莽,更不能用武力来逼迫顾客归还账款。
(3)入乡随俗
每家公司都有自己的付款流程,根据不同公司的不同要求,业务人员必须做到入乡随俗,按照对方的要求和条件来准备资料、单据,只有密切配合顾客的工作才能顺利收回货款。
(4)事前准备
有备无患,业务人员在回收账款之前就要做好充分准备,例如约定好时间、准备好对账单以及对方要求的其它单据。
要及时与顾客联系,严格按照对方的要求准备好各种需要的资料。
以上四项准备工作一定要做得非常齐全,以避免收款的过程中产生很多意想不到的困扰和问题。
按照文中所讲的四个方面严格要求自己,相信你一定能够取得更好的业绩。
5.绩效评核
绩效评核很重要,通过绩效评核可以发现自己的不足之处,例如发现最近一段时间的收款绩效不好,就要分析究竟是什么原因造成的,同时提出具体的改进方案;通过绩效评核可以达到激励的效果,在鼓舞业务人员的士气的同时,也可以提高收款的品质和质量。
有关收款绩效的评核有以下五个方面。
(1)收款率
收款率就是收回的货款金额与应收账款余额的比。
举例来说明:
假如应收账款是10万元,收款时只收回了2万元,那么收款率就是20%,这个收款率是很低的。
如果收回了10万元,收款率就达到了100%,这是最理想、最卓越的境界。
(2)退货率
退货率就是顾客退回商品的金额与购买商品的金额之比。
举例来说明:
假如向某位顾客出售了10万元的商品,收款时只收回了8万元,而剩余的2万元商品顾客却要求退货,此时收款率是80%,退货率是20%。
退货率20%是一个巨大的数字,一般来讲一家企业的退货率绝对不能超过销售额的1%。
(3)折让率
折让是公司利润的减项,折让的越多则公司的销售利润就相应的越少。
所以业务人员或主管绝对不能轻易地大做人情,轻易给顾客折让。
一些主管或业务人员缺乏完全销售的理念,他们为了保全顾客,达成业绩,常常不顾公司的经济利益,给予顾客折让。
折让率越高,绩效考核的成绩自然就越低,零折让率是最理想的境界。
(4)逾期率
逾期率就是逾期的应收账款金额占总销售额的比率。
逾期率自然是越低越好,一般来说,逾期率可以接受的范围是占总应收账款余额的1%,如果超过1%就表示应收账款的绩效有问题,需要及时改进。
(5)应收账款的周转率
应收账款周转率是一个年度指标,反映应收账款周转速度,也就是年度内应收账款转为货币资金的平均次数。
其计算公式为:
应收账款周转率=销售净额?
平均应收账款。
应收账款的周转率越高越好,应收账款的周转率越高表示应收账款的回收速度也越快。
如果在绩效评核中能够注意收款率、退货率、折让率、预期率,以及应收帐款周转率这五个指标,做出公平、公正的绩效评核,同时建立一套完整的内部管理控制制度,再加上每一个人都能够做好事前的准备工作,那么应收账款的绩效自然会得到很大提高。
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