办公室管理制度2012.doc
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办公室管理制度2012.doc
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第一章印章使用管理制度
公司的印章是公司的无形资产,它既是公司内部行使政令的权力标志,又是公司在市场经济条件下承担法律和经济责任的信记。
为了加强对印章的保管和使用,维护公司的利益,特制定本办法。
一、印章的保管
1.印章的保管部门是行政办公室,由专人负责保管。
2.印章管理人员必须坚持原则,责任心强,具有保密观念。
3.印章管理人员必须保证印章的正常、准确使用和存放安全,防止印章的滥用、盗用和遗失,交接印章时,须填写《印章交接登记表》。
二、印章的使用
1.公文经主管领导签发成文后用印。
2.各类便函,介绍信,证明信,报表等一般日常事务用印,由办公室负责人审核,并要在《用印登记表》上如实记载用印章情况,其他事项用印,必须填好《用印申请单》,由总经理批准后方可用印,或由总经理授权代理人批准后方可用印。
用印后《用印申请单》留存行政办公室存档,在《用印登记表》登记。
3.行政办公室严格履行用印批准手续,用印前应审阅、了解用印内容,检查《用印申请单》手续是否完备,不得盲目盖印。
公文应保留领导人签批的原件,合同契约等应保留一份文本归档;各类证书要附有颁发文件或领导人批准的书面资料;授权书、便函、介绍信等留有存根的,存根与发出内容必须一致,并加盖骑缝章;不需留存根资料的也要在《用印登记表》上如实记载用印情况。
4.严禁在未经总经理或总经理授权代理人签字的各类合同、协议书、以及空白介绍信、证明信及空白纸上盖印章。
5.盖印。
印章使用时必须盖在有文字处,如落款名称、日期、签署意见、负责人签字等,不得在空白处落印。
6.不得将印章携离办公室使用,特殊情况必须携离办公室使用时,由使用单位或主管部门负责人提出申请,报主管领导审核同意。
并与印章保管人办理交接手续,按照特定任务权限用印,并按期携印返回。
7.各项目用印必须由总经理审核同意,并要在《用印登记表》上如实记载用印章情况。
三、印章的停用
1.印章停用时向公司机关提出申请,经公司机关核实后,通知废止停用印章。
丢失的印章应在必要的范围内通知作废。
2.废止的印章应及时送交公司机关封存或销毁(填写《印章交接登记表》)。
公司对违反以上规定使用印章者,根据情节轻重和后果,给予严厉的处分,直至追究法律责任。
公章使用登记表(台帐)
日期
事由
批准人
份数
盖章人
备注
用印申请单
编号:
印章名称
用印部门
用印数量(大写)
经办人/申请时间
用
印
事
由
文件名
用途
备 注
部门领导
审 核
总经理
审批
用印日期
印章保管人
注:
1、审核本单时必须一并随附所盖章的文件。
2、文件及本单盖章后,本单由印章保管人留存,定期归档。
第二章档案管理制度
一、总则
一、为了加强档案的收集、整理、立卷、归档管理,充分发挥档案在经营管理、施工生产中的作用,根据有关各类档案管理的规定、规范、条例、办法等要求,制定本档案管理制度,确保建设项目档案的完整性、准确性、系统性达到“建一流景观工程,创一流工程档案”的目标。
二、档案工作是企业管理、施工生产管理、技术管理的重要组成部分,各分部应根据分管业务内容,按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、积累、整理、归档工作,把此项工作做为考核本分部工作的一部分。
三、档案管理体系与职责
办公室部门经理负责档案的全面工作,工程技术档案,由项目总工主管。
(一)主管经理
1、组织经理部、分部技术部门,贯彻执行本制度的各项规定,并负责监督检查。
2、负责档案工作的总体安排,定期检查档案工作。
3、布置和检查各项工作的同时要布置和检查档案文件材料的形成和归档。
(二)档案管理室
1、档案管理室由办公室负责,贯彻执行本制度统一管理档案。
2、负责检查和协助各分部及有关资料管理员做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。
3、对各分部档案管理的质量好坏,给予奖励和处罚。
4、参加建设项目竣工及重要设备开箱的文件材料验收工作,专职或兼职档案管理员必须参加。
5、工程技术档案由项目总工负责,由资料员根据合同中规定要求进行收集组卷,移交公司办公室,并办理移交手续。
(三)各分部
1、各分部接收档案管理室的业务指导和检查,在工作中接收主管领导和档案管理室负责人的领导。
2、档案管理员对接收的档案进行分类,编号,登记,统计和日常必要的整理。
四、经理部、分部应加强对档案工作的领导,由分部经理领导分管分部此项工作。
并应将档案工作纳入工程计划管理之中,纳入施工管理及考核范围,纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责,纳入经济责任制,建设项目专职档案或兼职档案员要参加工作例会和工程质量评定会,参加设备开箱、参加各单项验收和工程项目总验收。
二、文件材料的形成、积累、整理、归档和移交
一、项目文件材料要字迹清楚,图画整洁,签署完备,文件材质优良,不得用易褪色的书面材料书写、绘制。
归档文件材料应为原始件。
二、做好施工记录、检验试验记录、交工验收记录和各种表格汇总签证施工组织设计、图纸会审记录,施工日志,变更设计报告,设计变更通知单,开工报告,竣工报告、竣工验收证书、施工技术总结等,按规定在工程竣工验收前编制好竣工图,并加盖竣工图章,由施工单位负责人审核签字。
三、在职责范围内做好项目有关的文件材料的收集、积累工作。
四、项目形成的全部文件在归档前必须进行系统整理。
其分类组卷做到科学合理,充分保持卷内文件有机联系,归档案卷要符合要求,依据分类编号方法执行。
五、编制档案总目录,分目录,移交单位和接收单位目录。
归档的案卷质量必须符合下列十条标准。
1、归档文件、齐全完整;
2、分类清楚,保持联系;
3、题名确定,容易查找;
4、卷内排列,系统条理;
5、保管期限准确;
6、密级划分恰当;
7、蓝图折叠,符合要求;
8、卷皮书写,正楷整法;
9、案卷装订,整齐美观;
10、声像资料,清楚清晰。
六、向公司办公室移交时应办理档案移交手续,明确档案移交的内容,案卷数,图纸份数,并有完备的清点、签字等交接手续。
第三章施工合同管理规定
一、目的:
为规范工程合同的管理,防范与控制合同风险,做到管理有规章,签约有约束,履行有检查,维护公司的合法权益,制定本制度。
二、适用范围:
本制度适用于公司签订和履行的所有建设工程施工合同、劳务合同、劳务分包合同、专业分包合同、施工内部承包合同、材料设备买卖合同等。
三、职责:
1、负责合同的洽谈与签订;
2、履行建设工程合同中规定的职责,审查和监督工程项目各类合同的履行情况;
3、负责做好合同交底工作;
4、收集、记录、整理与合同有关的协议、函件等资料;
四、合同的签订:
1、合同主体的审查:
订立合同前,总经理、副总经理、总经理助理、项目部、工程部应当对对方当事人的主体资格、资质能力、履约能力进一步核实。
不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同,也不能与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。
签订分包合同要重点审查承包人的营业执照规定的经营范围、资质等级、管理能力和实际业绩。
2、合同的内容:
合同应当按照国家或公司制定的示范文本填写。
3、签订合同的工作程序:
合同洽谈前,总经理、副总经理、总经理助理、项目部、工程部应认真组织合同洽谈准备会,制定洽谈的原则和方案。
合同主要条款商定后,起草文本,附合同(协议)审批表交相关部门进行会审、公司法律顾问审查后,报公司总经理批准签字。
合同正式签订后,合同文本正本应当随合同(协议)审批表交至办公室。
五、合同的变更、解除:
1、项目部任何人不得擅自以公司名义变更或解除合同。
若确须变更或解除,由项目部查明原因,提出意见,提交公司总经理助理和工程部查并签发解除合同的函,与对方依法签署变更或解除合同的书面协议。
项目部做好变更文件的整理、保存和归档工作。
2、对于特殊情况下合同履行过程中的合同中止,必须及时办理中止手续,收集因中止合同给本公司带来的经济损失证据和资料,及时追究对方的责任。
3、合同未履行完毕,但确定不再继续履行,项目部应做好终止记录,收集履行过程中所有与合同有关的文件,办理解除合同的手续,所有原件资料交办办公室保存。
六、合同的履行:
1、随时督促对方当事人及时履行其义务,有关合同履行中的书面签证、来往信函、文书等均为合同的组成部分,项目部应及时整理并定期汇总,妥善保管。
2、在合同履行过程中,对本公司的履行情况应及时做好记录,向对方当事人发放的所有资料都应由对方当事人签收。
3、对合同履行过程中的违约情况或违反合同的干扰事件,项目部应及时查明原因,通过取证按照合同约定及时、合理、准确地提出书面报告。
当接到对方的索赔(含违约)报告后应认真研究并及时处理,解释或提出反索赔,项目部任何人不得擅自在对方当事人出具的索赔报告、对账单等确认类文书上签字盖章。
4、在合同履行过程中,项目部发现并有确切证据证明当事人有下列情况的,应立即上报公司进行处理:
A:
经营状况严重恶化;
B:
丧失商业信誉;
C:
有丧失或者可能丧失履行合同能力的其他情形;
七、合同的管理:
已签订的合同及合同有关的补充协议,会议纪要,信函,对账单等原始资料的复印件,由项目部派专人保管,待相关工程竣工结算完毕,相关资料交公司办公室资料保管员保存并存档。
第四章文件收发及文印资料管理制度
一、文件收发管理
文件由办公室负责起草和审核,公司副总经理和总经理助理签发;公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核,公司副总经理和总经理助理签发。
文件统一由办公室负责发送。
送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果。
秘密文件和由专人按核定的范围报送。
外来的文件由办公室专人负责签收,并分类登记。
由办公室经理提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接件后即时报送。
二、文印资料管理
1、公司禁止私自打印个人资料以及一切与公司无关的资料,如有违反,依据情节轻重给予罚款处理。
2、公司人员应爱护各种设备,节约用纸,降低消耗费用。
对各种设备应按规范要求操作保养,发现故障应及时报请维修,以免影响工作。
第五章办公用品及办公设备管理制度
为使办公物品管理合理化,遵从“保证供应、方便工作、节省开支”的原则,特制定本办法。
第一条:
本办法所指办公物品是指文具、纸张等办公用品,以及办公桌椅、档案柜、计算机软件、电话机、传真机、复印机、计算机、打印机、电扇、空调等办公设备。
第二条:
办公物品采购及发放实行集中管理,由公司行政办公室负责,实行月度采购。
1、采购。
各部门负责人结合本部门的实际需要,填写《采购申请单》,将本部门下月需用的办公物品分类填写,经主管领导审批后,于每月20日前报至公司行政办公室进行汇总。
行政办公室根据库存情况和各部门的缓急需要编制《月度采购计划》,经公司主管领导批准后,由行政办公室采购。
对于某些部门专用仪器、工具等由行政办通知各部门自行采购,但必须到行政办办理登记入
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