公文写作技巧.pptx
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公文写作技巧.pptx
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经典课程:
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(一)公文写作
(一)公文写作“思路与技巧思路与技巧”
(二)公文写作
(二)公文写作“范例解析范例解析”(三)公文写作(三)公文写作“格式要求格式要求”公文不一定要好文章,可是必须写得一公文不一定要好文章,可是必须写得一清二楚,十分明确,句稳词妥,通体通顺,清二楚,十分明确,句稳词妥,通体通顺,让人家不折不扣地了解你说的是什么。
让人家不折不扣地了解你说的是什么。
叶圣陶叶圣陶公文写作名言公文写作名言一封好的商务信函可以让你得到一次面一封好的商务信函可以让你得到一次面试机会,帮助你摆脱困境,或者为你带来财试机会,帮助你摆脱困境,或者为你带来财富。
如果商务信函没有把读者调动起来,反富。
如果商务信函没有把读者调动起来,反而让他们感到厌烦,最后使你无法实现所愿,而让他们感到厌烦,最后使你无法实现所愿,这就愚蠢至极了。
这就愚蠢至极了。
马尔科姆马尔科姆福布斯福布斯公文写作名言公文写作名言沟通的定义沟通的定义沟通不是你传递的信息,而是被别人理解的信息。
第一步第一步搭建思路搭建思路搭建思路搭建思路
(一)
(一)制定正确的制定正确的行动目标行动目标我希望对方读完我希望对方读完这封文件后这封文件后做些什么?
做些什么?
制定正确的行动目标制定正确的行动目标案例分析案例分析:
总经理让你组织全公司的秘书开会,总经理让你组织全公司的秘书开会,你确定了时间和地点后发一个邮件你确定了时间和地点后发一个邮件给所有秘书。
给所有秘书。
请分析你的行动目标请分析你的行动目标。
行动目标行动目标别人的行动别人的行动被动目标被动目标你的意愿你的意愿“我要在会议前一个星期让每个秘书我要在会议前一个星期让每个秘书确认能否参加。
确认能否参加。
”“我要通知每个秘书会议的时间和地点。
我要通知每个秘书会议的时间和地点。
”制定正确的行动目标制定正确的行动目标二、行政公文写作技巧二、行政公文写作技巧被动目标被动目标行动目标行动目标制定正确的行动目标制定正确的行动目标二、行政公文写作技巧二、行政公文写作技巧练习练习:
你是销售人员。
你现在要发一个邮件给部门经理,汇你是销售人员。
你现在要发一个邮件给部门经理,汇报上个月的销售任务完成情况。
报上个月的销售任务完成情况。
请分析你的行动目标请分析你的行动目标。
行动目标:
部门经理看后能够给出明确指示(肯定或建议)。
行动目标:
部门经理看后能够给出明确指示(肯定或建议)。
练习练习:
你是人事部员工。
你要收集所有员工的升你是人事部员工。
你要收集所有员工的升位之后的身份证号码。
位之后的身份证号码。
请分析你的行动目标请分析你的行动目标。
行动目标:
在规定时间内收到所有员工的新身份证号码并确认完毕。
行动目标:
在规定时间内收到所有员工的新身份证号码并确认完毕。
分析分析目标读者目标读者行政公文写作行政公文写作搭建思路搭建思路
(二)
(二)充分分析自己、了解自我充分分析自己、了解自我充分了解自我与读者充分了解自我与读者人的不同行为是因为我们在执行大脑意识时有不同偏好,偏好建成我人的不同行为是因为我们在执行大脑意识时有不同偏好,偏好建成我们的性格,成为一生中对人对事的重要取向。
们的性格,成为一生中对人对事的重要取向。
荣格荣格心理类型心理类型作者作者助人先助己助人先助己先了解自己是谁,先了解自己是谁,才有能力了解别人是谁!
才有能力了解别人是谁!
题号SGZTJZGTZJDZZHZ1DCAEB2ADBCE3EACDB4DBECA5BDEAC6CDEBA7DACBE总计23101支配型支配型老虎老虎表达型表达型孔雀孔雀精确型精确型猫头鹰猫头鹰整合型整合型变色龙变色龙五型性格解析五型性格解析耐心型耐心型考拉考拉以下词语能对各种性格特征的人分别起到激励作用以下词语能对各种性格特征的人分别起到激励作用考拉型考拉型老虎型老虎型孔雀型孔雀型猫头鹰型猫头鹰型帮助需要支持反馈分享一起工作顺利进行按步就班建立共识提高士气团队合作家庭、亲情让我们谈论它做到这件事结果赶快,尽快停止抱怨解决问题底线达到目标工作现在就做利润乐趣古怪另类只是看看冷静下来头脑风暴脑力激荡创新创建灵感无损失日期分析事实细节想一想考虑评价回顾好奇一个惊喜有趣研究决定文章的决定文章的正式程度正式程度搭建思路搭建思路(三)(三)1、你本人很了解对方吗?
、你本人很了解对方吗?
2、目标读者地位比你低吗?
、目标读者地位比你低吗?
3、是好消息吗?
、是好消息吗?
正式指数正式指数一分一分十分十分不不是是正式指数:
正式指数:
分数越低越正式!
分数越低越正式!
形式形式称谓称谓语气语气宣传册电子邮件政府公文行文正式的电子邮件附件可粘贴便条手写便笺带抬头信纸广告传单指出下面哪些媒介是正式媒介:
指出下面哪些媒介是正式媒介:
宣传册政府公文行文正式的电子邮件附件带抬头信纸n电子邮件可粘贴便条手写便笺广告传单正式媒介正式媒介非正式媒介非正式媒介案例分析案例分析:
你是总经理秘书,总经理要组织各部门秘书共进午餐沟通感你是总经理秘书,总经理要组织各部门秘书共进午餐沟通感情,请你代表总经理发邮件给秘书们。
情,请你代表总经理发邮件给秘书们。
利用利用“正式指数正式指数”工具分析工具分析下面的信件的正式程度。
下面的信件的正式程度。
决定文章的正式程度决定文章的正式程度二、行政公文写作技巧二、行政公文写作技巧练习练习:
你是公司的普通员工,发现经常有员工违反你是公司的普通员工,发现经常有员工违反“禁止在会议室吃中禁止在会议室吃中餐餐”的规定,你决定写信给行政部门经理投诉。
的规定,你决定写信给行政部门经理投诉。
利用利用“正式指数正式指数”工具分析下面的信件的正式程度。
工具分析下面的信件的正式程度。
决定文章的决定文章的总体风格总体风格搭建思路搭建思路(四)(四)一象限二象限三象限四象限简单型简单型说服型说服型解决问题型解决问题型艰难型艰难型立场一致立场不一致资源充足资源不充足说服矩阵说服矩阵v目标读者和你是否同一立场?
目标读者和你是否同一立场?
v你的读者认识你吗,喜欢你吗?
你的读者认识你吗,喜欢你吗?
v你喜欢你的读者吗?
你喜欢你的读者吗?
立场立场资源资源v你要读者做的事在他们能力范围吗?
你要读者做的事在他们能力范围吗?
v他们本身面临资源约束吗?
他们本身面临资源约束吗?
v他们占有资源吗?
他们占有资源吗?
一象限二象限三象限四象限立场一致立场不一致资源充足资源不充足n罗列事实n短文即可n通知性质多次沟通强调利益所在较长篇幅有问有答较长篇幅不值得花费精力简单型简单型说服型说服型解决问题型解决问题型艰难型艰难型说服矩阵说服矩阵案例分析案例分析:
场景一:
总经理让你给公司的新年晚会找一场景一:
总经理让你给公司的新年晚会找一个饭店,预算是五千元。
你发现了一个好地个饭店,预算是五千元。
你发现了一个好地方:
离公司近饭菜可口,在预算之内。
方:
离公司近饭菜可口,在预算之内。
利用利用“说服矩阵说服矩阵”工具分析下面信件的工具分析下面信件的总体风格。
总体风格。
简单型简单型场景二:
你找到了一个地方:
各方面都合适,只是场景二:
你找到了一个地方:
各方面都合适,只是报价超过预算五百元。
报价超过预算五百元。
解决问题型解决问题型场景三:
你向老板建议组织员工去听新年音乐会,场景三:
你向老板建议组织员工去听新年音乐会,不再开新年晚会。
费用也在预算之内。
不再开新年晚会。
费用也在预算之内。
说服型说服型练习练习:
总经理让你作出一份购买电脑的预算。
你认总经理让你作出一份购买电脑的预算。
你认为电脑更新很快,不如租赁电脑,费用也会为电脑更新很快,不如租赁电脑,费用也会更低。
更低。
利用利用“说服矩阵说服矩阵”工具分析下面信件的工具分析下面信件的总体风格。
并分析行动目标和正式程度。
总体风格。
并分析行动目标和正式程度。
说服型说服型二、行政公文写作技巧二、行政公文写作技巧第二步第二步草拟初稿草拟初稿列出文章的列出文章的大纲大纲草拟初稿草拟初稿七分想,三分写七分想,三分写磨刀不误砍柴工磨刀不误砍柴工提炼想法,有了骨头不愁肉提炼想法,有了骨头不愁肉建立合理次序建立合理次序提纲法提纲法轴辐法轴辐法利用传统提纲来有序的组织思路利用轴辐模型催生新的想法案例分析案例分析:
你是公司的财务人员。
你想报名参加新会计制度讲解的培训班。
但你是公司的财务人员。
你想报名参加新会计制度讲解的培训班。
但是,最近公司在控制成本,原则上不批准任何培训申请。
请写一份是,最近公司在控制成本,原则上不批准任何培训申请。
请写一份邮件给你的经理,希望他支持你的请求。
邮件给你的经理,希望他支持你的请求。
阅读下面的案例。
阅读下面的案例。
写出行动目标;写出行动目标;选择层次;选择层次;用轴辐法列出大纲。
用轴辐法列出大纲。
老板同意让我参老板同意让我参加研讨会加研讨会老虎型结果老虎型结果导向导向职业发展职业发展留住优秀员工留住优秀员工哪些成本可以哪些成本可以税前列支?
税前列支?
避免财务风险避免财务风险哪些风险哪些风险符合国家法规符合国家法规随时了解随时了解会计的变动会计的变动让客户知道让客户知道我们在与时俱进我们在与时俱进第三步第三步生动有效生动有效行政公文写作行政公文写作“有效三步法有效三步法”生动有效生动有效
(一)
(一)情感指数情感指数提到目标读者的次数提到目标读者的次数提到自己或公司的次数提到自己或公司的次数计算情感指数计算情感指数减去减去对对读读者者的的关关注注程程度度“我们很高兴地宣布,我们的新图书馆会在六月份对外我们很高兴地宣布,我们的新图书馆会在六月份对外开放,欢迎光临!
开放,欢迎光临!
”案例:
案例:
请计算下面这段话的请计算下面这段话的“情感指数情感指数”。
读者:
读者:
00自己:
自己:
22情感指数:
情感指数:
22“从六月起,您可以使用新图书馆来完善您的研究,我们的从六月起,您可以使用新图书馆来完善您的研究,我们的图书馆欢迎您的光临。
图书馆欢迎您的光临。
”练习:
练习:
改写刚才的这段话,使改写刚才的这段话,使“情感指数情感指数”为正。
为正。
读者:
读者:
33自己:
自己:
11情感指数:
情感指数:
22读者为尊读者为尊生动有效生动有效
(二)
(二)非常感谢各位的努力工作,我们公司在05年度超过了预期的销售目标。
我很高兴地宣布,我们公司在05年度超过了预期的销售目标比较以下两种说法:
我非常高兴推荐张良加入贵方的战略团队,其财务技能将帮助团队计算投资收益率和盈亏平衡点,其乐观向上的个性会使每个人都笑口常开。
练习练习:
按照读者为尊的原则改写下面这段话。
按照读者为尊的原则改写下面这段话。
贵方的战略团队将从张良的加入获得有形和无形的好处,其财务技能将帮助团队计算投资收益率和盈亏平衡点,其乐观向上的个性会使每个人都笑口常开。
我非常乐意向你们推荐他。
答案答案:
增加可信度增加可信度生动有效生动有效(三)(三)v我们在努力爱护环境。
v我们
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