第十二章商洽公文的写法.ppt
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第十二章商洽类公文的写作第一节第一节函函一、函的概念特点和种类一、函的概念特点和种类1.函的概念函的概念函是函是“适用于不相隶属机关之间商洽工作适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项”的公文。
函为平行文的公文。
函为平行文。
2、函的作用、函的作用
(1)平级机关或不相隶属机关单位之间的商洽性、)平级机关或不相隶属机关单位之间的商洽性、询问性和答复性公务联系。
询问性和答复性公务联系。
(2)向向无无隶隶属属关关系系的的业业务务主主管管部部门门请请求求批批准准有有关关事项。
事项。
(3)业业务务主主管管部部门门答答复复或或审审批批无无隶隶属属关关系系的的机机关关请示批准的事项。
请示批准的事项。
(4)机机关关单单位位对对个个人人的的公公务务联联系系,如如复复群群众众来来信信等等3.3.函的特点函的特点(11)使用范围的广泛性。
函没有机关单位的使)使用范围的广泛性。
函没有机关单位的使用权限的限制,而且涉及的内容比较广泛。
用权限的限制,而且涉及的内容比较广泛。
(22)写作的灵活简便性。
函的写法灵活简便,)写作的灵活简便性。
函的写法灵活简便,篇幅短小,制作程序、手续一般也较为简易。
篇幅短小,制作程序、手续一般也较为简易。
函是公文中最轻型的一个文种。
函是公文中最轻型的一个文种。
4.函的种类函的种类
(1)商洽函:
不相隶属机关之间商洽工作的函。
)商洽函:
不相隶属机关之间商洽工作的函。
(2)询问函:
向有关机关询问情况的函。
)询问函:
向有关机关询问情况的函。
(3)答复函:
针对询问函而制发的函。
)答复函:
针对询问函而制发的函。
5.请批函与请示的区别请批函与请示的区别请批函请批函请示请示行文对象行文对象非非上上级级,是是业业务务主管主管上级上级目的目的请求批准请求批准请求指示、批准请求指示、批准不平等性不平等性比请示弱比请示弱强强与行文对象关系与行文对象关系业业务务主主管管与与被被主主管关系管关系上下级关系上下级关系反馈文种反馈文种复函复函批复批复66复函与批复的区别复函与批复的区别复函复函批复批复行文对象行文对象不相隶属机关不相隶属机关下级机关下级机关行文目的行文目的回回复复来来函函单单位位提提出出的的事事项项、要求要求批批准准、答答复复下下级级机机关关的的请请示示事项事项被动性被动性大大更大更大使用范围使用范围大大小小事项重要性事项重要性较小较小较较重重要要,且且密密切切二、函的格式与写法二、函的格式与写法标题标题+主送机关主送机关+正文正文+落款落款1标题标题发文机关发文机关+事由事由+文种文种事由事由+文种文种2主送机关主送机关主主送送机机关关即即接接受受公公函函的的机机关关,复复函函的主送机关是来函的发文机关的主送机关是来函的发文机关。
3正文正文原由,写明发函的原因、依据。
原由,写明发函的原因、依据。
事项,写明商洽、请批、答复的具体内容事项,写明商洽、请批、答复的具体内容结尾,结尾,a.有的意完即止,无特殊的结尾标志;有的意完即止,无特殊的结尾标志;b.有有的的结结尾尾处处写写上上“特特此此函函告告”或或“盼盼复复”、“请函复请函复”;c.若是复函,则写上若是复函,则写上“特此函复特此函复”。
4落款落款正文结束后,在右下角写上发函机关名称和正文结束后,在右下角写上发函机关名称和发函的年、月、日。
发函的年、月、日。
三、三、函的写作要求:
函的写作要求:
1开门见山,直叙其事。
开门见山,直叙其事。
函函一一般般写写得得很很简简短短,应应简简明明扼扼要要,切切忌忌空空话话、套套话话,或或者者含含糊糊其其辞辞,不不知知所所云云。
复复函函,要要逐项回答,不能避答、漏答。
逐项回答,不能避答、漏答。
2措词得体,平等待人。
措词得体,平等待人。
函函的的语语言言表表达达要要礼礼貌貌、得得体体、尊尊重重对对方方,一一般般不不用用“必必须须”、“应应该该”、“注注意意”等等指指示性语言。
示性语言。
四、拓展训练四、拓展训练改错题:
改错题:
关于请关于请商厦准备商厦准备经保工作经验材料的函经保工作经验材料的函市商业局:
市商业局:
你你局局商商厦厦狠狠抓抓安安全全保保卫卫工工作作,成成绩绩突突出出。
经经市市综综合合治治理理办办公公室室同同意意,我我局局准准备备于于12月月中中旬旬召召开开全全市市经经保保工工作作经经验验交交流流会会,请请商商厦厦在在会会上上介介绍绍加加强强内内部部防防范范工工作作的的经经验验。
请请速速通通知知该该单单位位,于于12月月中中旬旬将将此此材材料料报报送送我我局局处处秘书科(写作要求附后)。
秘书科(写作要求附后)。
此致此致敬礼敬礼!
市公安局市公安局二二0一六年十一月二十日一六年十一月二十日参考答案:
参考答案:
关于商请关于商请商厦准备商厦准备经保工作经验材料的函经保工作经验材料的函市商业局:
市商业局:
经市综合治理办公室同意,敝局经市综合治理办公室同意,敝局12月下旬召开全市经月下旬召开全市经保工作经验交流会。
据悉,贵局保工作经验交流会。
据悉,贵局商厦狠抓安全保卫工作,商厦狠抓安全保卫工作,取得了突出的成绩,请该商厦在会上介绍加强内部防范工取得了突出的成绩,请该商厦在会上介绍加强内部防范工作的宝贵经验。
如蒙同意,恳请通知该单位,于作的宝贵经验。
如蒙同意,恳请通知该单位,于12月中旬月中旬将经验介绍材料送敝局将经验介绍材料送敝局处秘书科为盼。
处秘书科为盼。
市公安局市公安局(印章)(印章)2016年年11月月20日日五、写作训练五、写作训练平山供销社于去年平山供销社于去年11月月20日向华康贸易日向华康贸易公司订购尿素公司订购尿素100吨(合同编号吨(合同编号851220),),规定今年规定今年2月月20日前交货,但至今(日前交货,但至今(3月月10日)日)对方仍不履行合同,虽经电话及派人多次联对方仍不履行合同,虽经电话及派人多次联系,仍没解决,现春耕已到,急需化肥供应系,仍没解决,现春耕已到,急需化肥供应农民。
请写出公文向花康贸易公司催货。
农民。
请写出公文向花康贸易公司催货。
参考答案平山供销社平山供销社请速履行合同发运化肥的函请速履行合同发运化肥的函号号华康贸易公司:
华康贸易公司:
我社于去年我社于去年11月月30日向贵公司订购尿日向贵公司订购尿素一百吨,合同编号素一百吨,合同编号851220,定于今年,定于今年2月月20日前交货,但至今未收到货物。
现春日前交货,但至今未收到货物。
现春耕已到,急需化肥供应农民。
诚望贵公司耕已到,急需化肥供应农民。
诚望贵公司履行合同,见函后即速发运化肥。
至盼。
履行合同,见函后即速发运化肥。
至盼。
平山供销社平山供销社(印章)(印章)年年月月日日第二节纪要一、纪要的概念、特点和种类等一、纪要的概念、特点和种类等1.纪要的概念纪要的概念“适用于记载会议主要情况和议定事项适用于记载会议主要情况和议定事项”的公文的公文2.纪要的特点纪要的特点
(1)纪实性)纪实性
(2)概括性)概括性(3)条理性)条理性3.纪要的种类纪要的种类
(1)办公纪要)办公纪要
(2)其他纪要)其他纪要4.纪要的行文方向:
纪要的行文方向:
可上行,可平行,可下行,可批转或转发。
可上行,可平行,可下行,可批转或转发。
5.纪要的主要作用:
纪要的主要作用:
沟通情况,交流经验。
沟通情况,交流经验。
统一认识,指导工作。
统一认识,指导工作。
二、纪要的写作格式二、纪要的写作格式标题成文日期正文标题成文日期正文1标题标题
(1)单行标题:
)单行标题:
会议名称会议名称+文种文种如:
全国农村工作会议纪要如:
全国农村工作会议纪要
(2)双行标题:
以正副标题形式出现)双行标题:
以正副标题形式出现如:
穷追猛打,除恶务尽如:
穷追猛打,除恶务尽市扫黄打黑工作市扫黄打黑工作纪要纪要2成文日期:
成文日期:
一种写于标题下一种写于标题下一种写于正文右下方一种写于正文右下方3正文。
正文。
由由导言主体结尾导言主体结尾三部分组成三部分组成
(1)导言(开头部分)导言(开头部分)写会议的基本情况:
写会议的基本情况:
会议的名称、目的、内容、时间、地会议的名称、目的、内容、时间、地点、规模、参加人员、主要议题和会议成点、规模、参加人员、主要议题和会议成果等。
果等。
导言需简明扼要,其作用是:
让人们读导言需简明扼要,其作用是:
让人们读后对会议有个总体的了解。
后对会议有个总体的了解。
(2)主体。
)主体。
按主次、有重点地写出会议的情况和成果,按主次、有重点地写出会议的情况和成果,包括:
包括:
对工作的评价、对问题的分析、会议议对工作的评价、对问题的分析、会议议定的事项、提出的要求定的事项、提出的要求等。
等。
主体,一般有三种写法:
主体,一般有三种写法:
a.条项式:
条项式:
把主体内容,包括讨论的问题和议定的事把主体内容,包括讨论的问题和议定的事项,按主次一条条列出来,项,按主次一条条列出来,条理化,一目条理化,一目了然了然例如:
例如:
关于加速设置广州市公用电话亭事宜会议纪要关于加速设置广州市公用电话亭事宜会议纪要的主体分的主体分5条写,条写,每一条写一个问题:
每一条写一个问题:
第第1条写电话亭的选点。
条写电话亭的选点。
第第2条写电话亭的照明用电。
条写电话亭的照明用电。
第第3条写电话亭的线路安装。
条写电话亭的线路安装。
第第4条写开展精神文明教育,爱护电话亭。
条写开展精神文明教育,爱护电话亭。
第第5条写广告收入的处理。
条写广告收入的处理。
内容清楚,重点突出,便于执行。
内容清楚,重点突出,便于执行。
b.综合式:
综合式:
将会议的内容,或议定事项,进行综合概将会议的内容,或议定事项,进行综合概括,分成若干个部分来写。
括,分成若干个部分来写。
以上两式的排序原则:
以上两式的排序原则:
主要的、重要的主要的、重要的内容内容次要的或一般性的内容次要的或一般性的内容特殊的内容特殊的内容c.摘要式摘要式把与会者的具有典型性、代表性的发言要把与会者的具有典型性、代表性的发言要点摘录出来,按发言顺序或按内容性质先后写点摘录出来,按发言顺序或按内容性质先后写出。
出。
这种写法的好处是,可尽量保留发言人谈这种写法的好处是,可尽量保留发言人谈话的风格,比较客观、具体。
话的风格,比较客观、具体。
(如:
某班班会)(如:
某班班会)(3)结尾。
)结尾。
a.对与会者的希望和要求。
对与会者的希望和要求。
b.不写结尾不写结尾三、纪要与会议记录的不同。
三、纪要与会议记录的不同。
1、纪要以会议记录为基础和依据,表现会议的、纪要以会议记录为基础和依据,表现会议的主要内容。
主要内容。
会议记录则是如实记录。
会议记录则是如实记录。
2、会议记录只作为机关单位内部存查使用的文、会议记录只作为机关单位内部存查使用的文书,不对外公布,书,不对外公布,纪要则在一定范围内公布传达,作为正式行纪要则在一定范围内公布传达,作为正式行政公文使用。
政公文使用。
3写法上的不同写法上的不同四、纪要的写作要求和注意事项四、纪要的写作要求和注意事项1纪要不用主送单位和落款。
纪要不用主送单位和落款。
2成文时间多写在标题下方。
成文时间多写在标题下方。
3纪要不盖公章。
纪要不盖公章。
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