商务秘书实务第一章.ppt
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商务秘书实务第一章.ppt
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商务秘书实务商务秘书实务2022/11/61你了解你了解“秘书秘书”一词吗?
一词吗?
最早出现在中国古代,意为秘密机要的书籍文件,最早出现在中国古代,意为秘密机要的书籍文件,掌管者称秘书郎、秘书监等掌管者称秘书郎、秘书监等现代意义上的秘书是指一种职业或职务,源于拉丁现代意义上的秘书是指一种职业或职务,源于拉丁文,一指政府的部门要职,比如,美国的政府部长文,一指政府的部门要职,比如,美国的政府部长就是总统的部位秘书,国防部长就是总统的部位秘书,国防部长secreatrayforarmy;二指协助领导处理日常事务和各种办公室;二指协助领导处理日常事务和各种办公室繁杂事务的专业人士。
繁杂事务的专业人士。
2022/11/62在文学作品里,公司里的秘书往往被描述成这样一个特在文学作品里,公司里的秘书往往被描述成这样一个特殊群体:
靓丽的外表,时尚的装束,浪漫的感情,丰厚殊群体:
靓丽的外表,时尚的装束,浪漫的感情,丰厚的收入的收入容易给人一种错误的认识容易给人一种错误的认识秘书是花瓶,秘书是花瓶,吃的是青春饭。
事实上,现代秘书更注重能力和悟性。
吃的是青春饭。
事实上,现代秘书更注重能力和悟性。
国外的高级秘书多为三四十岁的成熟女性,比如比尔国外的高级秘书多为三四十岁的成熟女性,比如比尔盖盖茨的秘书露宝女士,上任时就是一位茨的秘书露宝女士,上任时就是一位42岁的有四个孩子岁的有四个孩子的母亲。
露宝把微软公司看成一个大家庭,她一直自觉的母亲。
露宝把微软公司看成一个大家庭,她一直自觉以一个成熟女性特有的缜密与周到,把公司里里外外打以一个成熟女性特有的缜密与周到,把公司里里外外打理得妥妥贴贴。
露宝以她的教养、经验和能力在微软享理得妥妥贴贴。
露宝以她的教养、经验和能力在微软享有很高的地位,深受比尔有很高的地位,深受比尔盖茨的器重和员工的尊重。
有盖茨的器重和员工的尊重。
有人说,比尔人说,比尔盖茨是微软的董事长,露宝是微软的家长。
盖茨是微软的董事长,露宝是微软的家长。
比尔比尔盖茨曾说过:
盖茨曾说过:
“我和微软的成功因为有露宝我和微软的成功因为有露宝”2022/11/63认证等级:
认证等级:
初级商务秘书、初级商务秘书、商务秘书、商务秘书、高级商务秘书、高级商务秘书、商务师、商务师、高级商务师高级商务师2022/11/64申报条件申报条件初级商务秘书:
初级商务秘书:
1、中专、职高以上或同等学历应、历届学生;、中专、职高以上或同等学历应、历届学生;2、从事相关工作一年以上者。
、从事相关工作一年以上者。
商务秘书:
商务秘书:
1、已通过初级商务秘书资格认证并从事相关工作一年、已通过初级商务秘书资格认证并从事相关工作一年以上者;以上者;2、大专以上或同等学历应、历届学生;、大专以上或同等学历应、历届学生;3、从事相关工作两年以上者。
、从事相关工作两年以上者。
2022/11/65高级商务秘书:
高级商务秘书:
1、已通过商务秘书资格认证并从事相关工作一、已通过商务秘书资格认证并从事相关工作一年以上者;年以上者;2、本科以上或同等学历应、历届学生;、本科以上或同等学历应、历届学生;3、大专以上或同等学历并从事相关工作一年以、大专以上或同等学历并从事相关工作一年以上者;上者;4、中专以上或同等学历并从事相关工作两年以、中专以上或同等学历并从事相关工作两年以上者。
上者。
5、报考学员可参加相关培训或自学应考。
若是、报考学员可参加相关培训或自学应考。
若是国际贸易、工商管理、电子商务、商务管理等国际贸易、工商管理、电子商务、商务管理等相近专业毕业的大专及以上学历程度的考生可相近专业毕业的大专及以上学历程度的考生可直接报考。
直接报考。
2022/11/66报考时间:
报考时间:
每年两次每年两次5月和月和11月月考试科目:
考试科目:
商务秘书理论与实务、商务英语和商务电脑实务。
商务秘书理论与实务、商务英语和商务电脑实务。
英语过国家四级者可免考商务英语,国家计算机英语过国家四级者可免考商务英语,国家计算机水平二级通过者可免考商务电脑。
水平二级通过者可免考商务电脑。
2022/11/67就业前景就业前景随着我国市场经济的迅速发展,商务秘书人员以惊随着我国市场经济的迅速发展,商务秘书人员以惊人的速度增长。
商务秘书已成为市场经济条件下兴人的速度增长。
商务秘书已成为市场经济条件下兴起的社会职业群体,他们是商务活动中重要的不可起的社会职业群体,他们是商务活动中重要的不可缺少的辅助力量。
随着我国改革开放特别是中国加缺少的辅助力量。
随着我国改革开放特别是中国加入世贸组织,对商务秘书人员的要求是越来越高,入世贸组织,对商务秘书人员的要求是越来越高,他们从官职型向职业型、复合多能型转变。
商务秘他们从官职型向职业型、复合多能型转变。
商务秘书要求是复合型人才,不仅要有企业管理、营销、书要求是复合型人才,不仅要有企业管理、营销、人力资源方面的基本理论与知识,而且有商务公关、人力资源方面的基本理论与知识,而且有商务公关、谈判、外语、经济法规运用的基本技能,能在涉外谈判、外语、经济法规运用的基本技能,能在涉外经济贸易部门、外资企业及政府机构和各种企业从经济贸易部门、外资企业及政府机构和各种企业从事实际业务、管理、调研和宣传策划工作。
事实际业务、管理、调研和宣传策划工作。
2022/11/68第一章第一章商务秘书概述商务秘书概述2022/11/69第一章第一章商务秘书概述商务秘书概述第一节第一节商务秘书与商务秘书工作商务秘书与商务秘书工作第二节第二节商务秘书的素质要求与行为规范商务秘书的素质要求与行为规范第三节第三节商务秘书工作入门商务秘书工作入门2022/11/610主要内容主要内容2022/11/611所谓商务秘书,是指在各种从事商务活动的组织所谓商务秘书,是指在各种从事商务活动的组织中,协助投资者、经营者、企业管理者处理各种中,协助投资者、经营者、企业管理者处理各种商务性事务,负责组织行政事务处理,并辅助上商务性事务,负责组织行政事务处理,并辅助上司做好决策工作和信息工作,担负上司的近身参司做好决策工作和信息工作,担负上司的近身参谋、助手和工作伙伴的工作人员。
谋、助手和工作伙伴的工作人员。
具体事务:
联络客户、起草商业合同、收发商业具体事务:
联络客户、起草商业合同、收发商业函电,同时还参与商务考察、辅助上司商务决策、函电,同时还参与商务考察、辅助上司商务决策、参与和服务于商务谈判,并办理各种具体的业务。
参与和服务于商务谈判,并办理各种具体的业务。
2022/11/6121、安迪和烟熏妆的助理是商务秘书吗?
、安迪和烟熏妆的助理是商务秘书吗?
2、根据影片里内容和你的认识,谈谈商务秘书主要、根据影片里内容和你的认识,谈谈商务秘书主要做哪些具体的工作?
做哪些具体的工作?
3、你觉得秘书这一职业应具备哪些基本技能?
、你觉得秘书这一职业应具备哪些基本技能?
分析书上的案例分析书上的案例2022/11/613分类依据:
分类依据:
责任大小、能力特长、任职长短、责任大小、能力特长、任职长短、职务职务性质等性质等。
2022/11/614从能力特长分类从能力特长分类参谋型参谋型秀才型秀才型办事型办事型公关型公关型操作型操作型翻译型翻译型从任职长短分类从任职长短分类专职秘书专职秘书兼职秘书兼职秘书从职务性质分类从职务性质分类行政秘书行政秘书专业秘书专业秘书2022/11/615按其责任的大小和能力素质的高低划分按其责任的大小和能力素质的高低划分助理文书级秘书,助理文书级秘书,也常被称为也常被称为“见习秘书见习秘书”(reception)文书级文书级秘书秘书,也常被称为也常被称为“正式秘书正式秘书”(secretary)执行级秘书,执行级秘书,它包括业务秘书、行政秘书等。
它包括业务秘书、行政秘书等。
在一些企业中被称为助理、专员、专务等。
在一些企业中被称为助理、专员、专务等。
行政级秘书,行政级秘书,它包括办公室主任、行政经理、它包括办公室主任、行政经理、行政总监、经理私人助理等。
行政总监、经理私人助理等。
2022/11/616二、商务秘书工作二、商务秘书工作1、商务活动的特点、商务活动的特点交易性交易性利益性利益性竞争性竞争性2022/11/6172022/11/618、商商商商务务务务秘秘书书工工作作的的主主要要内内容容辅辅辅辅助助助助决决决决策策策策工工工工作作作作、协协协协调调调调沟沟沟沟通通通通工工工工作作作作、督督督督促促促促检检检检查查查查工工工工作作作作、会会会会议议议议工工工工作作作作、差差差差旅旅旅旅准准准准备备备备工工工工作作作作、操操操操办办办办事事事事务务务务、应应应应对对对对突突突突发事件等。
发事件等。
发事件等。
发事件等。
信信信信息息息息的的的的开开开开发发发发与与与与利利利利用用用用、有有有有效效效效沟沟沟沟通通通通、公公公公关关关关工工工工作作作作、辅辅辅辅助助助助决策的调查研究工作等决策的调查研究工作等决策的调查研究工作等决策的调查研究工作等。
环环环环境境境境管管管管理理理理、办办办办公公公公用用用用品品品品管管管管理理理理、时时时时间间间间管管管管理理理理、流流流流程程程程管管管管理理理理、电电电电话话话话工工工工作作作作、接接接接待待待待工工工工作作作作、文文文文书书书书信信信信函函函函工工工工作作作作、信信信信息息息息工工工工作作作作、保密工作、档案工作、信访工作等保密工作、档案工作、信访工作等保密工作、档案工作、信访工作等保密工作、档案工作、信访工作等。
2022/11/619辅助性辅助性中介性中介性综合性综合性机要性机要性潜隐性潜隐性2022/11/620谁的功劳刘处长秘书李浩然是北大中文系的高材生,写得刘处长秘书李浩然是北大中文系的高材生,写得一手好文章。
前几天,他按照处长要求,完成了一手好文章。
前几天,他按照处长要求,完成了一篇工作总结,获得了全公司的一致好评。
知道一篇工作总结,获得了全公司的一致好评。
知道内情的人都说这是李秘书的功劳,李浩然得悉后,内情的人都说这是李秘书的功劳,李浩然得悉后,严肃的说:
严肃的说:
“不能这么说,我只是写了个草稿,不能这么说,我只是写了个草稿,最后还是处长定的稿。
最后还是处长定的稿。
”思考:
这案例说明了商务秘书工作具有什么特点思考:
这案例说明了商务秘书工作具有什么特点?
212022/11/621分析与评述秘书是为领导服务的,是领导的参谋和助手,但秘书是为领导服务的,是领导的参谋和助手,但只是起辅助作用。
领导在做最后的决策前,会让只是起辅助作用。
领导在做最后的决策前,会让秘书做前期的工作。
有时,秘书的工作能力强,秘书做前期的工作。
有时,秘书的工作能力强,完成领导教给的任务比较到位,无须领导做更多完成领导教给的任务比较到位,无须领导做更多的修改就采用了,但这不等于是秘书的意志,因的修改就采用了,但这不等于是秘书的意志,因为这是由领导拍板的,就此已转化为领导的意志,为这是由领导拍板的,就此已转化为领导的意志,而最终为此负责的也是领导。
而最终为此负责的也是领导。
222022/11/622于雪一家私营煤矿老总的秘书。
该矿的规模虽然于雪一家私营煤矿老总的秘书。
该矿的规模虽然很大,但在安全生产方面存在许多隐患;对于这些隐很大,但在安全生产方面存在许多隐患;对于这些隐患,老总总是抱着侥幸的心理。
这天,老总得到消息,患,老总总是抱着侥幸的心理。
这天,老总得到消息,说有关部门要组织安全生产大检查,于是,老总让于说有关部门要组织安全生产大检查,于是,老总让于雪赶紧准备一套材料应付检查组。
问题:
雪赶紧准备一套材料应付检查组。
问题:
2022/11/623面对这种情况,于雪应该如何处理?
现在于雪有这么面对这种情况,于雪应该如何处理?
现在于雪有这么几种选择:
几种选择:
aa、好,我马上就办。
、好,我马上就办。
bb、老板,这种技术性很强的资料我不会做,你还是、老板,这种技术性很强的资料我不会做,你还是找别人吧!
找别人吧!
cc、老总,这事关重大,最好实是求地汇报;对于安、老总,这事关重大,最好实是求地汇报;对于安全隐患,我们尽快整改。
否则,一旦出事,后果不全隐患,
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- 商务 秘书 实务 第一章