003印章管理办法.docx
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003印章管理办法
公司印章管理规定
(修订稿)
第一章总则
第一条印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭信,为了加强对公司印章的管理,维护印章的严肃性,确保公司印章安全、合理使用,维护公司利益,特制定本规定。
第二条本办法所指的公司印章为:
“XXXXXX有限公司”、“XXXXXX有限公司办公室”印章、“XXXXXX有限公司财务专用章”、“XXXXXX有限公司发票专用章”、“XXXXXX有限公司供用气合同专用章”和各部门“业务专用章”。
公司财务部和其它营业部门使用的“现金讫章”和“支票收讫章”不在本《规定》范围内,由财务部另行制定管理和使用办法。
第三条行政公章必须分事由、按类别、分级审批使用。
第二章印章的保管
第四条“XXXXXX有限公司”、“XXXXXX有限公司办公室”印章、“XXXXXX有限公司供用气合同专用章”和各部门“业务专用章”由办公室负责保管,办公室主任为公司印章保管第一责任人;办公室机要文书负责印章的日常使用和管理。
印章应放入专门的保险柜保管,办公室主任掌管保险柜密码、机要文书掌管保险柜钥匙。
钥匙、密码不得由一个人单独掌管,不得转借或转告他人。
第五条“XXXXXX有限公司财务专用章”、“XXXXXX有限公司发票专用章”由财务部保管,财务部经理为印章保管第一责任人,用印的财务人员负责印章的日常使用和管理。
财务专用章应放入专门的保险柜保管,财务部经理掌管保险柜密码,负责用印的财务人员掌管保险柜钥匙,钥匙、密码不得由一个人单独掌管,不得转借或转告他人。
第六条办公室应建立印章使用登记台帐,记录印章使用情况,定期向主管领导填报公司印章使用情况报表。
第七条公司印章在任何情况下都不得转借他人使用,特殊情况下经总经理批准,在专门人员监护下,可由公司办公室机要文书携带印章在指定时间到达指定地点,根据用印审批手续中所确定的用印范围使用印章。
第八条负有印章保管职责的公司员工办理离职手续时,必须首先向公司指定人员完整移交印章、保险柜密码、保险柜钥匙及印章管理工作全部内容和记录,未完成上述移交工作,当事人不得办理离职手续。
第九条、办公室机要秘书和财务部负责用印的工作人员必须严格按规定的审批程序和使用范围用印。
第三章印章的类别和使用范围
第十条公司印章分下列5类共7种:
一、行政公章
1、“XXXXXX有限公司”印章。
2、“XXXXXX有限公司办公室”印章
二、财务专用章
1、“XXXXXX有限公司财务专用章”
2、“XXXXXX发票专用章”
三、合同专用章
“XXXXXX有限公司供用气合同专用章”
四、部门业务章
“XXXXXX有限公司×××部业务专用章”
五、法定代表人、总经理名章或签名章
第十一条公司印章的使用范围
一、行政公章
公司行政公章的使用范围包括:
(一)对内、对外发送正式文书
1、公司对外发送的正式文书
(1)公司向政府主管机关和行业主管机关报送的正式文书,包括报告、请示、函等;
(2)公司向工商、税务机关或向银行等金融机构报送的正式文书;
(3)向其它有关单位发送的正式文书。
2、公司内部发送的正式文书
(1)公司向各部门下发的决定、决议、通知等正式文书;
(2)公司向子、分公司发送的正式文书。
(二)签订合同、协议书、承诺书
1、与公司以外的其它单位签订合同、协议书、承诺书
(1)公司与金融机构签订的合同、协议书、承诺书;
(2)公司在司法事务中与有关当事方签订的协议书和承诺书;
(3)公司与设计、施工单位及其它合作企业签订的合同、协议书、承诺书;
(4)公司与公安、消防和社区办事处、居委会签订的协议书、责任书和承诺书;
2、公司内部有关各方签订的合同、协议书、承诺书。
(1)公司与各部门签订的工作责任书、协议书和承诺书;
(2)公司与员工签订的劳动合同、协议书和承诺书。
(三)对外开具证明书、委托授权书
1、公司向公安、检查院和法院开具的证明、委托授权书;
2、公司向银行开具的证明和委托授权书;
3、公司对外开具的一般工程或客户发展业务类证明文书、委托授权书;
4、员工身份及工资证明文书;
(四)介绍信
1、公司各部门办理日常业务向有关单位或机构开具的介绍信;
2、公司员工因办理生育、医疗、保险、购房贷款等个人事务向有关单位或机构开具的介绍信。
(五)报表和单据
1、向政府部门、行业主管机关和消防、治安机关填报的报表和单据;
2、向社会保障机关、劳动人事机关填报的社会保障或人事报表和单据;
3、各工商、税务机关和银行填报的各类报表和单据;
4、向其它单位报送的一般业务报表和单据;
(六)工程技术文件
1、公司向政府部门或行业主管机关报送的工程技术文件;
2、公司向工商、税务机关和银行等金融机构报送的工程技术文件;
3、公司向技术监督与质检机关报送的技术文件;
4、公司向工程设计、施工、监理等工程协作单位送交的工程技术文件。
二、财务专用章
公司财务专用章的使用范围包括:
(一)“XXXXXX有限公司财务专用章”使用范围包括:
1、现金和转帐支票、承兑和电汇汇票;
2、银行利息回单;
3、住房公积和社保结转单据;
4、银行需要加盖公司财务专用章的印鉴卡等;
5、员工工资证明。
(二)“XXXXXX发票专用章”使用范围包括:
1、XX销售发票;
2、XX建筑安装发票;
3、增值税专用发票;
4、收据;
5、商业销售发票。
三、合同专用章使用范围
“XXXXXX有限公司供用气合同专用章”使用范围仅限于《XXXXXX有限公司供用气合同》。
四、部门业务章
“XXXXXX有限公司×××部业务专用章”的使用范围包括:
1、公司部门之间往来的正式文书;
2、部门内部下发的的正式文件;
3、以部门名义对外发送的非正式文书。
第四章印章使用的审批权限
第十二条行政公章的使用审批程序
一、适用于下列情形之一的,应由总经理审批后用印。
(一)第三章第十一条第一款第
(一)项;
(二)第三章第十一条第一款第
(二)项第1小项的
(1)、
(2);
(三)第三章第十一条第一款第
(二)项第2小项;
(四)第三章第十一条第一款第(三)项第1、2小项;
(五)第三章第十一条第一款第(五)项第1、3小项;
(六)第三章第十一条第一款第(六)项第1、2、3小项;
(七)第三章第十一条第二款第
(一)项第1、2、3、4小项;
二、适用下列情形之一的,应由公司分管副总经理审批后用印。
(一)第三章第十一条第一款第
(二)项第1小项的(3)、(4);
(二)第三章第十一条第一款第(三)项第3、4小项;
(三)第三章第十一条第一款第(四)项第1、2小项;
(四)第三章第十一条第一款第(五)项第2、4小项;
(五)第三章第十一条第一款第(六)项第4小项;
(六)第三章第十一条第二款第
(一)项第5小项;
(七)第三章第十一条第二款第
(二)项;
(八)第三章第十一条第三款、第四款。
第五章印章使用的审批程序
第十三条使用印章应由部门负责人、公司分管副总经理、总经理在印章使用审批权限内逐级审批,不得越级审批。
第十四条特殊情况下,总经理可指定公司副总经理或办公室主任代为审批其权限范围内的印章使用手续,但事后,办公室机要人员应将副总经理代办的印章审批手续交总经理复核。
第十五条特殊情况下,副总经理可委托公司其它副总经理代为审批其权限范围内的印章使用手续,但事后,办公室机要人员应将由其他人代办的印章审批手续交分管副总经理复核。
第六章印章的使用程序
第十六条使用公司印章应由用印部门办事人员填写用印申请单,在履行完印章使用审批手续后,经办公室主任复核,由办公室机要文书登记台帐后用印。
第十七条办公室用印申请单应整理编号、按月装订成册,编写目录,按要求与用印登记台帐一并交公司档案室保管。
第十八条办公室审核用印申请单时,对文件内容和用印申请单上载明的签署情况予以核对,经核对无误后的方可由机要文书用印。
第十九条公司各部室以公司名义向政府、行政主管机关、企事业单位和社会团体报送报告、请示、函等正式公文,应由发文部门负责人和办公室主任核稿、分管领导审核、总经理签发后,由负责用印的机要文书在已制作成文的文件上使用“XXXXXX有限公司”印章,不需再履行用印审批手续。
第二十条财务部在使用“XXXXXX有限公司财务专用章”和“XXXXXX发票专用章”时必须严格履行公司财务工作管理程序和财务工作基本准则,认真履行会计、出纳工作职责,
第七章印章的刻制与销毁
第二十条公司各业务、职能部门、分公司需要刻制公司印章,必须以书面形式并附印章式样,向公司分管副总经理和总经理请示,经批准后方可刻制。
第二十一条公司各业务、职能部门、分公司刻制公司印章时应将批准文件和印章式样提交公司办公室办理公章刻制手续,任何部门不得私自刻制公司印章。
第二十二条办公室刻制新的公章,应编录公章号码,登录台帐,并按要求保管、使用。
第二十三条公章因老化、损坏,或因部门名称变更等原因需要销毁时,应由公司办公室以书面形式,并附需销毁印章式样报公司副总经理、总经理批准。
第二十四条销毁公章因至少有由办公室机要文书、办公室主任等2人以上在场,将公章使用部分(胶面)彻底销毁。
第二十五条已经销毁的公章由办公室机要文书负责保管,不得随意处置。
第八章责任
第二十六条印章保管人必须妥善保管印章,如有遗失,必须立即向总经理报告,即时采取措施防止危害公司权益的事件发生。
第二十七条印章保管人不得向他人转借钥匙或密码,特殊情况需要转借钥匙或密码时,必须经总经理同意后方可进行。
第二十八条公司财务部和办公室工作人员必须严格依照本办法规定程序使用印章,未履行规定的程序,财务部印章管理人员和办公室机要文书不得擅自用印。
第二十九条办公室机要文书或财务部印章管理人违反本办法的规定私自用印,一经发现,扣发责任人当月工资,调离原岗位另行处置;
第三十条办公室机要文书或财务部印章管理人违反本办法的规定私自用印,给公司造成经济损失或严重社会影响,公司将依法将责任人移送司法部门追究其法律责任。
第三十一条办公室或公司其它职能、业务部门违反本办法规定私自刻制公章,一经发现,公司将给予责任人除名处理并依法追究当事人刑事和民事责任。
第三十二条办公室工作人员未履行公章销毁程序私自销毁公司印章,一经发现,公司将给予当事人除名处理。
第九章附则
第三十三条本办法解释权归公司总经理办公会议。
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