《深圳市地铁有限公司档案分类编号及流向管理暂行规定》.pdf
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3深圳市地铁有限公司档案分类编号及流向管理暂行规定深圳市地铁有限公司档案分类编号及流向管理暂行规定一、编制依据一、编制依据根据国家档案局颁发的工业企业档案分类试行规则(国档发199120号)、建设部颁发的建设工程文件归档管理规范(GB/T503282001)、电子文件归档与管理规范(GB/T18894-2002)、中国档案分类法(第二版)、深圳市建筑工程文件归档范围、保管期限和管理流向表等国家有关企业档案管理规定,结合深圳地铁建设的实际情况及档案管理的相关要求,编制深圳市地铁有限公司档案分类编号及流向管理暂行规定(以下简称本规定)。
二、编制原则二、编制原则本规定立足公司各部门、分公司的管理职能,结合地铁建设、地铁运营、资源管理、物业开发等归档文件材料的形成规律及来源特点,分别设置层次清楚、科学合理,既满足应用计算机归档整理,又适合档案组卷整理的档案分类及流向总表。
三、适用范围三、适用范围本规定适用于公司各种档案载体类型,以及存储计算机中的归档电子文件。
同时本规定结合各部门、分公司归档文件材料的形成规律及来源特点,明确了各部门、分公司档案实体的归档职责和范围,公司各部门、分公司及独立核算的下属单位公司均应参照执行。
四、执行与修订四、执行与修订4由于各新线建设规模、配置、工法不尽相同,执行过程中每条新线产生的资料、分类及归档流向可在本规定基础上做微量调整。
针对本规定的一切大的添加和修订,由技术资料室依据企业改革、新增地铁建设项目和经营项目等情况随时进行增补和修订,以指导工作。
原则性修订需报公司批准后执行。
五、档案分类及编号方案五、档案分类及编号方案根据企业档案分类方案及我司实际情况,本规定将公司档案划分为11大属性类别:
1.党群工作类;2.行政管理类;3.经营管理类;4.技术管理类;5.基建工程类;6.设备仪器类;7.会计档案类;8.人事档案类;9.运营管理类;T.特殊载体类;S.实物档案类。
档案分类编号(档号),是指档案资料部门在整理和管理档案的过程中,根据分类原则,以字符形式赋予档案的一组分类编排代码,它反映了档案资料的类别及性质。
它的组成如下:
档案案卷号档案类目代码档案属性代码“档案属性代码”为公司档案的11大属性类别的11个编号,反映此份档案所属大类。
“档案类目代码”表示各属性类别下细分的各级类目编号(详见档案分类编号及流向总表)。
“档案案卷号”反映类目代码中最末级类目中所对应的5案卷编号。
六、档案流向六、档案流向所需归档文件的主要流向为深圳市档案局及公司技术资料室,公司技术资料室在对移交归档的文件做一定分类、加工、整理或对相关单位进行指导后,统一向深圳市档案局移交。
各类移交归档文件的份数为深圳市档案局存档所需份数与公司技术资料室所需份数(含移交运营分公司份数)之和(详见档案分类编号及流向总表)。
七、归档责任七、归档责任各部门、分公司都应及时向公司技术资料室移交所要求归档的相关文件,所有文件在归档移交时需同时提供扫描文件或电子文件。
八、附则八、附则由于除技术管理类、基建工程类及设备仪器类档案外,其它综合类档案管理职责不在本室,故本规定未对此类型档案作详细描述,但档案分类编号及流向总表中预留了分类空间,可供相关管理责任部门进行参考和完善。
本规定的解释权属深圳市地铁有限公司总工程师室技术资料室。
本规定自颁布之日起生效。
原深圳市地铁有限公司颁布的深圳市地铁有限公司档案分类编号细则(深地铁总2006330号)同时废止。
附件:
档案分类编号及流向总表6档案分类编号及流向总表档案分类编号及流向总表分类编号名称保管期限和管理流向所需份数归档责任部门城建档案馆建设单位1、党群工作类1、党群工作类2、行政管理类2、行政管理类3、经营管理类3、经营管理类4、技术管理类4、技术管理类4-1技术管理规章制度4-1技术管理规章制度长期2企业管理部4-11合同管理规章制度4-12工程管理规章制度4-13计划管理规章制度4-14质量安全管理规章制度4-15档案管理规章制度4-16施工用表、验收标准4-2技术委员会文件4-2技术委员会文件长期2总工程师室4-3科研管理4-3科研管理长期2总工程师室5、基建工程类5、基建工程类5-1地铁工程5-1地铁工程5-1nn号线工程5-1n1建设管理5-1n11项目申报永久长期1(原件)规划总体部5-1n111立项申请报告及批复文件5-1n112项目建议书及批复文件5-1n113可行性研究报告5-1n114可行性研究评审及报批文件5-1n115项目环境影响评估报告书5-1n116上级机关有关项目建设的决议、批示及重要会议纪要和指导性文件5-1n117计划立项批文5-1n118固定资产投资许可证5-1n12建设用地、红线测量文件永久长期1(原件)规划总体部5-1n121项目选址意见、征用地申请及批复文件说明:
1.永久是指工程档案需永久保存;长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命;短期是指工程档案保存20年以下。
2.考虑到地铁工程的实际情况,本表将变量n、x、y、z均定义为一个两位的自然数。
3.所需份数中必须保证至少一套为正本(原件)。
说明:
1.永久是指工程档案需永久保存;长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命;短期是指工程档案保存20年以下。
2.考虑到地铁工程的实际情况,本表将变量n、x、y、z均定义为一个两位的自然数。
3.所需份数中必须保证至少一套为正本(原件)。
7续表1续表1分类编号名称保管期限和管理流向所需份数归档责任部门城建档案馆建设单位5-1n122建设用地规划许可证5-1n123土地使用权出让合同书、补充协议、合作开发协议书5-1n124红线地界桩放点报告5-1n13建设依据永久长期1(原件)规划总体部/建设分公司5-1n131场地地震评价报告5-1n132环境影响审查批复文件5-1n133政府有关部门各专业审查意见5-1n134建设工程规划许可证等工程规划许可文件及附件5-1n135建设工程施工许可证及特种工程施工许可文件5-1n136其它应归档的文件资料5-1n14招投标永久长期2合约法律部5-1n141土建工程招投标5-1n141x土建X标资格预审文件招标文件中标单位投标文件未中标单位投标文件评标过程文件直接委托(议标)的请示、批文及有关文件5-1n142安装工程招投标5-1n142x安装X标资格预审文件招标文件中标单位投标文件未中标单位投标文件评标过程文件直接委托(议标)的请示、批文及有关文件5-1n143装修工程招投标8续表2续表2分类编号名称保管期限和管理流向所需份数归档责任部门城建档案馆建设单位5-1n143x装修X标资格预审文件招标文件中标单位投标文件未中标单位投标文件评标过程文件直接委托(议标)的请示、批文及有关文件5-1n144系统设备采购及安装招投标5-1n144x设备X标资格预审文件招标文件中标单位投标文件未中标单位投标文件评标过程文件直接委托(议标)的请示、批文及有关文件5-1n145设计、勘察工程招投标5-1n145x设计、勘察X标资格预审文件招标文件中标单位投标文件未中标单位投标文件评标过程文件直接委托(议标)的请示、批文及有关文件5-1n146监理、咨询招投标5-1n146x监理、咨询X标资格预审文件招标文件中标单位投标文件未中标单位投标文件评标过程文件直接委托(议标)的请示、批文及有关文件5-1n147其它工程招投标9续表3续表3分类编号名称保管期限和管理流向所需份数归档责任部门城建档案馆建设单位5-1n147xX工程资格预审文件招标文件中标单位投标文件未中标单位投标文件评标过程文件直接委托(议标)的请示、批文及有关文件5-1n15合同管理长期长期2合约法律部5-1n151土建工程合同合同文本合同审批表5-1n152安装工程合同合同文本合同审批表5-1n153装修工程合同合同文本合同审批表5-1n154系统设备采购及安装合同合同文本合同审批表5-1n155勘察、设计工程合同合同文本合同审批表5-1n156监理、咨询合同合同文本合同审批表5-1n157其它合同合同文本合同审批表5-1n16各部门移交联系单等长期1各相关部门5-1n2项目设计5-1n21总体设计长期2规划总体部5-1n22初步设计长期长期2规划总体部/建设分公司10续表4续表4分类编号名称保管期限和管理流向所需份数归档责任部门城建档案馆建设单位5-1n2200初步设计评审报告、审查意见、评审委员会名单5-1n2201总说明书5-1n2202客流5-1n2203地质5-1n2204行车组织及运营管理5-1n2205车辆5-1n2206限界5-1n2207线路5-1n2208轨道5-1n2209车站5-1n2209yY站(如罗湖站)5-1n2210区间隧道5-1n2210zZ区间(如罗湖国贸区间)5-1n2211供电系统5-1n2212通信系统5-1n2213信号系统5-1n2214通风与空调系统、屏蔽门系统5-1n2215给排水系统及消防5-1n2216气体灭火系统5-1n2217自动扶梯及电梯系统5-1n2218自动售检票系统(AFC)5-1n2219乘客资讯系统(PIS)5-1n2220安防系统5-1n2221防灾报警系统(FAS)5-1n2222环境与设备监控系统(BAS)5-1n2223综合监控系统5-1n2224运营控制中心(OCC)5-1n2225车辆段与综合基地5-1n2226消防5-1n2227人防工程5-1n2228环境保护、劳动安全卫生5-1n2229工程筹划5-1n2230概算5-1n23施工设计长期2建设分公司5-1n2300施工图审查意见书11续表5续表5分类编号名称保管期限和管理流向所需份数归档责任部门城建档案馆建设单位5-1n2301全线路5-1n23011线路5-1n23012限界5-1n2302轨道5-1n2303路基、桥涵及声屏障5-1n2304车站5-1n2304yY站(如罗湖站)5-1n2304y1土建工程车站建筑车站主体围护结构(明挖)/高架车站结构车站主体结构(明挖)通道及出入口结构(明挖)/通道结构(暗挖)风道及风井结构(明挖)/风道结构(暗挖)综合接地(土建部分)5-1n2304y2车站动力照明车站低压配电系统车站动力配线车站设备区照明车站公共区照明5-1n2304y3车站通风与空调5-1n2304y4车站给水、排水与水消防5-1n2304y5车站自动扶梯及电梯5-1n2305区间隧道5-1n23051隧道土建工程5-1n23052区间隧道动力、照明5-1n23053区间隧道通风5-1n2306供电系统5-1n23061主变电所5-1n23062变电所5-1n23063接触网5-1n23064电力监控5-1n23065杂散电流防护5-1n2307通信系统12续表6续表6分类编号名称保管期限和管理流向所需份数归档责任部门城建档案馆建设单位5-1n230701总说明5-1n230702各车站通信管线图5-1n230703传输系统及
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