11.最新2015信息交流控制程序.doc
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文件编号:
版本:
E/0
页码:
共3页第1页
标题:
信息交流控制程序
1.目的
为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息,作好信息的管理,特制定本程序。
2.范围
适用于公司内部协商和内部信息交流,以及与外部各方的信息交流。
3.职责
3.1行政部负责内部信息的协商和交流的管理,以及与政府部门的沟通;
3.2采购部负责与供应商及分包方的信息交流,以及相关方投诉的接受答复处理;
3.3业务部负责与顾客有关的信息交流,包括顾客环境投诉和处理;
3.4品管部负责法律法规、合规义务要求的收集、整理、归档。
4.程序
4.1信息的分类
4.1.1外部信息
a.质检站、地方监测站、环保局、消防局、劳动局、废物处理站、认证机构等监测或检查的结果以及后馈的信息;
b.政策法规标准类信息,如质量/环境法律法规、条例、产品标准及其变化等;
c.相关方反馈的信息及其投诉等,相关方指顾客、供应商、废物收购方、运输公司、社区居民及任何对公司的产品质量/环保状况有兴趣的人和组织;
d.其他外部信息,如部门直接从外部获取的有关产品质量、环境方面的信息。
4.1.2内部信息
a.正常信息,如方针、目标指标、重要环境因素、相关法律法规、管理方案、监测记录、检验结果、内部审核与管理评审报告、有关产品质量状况、化学物质的特性、安全数据、管理者代表的任免,以及体系正常运行时的其他信息等;
b.不符合(或潜在不符合)信息,如产品不合格报告、体系内审的不符合、纠正和预防措施处理单等;
c.紧急信息:
如出现重大质量事故、火灾、洪涝灾害、化学危险品泄漏、重大伤亡事故等情况时的信息;
d.其他内部信息(如员工的建议等)。
4.2信息的交流
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标题:
信息交流控制程序
4.2.1信息的内容
a.公司的方针、目标、指标、管理方案的制定及相关职责、权限;
b.有关产品质量状况、生产进度及技术方面的信息沟通;
c.有关产品质量不合格的处理和纠正预防;
d.有关环境的识别、评价与控制和事故调查处理;
e.有关改善产品质量、作业场所环境现状的讨论;
f提出有关产品质量、环境持续改进的意见;
g.有关顾客及其他相关方的投诉。
4..2.2交流的方式
a.会议:
包括总经理办公会、公司例会、生产例会、业务例会及总结表彰会等。
其中总经理办公会由总经理召集,管理层人员参加,可定期;公司例会由副总经理或行政部召集,管理层人员和部门负责人参加,一般为每月一次;生产例会由生产技术部召集,与生产有关的部门的相关人员参加;
b.公告,由行政部公布,有关公司动态、政策、人事变动及有关通知等;
c.行政文件,由行政部发布,有关公司政策、人事任免等方面信息;
d.意见箱,由行政部设立,为收集员工的意见和建议;
e.电话、传真及网络,由行政部管理;
f访谈;
g.通知,由行政部及相关部门发布;
i信息联络处理单,由相关部门填写并传递。
4.3信息的处理
4.3.1外部信息的处理
4.3.1.1行政部负责质量站、地方监测站、环保局、消防局、劳动局、废物处理站、认证机构等监测或检查的结果以及反馈信息的收集、传递到公司的相关部门,并进行登记。
出现不合格情况时,按照《环境改进控制程序》的要求进行处理。
4.3.1.2政策法规、标准类的资料信息由品管部负责收集、更新、整理,并保存,详见《合规义务控制程序》。
4.3.1.3业务部和采购部分别负责与顾客、物料供应商、运输公司等进行信息沟通,对其施加影响,详见《相关方控制程序》。
4.3.1.4业务部负责来自顾客投诉的归口管理,负责投诉的接收、登记在《顾客投诉处理记录表》中。
负责处理方案的提出和传递(以纠正和预防措施报告单的形式传递至生产部等相关责任部门)、处理过程的跟踪和向顾客反馈。
品管部负责处理方案执行情况的验证。
4.3.1.5相关方反馈的其他信息,可由对应部门以《信息联络处理单》的形式传给品管部(产品质量、环境)。
并将处理情况答复相关方。
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标题:
信息交流控制程序
4.3.1.6各部门直接从外部获取的其他类信息,如产品质量、环境信息,第一时间以《信息联络处理单》形式反馈到品管部,由其负责分类、整理,根据需要传递到相关部门。
4.3.2内部信息的处理
4.3.2.1正常信息的处理:
各部门依据相关文件的规定直接收集并传递(一般采用有关记录表格或信息联络处理单及会议的形式)日常正常信息;品管部按照相应程序文件的规定传递方针、目标指标、管理方案、内审结果、更新法律法规等信息,包括质量、环境体系的变更信息。
4.3.2.2不符合信息的处理详见《不合格品控制程序》及《环境改进控制程序》。
4.3.2.3紧急信息由发现部门迅速传递给行政部,可用电话、传真等方式。
4.3.2.4其他内部信息(如员工的建议等)提供者可以《信息联络处理单》反馈给相关部门或行政部进行处理。
交流的目的在于促进员工对持续改进作贡献。
4.3.3内外部交流的信息应与管理体系形成的信息保持一致。
5相关文件和记录
5.1《合规义务控制程序》
5.2《环境改进控制程序》
5.3《相关方控制程序》
5.4《不合格品控制程序》
5.5《信息联络处理单》
5.6《纠正和预防措施报告单》
5.7《顾客投诉处理记录表》
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编号:
版次:
E
修改次数
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拟制/日期
批准/日期
实施日期
0
2017,3,1
1
2
3
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