公文写作与处理.docx
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公文写作与处理.docx
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公文写作与处理
公文写作
第一节含义
一、定义
公文即公务文书,是党政机关、企事业单位以及群众团体在公务活动中使用并形成的具有特定格式的文字材料。
注:
作为行使公文的主体(一切合法组织),其反面主体为:
非法组织、自然人。
党的公文,是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党的路线、方针、政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的工具。
行政机关的公文,是行政机关管理过程中行形成的具有特定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
公文具有强制性:
请示必须有批复,议案必须有审议,函必须阅读知晓。
二、功能
1.公文功能:
打破时间空间限制,有效地传递权威性、凭证性的公务信息。
1)权威性信息:
对受讯者具有强制性影响的信息,其主要特点是信息的效力决定于发讯方的法定权威;信息自身具有高度的周密性、准确性。
2)凭证性信息:
能对事物的性质、状态提供有效凭据的信息,其主要特点是信息内容能客观真实地反映事物,具有较强的精确性和不可随意更改性。
2.具体表现:
1)法律规范的重要表现形式(法律法规及其他规范均需成文);
2)传达领导机关意图和指导工作的主要工具之一;
3)下情上达的基本手段;
4)横向联系的纽带(公务机关之间协商联络的中介和桥梁);
5)教育激励的有效材料(权威性与真理性相结合,使有关信息的教育激励作用倍增);
6)印证事实和便于查考的真凭实据。
3.特征:
权威、凭证、法定效力、强制。
最根本特征:
凭证性。
三、条件
1、公务活动中使用并形成的,是为了处理公务;
2、适用范围是党政机关、人民团体、企事业单位,不是个人和非法组织。
3、具有特定格式的文字材料。
(图片、音像、短信不是,电报、传真是。
)
四、特点
1.由法定作者制作。
2.具有法定的现实执行效用。
3.具有规范的体式。
4.履行法定的程序,违反或不执行公文规定,要负责任。
第二节类别
一、根据具体公务活动领域(范围)的不同,可分为通用公文、专用公文
1.通用公文指党、政、军机关和人民团体、企事业单位以及其他社会组织在公务活动中普遍形成和使用的公文。
2.专用公文(不重要)指在一定专业机关或专门的业务活动领域内,因特殊需要而专门形成和使用的公文。
如外交公文、司法公文、军事公文、经济公文、科技公文。
二、按公文性质分:
1.规范性公文:
必须遵守和执行的法规类公文(如条例、规定、办法、章程、制度)
2.指导性公文:
传达贯彻政令和指导行动类公文(如指示、决议、决定、通知、命令、国务院对全国行政系统制发的命令、决定、指示等。
)
3.公布性公文:
通报情况、公布要求类公文(如通知、通报)。
指内容可直接向国内或国内外公开发布的公文(如通告、公告、公报等)。
它们的内容不涉及秘密,且不必通过组织或专业系统层层下达,可直接通过张贴、登报、广播、电视等方式使各方面周知。
4.陈述呈请性报请性公文(陈请性公文):
向所属上级机关陈述情况、汇报工作、提出建议,请求指示或批准的类公文(如请示、报告、议案)。
5.记录性公文:
记载党的组织和领导机关工作、活动情况类公文(如会议纪要)
6.商洽性公文:
指无方向限制而内容多为平等协商讨论一般事项的函件等(如函)。
7.证明性公文,指用以介绍和证明某一组织或个人的身份使命及其他有关情况,并可作为专门凭据的公文(如介绍信、证明信等)。
三、按行文关系分:
1.上行文。
下级机关向所属上机机关的行文(如请示、报告)
2.平行文。
平级机关、单位或没有隶属关系的机关、单位之间往来的公文(如函)
3.下行文。
对下级机关的行文(如指示、决定、决议、公报、通告、通知、通报、批复)
工商、税务与企业有业务上的指导关系,但无管辖关系,可向企业发通知,此通知属于下行文;企业不向他们写请示,但现实中一般写“请示函”。
意见可以为上行、平行、下行。
四、按公文的机密程度分:
六类:
对外公开、限国内公文、内部使用、秘密、机密、绝密。
1.限知性公文:
涉及党、国家秘密的公文,需一定时限和阅读范围,以保障国家秘密安全。
此公文由专人处理、递送、保管。
按密级分为:
绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文,简称绝密件、机密件、密件、普通件。
2.周知性公文:
向人民群众和国内外公开(如公告、公报、通告、布告、法规文件及党政方针政策、领导讲话)
五、按办理时间分:
特急公文、急办公文、常规公文(特急件、急件、平件)
1.平件,指无特殊时间要求需按工作常规依次传递处理的公文。
2.急件,指内容重要并紧急需优先迅速传递处理的公文。
3.特急件,指内容重要并特别紧急,需打破工作常规随到随优先迅速传递处理的公文。
紧急电报应当分别标明“特提”(AAAA)、“特急”(AAA)、“加急”(AA)、“平急”(A)。
标明“特提”的电报,是最高级别的紧急公文,要求什么时间来,就什么时间处理和传递。
登记时不论紧急程度收到公文时进行登记,传递时按紧急程度分类进行。
六、按公文来源分:
收进公文、外发公文、内部公文。
七、按公文的制文机关分:
党内公文、行政公文、群众团体公文
八、按内容处理分:
参阅性公文、承办性公文
九、按版头形式分:
有版头公文(红头公文、白头公文)、无版头公文。
第三节种类
党、政均有九种:
决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
党内特有的:
决议、指示、条例、规定、公报。
机关特有的:
命令、公告、通告、议案。
文种
党内
政府行政机关
决议
党的机关经会议讨论通过的重要决策和事项
命令
依照有关法律公布行政法规和规章,宣布实施重大强制性行政措施;嘉奖单位个人
决定
对重大事项和重大行动做出决策和安排
对重大事项和重大行动作出决策和安排,奖惩有关单位及人员,变更或撤销下级机关不适当的决定事项等
公告
向国内外宣布重要事项或者法定事项
公报
党的机关公开发布重要决定或者重大事件
意见
对重要问题提出的简介和处理方法
通告
公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项
通知
发布党内法规和党政机关人事任免事项,传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文等(范围小,灵活)
通报
表彰先进,批评错误,传达重要精神或交流重要情况等
议案
各级人民政府按照法律程序向同级人大会或人大常委会提请审议事项。
报告
向上级机关汇报工作,反映情况和问题,提出意见,答复上级机关的询问
向上级机关汇报工作,反映情况和问题,答复上级机关的询问等
请示
向上级机关请求指示、批准事项等
批复
答复下级机关的请示事项(被动性行文。
批转不是批复)
条例
党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度等
规定
党的机关对特定范围内的工作和事物制定具有约束力的行为规范
函
不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等。
会议纪要
记载、传达会议精神和议定事项等
指示
党的上级机关对下级机关布置工作,提出开展工作的原则要求。
【国务院可对各省下指示性通知,但不是指示】
工作要点
不是公文
规划
不是公文
建议
不是公文
第四节格式
一十、概述
公文格式:
各个组成部分在页面上的具体表现形式,即公文的外观样式。
公文格式的表现形式:
由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等部分组成。
党公文含17部分:
版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发送达范围、主题词、抄送机关、印制版记。
行政公文含18个部分:
秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期。
分为公文版头部分(眉首)、公文主体部分、公文文尾部分(版记)。
﹝20XX﹞X号及以上是眉首;反线至主题词是主体部分(本体);抄送及之后是版记(文尾)
一十一、眉首
包括份号、密级、保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。
位于公文首页上半部分,约占整个页面的1/3,与公文主体部分以一条红色横线相隔。
1.份号。
公文印制份数的顺序号,标注于首页的左上角,一般用6位阿拉伯数字表示,如“000016”(党内公文份号前要加“No.”例:
No.000016),秘密公文应当标明份号(秘密级以上公文要求)。
2.密级和保密期限。
涉密公文要标明密级,分为绝密、机密、秘密三个等级,标注于份号下方位置。
有具体保密期限的应当在密级后标明,如“机密XX年”,位于右上角。
3.紧急程度。
对送达和办理时间的要求。
分别标明“特急”、“加急”。
位于密级之下。
4.发文机关标识。
用桃红大字居中印在公文首页上部,标明发文机关及发文形式的醒目标志。
主要形式:
1、发文机关规范化简称加“文件”(发布传达方针、政策,作出重要工作部署,发布带有全局性的重要决定、通知、意见,转发上级机关和不相隶属机关的公文,批转下级机关的重要报告和请示)2、发文机关全称加文种(人事任免、向上级报告、请示工作)3、发文机关全称(信函格式)
版头分:
固定版头(例:
XXXX学院文件)
不固定版头(例:
XXXX学院(通知))
5.发文字号。
由发文机关、年份、序号组成(注:
不带“字”、可有“发”、必须是六角括号﹝﹞,年份必须为4位,其后不加“年”,序号前无“第”、不设虚位,必加“号”字),标注在发文机关标志下方居中(下行文采用)或者左下方(上行文采用)。
例:
XX院办发﹝2011﹞4号
6.签发人。
上报公文应当在发文字号右侧标注签发人姓名。
(位于公文版头的右下角)
一十二、本体
包括:
公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章等。
1.标题。
准确概括公文的主要内容(区别内容的特征,名词性偏正词组),并标明公文种类。
由发文机关名称(上行文可省略发文机关名称,下行文一般不能省略)、事由(可省略)和文种(不能省略)组成。
位于发文字号下方,居中排列。
例:
“XXX(单位)关于XXXX(事由)的XX(文种)”,两种文种不可同时使用(例:
XXX(单位)关于XXXX(事由)的请示报告)。
标题一般不加标点符号(包括《》)。
2.主送机关。
指公文的主要受理机关,使用全称或者规范化简称、同类型机关的统称,位于正文上方,顶格排印。
3.正文。
指公文的主体,表述公文内容,位于标题或主送机关的下方。
正文中使用国家法定标准数字一般用阿拉伯数字,特殊情况如重大事项、特指特定名称,用汉字小写数字表示,如“十四大一次会议”、“五四青年”、“三八红旗手”。
4.附件说明。
如有附件,应在正文之后、落款之前注明附件的名称,有多个附件的,应注明顺序号。
例:
“XXXXX(XX发﹝2011﹞3号)(附件一)”,
正文后附件:
1、XXXX
2、XXXX
3、XXXX
5.发文机关署名。
一般署全称,或规范化简称,标注于正文右下方。
6.成文日期。
署会议通过或者负责人签发的日期;联合行文,署最后签发机关负责人签发的日期。
成文日期应当写明年、月、日,位于发文机关署名右下方。
决议、决定、条例、规定、规划、工作要点、会议纪要等正文之前不标注主送机关的公文,成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
7.印章。
公文除会议纪要外,都应当在发文机关署名处加盖发文机关印章。
联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。
一十三、版记
包括:
印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记。
1.印发传达范围。
据公文内容、密级和工作需要确定印发传达范围,加括号标注于成文日期左下方。
2.附件。
正文的说明、补充或参考材料。
附件首页左上角标注“附件”二字,与主件装订在一起。
3.主题词。
按《公文主题词表》标注,位于抄送机关上方。
4.抄送机关。
除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称或者规范化简称、同类型机关的统称,标注于主题词下方。
5.印制版记。
由公文印发机关名称、印发日期和份数组成,位于公文末页下端。
注:
1、上行文主送只有一个,抄送可多个。
2、主送要贯彻党政分开原则。
3、四级标题:
一、
(一)1.
(1)
一、公文格式应用的基本原则:
布局要合理、项目要齐全、书面要整洁、形式要庄重。
(公文印刷除文头套红和印章用红色外,其他内容一律用黑色。
)
第五节结构
公文的结构指公文的组织构造。
公文结构具有规范性和相对确定性。
1.公文结构安排的作用:
如何开头结尾、安排层次段落、如何进行过渡和照应。
根据情况,可以用过渡词语过渡,如“综上所述、由此可见”;或用过渡句子,如“现将有关情况报告如下”等;有时也用过渡段落。
通过过渡承上启下,使文意顺畅自然。
2.公文(正文)结构的形式:
篇段合一式、分段式、分项式(法规性文件一般采用通篇分项(条)式,其他文件多采用非通篇分项(条)式,也有采用通篇分项(条)式的)。
3.公文结构的组成部分:
三个组成部分:
开头部分(行文的“因由”)、主体部分(说明的各种“事项”,决定事项、通知事项、报告事项、请示事项)、结尾(结语)部分(结束全文落实全文,在指示性公文中成为“执行要求”(落实本公文的组织领导、工作方法、时限等),在报告和请示类公文中称为“结束语”,报告和请示类公文的结尾部分经常简单到“特此报告”、“特此请示”,或后加“请遵照执行”。
)
4.公文结构安排的原则:
联系性和层次性、专一性和完整性
第六节稿本
1、草稿:
无法律效力。
供讨论、征求意见、修改审核、审批用的原始的非正式文稿,不具备正式公文的效用。
特征:
无生效标志(签发、用印)。
讨论稿、征求意见稿、送审稿、修改稿、草案、初稿、二稿、三稿等标记,位于标题下方或右侧加括号。
2、定稿:
只有一本。
内容确定,已履行法定或规定生效程序的最后完成稿,具备正式公文的效用,是制作公文正本的标准依据。
定稿一经确定,如不经法定或规定责任者(如签发人、审批人、讨论通过该公文的会议等)的认可,任何人不得再对其予以修改,否则无效。
特征:
具有法定或规定的生效标志,有的还表明“定稿”、“最后完成稿”等稿本标记。
3、正本:
根据定稿制作的供主要受文者(主送机关)使用的正式文本,其内容必须是对定稿的完整再现。
特征:
格式正规、印章、签署,表明真实性、权威性、有效性。
特殊公文有“正本”标记。
4、试行本:
规范性公文正本的一种特殊形式,在规定的试验推行期间具有正式公文的效用。
主要适用于发文机关认为公文内容待一段时间的实践检验后可能将予修订的情况。
特征:
公文标题中加注稿本标记,在文种后用括号注明“试行”字样。
5、暂行本:
规范性公文正本的一种特殊形式,暂时推行本,在规定的暂行期间具有正式公文的效用。
常用于发文机关认为因时间紧迫,公文中的有关内容有可能存在不够详细周密等欠缺、不长的一段时间之后可能将予修订的情况。
特征:
公文标题的文种之前加注“暂行”字样,如《农业技术干部技术职称暂行规定》。
6、副本:
公文正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正文的复份。
多供存查之用。
正本送达主送机关,供对方直接办理,副本送抄送机关了解内容或由本机关存备查、归档等,在效用方面均具备正式公文的效用。
复制件的公文副本(抄本、复印本等)因不能再现公文的全部特征(无印章、无复制的印迹、签署者的亲笔签名),公文的真实性无切实保障,不具备正式公文的效用,只供参考、备查。
7、修订本:
规范性公文正本的另外一种特殊形式,是已发布生效的公文,经实践检验予以修正补充后再发布的文本。
自修订本生效之日起,原文本即行废止。
特征:
与其他正本相同之外,需要作出稿本标记,可在标题结尾处标明:
“(修订本)”,也可在标题下做题注,在圆括号内注明“某年某月某日修订”。
8、不同文字稿本:
两种或两种以上的文字撰写与制作。
同一公文的不同文字的文稿、文本,效力完全等同。
在涉外场合,应指明在理解上产生纠纷时以何种文字的文本为准。
第七节写作要求
一十四、基本要求
实事求是、准确合实、可行有效、简练规范
一十五、规范性公文的撰写
(一)规范性公文的含义和特点
1.含义:
规范性公文是党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中所形成的有法定效力和规范体系的公文,是为管理和开展各项行政工作而制定,带有规章制度性,它为行政工作提供了标准和范式。
2.规范性公文的特点
①公文内容的强制性②公文所针对的问题的普遍性③公文生效程序的严格性。
④公文语言运用的规范性。
⑤公文效用的独立性。
(二)规范性公文的结构和基本写作要求
1.结构
1从总体结构上看,一般包括标题、发布或通过批准日期、内容的章节、正文几个部分。
标题一般由内容和文种两部分组成,发布或通过批准的时间,一般注在文件的标题之下,并用括号括住。
2正文结构一般包括:
制发公文的目的、依据、范围、有关定义、主管部门、具体规范、奖惩办法、实施日期、实施程序、有关说明等。
2.规范性公文的写作要求
1一致性。
公文的内容与形式必须与法律、其他法规、规章以及党的方针政策,上级机关与同级机关的有关规定保持一致;与自己制定的并尚有执行效用的其他有关规定保持一致;与制定机关的职权相一致;文件上下文之间,对同一概念的表述词语相互一致。
2严密性。
公文结构与语言表述必须完整齐全,严谨缜密。
阐明约束的对象及程序、范围;清楚地交代有关职责、权利、义务的规定与时限要求;所提各项要求应有切实可行的检查衡量指标。
3条理性。
公文的层次分明,理序顺畅,分类合理,主题突出,排列合理有序,只有维护条理性,才能保持各部分内容的系统性与连贯性,避免脱节。
4简明性。
必须明确周详,便于理解、记忆和执行。
以说明的表达方式为主,不讲理由、不作议论分析、不作详尽的列举和解释。
文字尽量简洁精确、高度概括,要尽量少用生僻的术语,不用令人费解的词句,便于理解。
5稳定性。
公文一经公布生效就应在一定时期内都具有可行性,不能朝令夕改,变化无常。
6连续性。
公文之间具有必要的继承关系。
为维护这种连续性应在新文件起草中,广泛收集与查阅有关文件并认真进行分析对照。
如确需以新的规定取代既有规定.直明确原有文件的废止。
一十六、决定、通知、通报、批复的撰写
(一)决定:
使用频率较高的公文,其主要特点是兼具规范性与领导指导性。
决定可针对反复发生的普遍性事务,反复适用,在较长的时间范围内规范人们的行为,可作为法律法规和制度的表现形式,但在实际工作中更多地用于记载与传达领导指导机关对重要事项或重大行动作出的决策,具有较强的政策性,是领导工作的准则。
在结构格式方面与规范性文件差别明显。
(二)通知
特点:
机关常用公文,具有多种功能。
一是应用广泛,使用频率高;二是对行文方向的限制不严格,基本上是下行文,但也允许主送平级和不相隶属的机关;三是内容单纯,一文一事,行文简便。
1.颁发、转发、批转公文的通知:
主要作用分别是:
完成有关规范性公文的发布生效程序(颁发);扩大一部分公文的有效范围并使之更加具体化(转发);使一部分公文升格赋予其在更大范围产生效用的条件。
正文都比较简短,最简单的形式就是指出谁,经谁批准,为何原因,根据什么,制定了一个什么公文,现将公文给谁,怎样执行。
2.指示性通知:
用于传达要求下级机关办理和有关单位需要共同执行的事项的通知。
这种通知的发送对象虽不只是下级机关,但因其内容为更高层次机关的指示精神,因而仍具指示性。
指示性通知的正文一般包括:
行文的依据、目的意义;上级指示的精神及其具体化;执行要求及其有关注意事项。
后两部分内容常需以分条列项的方式表达,每条的开端大都以简短文字把主要内容加以概括(主题句),其后再予以阐述发挥,使之具体化、明确化。
3.知照性通知:
用于转达要求各有关方面周知(只需要知晓而不要求直接执行)的事项的通知。
正文主要包括:
形成该事项的过程、原因、根据;事项的具体内容(性质、状态)。
为简化正文,有时以附件(如任免名单、公章印模、组织章程等)对事项的内容作细致交代。
所涉及的事项主要是:
成立或撤销机构或组织;启用或废止公章;变更一些组织或刊物的名称;任免干部;出版发行刊物等。
4.会议通知:
为了保证预定的会议能够有准备地如期召开,多数会议均需在会前制发通知。
包括内容:
会议名称、召开会议的根据与目的、会议时间、地点(报到的时间、地点)、与会人员、差旅费报销办法、与会者准备工作与注意事项、联系单位、联系人与联系电话号码等。
(三)通报
特点:
具有教育性。
通报需要运用具有代表性、倾向性的事实(事例、新颖的典型经验以及重大情况)教育干部和群众,通过表扬、批评、倡导或强调,唤起人们的警觉与注意,阐明自己的观点和意图,指导和推动工作。
具有较强的时效性。
1.表彰性通报
用于表彰好人好事和介绍先进典型经验的通报,其正文主要有三方面内容:
先进事迹(人物、时间、地点、过程、结果)或经验(单位及所处的客观环境条件、主要做法、规律性的认识等);评价分析(性质、意义、经验所在及适用的条件情况,经验中的不足及其原因等);决定事项(给有关单位或个人何种称号或其他精神的、经济的奖励)以及提出一些学习先进事迹、借鉴吸收典型经验方面的要求或号召等。
2.事故通报
批评性通报的一种。
其正文主要包括:
事故的概况(时间、地点、过程、结果等);对事故性质、原因以及后果的分析说明;提出防止类似事故的原则性要求、措施及各方面应吸取的主要教训。
有时还包括对事故责任者的处理决定。
3.批评错误典型的通报
批评性通报的一种,用以批评坏人坏事以及有关单位或个人的错误,其正文主要有这样一些内容:
主要的错误事实(单位、人物、时间、地点、主要过程、结果等);分析评价(错误性质及原因、严重后果);对有关当事人的处理意见,以及要求各方面从中吸取的教训。
有时还提出请各方面检查上报有无类似问题、汇总有关反映等方面的要求。
4.情况通报
用以报送、传达重要情况和有关精神的通报,其正文有两种组成方式,其中一种只对有关事实作客观叙述;另一种除此外还对情况加以分析说明,有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。
(四)批复
特点:
具有法定的权威性与执行性,批复意见就是指示,下级机关务必遵守执行;具有被动性,批复是针对下级机关报送的请示事项予以明确答复,不涉及其他问题。
一十七、请示、报告的撰写
(一)请示
1.特点:
请示是上行文,是下级机关向上级机关请求请示或批准的文体。
2.撰写要求
(1)观点明确,申请的理由与事项清楚具体。
首先,应写明提出请示的理由。
应在说明必要性的同时,陈述解决申请事项所具备的有利条件及实现的可能性,为领导机关的批复提供有说服力的事实与根据,在阐述请求事项时,要根据本地区本单位的情况,提出执行和办理的具体意见,供领导机关批复时参考,在结尾处应明确提出行文的具体要求。
全文应层次清楚,条理分明。
(2)请求的内容,要求主题集中,一件请示就申请解决一个问题,以免由于内容复杂而拖延批复的时间。
(3)应正确标注主送机关与抄送机关。
一般应主送一个主管的上级机关,不要多头主接;受双重领导的机关在报送请示时应根据内容写明主送机关与抄送机关,由主送机关负责答复请求事项;除领导交办的事项外,请示不得直接报送领导者个人,也不要同时抄送下级机关。
请求应按机关的隶属关系逐级报送,在一般情况下不能
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