文件与档案管理办法.docx
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文件与档案管理办法.docx
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文件与档案管理办法
*****有限公司文件
宗字【2013】1号
文件与档案管理办法
第一条总则
公司文件与档案实行统一管理。
为实现文档管理的程序化、规范化,明确其分类、制定、审批、管理、保密等标准及要求,使文件的管理既高效又安全,特制定本办法。
第二条适用范围
本办法适用于公司财务部、人力资源管理部、行政部、市场部、销售部等部门在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、传真、各种记录、出版物以及各种图表薄册、影像照片等。
第三条文档管理部门
(一)公司行政部负责档案管理,各部门根据需要可设兼职的档案管理员,负责管理各部门的档案,公司档案原则上均交由行政部保管。
文件处理完成后,原稿由行政部归档,文件的经办部门视实际需要存留复印件,如因业务处理特殊需要,原稿需由文件经办部门保管者,应经行政部档案管理员同意后妥为保存,行政专员以复印件归档,并在备注中注明。
各部门使用原件完毕后应将原件交行政部保存。
(二)人事档案、财务档案、科技类档案等,由其职能部门负责管理。
第四条公司的发文
1、公司的发文,包括以公司的名义发文和以部门的名义发文两种。
2、发文种类,包括制度、规范、决定、规定、办法、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。
3、发文格式。
以下格式不包含红头文件和传真文件,红头文件须按照法定格式发文,传真文件另作规定。
1)字体设置。
文件总题目采用黑体2号;发文文号采用宋体四号;文件正文采用仿宋GB2312小三(详见附件1);页眉与页脚采用11号楷体-GB2312;主题词、主送及抄报用黑体三号;主送及抄报的内容采用仿宋GB2312小三;共印几份及印刷日期采用仿宋GB2312小三。
2)页眉。
除首页外的页眉要与正文用横线隔开,在横线左上方标示公司LOGO及公司名称。
3)页脚及页码。
页脚右下方标示文档的名称,页码位于文件底端居中,采用“-1-”的形式。
4)页边距及行距。
上下边距为2.8,左边距为2.8,右边距为2.5,行距1.5倍。
5)成文日期。
成文日期右空4字,如“2013年5月10日”标为“二0一三年五月十日”。
6)加盖印章。
加盖印章应上距正文不到一行的空白,端正、居中下压成文日期,当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文时间上,当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。
印章须与正文处同一面。
4、文号的管理:
发文文号规范如下:
1)以公司名义发文,用“宗字[年]×号”,此文号用于公布公司的重大事项及向董事会、政府机构及相关企事业单位的发文。
2)有关行政部工作事务的发文:
用“宗办字[年]×号”。
3)有关人力资源部工作事务的发文,用“宗人字[年]×号”。
4)有关财务部工作事务的发文,用“宗财字[年]×号”。
5)有关市场部工作事务的发文,用“宗市字[年]×号”。
6)有关销售部工作事务的发文,用“宗售字[年]×号”。
7)有关工厂工作事务的发文,用“宗厂字[年]×号”。
8)公司的发文文号以年度为周期,工作事务涉及不同部门但公文文号相连,各部门发文必须先向办公室申请发文文号,以防文号混乱。
第五条发文程序
1、文件起草。
发文部门负责文件的起草工作,文件起草完成后,首先到行政部申请文号,并填写《发文登记表》。
2、文件传阅。
各职能部门以公司名义发文时,部门负责人需先审核文稿,如文件内容有涉及其它部门的事宜,发文部门要事先将文件附《文件传阅表》在相关部门间传阅,以征求各方意见,最后核定发文。
3、文件签发。
传阅后再次修改的定稿须经公司副总经理签字审核,之后公司总经理对文稿作最后审批,文稿经总经理审批签发后即成为最后定稿,文件据此生效。
4、文件盖章及相关管理。
文稿签发须加盖公章。
档案管理人员对已经签发的文件须进行编号登记,以防发文混乱,编号一般包括发文代字、发文年号和该年度发文顺序号三部分组成,如“宗办字[2013]5号”。
5、文件签收。
文件如需同时发送到多个部门时,收件部门须在《文件签收表》上签字确认,《文件签收表》是在文件签发后,收到纸质文件或电子版文件的部门在相应文件的《文件签收表》上签字确认,该表将与签发的文件原件合订一起入档保存。
6、文件入档。
发文部门须在文件入档的规定时间内将原件或附有《文件签收表》的原件交予办公室档案管理人员入档。
第六条文档处理
(一)公文处理。
1、负责档案管理的行政专员对公司所有收文必须登记文件内容、收到时间及公文转移的去向,如需存档,行政专员要立即办理文件存档手续。
然后根据需要将公文内容向各部门及有关领导分发,如行政专员不能判明,由行政部领导或交由总经理决定。
2、负责档案管理的行政专员对公司所有发文,包括请示、报告、指示、批复、通知、决定、函、会议纪要和决议等,进行整理存档并建立索引。
(二)传真处理。
公司传真由行政专员负责,公司所有传真必须登记,接收到的传真文件须附《文件批示卡》交相关领导请求指示,然后再行处理。
(三)信函处理。
1、由信封上记载信息可认为公务文书者,应视同公务文书拆封,如系私事,再予发还;
2、未能认为公务文书的信函,经其收信人本人拆封后如系公务文书,应交行政专员依公文处理;
3、指明主管级以上人员的信函,径送其本人。
如系公务文书,再交回行政部依公文处理。
4、经手行政部的信函都要有文字记录。
(四)图书期刊处理。
当日的期刊报纸,由行政专员放于阅报处,公司员工可自由取阅,但员工需在阅后及时放回原处,如需摘要应采用复印的形式,负责图书期刊管理的行政专员每月25日整理一次,分类存档。
(五)声像材料的处理。
照片、磁带、光盘要专柜密封保管。
第七条文件收集中应注意的问题
1、公务传真要同其他文件材料一起收集立卷。
2、正文和附件要同时收集。
3、一般文件只存完稿,其它底稿不必存档,但特别重要的文件例外。
4、作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件,一经发现要补充完整后再立卷归档。
5、有领导重要批示意见的文件处理单,应随文件一起存档。
6、有请示无批复的文件,应当查明原因,采取补救措施补齐,没有书面文件的,应注明情况,并加盖公章。
7、经多方查找,证明确实已丢失的文件,应用公用信笺写上文件名称,注明丢失原因,加盖公章,替代所丢文件归档。
第八条文件的接收与归档
1、办公室档案管理人员在接收公司或公司各部门的文件时,要认真核查文件是否符合入档要求,对不符合入档要求的文件,须与发文部门联系将其完善后再行入档,对符合入档要求的文件,文件交接双方需填写《公司文件入档登记表》。
2、公司文档应根据文件的相互联系、保存价值分类整理归档,保证档案的齐全完整,以便于保管和利用。
3、文件的分类,应按文件的重要性、性质、密级、种类来分类归档,保存时间上可分为永久、长期、短期三种。
1)机要文件档案按其内容分为绝密、机密、秘密三级。
a、绝密档案,包括公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议、及金额在100万以上的重大合同。
b、机密档案,包括财务资料、公司重要会议纪要、公司经营状况、人事档案、薪资性档案、劳动合同、技术资料、金额在10-100万的合同。
c、秘密档案,包括重要项目资料、重要项目合同资料等。
2)档案保存期限,除有特别规定外,一般按以下期限规定保存:
a、长久保存,包括公司章程、股东名簿、重要会议纪要、公司证照、各级批文、印鉴、公司年度经营计划及总结、年度财务报表、技术资料、不动产所有权状及其它债权凭证、人事材料、大型活动图片及音像资料、其它核定须永久保存的文书。
b、十五年保存,包括会计凭证(其它财务材料按国家有关规定保存)或其它核定须十五年保存的文书。
c、五年保存,包括期满或解除的合同协议、完结后的项目方案及其它核定须保存五年的文书资料。
d、一年保存,部门工作计划及工作总结、完结后的部门请求报告。
第九条:
文件档案的借阅
1、公司的档案主要供本企业使用,一律不得外借。
如特殊情况,经公司领导批准方可借阅。
2、各部门工作人员可直接查阅本部门业务工作范围内的档案资料,如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案,需经公司领导或原形成档案的部门批准方可借阅。
3、档案借阅者应负责借阅档案的完整和完全,不得私自影印、复制、翻印,不得擅自拆散、调整、抽取、污损,不得转借。
4、对珍贵或易损的档案应制成复制本提供使用,复制件应仔细校对与原本无误后,注明档案编号,或加盖公章,以示与原件一致。
5、档案一般不得带出公司外,如有特殊情况,可以短期借阅,最多3天,但必须办理借阅手续,逾期不还者,档案管理员要及时催还。
借出档案材料因保管不慎丢失时,要及时追查,并报主管部门及时处理。
6、公司在职人员调离本公司时,需按要求整理已形成的文件材料,并退还所借档案,经审查无误后签字,方可调离。
7、有下列行为之一,视情节轻重,予以警告、计入绩效考核、赔偿相应损失、辞退等处理,若构成犯罪依法追究法律责任:
1)损毁、丢失或擅自销毁公司档案;
2)擅自向外界提供、摘抄公司档案;
3)涂改、伪造档案;
4)未及时上报归档者。
第十条:
文件档案的销毁
1、公司任何个人或部门非经允许不得擅自销毁公司档案资料。
2、对超过保存期限有档案,由档案管理员登记造册,经有关领导和档案形成部门共同鉴定,按规定销毁。
3、经批准销毁的档案可单独存放半年,经确证无保存价值时,再行销毁,以免误销。
销毁文件必须在指定地点进行,并指定专人监销,严禁将文件作为它用,或作废纸出售。
文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字,销毁册应永久保存。
第十一条:
文件档案的保密
档案工作人员必须严格遵守纪律,不得利用工作之便,私自摘录、擅自为他人查阅档案,不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况,不得泄露档案内容。
11、显微镜的发明,是人类认识世界的一大飞跃,把有类带入了一个崭新的微观世界。
为了看到更小的物体,人们又研制出了电子显微镜和扫描隧道显微镜。
电子显微镜可把物体放大到200万倍。
附则
1、我们每天都要消耗食物和各种各样的生活用品,与此同时,也产生了许多垃圾。
1、本办法由行政部负责解释、修改,由公司颁布生效。
第三单元宇宙2、本办法自批准之日起执行。
12、淡水在自来水厂中除了沉淀和过滤之外,还要加入药物进行灭菌处理,这样才能符合我们使用的标准。
二零一三年六月六日
6、重新使用是指多次或用另一种方法来使用已用过的物品,它也是减少垃圾的重要方法。
答:
月相从新月开始,然后是峨眉月、上弦月、满月、下弦月、峨眉月。
二、问答:
13、清洁的自来水被用来洗脸、刷牙、洗衣、拖地后就成了污水。
主题词:
文档管理办法
12、淡水在自来水厂中除了沉淀和过滤之外,还要加入药物进行灭菌处理,这样才能符合我们使用的标准。
主送:
总经理
答:
当月球运行到地球和太阳的中间,如果月球挡住了太阳射向地球的光,便发生日食。
抄报:
副总经理人力资源部财务部市场部销售部
行政部印发共印7份二零一三年六月六日发
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