车辆加油卡管理制度.doc
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车辆加油卡管理制度.doc
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车辆加油卡管理制度
1、目的
为规范公司(包括各子公司,下同)办公车辆加油卡的管理,本着“严格管理、节约支出、一车一卡、对号加油”的原则,更有效的控制车辆使用,最真实的反映车辆的实际情况,提高工作效率,确保车辆出行安全,特制定本制度。
2、适用范围
本制度适用于公司所属公务车辆的管理。
3、职责
3.1办公室是公司所属车辆加油卡的归口管理部门,根据每部车的车况和车辆月平均消耗燃油费,由车辆管理人将管理卡(总卡)所购燃油进行分配充值,并将驾驶员所驾车辆牌号、对应加油卡卡号、加油卡充值时间、金额、余额等录入电子文档存查。
3.2财务部负责车辆加油费用的审核。
4、车辆油卡管理
2.1公司所有车车辆统一使用中石化油卡加油,实行一车一卡制度,每张加油卡限定车辆车号。
2.2公司所有车辆禁止现金加油,驾驶人员应随时携带油卡,不得以任何理由用现金加油,如遇特殊情况需现金加油,须经部门经理、财务经理批准,并报车辆管理人员备案。
2.3车辆加油卡办理后,管理人员应按车牌号与油卡号码进行备案登记,每月进行核对。
油卡一经备案,不允许变更,如遇到特殊情况,比如油卡坏了,不能正常加油时,应报车辆管理人员,及时修理。
2.4一车一卡,一车一表,管理人员在申请充值时应将每辆车的《车辆加油分配表》上报财务审核,内容包括车辆加油卡余额、充值金额、上月行驶里程数、车辆总里程数及车辆油耗。
5、充值申请流程
5.1车辆管理人员应实时了解车辆油卡的用油情况,在每月13日对每个驾驶员的里程数及油卡余额进行统计,按照行驶里程数及余额计算每个车的油耗。
5.2车辆管理人员做好《车辆加油分配表》后,根据每个车的固定充值金额填写《费用申请单》,经办公室负责人签字后,报财务总监签字后,凭《费用申请单》申请电汇。
5.3经查中石化公司收到电汇后,车辆管理人员及时到中石化加油站根据《车辆加油分配表》分配,并收取发票。
5.4发票由车辆管理人员及时填写《费用报销单》,完成审批流程。
6、附件
附件一《车辆加油分配表》
车辆加油分配表
序号
车号
车辆型号
卡号
现余额
充值金额
加油卡
保持金额
上月行驶
公里数
现公里数
百公里
耗油
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