office实用技巧整理一解读.docx
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office实用技巧整理一解读.docx
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office实用技巧整理一解读
Word实用技巧
Word是我们平常用的最多的Office软件之一,也是很多同事平时工作时用的最多的工具了。
今天我们收集了一些不错的Word实用技巧,希望能帮助大家在工作中提高效率,word功能强大,希望大家也能分享自自己的使用心得。
一、格式刷的使用
1、设定好文本1的格式。
2、将光标放在文本1处。
3、单击格式刷按钮。
4、选定其它文字(文本2),则文本2的格式与文本1一样。
若在第3步中单击
改为双击,则格式刷可无限次使用,直到再次单击格式刷(或按Esc键)为止。
二、删除网上下载资料的换行符(象这种“↓”)
在查找框内输入半角^l(是英文状态下的小写L不是数字1),在替换框内不输
任何内容,单击全部替换,就把大量换行符删掉啦。
三、将字体快速改为上标或下标的方法
选定你要下标的字,然后在英文状态下按住Ctrl,再按一下Backspac
e旁的“+/=”键就可以了。
上标只要在按Ctrl的同时也按住Shift,大家可以试试。
四、让Word表格快速一分为二
将光标定位在分开的表格某个位置上,按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键。
这时你就会发现表格中间自动插入一个空行,这样就达到了将一个表格一分为二的目的。
五、用“记事本”去除格式
网页上COPY下来的东西往往都是有网格的,如果直接粘贴在WORD中会杂乱无章。
先粘贴到记事本当中,再粘贴到WORD中,就可以去除网格等格式,再全选 选择清除格式,居中再取消居中即可取消所有格式。
可以直接在WORD中进行:
(菜单)编辑/选择性粘贴……/无格式文本/确定。
这样省事多了。
六、恢复office的默认设置
比如不小心把word设置乱了(如删了菜单栏等等)。
查找normal.dot直接删除。
下一次启动word会恢复默认值。
七、将阿拉伯数字转换成中文数字或序号
1、先输入阿拉伯数字(如1234),全选中,单击“插入/数字/数字类型(壹、
贰……)/确定”,即变为大写数字(如壹仟贰佰叁拾肆),会计朋友非常适用。
2、其他像一千二百三十四,甲、乙……,子、丑……,罗马数字等的转换,可参
考上法。
八、要经常在文档中插入自己公司的信息
公司名称、公司住址、联系电话、联系人姓名、QQ号码可以先选定这些内容,再单击工具→自动更正→在替换框中输入标记名称(如“公司信息”)→添加→确定,以后凡是在文档中要用到这个信息的地方键入“公司信息”(不要引号)这几个字后就自动替换成:
公司名称、公司住址、联系电话、联系人姓名、QQ号码说明:
有些输入法不支持这个功能,键入标记名称后要按一下空格才行。
九、批量转换全角字符为半角字符
首先全选。
然后“格式”→“更改大小写”,在对话框中先选中“半角”,确定即可。
十、给跨页的表格自动添加表头
如果你在Word中制作的表格有多页,往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头,这时,可按以下步骤进行操作:
选定第一页的表头(表头有多行时要选定多行),在“表格”选单上单击“标题行重复”。
问:
当文档中的表格跨页显示时,表格的标题会自动在下一页出现吗?
十一、取消自动编号
虽然Word中的自动编号功能较强大,但常常会出现错乱现象。
我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。
1、当Word为其自动加上编号时,您只要按下Ctrl+Z键反悔操作,此时自动编号会消失,而且再次键入数字时,该功能就会被禁止了;
2、选择“工具”→“自动更正选项”命令,在打开的“自动更正”对话框中,单击“键入时自动套用格式”选项卡,然后取消选择“自动编号列表”复选框,最后单击“确定”按钮完成即可。
十二、缩放打印,省纸又省心
Word可以像复印机一样缩放打印,从【文件】菜单选择【打印】命令,在【打印】对话框中单击右下角的【按纸张大小缩放】的下拉箭头,选择需要的纸型后,确定即可。
如图所示。
和改变纸张大小的方法(页面设置)相比,缩放打印不会改变页面的布局;此外,缩放打印还可以在一页纸上打印多页,只要在上面的选项中选择每页适当的版数即可,采用这种方法打印文档不仅节约纸张,更便于携带。
十三、在文档中插入一条分隔线
1、输入三个“=”,回车,得到一条双直线;
2、输入三个“~”,回车,得到一条波浪线;
3、输入三个“*”或 “-”或 “#”,回车,惊喜多多;
十四、意外关机,自动恢复文档
1、启动Word2003,单击"打开"命令。
2、在文件夹列表中,双击Windows文件夹内的Temp文件夹,在"文件
类型"框中选择"所有文件"。
3、打开恢复的文档,每个恢复的文档都命名为"自动恢复保存的文件名",扩展
名doc。
4、单击"保存"命令按钮,在"文件名"框中输入文件名,当看到询问是否替换
已有文档的提示信息时单击"是",这样你就可以用现在的文件名打开并编辑文档了。
十五、Word中的常用快捷键:
序号
快捷键
代表意义
1
ctrl+z
撤销
2
ctrl+a
全选
3
ctrl+x
剪切
4
ctrl+c
复制
5
ctrl+v
粘贴
6
ctrl+s
保存
7
ctrl+b
加粗
8
ctrl+q
左对齐
9
ctrl+e
居中
10
ctrl+r
右对齐
11
ctrl+]
放大
12
ctrl+[
缩小
13
ctrl+n
新建文档
14
ctrl+i
字体倾斜
15
ctrl+w
退出
16
ctrl+p
打印
17
ctrl+u
下划线
18
ctrl+o
打开
19
ctrl+k
插入超链接
20
ctrl+f
查找
21
ctrl+h
替换
22
ctrl+g
定位
23
Ctrl+D
格式字体
24
Ctrl+Alt+L
带括号的编号
25
Ctrl+Alt+Del
关机
26
Ctrl+Shift+=
上标
27
Ctrl+=
下标
28
Ctrl+Shift+>
放大字体
29
ctrl+alt+f
加入脚注
EXCEL实用技巧
一、在Excel中,如何在一个单元格中分行填写?
很简单!
当您需要重起一行写入内容时,按住Alt键回车就可以了!
二、如何快速复制公式?
问:
如何才能快速复制公式。
答:
通过拖动填充柄复制公式人人都会,不过如果复制的行太多,操作起来并不方便。
此时可以选择双击填充柄完成复制。
如图所示:
三、如何用下拉列表填写Excel表格?
问:
人事部经常要在Excel表格里录入部门、性别、城市等数据,这些数据重复性很高,比如,在【部门】这一列,可能需要多次输入【财务部】。
要是能从下拉列表中选择数据就方便了,还不容易出错。
答:
Excel当然可以实现这个功能,如图1所示。
只要从【数据】菜单选择【有效性】,再按图2所示进行设置即可。
图1:
图2:
四、如何将Excel电子表格中的数据进行行列互换?
出于种种考虑,需要将电子表格中的行和列进行互换,这时只需复制需要行列互换的表格区域,在需要放置的单元格上执行【编辑】菜单中的【选择性粘贴】命令,然后在【选择性粘贴】对话框的【粘贴】选项区域中选择【全部】选项;在【运算】选项区域中选择【无】;并选择【转置】复选框,完成后单击【确定】按钮即可。
应用秘笈之PowerPoint出色对阵招
一、如何快速创建演示文稿
问:
如果已经用Word写好了一份报告,并且要根据报告的内容作幻灯片,怎样可以直接把Word文档的标题发送到PowerPoint?
答:
打开Word文档,从【文件】菜单单击【发送命令】,再选择发送到PowerPoint。
如图3所示。
PowerPoint会自动启动,并且根据每个Word文档中的一级标题建立一张相同标题的幻灯片,其下的二级标题也会被自动添加到幻灯片中。
图3:
二、如何让公司标志出现在每一张幻灯片上?
最好的方法是把公司的标志放到母板上,只要一次操作即可。
从【视图】菜单单击【母板】,再选择【幻灯片母板】命令。
如图4所示。
在母板视图中,将公司标志的图片放置在适当位置并关闭母板视图。
此时,所有的幻灯片都在相应的位置上显示公司的标志,新插入的幻灯片亦然。
(图4)
三、怎样让你的音频作为背景音乐?
第一步,右键单击插入的音乐文件,在弹出的快捷菜单中,选择【自定义动画】命令,如图5所示。
第二步,在右侧的任务窗格中,单击对应音频文件的右侧的下拉键头,选择【效果选项】。
如图6所示。
第三步,在打开的对话框中,设置如图7所示的红框部分,将数值设置到足够大即可。
图5:
图6:
图7:
四、如何快速将选中文字按比例放大或缩小?
答:
在PowerPoint幻灯片中,可以选中需要调整的文字,然后按Ctrl+]组合键快速按比例放大文字;或者按Ctrl+[组合键快速按比例缩小文字。
这样的方法在Word中也是适用的。
- 配套讲稿:
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