文件编号QA01011宝钢国际行政事务管理办法0203作废.docx
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文件编号QA01011宝钢国际行政事务管理办法0203作废
上海宝钢国际经济贸易有限公司管理文件
文件编号:
QA01011 第1版 签发:
何文波
宝钢国际行政事务管理办法
1目的和适用范围
1为规范公司行政事务管理,保证公司日常行政事务工作的开展,特制定本办法。
1.2本办法所指行政事务管理为员工体检、公务车辆及文具领用管理。
1.3本规定适用宝钢国际各事业部、各职能部门、公司直属机构(以下简称各单位)。
2职责
2.1宝钢国际办公室(以下简称办公室)是公司行政事务的管理部门,负责行政事务管理制度的拟定,对公司的行政事务进行协调,并保证公司日常行政事务工作的开展。
2.1.1负责员工体检的计划制定、人员通知和具体实施。
2.1.2负责公司办公室管理范围内的车辆维修、保养,养路费和保险费缴纳,负责公司领导公务外出、大型会议用车的服务工作,宝钢大厦车库停车位分配,检查各单位车辆管理情况,油料管理,私车公用管理和协助处理交通事故的工作。
2.1.3负责办理各单位办公用品申领汇总、采购、发放和相关费用
2002年7月22日发布 2002年7月30日实施
的划转。
2.2各单位负责本单位行政事务的管理,各事业部管理部是办公室行政事务管理的对口部门,负责本部门行政事务的管理和实施。
2.3经营财务部负责各单位发生费用的划转、支付及结算管理。
2.4人力资源部负责确定在册员工体检名单。
3员工体检
3.1宝钢国际直管干部、高级职称员工和大年龄员工(男职工50岁、女45岁)每年体检一次,其他员工体检每二年一次。
3.2宝钢国际直管干部的体检由办公室与人力资源部一起提出实施方案,由人力资源部提供人员名单、办公室按拟定体检方案实施。
3.3宝钢国际高级职称员工、大龄员工及其他员工的体检,由办公室提出实施方案,联系好相关的体检部门,事业部由各管理部组织实施,其他单位由办公室组织实施。
办公室将体检报告和复查通知单送各单位,由各单位分发。
办公室不组织复查,员工根据医生建议自行到各医院复查。
4公务用车管理
4.1本办法所指公务用车为专门用于公司领导出访、公司重要客户接待、公司大型活动所需的用车,以及向公司办公室租用的车辆。
4.2本着精减公务用车原则,公司只配置少量的接待重要客户的中高级轿车及商务车,逐步减少普通轿车和长期租用的车辆。
公司现有的公务用车除少部分留在办公室外,其余由各单位提出租车需求,填写宝钢国际车辆租用申请表(见附件1),由办公室负责解决,临时租车可在办公室指定的租车公司租用各类车辆,每月在办公室临时租车管理台帐上签字确认,费用统一结算,由经营经营财务部门统一支付、划转。
4.3各单位向办公室申请用车要填写用车单(见附件4),经部门领导同意后由办公室根据车辆情况派车。
上述用车费用进用车单位。
4.4办公室负责对租用给各单位的公务车辆的车况、公里数和油料使用情况进行月度检查,并登记宝钢国际租用车辆管理台帐(见附件2)。
办公室每月与租车公司结算各单位临时租车费用,并填写临时租车管理台帐(见附件3),经使用单位确认后交经营财务部。
5文具用品管理
5.1各单位领用文具须遵守“计划领用为主,紧急临时领用为辅”的原则,每月25日前由各事业部管理部及其他单位填写《宝钢国际办公用品申购单》(见附件5),由办公室按照计划于月底前实施采购并通知各事业部管理部核对和领用。
5.2各单位需要临时紧急领用文具用品,填写“临时紧急领用文具用品单”(见附件6),经本单位领导签字确认后交办公室,办公室根据库存及市场情况当天予以解决,如条件不具备,则向领用单位说明。
5.3办公室要做好各单位领用文具用品的记录(《宝钢国际办公用品申购单》、《临时紧急领用文具用品单》)的保存工作。
5.4文具用品领用按照“谁领用、谁支付”的原则,由办公室根据实发数交经营经营财务部核销。
5.5如遇领用的文具用品发生质量问题,由办公室负责与供应商交涉。
6质量记录
6.1附件1宝钢国际车辆租用申请表 QA01011-01A
6.2附件2宝钢国际租用车辆管理台帐 QA01011-02A
6.3附件3临时租车管理台帐 QA01011-03A
6.4附件4宝钢国际公务车申请单 QA01011-04A
6.5附件5宝钢国际办公用品申购单 QA01011-05A
6.6附件6临时紧急领用文具用品单 QA01011-06A
制订:
郑 华 2002年7月2日
审核:
傅新宇 2002年7月2日
附件1:
表格编号:
QA01011-01A
宝钢国际车辆租用申请表
填表日期:
年月日
申请单位
经办人
联系电话
租用车型
月租费
车牌号码
起租日期
起租公里数
终止日期
终止公里数
管理部或职能部门审批意见:
加盖业务章:
注意事项:
1、车辆租用部门发生的租用费用由经营财务部门划转。
2、每月将办公室需租用车辆车况进行检查。
3、车辆发生故障和事故,应立即上报所在管理部,办公室根据情况协助解决。
4、车辆需要维修保养,由办公室安排。
附件2:
表格编号:
QA01011-02A
宝钢国际租用车辆管理台帐
车号
车辆性质
车辆型号
起始公里数
检查日期
车况
公里数
油料领用量
办公室责
任人签字
附件3:
表格编号:
QA01011-03A
临时租车管理台帐
租车公司
租车型号
租车日期
租车费用
租借部门
租用人签字确认
附件4:
表格编号:
QA01011-04A
宝钢国际公务车申请单
车号:
部门:
使用人:
使用日期月日上下时分
需用车型:
归还日期月日上下时分
起止地点:
出车前公里数:
回场公里数:
实际公里:
使用原因:
车辆情况:
部门领导意见:
办公室意见:
附件5:
表格编号:
QA01011-05A
宝钢国际办公用品申购单
申购日期:
年月日部门公章:
申购单位
联系人
领导审核
序号
名称
规格
单价
数量
序号
名称
规格
单价
数量
1
14
2
15
3
16
4
17
5
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11
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25
13
26
发放日期:
年月日领用人签单:
附件6:
表格编号:
QA01011-06A
宝钢国际临时紧急领用文具用品单
申购日期:
年月日部门公章:
申购单位
联系人
领导审核
序号
名称
规格
单价
数量
序号
名称
规格
单价
数量
1
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4
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8
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9
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10
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11
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12
25
13
26
发放日期:
年月日领用人签单:
- 配套讲稿:
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