第二章函、会议纪要的写作PPT资料.ppt
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也称去函、问函是本机关主动向对方去函的。
是本机关主动向对方去函的。
2.2.复函:
也叫回函复函:
也叫回函是指回复询问或批准事项等的函。
是指回复询问或批准事项等的函。
(三)按内容的轻重分(三)按内容的轻重分1.1.公函:
公函的内容比较重要,行文郑重,公函:
公函的内容比较重要,行文郑重,具有完整的公文格式。
具有完整的公文格式。
2.2.便函:
便函:
大多用于一般的事务性工作,不属于正大多用于一般的事务性工作,不属于正式行政公文,不需要完整的公文格式,一般不归档。
式行政公文,不需要完整的公文格式,一般不归档。
但是便函仍用于公务,不是用于私事的私函。
四、函的写法四、函的写法
(一)标题
(一)标题
(二)主送机关
(二)主送机关即接受函件的机关即接受函件的机关1.1.发文机关发文机关+事由事由+函函2.2.事由事由+函函3.3.便函可以没有标题便函可以没有标题(三)正文的写作(三)正文的写作1.开头开头简要说明发出本函的原因、目的。
简要说明发出本函的原因、目的。
若为复函应引述来函的标题和发文若为复函应引述来函的标题和发文字号作为答复的依据。
字号作为答复的依据。
2.主体主体根据需要写明商洽的内容根据需要写明商洽的内容或询问、答复的事项或询问、答复的事项或请求批准的具体要求或请求批准的具体要求3.结尾结尾因类别不同而略有区别因类别不同而略有区别A.A.商洽函、告知函,商洽函、告知函,结语用结语用“此函此函”、“特此函达特此函达”、“特此特此函告函告”B.B.答询函、请批函结答询函、请批函结语用语用“请复请复”、“盼盼复复”C.C.答复函结语用答复函结语用“此此复复”、“特此函复特此函复”五、函写作的注意事项五、函写作的注意事项1.1.注意注意请批函与请示的区别请批函与请示的区别答复函与批复的区别答复函与批复的区别函属于平行文,主要用于平级机关,或不相隶属函属于平行文,主要用于平级机关,或不相隶属的机关之间的公务。
的机关之间的公务。
2.2.叙事简洁,要求明确叙事简洁,要求明确一般一函一事,内容单一集中,清晰明确,无任何一般一函一事,内容单一集中,清晰明确,无任何骈枝和不分轻重主次的现象。
骈枝和不分轻重主次的现象。
3.3.态度要诚恳,用语要得体态度要诚恳,用语要得体发函一般要求对方关照、支持,因此写作时态度要诚发函一般要求对方关照、支持,因此写作时态度要诚恳,语气要平和,讲究平等协商,文明礼貌,不露虚套和恳,语气要平和,讲究平等协商,文明礼貌,不露虚套和媚态。
复函要有问必答,语气肯定,不能模棱两可。
媚态。
案例分析案例分析人物:
人物:
王新,王新,县财政局仓库记账员。
县财政局仓库记账员。
小柳,小柳,县财政局办公室秘书。
县财政局办公室秘书。
县财政局后勤部门领导。
案由:
办公室需要购买奖状和奖品,申案由:
办公室需要购买奖状和奖品,申请款项。
请款项。
例文:
办公室关于购买奖状和奖品的函例文:
办公室关于购买奖状和奖品的函办公室关于购买奖状和奖品的函办公室关于购买奖状和奖品的函财务室:
财务室:
为做好我局本年度的年终总结工作,为做好我局本年度的年终总结工作,经局领导会议决定,近期要表彰我局经局领导会议决定,近期要表彰我局6060位优位优秀工作者。
我室正在积极筹备此次表彰大会,秀工作者。
我室正在积极筹备此次表彰大会,目前急需目前急需6060套奖状和奖品,为解决这一问题,套奖状和奖品,为解决这一问题,特函请如下:
特函请如下:
申请人民币申请人民币65006500元,用语购买奖状元,用语购买奖状和奖品。
经我室与后勤部门协商,由该部门和奖品。
经我室与后勤部门协商,由该部门负责人去贵室领取支票,统一购买。
负责人去贵室领取支票,统一购买。
特此函达,请予支持为盼。
办公室办公室二二0000七年十二月四日七年十二月四日王新认为:
既然是申请要钱,就应该写王新认为:
既然是申请要钱,就应该写请示,为什么写成了函呢?
再者,是请示,为什么写成了函呢?
再者,是领导让写申请的,为什么主送机关却领导让写申请的,为什么主送机关却是财务室?
是财务室?
问题:
1.王新的看法错了吗?
错在哪方面?
为王新的看法错了吗?
为什么呢?
什么呢?
2.在什么情况下选用请示,什么情况下在什么情况下选用请示,什么情况下用函?
用函?
知识连接知识连接w“函函”与与“函的格式函的格式”是两个不同是两个不同的概念,要注意区别。
的概念,要注意区别。
“函的格式函的格式”,也称也称“信函格式信函格式”或或“函的形式函的形式”,它,它是公文格式中区别于是公文格式中区别于“文件格式文件格式”的一的一种特定格式,用来发平行文和处理日常种特定格式,用来发平行文和处理日常事务的下行文。
因此,事务的下行文。
因此,“函的格式函的格式”可可发发“函函”,也可发,也可发“通知通知”、“意见意见”、“议案议案”、“批复批复”、“嘉奖令嘉奖令”等。
等。
w用用“信函格式信函格式”发文,其发文字号的发文,其发文字号的机关代字中常含一个机关代字中常含一个“函函”字,以显示字,以显示其发文格式。
如其发文格式。
如“国办函国办函2001200111号号”,是国务院办公厅,是国务院办公厅20012001年用年用“函的格函的格式式”发出的第发出的第11号公文。
号公文。
函与函的格式函与函的格式信函格式说明信函格式说明w发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm,推荐用小标宋体字,字号由发文机关酌定;
发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细),距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗),两条线长均为170mm。
每行居中排28个字。
发文机关名称及双线(武文线和文武线)均印红色。
两线之间各要素的标识方法与国标格式相应要素相同。
w如图所示:
会议纪要的写作会议纪要的写作
(一)适用范围
(一)适用范围会议纪要适用于记载、传达会议情况和会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
议定事项。
会议纪要反映的内容比较复杂,可以是会议纪要反映的内容比较复杂,可以是会议情况,议定事项,有时议而未决的会议情况,议定事项,有时议而未决的事项也可以反映事项也可以反映,起一定的参考作用。
,起一定的参考作用。
会议纪要会议纪要
(二)特点:
(二)特点:
11纪实性。
纪实性。
22提要性。
提要性。
33指导性。
指导性。
会议纪要会议纪要(三三)分类分类根据会议性质的不同,会议纪要可以分根据会议性质的不同,会议纪要可以分为两类:
办公会议纪要和专题会议纪要。
为两类:
针对本系统、针对本系统、本部门工作本部门工作处理日常工作处理日常工作专业性会议专业性会议专门针对某个专门针对某个问题问题会议纪要会议纪要(四四)会议纪要的结构和写法会议纪要的结构和写法不用主送单位和落款,不盖公章。
不用主送单位和落款,不盖公章。
11标题。
(标题。
(11)会议纪要的标题通常由会)会议纪要的标题通常由会议名称和文种构成,例如:
议名称和文种构成,例如:
“全国农村爱全国农村爱国卫生运动现场经验交流会纪要国卫生运动现场经验交流会纪要”。
(22)之前也可以加召开会议的单位名称)之前也可以加召开会议的单位名称(33)正标题和副标题构成,正标题反映)正标题和副标题构成,正标题反映会议的主要精神和内容,副标题写会议名会议的主要精神和内容,副标题写会议名称和文种,例如:
称和文种,例如:
“探讨新时期文学的发探讨新时期文学的发展展中国当代文学研究会第二次学术讨中国当代文学研究会第二次学术讨论会纪要论会纪要”。
会议纪要会议纪要22正文。
会议纪要的正文由导言、主正文。
会议纪要的正文由导言、主体和结尾三部分组成。
体和结尾三部分组成。
(1)
(1)导言。
导言即会议纪要的开头部分,导言。
导言即会议纪要的开头部分,一般是概括会议的基本情况,包括会议一般是概括会议的基本情况,包括会议的名称、目的、内容、时间、地点、规的名称、目的、内容、时间、地点、规模、参加人员、主要议题和会议成果等。
模、参加人员、主要议题和会议成果等。
导言不能写得过长,要简明扼要,让人导言不能写得过长,要简明扼要,让人们读后对会议有个总体的了解。
们读后对会议有个总体的了解。
会议纪要会议纪要
(2)
(2)主体。
主体是会议纪要的核心部分。
主体。
它根据会议的中心议题,按主次、有重它根据会议的中心议题,按主次、有重点地写出会议的情况和成果,包括对工点地写出会议的情况和成果,包括对工作的评价、对问题的分析、会议议定的作的评价、对问题的分析、会议议定的事项、提出的要求等等。
主体的写法一事项、提出的要求等等。
主体的写法一般有两种:
般有两种:
分项式分项式(用于较单纯的办公会议纪要)(用于较单纯的办公会议纪要)总分式(用于议定事项较多的会议纪要)总分式(用于议定事项较多的会议纪要)会议纪要会议纪要(3)(3)结尾。
结尾一般写对与会者的希望结尾。
结尾一般写对与会者的希望和要求,也有的会议纪要不写专门的结和要求,也有的会议纪要不写专门的结尾用语尾用语。
会议纪要与会议记录的区别会议纪要与会议记录的区别会议纪要与会议记录都属会议文书,有密会议纪要与会议记录都属会议文书,有密切联系,但也有显著区别。
切联系,但也有显著区别。
会议纪要会议纪要的写的写作要以会议记录为基础和依据来表现会议作要以会议记录为基础和依据来表现会议的主要内容,的主要内容,它只表现会议概貌和重点。
它只表现会议概貌和重点。
会议记录则是会议全过程的如实记录会议记录则是会议全过程的如实记录,它,它反映会议的原始面貌。
另外,会议记录只反映会议的原始面貌。
另外,会议记录只作为机关单位内部存查使用的文书,不对作为机关单位内部存查使用的文书,不对外公布。
会议纪要则在一定范围内公布传外公布。
会议纪要则在一定范围内公布传达,作为法定行政公文使用。
达,作为法定行政公文使用。
会议纪要报送上级时,会议主办单位还需会议纪要报送上级时,会议主办单位还需另拟一份报送报告与会议纪要一并报上。
另拟一份报送报告与会议纪要一并报上。
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- 第二 会议纪要 写作
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