采购合同管理规定.docx
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采购合同管理规定
采购合同管理规定
采购合同管理规定
1.公司采购合同的内容
公司采购合同的条款构成了采购合同的内容,应当在力求具体明确,便于执行,避免不必要纠纷的前提下,具备以下主要条款:
(l)商品的品种、规格和数量
商品的品种应具体,避免使用综合品名;商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等;商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。
必要时,可附上商品品种、规格、数量明细表。
(2)商品的质量和包装
合同中应规定商品所应符合的质量标准,注明是国家或部颁标准;无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订(交)货;对于副、次品应规定出一定的比例,并注明其标准;对实行保换、保修、保退办法的商品,应写明具体条款;对商品包装的办法,使用的包装材料,包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等,均应有详细规定。
(3)商品的价格和结算方式
合同中对商品的价格要作具体的规定,规定作价的办法和变价处理等,以及规定对副品、次品的扣价办法;规定结算方式和结算程序。
(4)交货期限、地点和发送方式
交(提)货期限(日期)要按照有关规定,并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。
同时,应明确商品的发送方式是送货、代运,还是自提。
(5)商品验收办法
合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。
(6)违约责任
签约一方不履行合同,必将影响另一方经济活动的进行,因此违约方应负物质责任,赔偿对方遭受的损失。
在签订合同时,应明确规定,供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金:
①不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品;
②不按合同中规定的商品质量标准交货;
③逾期发送商品。
购买者有逾期结算货款或提货,临时更改到货地点等,应付违约金或赔偿金。
(7)合同的变更和解除条件
合同中应规定,在什么情况下可变更或解除合同,什么情况下不可变更或解除合同,通过什么手续来变更或解除合同等。
此外,采购合同应视实际情况,增加若干具体的补充规定,使签订的合同更切实际,行之有效。
2.采购合同的签订
(l)签订采购合同的原则
①合同的当事人必须具备法人资格。
这里所指的法人,是有一定的组织机构和独立支配财产,能够独立从事商品流通活动或其他经济活动,享有权利和承担义务,依照法定程序成立的企业。
②合同必须合法。
也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同,其内容和手续应
符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。
③签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。
④签订合同必须坚持等价、有偿的原则。
⑤当事人应当以自己的名义签订经济合同。
委托别人代签,必须要有委托证明。
⑥采购合同应当采用书面形式。
(2)签订采购合同的程序
签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商,取得一致意见,并签署书面协议的过程。
一般有以下五个步骤:
①订约提议。
订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议,也称要约。
订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等,以供对方考虑是否订立合同。
提议人在答复期限内不得拒绝承诺,即提议人在答复期限内受自己提议的约束。
②接受提议。
接受提议是指提议被对方接受,双方对合同的主要内容表示同意,经过双方签署书面契约,合同即可成立,也叫承诺。
承诺不能附带任何条件,如果附带其他条件,应认为是拒绝要约,而提出新的要约。
新的要约提出后,原要约人变成接受新的要约的人,而原承诺人成了新的要约人。
实践中签订合同的双方当事人,就合同的内容反复协商的过程,就是要约―新的要约一再要约―直到承诺的过程。
③填写合同文本。
④履行签约手续。
⑤报请签证机关签证,或报请公证机关公证。
有的经济合同,法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。
对没有法律规定必须签证的合同,双方可以协商决定是否签证或公证。
3.公司采购合同的管理
采购合同的管理应当做好以下几方面的工作:
(l)加强对公司采购合同签订的管理
加强对采购合同签订的管理,一是要对签订合同的准备工作加强管理,在签订合同之前,应当认真研究市场需要和货源情况,掌握企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况,依据企业的购销任务收集各方面的信息,为签订合同、确定合同条款提供信息依据。
另一方面是要对签订合同过程加强管理,在签订合同时,要按照有关的合同法规规定的要求,严格审查,使签订的合同合理合法。
(2)建立合同管理机构和管理制度,以保证合同的履行企业应当设置专门机构或专职人员,建立合同登记、汇报检查制度,以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况,及时发现问题,采取措施,处理违约,提出索赔,解决纠纷,保证合同的履行。
同时,可以加强与合同对方的联系,密切双方的协作,以利于合同的实现。
(3)处理好合同纠纷
当企业的经济合同发生纠纷时,双方当事人可协商解决。
协商不成时,企业可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁,也可以直接向法院起诉。
(4)信守合同,树立企业良好形象
合同的履行情况好坏,不仅关系到企业经营活动的顺利进行,而且也关系到企业的声誉和形象。
因此,加强合同管理,有利于树立良好的企业形象。
采购人员管理规定
一、总则
1.为规范采购人员的工作行为,特制定本规定、2.本规定适用于所有与采购有关的人员。
二、采购人员基本职业规范
1.不得接受供应商的宴请,不得参加用公款支付的营业性场所娱乐活动。
2.不得接受供应商的礼金、礼品、有价证券。
3.不得将公司相关保密事宜透露给他人。
4.不得私自到供应商处考察活动。
5.不得个人借用供应商的人、才、物。
6.不得越权擅自决定有关采购事宜。
7.不得与采购方或供应方串通损害第三方利益。
8.不得利用职务便利为自己谋取私利。
9.不得从事其他违法活动。
三、采购人员作业标准
(一)明确采购要求。
1.明确采购计划的种类、型号、规格要求、数量、生产厂家等基本信息。
2.明确采购计划的种类、重要程度、要求完成的时间。
(二)明确供应商和采购价格。
1.落实待够物料的若干供应商和多种供货渠道。
2.向个供应商发出询价要求,了解各供应商的供货价格和供货时间。
3.综合分析待够物料的采购参考价格和参考供应商。
(三)洽商、提出签订合同申请。
1.谈判准备。
收集和分析报价表,综合分析供应商的价格、货期、供货能力和售后服务,择谈判对象。
确定目标价格上限、要求供货时间、物料规格和质量标准。
综合供需要求,准备谈判相关资料。
2.谈判、签订合同。
组织供应商和公司相关人员,对物料价格、物料规格及质量标准、交货期、供货能力和售后服务等方面进行谈判。
在双方就价格、物料规格及质量标准、交货期、付款条件等达成一致以后,按照公司的标准合同样本签订定货合同。
3.合同执行。
定期与供应商联系,了解和落实合同的执行情况和完成进度,及时了解采购执行的效果和存在问题。
准确、及时、完整地记录合同执行情况。
督促供应商准时交货。
4.合同执行反馈。
及时将合同执行情况反馈给相关部门和人员。
及时将公司相关部门或人员对合同执行的意见和建议反馈给供应商,并督促供应商采取相应的行动。
(四)送检入库。
1.物料送检。
根据订货合同清查供应商送交物料的数量,检查外包装。
将待入库物料送交检验人员检验,验收合格后签收。
若验收不合格,应进行退换货处理。
2.物料入库。
若验收合格,供应商未提供发票,则填写暂入库单,按照既定的入库程序办理物料入库。
若验收合格,供应商提供发票,则填写入库单,按照既定的入库程序办理入库。
3.单据保存。
对送检入库过程中的信息及时记录。
保存送检入库过程中的入库单、暂入库单。
4.申请付款。
将收到的发票连同入库单交财务部门,做好发票的交接手续。
月底时核对帐目,确定无误后向财务部门申请付款。
(五)评估现有供应商。
1.评估准备。
明确评估目的及评估内容。
查看供应商档案,整理、综合供应商供货情况记录。
整理、综合供应每批物料使用后的质量反馈信息。
2.评估供应商。
组织相关人员或部门,确定供应商的评估方法、范围。
按照相关文件,对供应商进行评估。
3.评估记录与反馈。
及时、准确、完整地记录每一项评估结果。
综合分析评估结果,得出综合评估结论,并给出有效的建议和意见。
将评估结论及其意见和建议反馈给相关部门和供应商。
督促供应商进行整改,及时记录整改情况和结果,归档,并反馈给相关部门。
(六)选择、开发新供应商。
1.收集新供应商背景资料。
按照供应商选择标准,通过多种渠道收集供应商的质量保证措施、信用、供应物料的性价比及售后服务等方面的资料。
收集并确认供应商生产能力、供货能力、供货保证期等方面的资料。
2.供应商提供样品检验。
联系供应商,让其提供样品。
委托公司相关部门对样品进行检验或实验。
受委托部门出具有效的检验报告。
根据检验报告,确定是否小批量试用。
3.小批量试用。
对确认可小批量试用的物料,联系供应商,负责小批量进货。
将小批量进货交相关部门试用。
对试用过程进行严格的产品标识和记录。
物料采购管理规定
第一条
为规范物料采购业务管理,使之有章可遁,实施有效物料管理,降低打扰采购成本,保障组织生产,做到准时交货,物制订本管理规定。
第二条
物料采购管理规定明确:
大宗采购(包括配件及批量材料)、外协件、零星采购等业务的作业流程及作业规范,适用于物控部负责人、采购员及与之作业流程相关的业务部门及人员,如技术部、财务部等。
第三条
大宗采购(包括配件及批量材料采购)、零星采购等业务均由物控部负责实施。
第四条
物控部所发生的采购业务均须有文件依据(诸如产品设计所需的《配件手册》、《材料手册》、《排产计划》、已批准部门申请、领导审批的采购计划及其他采购计划书)。
第五条
物控部实施采购作业均须编制采购计划并经主管领导批准,抄报生产主管(或主报生产主管)方可实施采购任务。
第六条
生产部依据营销部经评审确认的合同编排生产计划及生产准备计划;技术部依据生产计划做技术准备计划(图纸、机件明细表、标准件表、外协件明细表、编制工艺卡等);物控部依据生产准备计划编制物料供应计划。
■大宗采购一(配件采购)
第七条配件采购依据产品设计《配件手册》及《排产计划》编制采购计划。
第八条每批配件采购须编制采购计划报主管领导审批,抄报主管生产副总备存。
第九条物控部长负责配件采购的商务谈判及签约业务,并建立供应商档案。
第十条物控部负责人签订的采购合同须交财务部存档,由财务部办理付款业务。
第十一条
财务部依据采购合同建立各类采购价格档案,逐步建立完整的配件价格目录,做到有效控制配件采购成本。
第十二条
物控部负责配件采购,依据生产任务排产进度按期到货,并由专人(采购员)负责跟进、落实。
第十三条
配件到货,由物控部负责人组织验货并组织进货检验工作,确认合格办理入库手续。
■大宗采购二(批量材料采购)
第十四条
批量材料采购按照配件采购第七条至第十三条执行。
■外协件
第十五条
排产计划中合同产品部分零部件须经确认的协作厂家外协加工完成,此部分零件称之为外协件。
第十六条
技术部设计人员在完成合同产品设计时提出外协件明细表、图纸及技术、质量要求,按规定时间提交生产部。
第十七条
生产部依据排产计划负责外协件的外协加工联络、组织。
第十八条
外协件到货后生产部通知技术部验收。
技术部有关技术人员验货、检验后方可办理入库手续。
■零星采购
第十九条
组织生产过程中,在批量采购之外为满足产品零部件生产、整机组装以及工具、工装、工位器具、设备维修、生产设施所需材料、标准件等的采购工作,称之为零星采购。
第廿条
零星采购业务均由物控部采购员组织实施。
第廿一条
各生产单位及有关部门3天可报一次零星申购计划,并须经部门主管批准或领导批准后,由采购员汇总、拟订零星采购计划(附申购计划)。
第廿二条
采购员在拟订零星采购计划的同时提出请款计划。
每次零星采购总金
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