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word表格
2009年02月17日
WORD技法集锦2009-02-1709:
10Word中的“选中”方法知多少?
在平时我们使用Word过程当中,经常(也能够说是大多数)就是通过先选中,后对其操作的。
例如,如果要把熬头段加粗,熬头反应就是“选中熬头段”。
所以,选中功能在Word中可以说是很重要的功能之一。
那么,Word中“选中”的方法都有哪些呢?
请听我一一道来:
一、常见的“选中”方法:
ü全选(快捷键Ctrl+A):
就是全部选中文档内的所有内容。
这所有内容包括:
文字、表格、图形、图像等可见的和不成见的标记。
ü按住Shift+PageDown从光标处向下选中一屏,Shift+PageUp从光标处向上选中一屏。
ü按住Shift+ß选中光标左边熬头个字符,Shift+à选中光标右面熬头个字符,Shift+á选中从光标处向上到同列的字符,Shift+â选中从光标处向下到同列的字符。
(注:
此处的ß、à、á、â表示:
上、下、左、右光标键)
üCtrl+Shift+á从光标向上选中光标所在的一段,Ctrl+Shift+â从光标向下选中光标所在的一段。
ü扩展选中(快捷键F8):
按一次打开扩展功能;再按一次选中光标所在的位置的单词(若是中文的话选中光标所在的后一个字);再按一次选中光标位置所在的一句;再按一次选中光标位置所在的一段落;再按一次则相当于全选。
取消扩展功能,按Esc键。
ü把光标放到页面的左边,出现形如“ö”,点击就选中一行。
上下拖到就选中若干行。
üAlt+鼠标拖动:
选中矩形区域。
ü按住Shift选中多个对象(非嵌入型的),也能够用绘图工具栏第二个按钮的“选择对象”(“õ”)来选择。
ü对于Word2003可以把光标放到任一位置,点右键/“选择格式相是的文本”功能,这个功能有点近似于F4,比较“另类”。
“相似”两字很值得玩味,多试几遍,其意自现。
二、“不常用”的“选中”方法
说他“不常用”其实不真的是不常用,而是对于新手而言的不常用。
ü通过菜单格式/范式和格式(Word2003版,别的版本近似),点击要选择的范式,点右面的下拉框,出现“选择所有XX实例”、“修改”、“删除”等。
此处的XX代表使用这种范式的段落是多少,点选“选择所有XX实例”就选中了所有应用了此范式的段落。
(注:
对于规范的排版,这个是最好用的,可能我们只要四五个范式就把一篇小册子弄定。
)
ü只得提到的替代(快捷键Ctrl+F):
在查找内容中输入要选中的文字、或点格式、高级等设置,再点选突出显示所有在该范围找到的项目,在选查找全部、关闭,这就就选中了你可以想到的任意的内容。
这个看似简单,实际上是所有技法中伸缩度最大的一个。
三、一种近似于图形软件方面的选中技法:
在Photoshop中,有一个命令叫“保存选区”非常好用,在Word中也能够找到近是的方法,这就是书签。
哄骗书签“存储选区”也是很好的方法,但要注意,他必须是连续的区域。
方法是:
先选中要定义的区域,插入/书签,输入书签名,定义一个书签。
使用时:
插入/书签,找到想选中的书签,点“定位”就选中了书签所代表的选择。
这个功能在后台VBA中也很好用,制定特定模板的首选。
特例:
对段落进行范式时,不需要选中段落的,只要把光标放到段落中就行了。
结尾:
我想一定还有很多的选中操作我没有发现,水平有限!
“选中”操作在大多数的计算机教程中二个字带过的东东,也能说出这么多的“知识”!
Word中的范式
Word中的范式是一组用于编辑的格式命令。
范式有字符和段落两种类型。
段落范式可设定字体、边框、语言、段落、制表位、图文框和编号等七类格式。
字符范式可设定字体、边框和语言等三类格式。
两种范式的使用方法不异;新建、修改方法基本不异。
在Normal模板中,包含有很多个范式,用户可以根据需要修改它们,可是不能将它们删除或更名。
用户可以新建范式。
新建的范式若不添加到模板中,则仅能在新建它的那个文档中使用。
一、查看某个范式规定的格式的方法
以查看正文范式为例:
⑴单击格式,然后单击范式。
⑵在范式框将选中正文后,右面的说明下,即显示出它规定的格式。
即,字体:
(中文)宋体,(默认)TimesNewRoman,五号(中文)中文(中国),(其他)英语(美国),两端对齐,行距:
单倍行距。
使用范式可以保持文档的一致性。
如,同级的各个标题的字体、字号、字形、行距等完全一致。
使用范式可以大幅度削减编辑工作量。
如,当将某个段落范式应用到一个段落后,该段落即具备了该范式所规定的各项格式,而不必进行单项格式。
自Word97起,范式中还新增了AUTO更新功能,当需要转变文档中具有同一范式的多个段落的格式时,只需转变该范式的格式,然后可让WordAUTO更新有关段落的格式。
二、新建范式
用户可以创建新的范式。
方法是:
⑴单击格式,然后单击范式。
⑵为了削减工作量,在范式框中选中一个与将要新建范式的格式差别不大的范式,单击新建。
⑶在名称框中键入新建范式的名字。
⑷单击格式,再逐个单击需要更改的格式类别,然后行设置。
⑸新建范式若需添加至模板中,则选中添至模板;若需AUTO更新,则选中AUTO更新;然后单击确定。
(6)单击关闭。
3、修改范式
用户可以根据需要修改Word提供的范式。
方法是:
⑴单击格式,然后单击范式。
⑵在范式框中选中需修改的范式后,单击更改。
⑶单击格式,再单击需要更改的格式类别,然后行设置。
⑷修改范式的成果若需添加至模板中,则选中添至模板;若需AUTO更新,则选中AUTO更新;然后单击确定。
⑸单击关闭。
4、删除自建范式
只有用户自己建立的范式可以删除。
方法是:
⑴单击格式,然后单击范式。
⑵在范式框中选中需删除的范式后,单击删除。
⑶单击是。
⑷单击关闭。
Word2003的10个小技法
word2003是现在比较风行的文字处理软件之一,也是Office2003办公套装软件的一个重要组成部分。
以下是word2003的十个实用小技法,希望大家在今后使用word2003时更方便!
一、去除默认的输入法:
打开选项窗口,点击其中的“编辑”选项卡,去除最下面的“输入法控制处于活动状况”前的对号,点击确定。
重新启动word后,就会发现微软拼音不会一起启动了。
二、翻译文字:
先要安装好字典库,连线上网,通过网上资源翻译。
选择准备翻译的文字,然后点选word菜单栏“工具”→“信息检索”;界面右面将出现“信息检索”版面。
在“搜刮”栏选择“翻译”,再在“翻译”栏选择“将”哪国语言“翻译为”哪国语言,结果马上就会显示出来。
要快速翻译下一个词,可以按住Alt键不放,然后点选生词。
3、快速显示文档中的图片:
如果一篇word文档中有很多多少图片,打开后显示比较慢。
但我们打开文档时,快速点击“打印预览”按钮,图片就会立刻清晰的显示出来,然后关闭打印预览窗口,所有插入的图片都会快速显示出来了。
4、给图片注解文字:
选定要添加说明的图片,单击鼠标右键,在快捷功能菜单中选“题注”,以打开题注窗口;然后在“标签”栏选择“公式”、“表格”或“图表”;最后在“题注”栏输入注解文字,再点“确定”按钮结束。
此时,注解文字会AUTO显示在图片下方。
注解文字可以随时更改,如转变字体大小,或删除等等。
5、制作水印:
word2003具有添加文字和图片两种类型水印的功能,而且可以或许随意设置大小、位置等等。
在word菜单栏点击“格式”→“背景”→“水印”。
在“水印”对话框中选择“文字水印”,然后在“文字”栏选择适合的字句,或另外输入文字;或在“水印”对话框中选择“图片水印”,然后找到要作为水印图案的图片。
最后按“确定”,水印就会出现在文字后面。
6、AUTO更正错误词组:
可以通过word2003AUTO更正写错的词组。
比如“为虎作伥”容易写成“为虎做伥”,依次点击“工具-AUTO更正选项”菜单,在弹出的“AUTO更正”窗口中选择“AUTO更正”标签项,在下面的替代文本框中输入“为虎做伥”,然后在替代为文本框中输入“为虎作伥”,点击确定。
这样以后如果在文章中再次输入“为虎做伥”的时候,word就会AUTO更正为“为虎作伥”。
用同样的办法我们可以把容易混合的一些词组或是成语添加到AUTO更正中,让你的word识别词组能力更强、更智能化。
7、轻松统计文档字数:
打开word文档,然后依次点击“工具-字数统计”菜单,就能够清楚的看到这篇文档的统计信息,也能够通过打开文档属性窗口,接着选择“摘要”标签,然后点击“高级”按钮,这时候也能够看到该文档的详细统计信息。
可是需要统计多篇文档的总字数,这样一篇篇的统计,也就太慢了,效率也很低。
可以先打开其中任意一篇文档,然后依次点击“插入-文件”菜单,然后把其它文档全部插入进来,合并成一篇文档,然后再点击“字数统计”菜单项,就能够轻松的查看所有文档的总字数了。
八、一版多页显示:
先按“预览打印”图标,或点击“文件”→“打印预览”,word将处于“预览”模式;在工具栏上单击鼠标右键,选择“常用”。
这时候,word的菜单栏下一排会出现“常用”工具栏。
再在工具栏上右击鼠标,选择“自定义”,进入自定义设置状况;现在,将“打印预览”工具栏上的“多页”按钮拖到“常用”工具栏上。
关闭“自定义”窗口,再关闭“预览”模式;以后,点击word“常用”工具栏上的“多页”按钮,就能够选择一页显示多少个版面了。
9、加载稿纸:
到微软网站(…p;displaylang=zh-cn)上下载稿纸加载项,安装后在word2003的“格式”菜单下就能够看到“稿纸设置”命令,选择后在设置对话框“启用稿纸隔线”,然后我们设定每格的尺寸、网格范式、网格颜色、纸张大小等,确定后Word中的就AUTO应用稿纸范式,文字被放到稿纸的每个格子上。
10、添加书签:
用word2003添加书签时,要注意“书签名称”不能有空格,例如“BookMark”应改为“Book_Mark”。
在要添加书签之处单击鼠标左键,然后在word菜单栏上点击“插入”→“书签”。
在“书签”窗口中,先在“书签名”一栏输入名字,再点击“添加”按钮。
以后,要找到书签记录,同样先在菜单栏点击“插入”→“书签”,打开“书签”窗口。
选择某个书签名称后,点击“定位”按钮就会回到上次没有看完之处。
Word2003的六个自定义功能
我们在使用Word2000过程当中,发现有一些自定义方面的应用,虽然没有啥子奥秘可言,可是如果您能正确地使用它们,可以大大提高文字编辑处理的效率,而且有的自定义应用还能变出花腔,不信您可以试试下面的这些应用!
一、自定义短语设置
在使用Word2000来处理文字信息时,您每每会碰到一些字节很长、出现频率很高的短语,看待这些特殊的短语,一般人都会使用剪切、粘贴等方式来处理,为了能提高工作效率,您可以进行下面的自定义短语设置:
一、在工具栏中依次单击“插入”/“AUTO图文集”,在弹出的对话框中输入一条出现频率较高的短语,例如“江苏省盐城市”,并单击键盘上的回车键来进行确认;
二、关闭上述对话框,并在工具栏中依次单击“工具”/“自定义”/“键盘]”命令;
3、然后在弹出的对话框中,您可以在“类别”设置栏处选“AUTO图文集”,并在右面的“AUTO图文集中”点选你刚输入的“江苏省盐城市”;
4、在“请按新快捷键”中设置快捷键,注意这组按键不能和内定的快捷键重复!
否则会造成日后操作上的麻烦;
5、设置好快捷键后,您可以在需要使用短语之处,迅速单击快捷键来把短语调用出来。
二、自定义兼容设置
WPS2000文字处理系统在默认状况下是可以和Word2000进行兼容的,可是如果这两个文字编辑软件同时安装到某一台计算机中时,可能会出现不兼容的情况。
这时候可以进行下面的设置,来实现Word2000和Wps2000的相互兼容。
一、在资源管理器操作窗口中,用鼠标依次单击C:
\Programfiles\Commonfiles\MicrosoftShared\Textconv文件夹;
二、然后在对应的右面窗口中,用鼠标右键单击空白处,并在随后弹出的快捷菜单中选择“新建”/“文件夹”命令,来新建一个文件夹;
3、然后将Textconv文件夹中的Wv文件移动到刚刚新建的文件夹中,并把Wv文件换名存储为Wv文件,或换成与Wv文件名称不同的其他名称;
4、返回到Textconv文件夹中,将通过“查找”功能查找得到的Wv文件复制到Textconv文件夹中,并把Wv改名存储为Wv。
5、设置好上面的工作后,再重新启动一下计算机就能够实现Word2000和Wps2000文本内容的相互兼容了
三、自定义工具设置
Word2000新增了一个符号工具栏,哄骗它可以快速输入各种工具符号。
插入的工具符号有常用和非常用之分。
一、对于常用工具符号,您可以单击标准工具栏中右侧的“》”符号,在其下拉选项中选择使用已经添加的按钮,或单击“添加或删除按钮”命令项,在弹出的按钮菜单中选中需要的选项就能够了。
二、对于那些非标准的工具符号,您还可以按以下方法进行自定义:
先将符号工具栏打开,再单击“插入”菜单中的“特殊符号”命令,打开“插入特殊符号”对话框。
单击对话框中的“显示符号栏”,用鼠标选中你需要的符号将它拖到符号工具栏某个不需要的按钮上,完成后单击“确定”。
如果您想将符号工具栏恢复到本来的状况,只须单击“重设符号栏”按钮。
3、另外,Word2000在缺省状况下是用分开符将属于同一类的工具符号放在一起的,不过您也能够通过自定义设置来把这些默认的工具符号进行重新分类;分类时,您可以在“自定义”对话框中,用鼠标右键单击需要在左侧或上方插入分开符的工具符号,并从弹出的快捷菜单中执行“开始一组”命令,就能够了。
四、自定义显示设置
Word2000除了可让您自定义各种工具符号,它还允许您采用多种方法来显示工具栏中的符号按钮。
如果您想要自行设置这些符号的显示效果的话,可以通过如下方法更改其显示的效果:
一、在Word2000主操作界面中,用鼠标依次单击菜单栏中的“工具”/“自定义”命令,随后Word2000就打开了一个自定义对话框;
二、在该对话框中,用鼠标单击“选项”标签,在此窗口中您可以设置“常用”工具栏和“格式”工具栏的并排显示;菜单的压缩显示,即把不常用的命令折叠起来;大图标显示按钮以及设置菜单的动态显示效果等。
3、如果您选择或断根“大图标”复选框时,将会影响所有的MicrosoftOffice程序,但不会影响显示在“屏幕提示”和“帮忙”中的图标
五、自定义“打开文档”的位置
当您使用Word2000来打开文档文件时,您会发现系统程序会AUTO弹出一个文件选择对话框,让您来选择需要打开的文件,可是Word2000的默认打开文档目录为C盘,而很多用户以为存放在C盘下面的文件没有保存在其他硬盘来得安全。
如果您真的要想让Word2000的默认打开文档目录为其他硬盘的话,您可以按照下面的自定义设置进行操作:
一、在Word2000的操作界面中,用鼠标依次单击菜单栏中的“工具”/“选项”/“文件位置”命令;
二、在随后弹出的设置对话框中,选择“文档”;
3、接着再用鼠标单击“更改”按钮,并在更改位置对话框中的“查找范围”设置栏处选中其他硬盘分区符号,例如选择“E:
”;
4、选择好目标后,再单击对话框中的“确定”按钮来使设置生效。
六、自定义数据库设置如果我们需要把存贮在一个使用vfp6.0编写的应用系统中的数据进行编辑处理,按常规方法实现比较复杂,可是我们可以通过对Word2000的自定义数据库设置,让Word2000能实现与数据库中数据共享,并最终通过Word2000来完成操作数据库的各项任务,下面是自定义数据库设置的具体操作过程:
一、首先确定要使用的数据库文件的位置。
为了不影响原数据库应用系统的正常使用,您可先将要使用的数据库复制到一个文件夹中,假设在这里您将所需处理的数据库aaa.dbf复制到c:
\bbb文件夹中;
二、接着打开Word2000程序,并在主操作界面中选择Word2000系统的“工具”菜单项,从弹出的下拉菜单中再依次选择“选项”/“邮件合并”;
3、随后程序将弹出一个对话框,在这个对话框中您可以有3个选择操作。
熬头步就是点击主文档创建,这时候可选择邮件标签或分类,弹出一个对话窗口,这时候选择新建文档;第二步单击获取数据操作,选择打开数据源,这时候弹出查找文件的对话窗口,选择目标数据库文件,并将文件夹选中在c:
\bbb中,确认后选中打开数据源为foxprofiles,通过odbc(*.dbf)并确定,这时候将c:
\ls中的所有数据库文件列出,这里需要选择aaa.dbf为数据源。
4、在随后所有的弹出对话框中都可点击确定,这时候回到新建的Word编辑窗口,在这个文档编辑窗口中,功能操作窗口中包括了“插入合并域”和“合并工具栏”两个工具条;
5、单击下拉按钮“插入合并域”,此时可将数据库中所有字段显示出来,此时您可以按照Word2000常规的编辑方法来对这些数据库内容进行编辑
用Word巧妙复制表格
在编辑Word文档时,如果需要对表格或表格项进行复制,那么希望我以下所讲可以助你一臂之力。
一、拖动表格
一、首先切换到页面视图方式,然后将指针停留在表格的左上角上,直到表格移动控点即一个方框内有一个四向箭头出现;
二、将指针停留在表格移动控点上,直到一个黑色四向箭头出现;
3、按住Ctrl键,将副本拖动到新的位置。
二、粘贴表格
当然,使用常用工具栏中的“复制”和“粘贴”命令同样可以完成表格的复制工作。
不过,当你要将表格项从一个表格粘贴到另一个表格中,而且作为该表格中的行、列或嵌套表格,而不是作为文本时,你就必须用到“粘贴表格”命令了。
而要使用“粘贴表格”命令,需要你先将其请出来,方法如下。
一、在“工具”菜单中,单击“自定义”命令,然后单击“命令”选项卡;
二、在“类别”框中,单击“编辑”;在“命令”框中,找到并单击“粘贴表格”(如图1),然后左键点住将其拖放到常用工具栏中的适当位置。
此时,“粘贴表格”按钮出现在该工具栏中。
该按钮命令也被称作“粘贴行”、“粘贴列”或“粘贴为嵌套表格”,这取决于粘贴时单击表格的位置;
图1向工具栏中添加“粘贴表格”
3、单击“关闭”按钮,关闭“自定义”对话框。
现在,你就能够使用这个“粘贴表格”命令,方便地完成表格项从一个表格到另一个表格的复制工作了。
最后,我们说一说如何删除“粘贴表格”按钮,方法是:
按住Alt键,然后单击并左键拖动“粘贴表格”按钮离开工具栏,当鼠标指针旁出现一个“×”时,释放左键即可。
在企业中有很多表单需要填写,例如“请假单”、“问卷调查”、“反馈表”等,凡是情况下,这些表单制作完成后需要打印出来,然后让员工进行填写,可是这样的工作过程难以统计和管理表单的填写情况。
通过MicrosoftWord2003的窗体设计,便可以实现在线的电子表单填写了。
设计Word表单的操作步调如下:
(1)首先,哄骗Word创建一个可供填写信息的表单文档,如图1所示。
图1使用Word编辑调查表
(2)选择菜单【视图】|【工具栏】|【窗体】命令,打开“窗体”工具栏,如图2所示,“窗体”工具栏中首要包括“文字型窗体域”、“复选框型窗体域”和“下拉型窗体域”3种形式。
图2“窗体”工具栏
(3)将光标停留在要填写“员工编号”的单元格内,单击“窗体”工具栏中的【文字型窗体域】按钮,这样在光标所在的单元格中就插入了一个“文字型窗体域”。
如果文字型窗体域处于激活状况,则在插入“文字型窗体域”的位置上会显示出域底纹,反映在文档中则是一小块灰色的标记。
(4)选中“文字型窗体域”,单击“窗体”工具栏的【窗体域选项】按钮,可以打开“文字型窗体域选项”对话框,如图3所示。
在该对话框中可以设置文字型窗体域的类型、默认文字、长度和书签等,在此,我们设置该文字型窗体域的书签为“员工编号”。
图3文字型窗体域选项
(5)单击【确定】完成文字型窗体域的设置。
(6)将光标置于需要填写“部门”的单元格,单击“窗体”工具栏中的【下拉型窗体域】按钮,这样在光标所在的单元格中就插入了一个“下拉型窗体域”。
单击“窗体”工具栏的【窗体域选项】按钮,可以打开“下拉型窗体域选项”对话框,如图4所示。
图4下拉型窗体域选项
(7)在对话框中的“下拉项”文本框中,输入相关的选择项目。
每输入一个选项,可以单击【添加】按钮,将输入项添加到“下拉列表的项目”列表中。
在“下拉列表的项目”列表中选中某个选项,然后单击列表右侧的上下箭头按钮,可以在列表框中移动选项到适合的位置。
(8)在“书签”文本框中定义书签的名称为“所属部门”,单击【确定】按钮退出对话框。
(9)按照同样的方法完成请假单中其他区域的窗体制作,并为其定义书签。
这样,这个电子请假单就完成了。
单击“窗体”工具栏上的【保护窗体】按钮,此时窗体处于保护状况,这样不仅可以做到避免文档的格式被破坏,更重要的用户只可以在窗体里输入信息,不能在窗体以外之处输入,可使文档更加规范,如图5所示。
图5在Word中的电子调查表
多种方法统计Word文档字数信息
在word中自带了一个字数统计功能,用起来也还可以,但有时候其实不能满足大家的需要,比如,我们想在输入的过程当中时时的显示出字数来,这样既方便,又可以给我们节约很多数数的时间。
下面就让我们一起来了解几种关于Word字数统计的方法。
Word自带的方法
我们可以直接哄骗Word自带的字数统计方法来统计文档的字数,具体的作法是,打开文档,选择“工具”菜单,然后选择“字数统计”,在弹出的对话框中就显示清楚了文档的字数,也是比较方便的(如下图所示)。
时时显示字数
随着我们的输入过程,Word中的字符会越来越多,如果我们每次都使用工具菜单里的字数统计来统计字数,未免也显得太麻烦了。
其实我们可使用方法让word时时的显示字数,这就方便了。
具体的作法是:
打开菜单“插入→域”,选择“类别”中的“文档信息”和“域名”中的“NumChars”(如下图所示),“确定”退出,则出现阿拉伯数字形式的统计字符数。
当转变了文章的内容,需要再次统计字数时,只要选中适才得到的阿拉伯数字,点击鼠标右键,单击“更新域”命令,系统AUTO将更新统计结果。
不启动word的统计
如果我们文档已经保存,我们其实不需要启动word就能够统计文档的字数。
这种方法在windows98和windows2000XP中是不不异的。
下面我们分别来看看具体的操作。
1.在windows98中
首先打开资源管理器,资源管理器中选择要统计字数的文档,单击鼠标右键,在快捷菜单中选“属性”,在弹出的对话框中选“统计”选项卡,即可查看该文档的页、段落、行数、字数等信息
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