总经办工作规划建议书.docx
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总经办工作规划建议书
篇一:
总经办工作规划建议书
尊敬的公司领导:
首先非常感谢公司领导对我的信任,让我有这个机会锻炼和提升自己,同时也更好地为公司服务。
事业部成立至今已经走过了两年多的时间,从总体上来看,目前事业部各服务性部门基本建立,并逐步发挥出了作用,但在自身定位、工作职能和目标方面需要进一步完善和修正。
此次公司领导将事业部改变成总经办,并对其职能进行了清晰的定位,提出总经办是监督、服务型机构,而非指导、决策型机构,这就为总经办以后工作的开展定了一个基调,一个框架,总经办今后所有的工作都将围绕着这个基调和框架来进行。
一、总经办职能设想
(一)、职能定位
1、总经办是总经理的助手和参谋,在总经理的领导下开展工作;
2、总经办是公司和各分公司的衔接枢纽,是各项政策指令、建议意见上传下达的喉舌;
3、、依托总部业务部门,形成协调、服务、文化中心。
(二)、组织架构
1、为保持工作的正常衔接和运转,总经办暂时保留事业部原有编制,由文化建设、策划设计、人力资源、网络四大块组成,根据今后工作需要再行调整;
2、人员配置为:
主任1名、人事主管1名、行政文员1名、企业文化主管1名、策划主管1名、平面设计2名(1名主要满足总部业务部门的设计需求,1名主要满足全国各分公司的设计需求)、网络维护1名。
(三)、总经办主任工作职能
1、认真履行总经办主任岗位职责,主持办公室的全面工作,组织并督促所属人员按时、全面完成职责范围内的各项工作任务;
2、根据需要召开部门会议,及时传达公司的指令和方针政策;
3、收集和了解公司各分公司的工作动态,包括各分公司经营计划的执行情况并及时反馈给领导,协助领导协调分公司有关的业务工作;
4、根据公司安排,定期召集公司管理层办公会,检查和布置主要工作任务的贯彻落实情况,同时做好会议记录及决议;
5、负责各种对外联络、合作洽谈、物资采购等工作,并审批相关费用支出,上报公司领导核准;
6、制定办公室人员的考核方案及薪资福利标准,上报公司领导审批。
7、贯彻落实办公室各岗位工作职责和工作标准,密切协调总部与各分公司之间的工作关系,加强协作配合做好协调衔接工作;
8、按照公司部署,组织完成公司年度经济工作目标及实施制度的拟定、修改和编写工作,客观、公正、按时完成各类绩效考核工作;
9、组织参与公司各项管理标准及管理制度的拟定、编写和修改工作。
二、总经办工作方向规划
(一)、行政事务
1、妥善保管和使用公司印章、营业执照等重要物件,配合财务部门完成公司各类证照年审等工作;
2、组织汇总公司年度综合性资料,草拟公司年度总结、工作计划和其它综合性文稿;
3、严格以公司名义发出的文稿审核工作,使文书资料规范化,保证文稿质量,按时完成公司年度大事记的编写;
4、做好公司的各类接待安排工作,保持同上级主管部门、新闻媒体、同行的友好联系,合理制订接待标准;
5、严格控制各类办公费用的开支,降低办公室运营成本;
6、满足分公司各类物料需求并配合财务部门做好相关款项的回笼工作,配合分公司工作开展;
7、受理各种咨询及投诉,并及时反馈到有关方面妥善处理。
(二)、人力资源
1、组织进行各类专业人员的招聘工作,满足公司对人力资源配置的需求;
2、以企业文化为依托,根据公司发展需要组织协调总监培训等各类培训工作和员工活动;
3、组织参加各类评选及资格考评工作;
4、完善公司人事档案,特别是加强对重要岗位人员的档案管理,对各类专业人员的内外部流动予以跟踪分析和评估。
(三)、文化及网络
1、立足公司导报,加强公司文化的内外宣传工作,增强员工凝聚力,配合分公司的工作开展;
2、定期出刊公司导报,各类宣传手册等文化刊物;
3、以软文、案例等各种形式对外宣传公司;
4、对公司网站进行资源整合,日常维护,确保网站正常运行;
5、跟踪网络订单,加强与各大网络媒体的联络与互动;
6、及时处理各类网络投诉,消除各种负面网络新闻;
7、及时更新总部及分公司的网站信息,确保网站内容正确、及时、完整。
8、加强公司在网络宣传推广方面的建设,提升公司品牌知名度与美誉度。
(四)、策划及设计
1、策划和实施总部所在地区年度平面类广告及活动方案(包括五一、国庆、元旦等大型现场活动方案);
2、为有需要的分公司提供平面广告方案以及现场活动方案支持;
3、相关广告类合作的识别、评估与洽谈;
4、为有需要的分公司提供视觉支持;
5、负责各类文化刊物和广告方案等的视觉设计、排版输出。
(五)、其他工作
高效高质地完成公司领导交办的其他工作任务。
三、总经办来年工作重点
(一)、公司各管理制度的修订、落实
俗话说,没有规矩不成方圆。
目前公司在制度建设方面还不完善,很多都是依照集团以往的标准执行,相关部门管理制度、岗位工作制度、考核制度等尚不完善或落实不到位,有些已无法适应市场变化和公司发展的需要,需要进行变更和完善。
为此,总经办建议对当前的各项管理制度等进行修订,并贯彻落实下去,使其为公司的发展保驾护航。
(二)、各项物料工作的落实和完善
物料工作包括物料的制作、发运及货款回笼等,是总经办服务各分公司的一项重要工作,结合以往的经验,处理稍有不慎就将使得总部与分公司出现不必要的摩擦,既耽误分公司的正常运营,也给财务人员造成不必要的工作麻烦。
此项将作为一个工作重点予以对待。
(三)、各项会议、培训工作的组织和落实
1、配合集团做好股东大会的组织协调工作;
2、组织召开公司股东大会和总监大会,讨论解决各种公司发展中突出的问题,讨论制定公司发展的一些重大决议;
3、适时组织优秀员工的交流学习活动,扩大其工作视野,同时支持交流地分公司的业务工作;
4、根据需要组织相关岗位如业务经理、工程经理培训、报价师培训工作等,提升
四)、人力资源的储备、开发建设企业的发展离不开人才,以公司目前发展的速度,设计和工程专业人才的储备严重不足。
今后人力资源的主要工作任务则是配合分公司做好人力资源的招聘及培训,积极开辟人才招聘渠道,
(四)、人力资源的储备、开发建设
企业的发展离不开人才,以公司目前发展的速度,设计和工程专业人才的储备严重不足。
今后人力资源的主要工作任务则是配合分公司做好人力资源的招聘及培训,积极开辟人才招聘渠道,同时完善人事档案管理工作。
(五)、行业广告资料的汇编整理
当前所处市场竞争日益激烈,我们唯有在加强自身软硬件建设的同时,收集和分析同业的宣传广告策略,取其所长补己之短,方能有的放矢突出和提升自己。
因此,对行业乃至相关优秀广告资料的汇编整理就非常有必要,可以为各分公司的广告宣传提供有力的借鉴和支持。
四、需要解决的几项实际问题
(一)、总经办的职能定位需知会分公司,并得到强化
总经办工作的开展,离不开各个分公司的理解、支持和配合,只有当分公司领导明晰了总经办所担负的职能,认识到了总经办的存在价值,以及在为他们服务过程所担负的责任,总经办的各项职能才能充分、有效的发挥出来。
(二)、总经办人员的编制问题
为保持人员的稳定性和各项工作的正常进行,总经办目前的人员编制将保留不变,今后依据工作的需要再行调整,此举是否妥当,需领导核准。
(三)、总经办各类费用的标准及审批问题
总经办的日常运行过程中,必然会涉及到一些费用的支出,比如各类物料制作费用、广告费用支出、必要的行政办公费用、招待费用、员工活动经费等,需要领导明确总经办的审批权限和额度。
(四)、总经办策划设计部门与总部业务部门的关系问题
之前有提到策划设计部门将担负起总部业务部门的市场策划及平面广告设计等任务,在实际工作中,需要明确起主导作用的一方,以避免出现一些沟通和操作方面不畅的问题。
因为类似的情况在以往就有发生过。
另,总部的广告策划方案最后核准方、费用支出及审批方也需要公司领导给予明晰。
以上是对总经办的一些总体设想及建议,请公司领导审阅,如有不妥及不完善之处敬请明示。
在未来的总经办工作中,本人将携同总经办全体同事一起,全心全意、尽心尽力地做好本职工作,以百倍的热情服务于全国各分公司,为公司的发展添砖加瓦!
篇二:
总经办工作规划建议书
2015年总经办工作规划建议书
尊敬的公司领导:
首先非常感谢公司领导对我的信任,让我有这个机会锻炼和提升自己,同时也更好地为公司服务。
总经理工作部成立至今,从总体上来看,目前总经理工作部各服务性部门基本建立,并逐步发挥出了作用,但在自身定位、工作职能和目标方面需要进一步完善和修正。
此次公司领导将总经理工作和总务部合并成立总经办,并对其职能进行了清晰的定位,提出总经办是监督、服务型机构,而非指导、决策型机构,这就为总经办以后工作的开展定了一个基调,一个框架,总经办今后所有的工作都将围绕着这个基调和框架来进行。
一、总经办职能设想
(一)职能定位
1、总经办是总经理的助手和参谋,在常务副总经理的领导下开展工作;
2、总经办是公司和各分公司的衔接枢纽,是各项政策指令、建议意见上传下达的喉舌;
3、依托总部业务部门,形成协调、服务、文化中心。
(二)组织架构
1、为保持工作的正常衔接和运转,总经办暂时保留总经理工作、总务部原有编制,由行政管理、人力资源、企划宣传、后勤管理四大
块组成,根据今后工作需要再行调整;
2、人员配置为:
经理1名、人事主管1名、行政主管1名、企划主管1名、后勤主管1名、it管理员1名、人事专员1名、档案管理员1名。
(三)、总经办主任工作职能
1、认真履行总经办主任岗位职责,主持办公室的全面工作,组织并督促所属人员按时、全面完成职责范围内的各项工作任务;
2、根据需要召开部门会议,及时传达公司的指令和方针政策;
3、收集和了解公司各分公司的工作动态,包括各分公司经营计划的执行情况并及时反馈给领导,协助领导协调分公司有关的业务工作;
4、根据公司安排,定期召集公司管理层办公会,检查和布置主要工作任务的贯彻落实情况,同时做好会议记录及决议;
5、负责各种对外联络、合作洽谈、物资采购等工作,并审批相关费用支出,上报公司领导核准;
6、制定办公室人员的考核方案及薪资福利标准,上报公司领导审批。
7、贯彻落实办公室各岗位工作职责和工作标准,密切协调总部与各分公司之间的工作关系,加强协作配合做好协调衔接工作;
8、按照公司部署,组织完成公司年度经济工作目标及实施制度的拟定、修改和编写工作,客观、公正、按时完成各类绩效考核工作;
9、组织参与公司各项管理标准及管理制度的拟定、编写和修改
工作。
二、总经办工作方向规划
(一)行政事务
1、妥善保管和使用公司印章、营业执照等重要物件,配合财务部门完成公司各类证照年审等工作;
2、组织汇总公司年度综合性资料,草拟公司年度总结、工作计划和其它综合性文稿;
3、严格以公司名义发出的文稿审核工作,使文书资料规范化,保证文稿质量,按时完成公司年度大事记的编写;
4、做好公司的各类接待安排工作,保持同上级主管部门、新闻媒体、同行的友好联系,合理制订接待标准;
5、严格控制各类办公费用的开支,降低办公室运营成本;
6、满足分公司各类物料需求并配合财务部门做好相关款项的回笼工作,配合分公司工作开展;
7、受理各种咨询及投诉,并及时反馈到有关方面妥善处理。
(二)人力资源
1、组织进行各类专业人员的招聘工作,满足公司对人力资源配置的需求;
2、以企业文化为依托,根据公司发展需要组织协调总监培训等各类培训工作和员工活动;
3、组织参加各类评选及资格考评工作;
4、完善公司人事档案,特别是加强对重要岗位人员的档案管理,
对各类专业人员的内外部流动予以跟踪分析和评估。
(三)企划宣传
1、加强公司文化建设及对内外宣传工作,增强员工凝聚力,配合分公司的工作开展;
2、定期出刊公司导报,各类宣传手册等文化刊物;
3、以软文、案例等各种形式对外宣传公司;
4、对公司网站进行资源整合,日常维护,确保网站正常运行;
5、跟踪网络订单,加强与各大网络媒体的联络与互动;
6、及时处理各类网络投诉,消除各种负面网络新闻;
7、及时更新总部及分公司的网站信息,确保网站内容正确、及时、完整。
8、加强公司在网络宣传推广方面的建设,提升公司品牌知名度与美誉度。
(四)后勤服务
高效高质地完成公司领导交办的其他工作任务。
三、总经办工作重点
(一)公司各管理制度的修订、落实
俗话说,没有规矩不成方圆。
目前公司在制度建设方面还不完善,很多都是依照集团以往的标准执行,相关部门管理制度、岗位工作制度、考核制度等尚不完善或落实不到位,有些已无法适应市场变化和公司发展的需要,需要进行变更和完善。
为此,总经办建议对当前的各项管理制度等进行修订,并贯彻落实下去,使其为公司的发展保驾
护航。
(二)各项物料工作的落实和完善
物料工作包括物料的制作、发运及货款回笼等,是总经办服务各分公司的一项重要工作,结合以往的经验,处理稍有不慎就将使得总部与分公司出现不必要的摩擦,既耽误分公司的正常运营,也给财务人员造成不必要的工作麻烦。
此项将作为一个工作重点予以对待。
(三)、各项会议、培训工作的组织和落实
1、配合集团做好股东大会的组织协调工作;
2、组织召开公司股东大会和总监大会,讨论解决各种公司发展中突出的问题,讨论制定公司发展的一些重大决议;
3、适时组织优秀员工的交流学习活动,扩大其工作视野,同时支持交流地分公司的业务工作;
4、根据需要组织相关岗位如业务经理、工程经理培训、报价师培训工作等,提升
(四)、人力资源的储备、开发建设
企业的发展离不开人才,以公司目前发展的速度,设计和工程专业人才的储备严重不足。
今后人力资源的主要工作任务则是配合分公司做好人力资源的招聘及培训,积极开辟人才招聘渠道,同时完善人事档案管理工作。
(五)、行业广告资料的汇编整理
当前所处市场竞争日益激烈,我们唯有在加强自身软硬件建设的
篇三:
总经办作业指导书
总经办作业指导书
目录
第一节接听电话作业指导书第二节来访接待作业指导书第三节固定文件制作业指导书第四节档案立卷作业指导书第五节档案管理作业指导书第六节档案调配作业指导书第七节图书入库作业指导书第八节图书盘点作业指导书第九节文件收发作业指导书第十节受理员工申诉作业指导书第十一节物资设备盘点作业指导书第十二节行政库房盘点作业指导书第十三节提案管理作业指导书
第十四节计划、总结、监控作业指导书第十五节会议组织作业指导书第十六节查场作业指导书第十七节查岗作业指导书第十八节车辆派单作业指导书
第十九节固定资产及耐用品建档作业指导书第二十节物品采购作业指导书第二十一节物品调配作业指导书第二十二节物品报废作业指导书
任务接听电话部门总经办
适用职位行政文秘及所有接听电话人员批准人
部门经理总监总经理
日期编号标准:
1.使用规范标准的普通话;2.记录信息的准确度达到100%。
程序:
1.电话响起。
电话铃响起3声内接听;
2.接听电话。
左手拿起电话,右手准备纸和笔,微笑的问候:
“您好,港湾家居”3.了解对方情况。
包括:
姓名、单位、来电的目的等;4.确定需接听电话人员是否在。
30秒内确定该人员是否在;
5.如果在,请需接听电话的人员接听接话;如果不在,礼貌告知对方并询问是否需要留言。
6.记录留言信息。
完整,无偏差的记录信息内容;
7.回馈留言内容。
第一时间与相关人员沟通,确保信息传递不失真、不拖延。
注意事项:
1.适当提醒接听电话的人员必须言简意赅,尽量在节约时间;
2.规范的普通话,语言清晰,控制说话的声音,避免影响其它人员的工作;
相关表格:
无
任务来访接待部门总经办适用职位行政文秘及所有接待人员批准人
部门经理总监总经理
日期编号标准:
1.标准的普通话;
2.热情、礼貌的接待来访者;3.杜绝访客无人问津的情况发生;
4.来访办理的事情不论是否属于自己负责的范围,都不能说“不知道”、“不清楚”。
程序:
1.迎接访客。
看到有访客进入公司,必须主动起身微笑、问好;
2.了解来访目的。
与访客沟通明确来访的原因、寻找的对象、访客的基本信息;3.引导访客至来宾休息区;
4.及时与被访部门沟通,确定被访人、是否接见以及见面时间;
5.如果被访人暂时不能接见,应告知来访者原因以及等待时间,并准备茶水和报纸、杂志等供其翻阅;6.引导访客去相应部门;7.访问结束,应送别访客。
注意事项:
1.用双手递接名片,拿名片的手不要放在腰上,接过名片后确定姓名正确读法;2.对于来访总经理、财务部的访客要谨慎判断,与相关人员进行沟通后确定是否引见;
3.如果被访人不在,那么应告知来访者被访人的去处、大概什么时候能回来,并让来访者确定是否等待,若不等待,应询问是否留下联系方式或信息;4.如相应部门负责人不必接见的访客,需婉转回答;5.记录要求:
准确记录相关信息,及时传达。
相关表格:
无
固定文件制作作业指导书
任务固定文本制作部门总经办适用职位行政文秘及所有使用者批准人
部门经理总监总经理
日期编号标准:
1.打印、复印文稿,按送稿先后顺序安排;2.打字要快速、准确,排版美观,装订整齐;
3.节约成本,废纸利用率达90%以上,纸张浪费率控制在5%以内;4.重要文件的文件格式字体、版式统一。
程序:
1.明确文件类型及格式
(1)通知、通报、告示档的格式:
标题居中1号加粗宋体,敬称顶格2号宋体,
正文3号宋体,落款3号加黑宋体;
(2)红头文件格式:
页眉为居中1号加粗红色宋体,宁港发[2008]x号为居中
四号加粗宋体,正文标题3号加粗宋体,正文及落款小四号宋体;2.检查文件的内容,文件内容100%与工作有关;3.打印文件;
4.填写《打字、复印登记表》。
注意事项:
1.个人数据,禁止在公司打印、复印;2.注意数据信息的保密,不得截留任何文件;3.爱护办公设备,不得违规操作。
4.如行政人员下班后,有部门人员需加班使用复印机时,应与负责人沟通,填写《打字、复印登记表》,使用完后务必关机。
相关表格:
《打字、复印登记表》
篇四:
关于总经办工作的思考
关于总经办工作的思考
总经理办公室(以下简称?
总经办?
),是协助集团公司领导履行职务、开展工作的具体办事机构,是集团公司内部工作运转的枢纽和对外联系的窗口。
不同的企业根据自身运行机制、发展规划、企业定位,对于总经办的职能要求也不尽相同,一般而言分两种,一种是?
大而全?
,除了总经办自身的职能外,把公司其他无内设机构的职能也涵盖在内;另一种是?
小而精?
,就是专注于自身职能的企业运作综合性部门。
但无论哪种类型,其根本目的是要把总经理从?
非决策性?
事务中解放出来,专注于企业发展规划和决策。
我公司的总经办自监狱体制改革,实行监企分开后,由于有监狱其他职能部门的天然支持,因此,定位和发展趋势自然是属于?
小而精?
的类型。
要做好总经办的工作,笔者认为可以借助军事科学中?
功效簇?
的规则加以理解。
军事科学中对?
功效簇?
的解释是?
围绕某一特定的战场,军事上的硬实力和软实力诸要素成簇地汇聚,促成了‘硬’、‘软’功效的互动和密集发展,呈现出‘领域优势’和专有军事力量的突破作用,只有技术手段和战略思想两方面有机融合,才能获得最充分的发展。
?
借用到我公司的经济工作,其实也可以作出这样的诠释:
围绕监狱企业经济,经济建设中以厂房、设备、资金投入、人力劳力投入等为代表的硬实力和以人员素质、企业文化、企业管理等为代表的软实力诸要素成簇地汇聚,促成?
硬?
、?
软?
功效的互动和密集发展,呈现出?
领域优势?
或?
行业优势?
,以及监狱经济发展的突破作用,只有包含了围绕企业发展战略思想的所有企业行为和手段,与企业发展战略思想的有机结合,才能获得最充分的发展。
不难看出,总经办的职能在这个?
功效簇?
里归属于?
软实力?
、?
软功效?
。
围绕集团公司的发展规划和特点,按照上级关于监企分开后规范运行的要求,笔者认为要坚持定位于?
小而精?
的综合部门这条主线不动摇,履行?
办事?
、?
办文?
两项基本职能的基础上,以?
管理、服务、协调、参谋?
为抓手,以?
文务、会务、接待、调研、保障?
五项工作为切入点,着力于提高五项基本能力。
一、以?
管理、服务、协调、参谋?
为抓手,体现四个意识。
一是以?
管理?
为抓手,体现责任意识。
公司运行至今,在本级内部管理上尚欠缺有效、规范、健全的管理体制,很多内部运行机制仍处于调整、完善的阶段。
因此,总经办必须根据上级的要求,结合本单位实际,在建章立制上下功夫,对本级管理制度进行必要的梳理和完善,以制度促规范,以落实强运行。
只有以牢固的责任意识,本着?
对事不对人,不怕得罪人?
的态度,通过大胆地内部管理,促进公司本级各部门地规范运行,才能有效地促进公司科室职能的最大化发挥,并为基层起到表率作用。
二是以?
服务?
为抓手,体现奉献意识。
总经办是以服务为根本任务的综合办事机构,服务就意味着奉献,没有奉献就不可能搞好服务。
因此,要坚持正确的思想导向,大力提倡埋头苦干,任劳任怨的奉献意识。
要经得住诱惑,耐得住寂寞,以苦为荣,以苦为乐,把精力用在想事干事上,要通过默默无闻的工作,实现自身的价值。
这里的?
服务?
,不仅要体现在服务好领导,还要包括对公司其他部门的服务和配合。
三是以?
协调?
为抓手,体现全局意识。
公司的各项工作,小到发文、派车,大到会务组织、开展专项活动,往往需要各个部门之间
的协作,需要外单位、外部门的支持,因此,加强协调就尤为重要,而全局意识则是加强协调的首要前提。
任何时候都要从有利于全局的角度去衡量各项工作,考虑各个问题,梳理各种关系。
要从强化本单位综合实力和效能的角度,通过日常事务性工作,积累必要的社会资源作为工作协调的人脉和依托,形成内外兼备,上下通畅的工作渠道,减少内耗,确保各项工作有序、有效、科学、规范地运作。
四是以?
参谋?
为抓手,体现学习意识。
总经办也类似于军队的参谋部,是要通过汇总各部门的意见、建议、想法、规划,站在公司的角度,就企业的未来发展战略和现实的每项基础工作,为决策层提供参考和依据。
不加强自身的学习和提高,将很难适应本职工作的需要,甚至会影响到公司的正常运作。
当今时代,又是知识、信息急剧增长的时代,是终生学习的时代。
因此,必须有强烈的学习意识,用科学的理论武装头脑,树立正确的世界观、人生观、价值观,加强业务知识的学习,学习市场经济理论、现代管理、金融、法律、秘书工作等方面的知识,坚持理论联系实际的学风,做到学以致用。
通过学习,努力使自己成为文字方面的专才,经济方面的通才,只有这样才能充分发挥参谋助手的作用。
二、以?
文务、会务、接待、调研、保障?
五项工作为切入点,着力于提高五项基本能力。
1.加强文务工作,提高文字写作能力。
这是对总经办成员的最基本要求。
但不能为写而写,要在写作的过程中进行全局的思考、资料的积累、知识的更新,使产生的文稿立论经得起琢磨,素材经得起检验,文字经得起推敲,提高?
以文辅政?
的成效。
2.加强会务工作,提高组织协调能力。
各项会议是组织学习、落
实工作、表彰
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- 经办 工作规划 建议书