第二讲 报告的起始部分 The Preliminaries of a Report.docx
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第二讲报告的起始部分ThePreliminariesofaReport
第二讲报告的起始部分
LectureTwoThePreliminariesofaReport
Thefirstpartofareportgenerallyconsistsoffourcomponents:
报告的第一部分有四项内容组成:
TheTitlePage
扉页
TheTableofContents
目录
TheExecutiveSummary
行政概述
Acknowledgements
答谢
TheyaresometimesknownasthePreliminariesofareport.
它们有时被称为报告的起始部分。
扉页TheTitlePage
TheTitlePageofareportisoftenusedasthecoveringpageofthedocument.Itcomprises3majorelements.
报告的扉页经常被用作报告的封面。
它包含三个要素:
Thetitleofthereport
报告的题目
Thename(s)oftheauthor(s)
作者的姓名
Thedatethatthereportwaslodged
报告提交的日期
Example2Aisanillustrationofthis.示例2A就是这样的样例。
TheWoolTradeofAustralia
(澳大利亚的羊毛贸易)
2001-2004
(2001-2004)
Compiledby:
(编著:
)
AnnieBrown&(安妮·布朗)
PatrickStevens(帕特里克·史蒂文斯)
28March2005(2005年3月28日)
InExample2A,thetitleofthereportis
在示例2A中,报告的题目是:
TheWoolTradeofAustralia
(澳大利亚的羊毛贸易)
2001-2004
(2001-2004)
Thetitlesofmostreportsconsistofacombinationofnounphrases,e.g.TheWoolTradeandprepositionalphrases,e.g.ofAustralia.SometitlesmaybeginwiththephraseAReport.Nounsand/oradjectivesmayalsobeinsertedtoittoprovidemoreinformation.ExamplesofnounsincludeSales,Marketing,Survey,Research,Company,etc.ExamplesofadjectivesincludeConfidential,Preliminary,Interim,Final,Annual,Financial,etc.Hence,thefollowingphrasescouldappearinreporttitles:
ASalesReport
销售报告
AResearchReport
研究报告
AConfidentialReport
秘密报告
AnInterimReport
临时报告
APreliminaryMarketingReport
预备报告
AnAnnualCompanyReport
公司年度报告
Intheabovephrases,thewordReportmaysometimesbereplacedbyStudy.Furtherinformationprovidedinthetitlecanbedonebyaddingprepositionalphrases.Thefirstofthesephrasesusuallycommenceswithonwhileensuingonesbeginswithof,in,etc.Forinstance,
在以上短语中,“报告”这个词有时可能被“研究”这个词取代。
如果要在标题中提供更多信息,加介词短语就可以了。
这些短语的第一个词通常是on,后面的往往是of、in,等等。
例如:
OntheWoolTrade(ofAustralia)
(澳大利亚)羊毛贸易(报告)
OntheDRange(ofProducts)
(产品)DRange(报告)
OnConsumerPreferences
消费者偏好(报告)
OnCommuters’TransportPatterns(intheHillsDistrict)
(山区)上班族出行方式(报告)
OntheFluctuation(ofBullionPrices)
(金价)波动(报告)
OntheEffects(oftheMFactor)(onProductivity)
(M因素)(对生产率)的影响(报告)
OnElectricityConsumptionReport(ofAlexandrianResidents)
(亚历山大城居民)用电率(报告)
Next,informationrelatingtothepartyorcompanythatcommissionedthereportmaybepresentedbyaprepositionalphrasebeginningwithfor,e.g.fortheBoardofDirectors,forAsiaLinkDevelopmentLtd.,etc.Theinclusionofthisphrasestatesexplicitlytheintendedreaders.
其次,委托写报告的公司和团体的相关信息也可能通过以for开头的介词短语提供,如fortheBoardofDirectors,forAsiaLinkDevelopmentLtd.,等等。
包含的这些短语清楚地表明了目标读者。
Ifthetitleistoincludeatimeelement,thenphrasessuchas2001-2004,2004-5,January-June2015couldfollow.
如果标题要包含时间因素,那么时间短语如2001~2004年,2004年5月,2015年1~6月就可能出现在标题后面。
Normally,anounphrasesuchasTheWoolTradeofAustralia:
2001-2004wouldincludeacolon,asiswrittenhere.However,inExample2A,thecoloninthetitlewasomittedasthephrase2001-2004occursonanewline.
正常情况下,名词短语如“澳大利亚的羊毛贸易:
2001~2004”会如其所写包含一个冒号。
然而,在例2A中,标题中的冒号省略了,因为短语“2001~2004”另起了一行。
Thearticlesandprepositionsusedintitlesusuallybeginwithalowercaseletter.TheexceptionhereisthearticleTheinthephraseTheWoolTradeasitisthefirstwordofthetitle.
标题中使用的冠词和介词短语通常是小写字母。
这里的例外是在短语TheWoolTrade中冠词The,因为它是标题的第一个词。
Exercise2.1
Thinkofatopicforareportandsupplythetitleinthespacebelow.
拟一份报告的题目,并在以下空白处写上标题:
Inadditiontothetitle,thenamesoftheauthorsareprovidedontheTitlePage.Often,thenamesareprecededbytheprepositionByorthephraseCompiledby.InExample2A,theauthorsofthereportwereAnnieBrownandPatrickStevens.Ininstanceswherethenameoftheauthors’companyanditslogoaretobeprovided,theycouldbeplacedabovethetitle,atthetopofthepage.
除标题外,扉页中还要标明作者的名字。
名字往往昂在介词By或短语Compiledby之后。
在例2A中,报告作者安妮·布朗和帕特里奇·史蒂文斯。
如果要标明作者公司的名称或标志,它们可能放在标题的上面,也就是扉页的最上端。
ThedateonwhichthereportistobelodgedshouldalsoappearontheTitlePage.Normally,themonthandyearwillsuffice,e.g.March2005.However,aspecificdateissometimesrequired.InExample2A,itwas28March2005.Notethismethodofdatespecificationismoreformalthanitscasualcounterpartslike28/3/05or28-3-05.Therefore,itisthepreferredoptionforreports.
报告提交的日期也需要在扉页上标明。
正常情况下,标明年月就足够了,如March2005。
然而,特定的日期有时也需要标出。
在例2A中,标出的是28March2005。
注意这里的日期表达方式是比其他较随意的方式如28/3/05或28-3-05更正式。
因此,在商务报告中更提倡使用。
28March2005isanexampleofthestandardBritishandAustralianwaysofdataspecification.ThestandardNorthAmericanwaywouldrequirethemonthtocomebeforetheday,e.g.March28,2005.
28March2005是标准的英国式和澳大利亚式日期规范方法。
标准的北美方法则要求将月份放在日期的前面,如March28,2005。
Exercise2.2
ReorganizetheinformationbelowandcompletetheblankTitlePage.
重新组织以下信息,完成空白扉页。
Topic:
thisisareportwhichinvestigatesthecausesofstaffabsenteeismatKoalaBottlersduringthefirstsixmonthsof2009.
主题:
这是一份调查2009年上半年KoalaBottlers公司员工缺勤原因的报告。
Authors:
JackBollinger,DanielWalker(作者:
JackBollinger,DanielWalker)
DateofSubmission:
3/8/10(提交日期:
3/8/10)
目录TheTableofContents
ThetableofcontentsisalsocalledtheListofContentsorjustContents.ItincludesinformationrelatingtothePreliminaries,ChaptersandAppendicesofthereporttogetherwiththeircorrespondingpagenumbers.Inmanyreports,theTableofContentsisplacedbeforetheExecutiveSummary.However,thereareauthorswhoprefertoplaceitaftertheExecutiveSummary.Theorderingofthesetwocomponentsissometimesdependentonpersonalchoice.However,atothertimes,itisgovernedby“housestyle”,ietheconventionsadoptedbytheauthors’company.Example2BprovidesanillustrationofaTableofContents.
TableofContents(目录)
Chapter(章节)
Topic(题目)
Page(页码)
TableofContents(目录)
i
ExecutiveSummary(行政概述)
ii
Acknowledgements(答谢)
iii
I
Introduction:
(介绍:
)
ObjectivesandScope:
(目标和范围)
1
II
TheSurveyDesign:
(调查设计:
)
MethodologyandProcedure(方法和步骤)
3
III
PresentationofResults(结果提交)
5
IV
DiscussionofResults(结果讨论)
9
V
ConclusionsandRecommendations(结论与建议)
11
AppendixA(附录A)
TheQuestionnaire(问卷调查)
13
AppendixB(附录B)
QuestionnaireResponses(问卷调查反馈)
16
ThefirstelementincludedinExample2Bisthetitle—TableofContents.Itisgiventhegreatestprominence.Itappearsatthetopcenterpartofthepageanditsfontsizeisthelargest.
示例2B中包含的第一个要素是题目—TableofContents,它被突出在最醒目位置,位于页面顶部中间,且字体最大。
Nextcomethethreeheadings:
Chapter,TopicandPage.Theyarealsogivenquiteasignificantdegreeofprominence.Eachofthemisplacedatthetopofthecolumntheyrepresent.Theirfontsizeisalsolargerthanmostothertextonthepage.
接下来是三个栏目:
章节、主题和页码。
其位置也相当醒目。
每一栏目均放在所代表栏的顶端。
它们的字体也比页面其他多数文字要大。
TheChapterandAppendixdescriptorsarepresentedinbold.Thisgivesthemslightlygreaterprominencethantheirtopicandpagecounterparts.
章节和附件描述用粗体体现,这使它们比相应的主题和页码稍显醒目。
TherearefourcomponentsinthePreliminaries:
theTitlePage,theExecutiveSummary,theTableofContents,andtheAcknowledgements.AstheTitlePageisusedastheCoveringPage,itisnotincludedintheContents.Inaddition,therearefiveChapters:
theIntroductionwhichconsistsoftheObjectivesandScope;theSurveyDesignwhichconsistsoftheMethodologyandProcedure;thePresentationofResults,theDiscussionofResults;andtheConclusionsandRecommendations.Moreover,twoAppendicesareincluded.TheyaretheQuestionnaireandQuestionnaireResponses.
起始部分共有四个内容:
扉页、行政概述、目录和答谢。
由于扉页用作封面,因此在目录中没有体现。
此外,还有五个章节:
介绍,包含目标和范围;调查设计,包含方法和步骤;结果提交;结果讨论;以及结论和建议。
最后,是两个附录。
它们是调查问卷和对调查问卷的反馈。
行政概述TheExecutiveSummary
AftertheTableofContents,youwilloftenfindasummary.ThissummaryisreferredtoastheExecutiveSummarybecauseitisusuallywrittenfortheseniorexecutiveswhodonotnormallyhavetimetoreadthecompletereport.Thissummarythen,aimsatprovidingthemwithabird’seyevieworthegistofthereport.
AsthewritingoftheExecutiveSummaryisoftenleftuntiltheendofthereportwritingprocess,furtherdiscussionswillbeprovidedlaterinChapter9.
Inmanyinstances,executivesreadtheExecutiveSummarytograspthegeneralideaofthedocumentbeforedecidingwhichpartofthereporttofocusonforfurtherreading.TheywouldthenlocatethewhereaboutsoftherelevantdetailsbyreferringtotheTableofContents.
答谢Acknowledgements
SomereportsmaycontainasectionknownasAcknowledgementswhichmayspanonetoseveralparagraphs.Thiscomponentisincludedtoextendgratitudeandexpressacknowledgementtowardspersonsand/orpartieswhohavecontributedtothereport.
However,inshortreports,manyauthorsprefernottoincludeAcknowledgements.Evenonoccasionswhentheyhavereceivedhelpandadvicefromcolleagues,theymaywishtokeepquietaboutthis.Theymaywishtokeeptheirreaders,oftentheirsuperiors,unawareoftheextentofassistancetheyhavereceived.
Ontheotherhand,therearetwomajorreasonsforAcknowledgementstobeincludedinshortreports.Thefirstisthatthereportmayincorporatesomegraphicalmaterialstakenfromsourcesthatarecopyrightprotected.Suchmaterialsshouldbeexplicitlyacknowledged.Often,statementssuchasonesinExample2Careused.
Example2C
Sourceoftablesandgraphsusedonpp.5-6:
DirectMarketingMethodsbyJillHunt(2005).
第5-6页上使用的图表来源:
《直接营销方法》,吉尔·亨特著(2005)。
Thegraphsonpage8weredesignedbySarahWentworthandarereproducedwithherpermission.
第8页的图示莎拉·温特沃斯设计的,在征得其许可后重新绘制。
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