市场部工作手册.docx
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市场部工作手册
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市场部工作手册
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河南华美新材料科技有限公司发布
市场部工作手册目录
一、本部门岗位职责
(一)市场部职责………………………………………………………5
二、部门工作目标、指标
市场部工作目标……………………………………………………6
三、岗位职责及任职要求
(一)市场部副理岗位职责及任职要求………………………………7-8
(二)原片采购、物流主管岗位职责及任职要求……………………8-9
(三)零配件采购主管岗位职责及任职要求…………………………9-10
(四)采购、物流内勤保管员岗位职责及任职要求…………………10
(五)销售内勤岗位职责及任职要求…………………………………11
四、部门工作流程
五、管理制度
(一)合同(订单)评审控制程序……………………………………12-14
(二)原片、辅材采购控制程序………………………………………15-18
(三)产品退货控制程序………………………………………………19-20
(四)订单交付过程控制程序…………………………………………21-24
(五)物流装车、运输质量考核管理办法……………………………25-27
(六)安全库存管理规定………………………………………………28-30
(七)关于业务信息、出入库手续与财务及常州各职能部门衔接流程33
六、市场部适用的法律法规……………………………………………34-35
七、市场部涉及的环境因素清单………………………………………36
八、市场部涉及的危险源清单…………………………………………37
八、应建立和保存的记录………………………………………………38-45
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序号
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备注
市场部组织机构及岗位设置
市场部副理
采购物流内勤
一、部门岗位职责
(一)市场部职责
1.1月度销售计划、原片及辅助包装材料、生产计划及资金计划平衡。
1.2河南工厂各客户订单合同评审,组织客户订单所需原片、辅助包装材料采购、生产计划排布、物流运输、成品发货安排工作。
1.3大客户订单根据常州、河南分配系数对客户订单量分配,做到有主有辅,主产辅备的原则。
1.4每月呆滞片评审及处理。
1.5非常规订单原片采购量控制。
1.6各原片供应商料废片处理。
1.7推行河南原片及成品最高最低安全库存,并根据生产产能及市场变化做出相应调整。
1.8部门流程梳理,与常州对接,公司内部部门沟通协调。
1.9各客户质量投诉、退片处理。
1.10完成本部门的工作目标以及公司临时性任务。
二、市场部2012年度质量、环境、职业健康安全管理目标
序号
目标
措施
统计
频次
1
95%≥呆滞片处理及时率≦100%
1、将原片、成品呆滞清单每月盘点后更新
2、组织客户订单合同评审优先参照呆滞清单,优先消化
每月一次
2
原辅材料供货及时性=100%(基准值以不影响生产为前提)
1、根据月度销售预测、参照原片、辅助包装材料最高、最低、安全库存对通用物料进行储备
2、受市场影响对安全库存及时调整
每月一次
3
生产计划准确率=100%
1、熟悉各加工工序标准产能及有效工时
2、确保原片、辅助包材及时到位,确保生产计划准确性
周计划、一单一计划
4
物料需求计划准确率=100%
1、合同评审时效率
2、客户有效记录(双方盖章合同)
每单一次
5
物流成本控制(同比下降10%)
1、零单运输遵循询价、议价、定价,寻找三家物流运输商原则
2、整车运输不受市场影响下按照同价执行
一单一议
6
退废片处理及时性=每批次两月内处理完
1、每月月初结合品质、仓储及生产部汇总整理各供应商料废明细表,以传真件或扫描件格式发至各供商
2、紧跟各供应商处理结果,及时将料废退回
两月一次
三、岗位职责及任职要求
(一)市场部副理岗位职责及任职要求
1、岗位职责
1.1负责河南工厂各客户订单合同评审,组织客户订单所需原片、辅助包装材料采购、生产计划排布、物流运输、成品发货安排等系列工作。
1.2大客户订单根据常州、河南两工厂产能、原片供应商与生产产能匹配,对客户订单量进行分配,做到有主有辅,主产辅备的原则。
1.3每月各仓库呆滞片(原片、成品、料废)及生产在线产品符合客户订单要求,优先处理消化,降低资产滞压。
1.4每月非常规订单的原片采购、生产投入、产出及一次生产投入产出率汇总分析。
1.5河南及常州订单分配、原片采购、生产计划排布、出货总协调。
1.6制订并推行常州、河南原片及成品最高最低安全库存,并根据生产产能及市场变化做出相应调整。
1.7部门流程梳理,与常州对接,公司内部部门沟通协调。
1.8日常管理工作。
2、任职要求
2.1具备较强的沟通、协调能力。
2.2有较强的数字观念且对此敏感。
2.3计划统筹能力强。
2.4做事需考虑周全。
2.5熟悉整体产能。
2.6全面做好调度工作。
2.7具有较强工作推动力和执行力。
2.8团队合作精神强。
(二)原片采购物流主管岗位职责及任职要求
1、岗位职责
1.1日常物流管理工作:
根据业务《发货通知单》所提供客户地址、吨位、件数、到货时间等寻找物流运输车辆,进行询价、议价、比价原则,与各运输商签定运输协议。
1.2司机凭客户签收回单结算运输费用。
1.3对各客户物流运输所产生投诉,与运输公司沟通处理,制定并实施物流送货方案及措施,提升客户满足度。
1.4辅助包装材料全面采购工作,做到货比三家,询价、议价、比价原则,对辅助包材实施采购,保证生产不断料,不滞料,生产顺畅。
1.5北区部分原片采购及外协加工订单的跟进、帐目核对、货款回收工作。
1.6各原片供应商月度、年度评价。
1.7各原片新供应商开发,小批试样,中批及大批试产,根据试产品质报告,组织品质、生产、财务进行合格供应商评审。
1.8根据《原片物料需求计划表》规格、数量、标准及到货时间实施原片采购,对各原片供应商进行价格对比,确定供应商后下《原片订购单》,跟踪原片到货进度,按期到货,使生产不呆料,不滞料。
1.9对于非常规订单原片严格按照《原片物料需求计划表》采购数量进行购买,不可多采。
1.10每月月初根据仓储部所提供《各供应料废库存明细表》、品质部提供《各供应商破损、少片汇总表》与各供应商协商沟通,在下月十五日前将各料废退回各供应商及将破损、少片补回公司。
1.11结合品质部处理各原片异常情况。
1.12公司领导临时交办的其他事项。
2、任职要求
2.1有较强的分析、判断能力;
2.2有较严密的逻辑思维能力;
2.3有较强的组织、协调、沟通能力
(三)零配件采购主管岗位职责及任职要求
1、岗位职责
1.1负责对配件供方的寻找、资料搜集和开发工作。
对新供方品质体系状况包括产能、设备交期、技术、品质等评价和认证,保证供方的优良性;
1.2对供方的价格、产能、品质、交期的审核工作,以确定原供方的稳定供货能力;
1.3及时跟踪掌握战略物资市场行情变化及品质状况,以提升产品品质及降低采购成本,向上级部门提供采购报告;
1.4参与配件采购招投标工作;
1.5参与配件供方的询价、议价谈判工作;
1.6与供方及其他部门的沟通和协调;
1.7负责对来货异常情况进行快速、准确处理;
1.8负责对供方进行等级评定;
1.9负责相关资金、票据及定单等的初始审核;
1.10完成上级领导交给的临时任务。
2、任职要求
2.1有较强的分析、判断能力;
2.2有较严密的逻辑思维能力;
2.3有较强的组织、协调、沟通能力
(四)物流采购内勤岗位职责及任职要求
1、岗位职责
1.1依据《原片物料需求计划表》、《辅助包装材料计划表》与原片供应商、辅材供应商下达《订购单》。
1.2根据原片及辅助包材料交货日期,对货物发出跟进,保证按期到货,不延误生产。
1.3执行原片、辅助包装材料全同评审。
1.4不良原片、辅助包装材料当生产紧急使用,执行让步放行,填写让步放行单进行各部门评审。
1.5每月月底与各原片供应商、辅助包材供应商及各运输物流商进行帐目核对、发票开具、供应商货款支付。
1.6常州、河南原片报表的制作并发送。
1.7完成领导临时交办的任务。
2、岗位任职要求
2.1熟悉并能熟练运用各类办公软件。
2.2沟通能力强。
2.3做事心细、沉稳。
2.4能独立完成领导所交付的工作。
(五)销售内勤岗位职责及任职要求
1、岗位职责
1.1每月25日收集汇总各销售办事处次月销售预测及客户回款计划。
1.2根据河南、常州客户合同评审表信息:
原片到位及辅助包装材料到位时间,下达两工厂生产计划单。
1.3跟进生产计划进度,并按照客户发货计划开具《发货通知单》经财务会计审核后,与财务、仓库递交发货通知单,仓库备货发出。
1.4跟进货物发出跟踪。
1.5每日汇总常州、河南成品销售报表并发至各相关领导。
1.6北区各业务员出勤表、借款、报销票据整理及各领导汇签。
1.7常州、河南各客户订单汇签及信息传递
1.8各客户退换货手续的办理。
1.9胶片采购、销售手续办理。
1.10完成领导临时交办的任务。
2、岗位任职要求
2.1沟通应变能力强。
2.2良好的团队协作意识。
2.3较高的服务意识。
2.4较好的沟通、协调能力。
2.5熟悉并能熟练运用各类办公软件。
四、内部管理制度
(一)合同(订单)评审控制程序
1.0目的
在合同签定前进行的系统评价,从而准确确定和理解顾客明确或隐含的要求,评价公司的综合供货能力,确保合同的签约或履行。
2.0范围
适用于河南华美、常州华美所有样品订单、销售订单的评审。
3.0职责
销售部:
负责所有样品申请单及销售订单完整信息输入,以及客户要求的确定与沟通;
市场部:
负责满足样品申请单及销售订单所用原片、辅助包装材料的物料需求计划的制订、物料跟踪、生产计划排布、生产过程跟踪、物流运输安排、交货期的评审跟踪;
生产部:
生产各工序完成生产计划、确保按计划交付日期对产品进行交付;
品质部:
负责原片来料、辅料、生产过程半成品、成品的检验,确保顾客产品处于合格状态出厂;
财务部:
负责各客户订单价格成本、价格的核算与控制、客户授信、付款信誉的评估;
技术部:
技术研发部负责所有试产订单及有结构,工艺配方更改,外观工艺更改的订单技术工艺评审;负责试产,样板订单新供物料的评审;
总经理:
负责订单评审意见不统一时的最终决裁。
4.0程序
订单评审主要分为样品订单、正常订单、紧急订单及预测订单评审。
4.1样品订单评审
4.1.1样品订单定义:
指新客户、老客户需求的新、老型号且订单数量≤50片的,纳入样品订单之内,评审时按样品订单进行生产。
4.1.2客户需求各型号样品,由各销售人员填写《样品订单申请表》进行完整信息输入(包括新、老客户信息),市场部按照《样品订单申请表》所需产品规格型号,结合成品、原片库存安排样品订单生产。
4.1.3样品订单生产,非常规型号规格一般原片不做采购,利用现有原片库存或改裁废片满足订单要求。
4.1.4样品订单分为收费及免费样品,各销售人员需在样品订单上标注清楚。
4.1.5样品品质达到客户的最终需求时,客户需给我司一份相关报告、认证等相关证书的扫描件一份。
4.2正常订单评审
4.2.1市场部接到客户订单,首先销售内勤将客户的订购单、采购单或预测订单由经营副总审核后转合同评审流程,根据客户所需产品的具体性能要求(需有客户质量标准或技术协议)、交货期等,组织生产、品质、财务等相关部门进行订单评审,市场部依据客户所需型号、数量、交期,结合河南、常州原片,成品库存、辅助包装材料库存,进行物料采购计划的安排及生产计划的排布,原片采购按照产品性能要求选择合格供应商,河南、常州可根据供应商特性、供货区域实行自行采购。
4.2.2如客户订单大片数量≥5600PCS,小片数量≥7000PCS,如因客户价格、付款方式、交货期等因素经评审不可接单,经营副总需和总经理沟通后决定是否接单。
最终评审接单相关部门制定相应的紧急措施,确保产品能满足客户需求。
最终不接单相关部门分析原因,做好改善,销售员与客户沟通,取得客户的谅解。
4.2.3如因订单交期紧急,原片、辅助包装材料供应不足、生产能力饱和而达不到客户要求交期时,市场部应根据最快材料供应周期及生产周期评定最终交期,及时回复给销售人员;由销售人员按照评定交期与客户沟通,做出交期修改,同时记录合同评审内容中作为顾客交付过程交期变更的依据。
4.3紧急订单评审
4.3.1销售人员所接订单为紧急订单。
紧急订单作为一种订单异常的处理,订单输入后,市场部将所需原片规格告之采购,采购迅速与原片供应商联络,确保原片以最快的时间供应,物料采购计划等相关单据随后补签。
4.3.2品质部门根据市场部《报检单》标注“紧急程序”,对来料原片进行快速检验,生产车间对紧急订单优先安排各工序生产,确保紧急订单第一时间完成。
4.3.3如生产出现紧单、插单、补单,市场部将通过更改生产计划单方式或紧急插单形式告之生产,生产车间各工序根据生产计划单作出相对应的生产调整,以保证紧急订单交期要求。
4.4预测性订单评审
4.4.1预测性订单定义:
客户无正式月度订单下发或月度销售计划,但是客户有需求货物意向。
4.4.2根据预测性订单的性能要求,评审所用原片及辅助包装材料,预测制定物料需求计划。
预测性物料需求计划可以与供应商协商对材料作出相应的储备,订单下达后,以缩短供方物料加工生产时间,加快订单交付周期。
4.5客户交期紧急,市场部排布生产计划时应根据客户授信,客户价格、付款方式、供货周期等各方面信息,进行业务平衡后安排生产。
4.6市场部每日会将所接受的合同评审信息以OA形式输入各客户需求信息,各相关部门根据各部门工作安排,将相关信息进行整理,如实填写合同评审表,合同评审表的内容作为合同执行依据。
4.7合同评审会参与相关部门负责人及公司领导层如不能参加时,应由授权人参加。
5.0质量记录
5.1《样品订单申请表》
5.2《合同评审表》
5.3《生产计划单》
(二)采购控制程序
1.0
使公司物料采购流程化,规范化,特制定此程序.
2.0 范围
适用于河南华美新材料科技有限公司原片及辅助包材采购.
3.0 职责
销售部:
负责《月度销售预测计划》制定;
市场部:
负责制定《物料需求计划》、《辅助材料采购计划》;
品质部:
负责原片来料检验及原片、辅助包材采购标准提供;
生产部:
根据下月所需劳保、零配件等物料结合辅料仓库库存制定《零配件月需清单》;
采购部:
根据《物料需求计划》、《月需清单》、《辅助材料采购计划》实施采购;
综合管理部:
提供《月度办公用品清单》;
4.0采购控制程序
4.1原片、辅助包材采购
4.1.1月度预测采购
A:
销售部于每月25日制定下月准确《月度销售预测计划表》报至市场部,市场部根据半成品及成品库存对《月度销售预测计划表》进行汇总,组织评审,评审后制定《月度生产计划表》。
B:
市场部物流采购内勤根据《月度生产计划表》、仓库对应型号原片库存、原采购原片在途数量,安全库存量制定月度《原片物料需求计划》,审批完毕后递交采购部。
C:
采购根据市场部《物料需求计划》,对所采物料分配各供应商采购量,并对各家供应商进行询价、议价、比价,确定价格,签定《采购订购合同》,回复采购计划物料到位时间以方便生产计划排布。
D:
采购订购合同签定后按合同条款付款方式进行支付货款,跟进物料到位时间,及时保证物料按期到厂。
E:
货物供方发出后,索要《送货单》填写《进货通知单》至仓库。
F:
物料到货后,仓管员按物料进货通知单和供方送货单核对,无误后仓库卸货,如仓库清点数量发生来料少数,仓管员则按照实际到货数量接收,不可以按照送货单数量接收。
G:
仓管员填写《报检单》送IQC检验,IQC检验出现不合格现象,在《报检单》注明结果为“合格”、“不合格”或“批退”、“让步接收”给至市场部。
H:
市场部物控员根据生产计划日期,填写《让步放行单》,《让步放行单》一式三份,市场部、品质部、仓库各一份,如生产急用,则开具《紧急放行单》。
I:
仓管员根据判定结果办理入库手续,仓管员定期将各类票据递交采购员。
J:
采购员向供方索取发票,和入库单核对无误后转交财务部。
K:
每月和供应商进行帐目核对。
4.1.2 评审订单原片采购
A:
销售内勤将客户采购订单完整信息输入给至市场部,市场部转化成合同评审表从生产、品质、采购、产品价格角度对客户订单进行评审。
B:
订单评审完毕后,将评审结果回复销售部,销售部与客户签定购销合同,双方盖章确认后给至市场部,市场部根据订单数量结合原片、辅助包材库存、安全库存量及供方在途数量制作《原片物料需求计划》及《辅材物料需求计划》。
C:
其它采购程序同4.1.1C款之后条款
4.2 生产月需(劳保、辅料)、月度办公用品、设备零配件采购
4.2.1 月度办公用品清单由综合管理部每月25日提供,根据各部门提供办公用品清单结合综合管理部各办公用品库存明细,制定出需采购办公用品清单,由本部门经理审批,常务副总批准后递交采购部,采购部按照采购清单进行询价、比价、议价后实施采购。
4.2.3 生产月度劳保、辅料、设备零配件采购统一由生产部统一提供,提交时间为每月25日,根据下月生产任务、产能、设备等制定《月度生产物料所需清单》,经辅助仓库仓管员对所需物料清单进行库存核对并签字,经部门经理审核,生产系统总经理助理审批后转交采购部购买。
4.3 紧急采购
4.3.1 除月需采购之外,生产急需加紧采购,由各物料使用部门提交《 采购单》,仓库确认,经部门经理审批,主管副总审批后交采购部购买。
5.0质量记录
5.1《月度销售预测计划表》
5.2《月度生产计划表》
5.3《采购订购合同》
5.4《物料进货通知单》
5.5《报检单》
5.6《让步放行单》
5.7 《月度办公用品清单》
5.8 《生产月需清单》
5.9 《 采购单》
6.0流程图
(三)产品退货管理规范
1.0目的
规范产品退货流程,使产品退货出入库管理有章可循。
2.0范围
适用于河南华美新材料科技有限公司产品退货作业。
3.0职责
3.1市场部:
市场部成品货仓负责对退货产品数量的清点及产品的保管。
3.2品质部:
负责对退货产品的验证,并对产品退货组织相关部门分析原因、制定纠正预防措施并监督实施。
3.3财务部:
负责产品数量的核对,相应帐务处理。
3.4销售部:
负责投诉信息的传递。
3.5生产部:
负责批量退货产品按客户退货处理表进行产品的返检处理。
4.0内容
4.1 客户具有退货信息、货物未到工厂
4.1.1 销售人员在接到客户退货信息后,要求对方客户品质部出具《产品不合格通知单》并加盖对方客户品质部印章后传真至我公司,由经营副总签批后转交市场部,并通知客户尽快退货,确定退货日期后告之市场部。
4.1.2市场部根据客户《产品不合格通知单》产品型号、数量、销售单价、退货原因等各项填写《客户退货处理表》,经市场部部门经理批准后交品质部。
4.1.3在退货产品未到厂前,品质部根据客户退货原因对退货产品进行分析,并对库存同一批次产品进行复检,验证质量信息是否与客户投诉相一致,填写相应上处理意见。
4.2客户具有退货信息,货物到厂
4.2.1货物未到厂前的手续同上4.1
4.2.2客户货到后成品仓仓管员清点退货客户名称、产品型号规格及退货数量将准确信息告之市场部。
4.2.3品质部复检后将处理意见填写《客户退货处理表》内,如退货数量多,需生产配合,市场部则根据质管部意见安排生产返检,生产部在处理表中签定返检完成期限,区分退货类别,市场部根据退货类别办理良品及不良品入库手续。
4.2.4如客户退货处理偏少,进行物流费用等核算后裁决不良品就地报废不再运回,销售员提出申请后品质部确认,退货金额在1万元以下由经营副总批准,财务记账后可报废;退货金额在1万元以上由经营副总签批后,报总经理审批,审批结束后执行报废。
4.2.5以上产品退货经品质技术、生产部确认后,由经营副总/总经理签批后,财务部、成品仓及市场部各保留一份,以备查看。
4.3河南产品出货,不良品退至常州处理流程;
4.3.1客户将不良品退至常州华美,常州华美销售内勤将客户退货信息(客户名称、退货型号/规格、退货数量、退货原因等)传递至河南市场部,河南市场部根据常州提供退货信息填写《客户退货处理表》至常州华美生产计划部,由生产计划部按照4.2项进行操作执行,将最终结果传真或扫描至河南市场部,河南财务、常州财务负责对退货手续的办理。
5.0相关记录
5.1《产品不合格通知单》
5.2《客户退货处理表》
5.3《成品入库单》
5.4《不良品入库单》
(四)客户订单交付过程控制程序
1.0 目的
为保证订单交付过程始终处于监控状况,各环节紧密结合,事事跟踪,层层反馈,保证各客户订单按期、按量、按质交付。
2.0 范围
适用于河南华美、常州华美订单交付过程各实施部门。
3.0 职责
销售部:
河南华美及常州华美销售部负责各客户的接单及客户维护。
市场部:
市场部仓库负责每日将原料库存表,成品库存表,准确及时的发给市场部;负责根据客户订单信息参与各类订单评审、原片及辅助材料采购、物料跟踪、编制主生产计划,物料需求计划,成品出货计划,负责计划跟踪、车辆安排、货物发出及发货过程跟踪至客户。
品质部:
负责原片及辅助材料的来料检验,各订单生产过程的品质状态监控,最终成品检验控制。
生产部:
负责按照生产计划单执行出货标准、交货期、交货数量加工生产,满足客户订单要求。
4.0程序
4.1订单信息输入
各区销售人员根据客户需求信息转化为《订购合同》,双方确认盖章信息传递市场部。
4.2原片、辅助材料采购
4.2.1河南华美购买原片、辅助材料、河南华美生产、出货流程:
a:
市场部根据客户《订购合同》需求信息、包装要求及交期要求,结合工厂原片、辅助包装材料、半成品及成品库存情况进行订单信息汇总,经合同评审后制定原片、辅助包装材料采购计划(通用产品型号物料
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