办公环境管理办法.docx
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办公环境管理办法.docx
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办公环境管理办法
内部资料(注意保密,不得外传)
物业公司
质量管理体系管理制度文件
办公环境管理办法
文件编号:
**WY-BG-ZY02
版本:
A/0
编制:
日期:
审核:
日期:
审批:
日期:
主导部门:
综合部
控制状态:
□受控□非受控
发布日期:
20年月日实施日期:
20年月日
1目的……………………………………………………………………………………………1
2适用范围………………………………………………………………………………………1
3职责……………………………………………………………………………………………1
4办公环境管理…………………………………………………………………………………1
4.1管理要求………………………………………………………………………………1
4.2办公环境检查…………………………………………………………………………2
5附则……………………………………………………………………………………………3
6相关文件………………………………………………………………………………………3
7记录……………………………………………………………………………………………3
1目的
为加强公司办公环境的规范管理,合理使用办公设备设施,营造良好的工作环境,保持良好的工作秩序,树立公司良好的对外形象,同时为员工提供安全、整洁、舒适的工作环境,确保员工身心健康,提高工作效率与工作质量,特制定本办法。
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2适用范围
本办法适用于物业公司所有办公场所的管理。
3职责
1)物业公司综合部负责公司办公环境的管理与监督,负责组织相关人员进行定期检查,对检查中发现的问题,将对相关部门、责任人进行相应处罚;
2)各部门负责人负责本部门办公环境的管理和监督;
3)公司全体员工要自觉严格遵守本办法,必须维护个人的办公环境及公共区域的环境卫生。
4办公环境管理
4.1管理要求
1)员工要自觉维护安静、和谐、有序的办公环境。
办公区域内交谈须轻声细语,不准大声喧哗、聊天,办公时间内不准做无关工作的事,上班时间严禁上网聊天、电脑游戏、听音乐或看与工作无关的网页、书籍、报刊。
办公时间应坚守工作岗位,需暂时离开时应与直接主管说明,严禁离岗、串岗;
2)各部门要搞好办公区域内的卫生清扫工作,要保持桌面、地面及各种办公用品整洁。
办公桌椅及桌上的办公用品摆放整齐、有序、合理,桌椅随时保持清洁、无尘土、无破损、非办公时间,办公桌上除茶杯、笔筒、资料夹、电话、台历外,请勿摆放其他物品。
下班或出外办事,要清理好自己的桌面,并将椅子归位后离开;
3)保安岗亭、监控中心、各类设备房等场所各种记录表格、警用物资、工器具等物品要摆放整齐、有序、合理,桌、椅等随时保持清洁、无尘土、无破损,保安宿舍铺放整齐,保持洁净;
4)保洁办公室各种清洁工具、清洁设施、物品等擦拭干净、摆放整齐;
5)维修办公现场要求各种办公设施、维修工具保持整洁、摆放整齐有序,各种设备间内设施设备清洁无明显灰尘,操作标志及铭牌清晰;
6)加强档案柜、档案室的安全防范工作,严格做好涉密文件的管理,切实做好保密工作。
上墙的制度要做到规格统一、材料统一、整体美观墙上不得悬挂衣、帽,不得粘贴电话表、画报等非工作宣传品。
要求书橱、书柜内各类书籍、资料分类摆放整齐,便于检查,橱顶无乱堆乱放现象报纸摆放整齐有序,无尘土;
7)各部门对所有来访人员要热情接待,维护公司形象。
招待来公司参观、访问的客人及办事人员,要热情大方、彬彬有礼。
接待来访、业务洽谈要在指定地点进行。
未经允许不得在办公区域内进行娱乐活动或接待私人访客。
禁止外来人员随意操作办公室电脑、使用办公电话、翻阅文件资料等,干扰他人办公;
8)除特殊情况外,各办公室非办公期间不得住人或留宿外来人员。
办公室内不得存有大量的现金或贵重物品,以免造成不必要的损失;
9)办公区内禁止吸烟、就餐。
员工要养成良好的卫生习惯,自觉维护环境卫生,不随地吐痰,不乱扔烟头、杂物,垃圾及废纸应按规定放入废纸篓内,不得随地抛弃;
10)电脑、打印机等办公设备,保养良好,表面无尘土,污垢,墙壁无灰尘,墙上不乱挂物品。
禁止擅自外借设施设备等任何物品,未经许可不得移动资产既定位置,若需移动应向主管部门申请,并由专业部门的人员进行移动。
办公室内不得擅自添置用于取暖、煮饭等生活用电器;
11)节约办公费用,养成良好的节约习惯;对于作废的复印件或打印件应盖作废章或划“X”后将其作为草稿或便条用,不重要的资料也可用作废纸张进行复印;
12)有条件的办公区域在预报温度低于10℃或高于26℃时,可打开空调制热或制冷,以达到室温要求,空调运行期间禁止开窗。
为做到节能降耗,所有办公区域空调夏季温度设置不得低于26℃,冬季室内温度设置不得高于18℃;
13)各部门要保证电话线、电源线、网线安装符合要求,安装牢固做到横平竖直、整体美观。
员工要做到人走关停所有设备电源,不得损坏办公场所的设备设施,若有遗失或损坏,将予以赔偿;
14)办公环境及各类标识的设置应符合公司要求。
4.2办公环境检查
1)物业公司办公室每月应对公司的办公环境管理进行检查,并不定期的进行随机性抽查;
2)各部门每月组织一次本部门办公环境检查,综合部负责监督;
3)各部门检查人员应如实填写《办公环境检查情况记录》,发生问题及时处理,并跟踪整改效果;
4)违反《办公环境管理办法》者,按照《奖惩管理办法》有关规定进行处罚。
5附则
1)本办法由综合部负责解释、修订;
2)本办法自发布之日起开始执行。
6相关文件
《员工行为规范》
《奖惩管理办法》
7记录
**WY-BG-R09办公环境检查记录
文件修(制)订记录
修订单号
版本
更改
编制
审核
批准
生效日期
首次发布
A
0
办公环境检查记录
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