水利基本建设项目工程档案资料管理规定.docx
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水利基本建设项目工程档案资料管理规定
水利基本建设项目(工程)档案资料管理规定
文水办[1997]275号
第一章 总则
第一条 为了切实抓好水利基本建设项目(工程)档案资料(以下简称水利工程档案)管理工作,充分发挥档案资料在水利工程建设、管理、运行、维护、改建、扩建等工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》及有关规定,结合水利基本建设项目(工程)的具体情况,制定本规定。
第二条 水利工程档案工作是水利基本建设工作的重要组成部份,必须将其纳入基本建设项目管理工作的全过程,按统一领导、分级管理的原则,建立相应机构或配专人做好这一工作。
第三条 水利工程档案是水利科技档案的重要组成部分,是专业技术人员劳动智慧的结晶,它产生于整个水利基本建设全过程,包括从项目提出、可行性研究、设计、决策、招(投)标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行(使用)等过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。
第四条 本规定适用于所有大、中、小型水利基本建设项目(工程),同时也适用于各单位办公楼、宿舍楼等小型基本建设项目与改建、扩建和技术改造项目。
第二章 档案资料的管理
第五条 各级基建部门应积极配合档案管理部门,认真履行监督、检查和指导职责,共同抓好本单位和本系统的水利工程档案工作。
第六条 水利工程档案工作的进程要与工程建设进程同步。
即所有基本建设项目,从立项时,就应开始进行文件材料的收集、积累和整理工作;签订勘测、设计、施工、监理等协议(合同)时,要对水利工程档案(包括竣工图)的质量、份数和移交工作提出明确要求;检查工程进度与施工质量时,要同时检查水利工程档案的收集、整理情况;进行单元与分部工程质量等级评定和工程验收(包括单位工程与阶段和竣工验收)时,要同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量,并在验收后,及时整理归档。
整个项目的归档工作,应在竣工验收后三个月内完成(项目尾工的归档工作,应在尾工完成后的一个月内完成)。
第七条 水利基本建设项目(工程)在各阶段工程质量评定和竣工时,水利工程档案(特别是竣工图)达不到规定要求的,不能算完成施工任务,不得进行鉴定验收;
在规定期限内未完成归档任务的基本建设项目,不得评为优质工程。
第八条 水利工程档案的整理质量,应是衡量工程(项目)勘测、设计、研究、施工、监理等工作质量的重要内容。
因此有关单位在未完成归档工作(办理移交手续)前,建设单位不得返还其扣留的工程(项目)质量保证金。
对于归档质量优良的有关单位或责任人,建设单位可予以适当的奖励。
第九条 工程技术人员应将本职工作中形成的有关工程的各种材料按档案部门的要求进行收订、整理和立卷。
各单位应加强对此工作的督促检查。
未完成归档任务的,不算完成工作任务,更不能申报有关奖励(项目)。
工作调动前必须交清有关档案资料(对于可告一段落的项目,还应按要求完成有关材料的立卷归档工作),否则,不能调动工作。
第十条 各有关单位(包括建设、管理、监理、施工、勘察设计等单位和工程现场指挥机构,以下同)必须有一位负责人分管档案工作。
建设单位要对水利工程档案负全责,其他有关单位也要各负其责。
大、中型建设项目,特别是国家和省、部级的重点工程,建设单位在建设初期就必须设立档案室,落实档案专职人员,负责集中统一管理有关工程建设的全部档案资料,并对有关业务部门档案资料的整理工作进行指导;管理单位也应在组建初期建立健全档案工作,为接收工程档案资料创造条件。
第十一条 兴建国家重点水利基本建设项目时,均应设计建设与工作任务相适应的、符合要求的专用档案资料库房(具体标准可参见《档案馆建筑设计规范》),并为档案保管与利用配置必要的装具和设备;其他水利基本建设项目,也应为档案工作解决所需的库房、装具和设备。
其费用可分别列入工程总概算的管理房屋建筑工程项目类和生产准备费中。
第十二条 各有关单位,要采取有效措施强化档案部门参加设备开箱工作,特别要做好引进技术、设备资料和图氏的收集与整理工作。
对于通过其他途径获得的与引进技术、设备有关的档案资料也应及时移交给档案资料部门统一管理,以确保有关文件材料的完整与安全。
第十三条 建立水利工程档案管理登记制度,所有项目的建设与管理单位均应按期向上级主管单位的档案部门报送《建设项目档案资料管理情况登记表》(具体要求详见附件1)。
第十四条 档案资料部门在加强收集工作的同时,要大力开展编研工作,完善提供利用手段与措施,努力提高管理水平,积极为生产一线提供服务,以充分发挥档案资料的作用。
对于不能或暂不能公开的档案资料,应按有关单位提出的利用范围,做好保密工作;对已超过保管期限的水利工程档案,应按《水利部科学技术档案管理暂行规定》进行鉴定、销毁。
第三章 工程档案资料的整理、汇总与移交
第十五条 水利工程档案必须完整、准确、系统,并做到字迹清楚、图面整洁、装订整齐、签字手续完备,图片、照片等还要附以有关情况说明,所有归档材料不得使用圆珠笔、铅笔和红墨水等易褪色材料书写(包括拟写、修改、补充、注释或签名)。
第十六条 水利基本建设前期工作(如勘测、设计、科研等)产生的档案资料,除依据合同必须向委托或建设单位提供的材料和有关成果外,其余部分均应向产生单位的档案部门归档。
第十七条 竣工图是工程的实际反映,是水利工程档案的重要组成部分,必须做到图物相符。
施工单位一定要在施工过程中,认真做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证,整理好变更文件(单独立卷),按规定及时编制好竣工图。
所有竣工图必须由施工单位的图标上方加盖竣工图章(竣工图章的内容与规格详见附件2),并履行签字手续后,才能作为竣工图保存。
竣工图的编制形式和深度可按以下情况区别对待:
1、凡按图施工,没有变动的,可利用原施工图作为竣工图。
2、凡在施工中,虽有一般性设计变更,但能在原施工图上修改、补充的,可由施工单位在原施工图(必须是新兰图)上注明修改部分与修改依据和施工说明后,作为竣工图。
3、凡结构改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其他重大变更,原施工图不能代替或利用的,必须重新绘制竣工图。
第十八条反映建设项目过程的图片、照片(包括底片)、录音、录像等声像材料,是水利工程档案的重要内容,应按其种类分别整理、立卷,并应对每个画面附以比较详细的语言或文字说明。
有关单位特别是施工单位从施工初期就应指定专人负责,认真做好记录并随时加以整理、注释。
大中型建设项目,特别是重点工程的重大事件、事故,必须有完整的文字和声像材料,否则不予验收。
第十九条 水利工程档案的移交应履行签字手续,并按以下原则进行:
1、基本建设项目实行总承包的,各分包单位应负责收集、整理分包范围内的档案资料,然后交总包单位汇总、整理,再统一向建设单位与工程管理单位移交;
2、基本建设项目由建设单位分别向几个单位发包的,各承包单位应负责收集、整理所包工程的档案资料,并由建设单位汇总,或由建设单位委托一个承包单位负责汇总、整理后,再向建设单位和工程管理单位移交。
3、基本建设项目实行监理制度的,由各有关单位按以上原则汇总、整理后交监理部门审查,经审查合格后的案卷,再向建设单位和工程管理单位移交。
第二十条 竣工图一般不得少于三套:
一套交工程管理单位档案部门,一套交管理单位负责运行维护的业务部门;一套交工程建设单位档案部门(当建设单位就是管理单位时,可少交一套);凡关系到全国性或某些城市规划的重要项目,还需按国家档案局的规定,增交一套给有关档案馆。
集资或合资兴建的项目,可由建设单位根据实际情况增加竣工图的份数。
第四章 归档范围和保管期限表
第二十一条 水利基本建设项目(工程)文件材料的归档范围与保管期限,应严格执行《水利基本建设项目(工程)文件材料归档范围和保管期限表》(附件3)。
表中如规定需由若干单位保存的文件材料,只有一份时,则由工程(项目)的产权单位保存原件(多家产权的,由投资多的一方保存原件),其他单位保存复印件。
第二十二条 有特殊要求的建设项目,在正式开工前,建设单位可参照附件3,根据工程特点、规模和工程全过程将要产生的文件材料,规定出比较详细的归档范围和保管期限表,直接印发给工程各有关单位,同时抄送给主管机关的档案部门。
第五章 水利工程档案的竣工验收
第二十三条 水利工程档案的竣工验收(包括初步验收,以下同),应在基本建设项目验收委员会(或验收小组,以下同)的领导下,与工程(项目)验收同步或提前进行。
第二十四条 各级水利部门在组织水利工程竣工验收时,要通知相应的档案管理部门作为验收委员会成员参加验收工作。
国家重点工程由国家档案局和水利部档案部门参加;部属重点工程由水利部和有关流域机构的档案部门参加;水利部投资比例较大的省属重点工程由水利部或有关流域机构和省级水利厅(局)的档案部门参加;其他的省属重点工程由省档案局和各省级水利厅(局)的档案管理部门参加;一般的地方水利工程由有关地、市、县档案局和水利局的档案部门参加;小型水利工程等其他项目则由项目建成后的产权单位的档案部门参加。
第二十五条 工程(项目)竣工验收前,建设单位应组织施工、设计、监理、管理等单位的项目负责人、工程技术人员和档案管理人员,依据本规定对水利工程档案的收集、整理、归档等工作,特别是竣工图的编制与整理情况,进行一次彻底的检查,并写出自检报告(具体内容参见本规定第二十八条),在申请工程(项目)验收时,一并报送给验收主管单位,并抄送验收主管单位的档案部门。
第二十六条 工程(项目)竣工验收时,应由参加验收的档案人员和建设、监理、管理、施工等单位的档案人员与工程技术人员组成档案资料验收组。
大、中型建设
项目要在验收工作结束时写出验收专题报告(此报告应作为工程竣工验收鉴定书的附件,并将主要内容反映到鉴定书中);一般工程也应在工程竣工验收鉴定书中反映出有关档案资料的情况与评价意见。
第二十七条 档案资料验收组,应通过听汇报(工程建设与档案资料管理概况和竣工档案资料自检报告)、参观工程建设现场(了解工程结构及生产流程)、抽查有
关档案资料(重点抽查竣工图的质量)等多种方式进行档案资料的检查验收。
其中抽查工程档案资料的比例:
有关文字材料不得少于案卷总数的10%;竣工图不得少于总张数的15%.第二十八条 档案资料验收组的验收报告应包括以下内容:
1、档案资料工作概况:
档案资料工作管理体制(包括机构、人员等)和档案保管条件(包括库房、设备等)及有关档案资料的形成、积累、整理(立卷)情况,其中包括项目单位、单项工程数和产生档案资料总数(卷、册、张)。
2、竣工图的编制情况与质量。
3、档案资料的移交情况,并注明已移交的卷(册)数、图纸张数等有关数字。
4、对档案资料完整、准确、系统性的评价及档案资料在施工、试运行和管理工作中发挥作用的情况。
5、档案资料工作中存在的问题、解决措施及对整个工程建设项目验收产生的影响。
水利部
竣工验收主持单位:
1、中央投资和管理的项目,由水利部或水利部授权流域管理机构主持;
2、中央投资、地方管理的项目,由水利部或流域管理机构或省一级水行政主管部门共同主持,原则上由水利部或流域管理机构代表担任验收主任;
3、中央和地方合资建设项目,由水利部或流域管理机构主持;
4、地方投资和管理的项目,由地方政府和流域管理机构主持;
5、地方和地方合资建设项目,由各方共同主持,原则上由主投资方担任验收主任;
6、多种渠道集资兴建的甲类项目,由当地水行政主管部门主持;乙类项目由主投资方主持,水行政主管部门代表参与;大型项目由验收主持单位报省级水行政主管部门批准;
7、国家重点工程按国家有关规定执行。
水利工程建设程序:
一般按项目建议书、可行性研究报告、初步设计、施工准备、建设实施、生产准备、竣工验收、后评价8个阶段。
项目建议书、可行性研究报告、初步设计称为工程前期工作、施工准备、建设实施、生产准备、竣工验收称为建设期工作、后评价称为后期工作。
单位工程质量评定标准:
合格:
所有分部工程全部合格;中间产品质量及原材料质量全部合格,金属结构、闭起机制造和机电产品质量合格;外观质量得分率达70%以上。
优良:
所有分部工程全部合格,其中50%及以上优良,主要分部工程优良,未发生重大质量事故;中间产品质量及原材料质量全部合格,金属结构、闭起机制造和机电产品质量合格;外观质量得分率达85%以上,施工质量检验资料齐全。
附件1:
建设项目档案资料管理情况登记表
项目名称
建设单位
管理单位
主要设计单位
主要监理单位
批准概算投资
万元
计划工期:
年 月至 年 月
项目档案资料管理情况(建设单位/管理单位)
档案资料管理部门
负责人
隶属部门
联系地址
电 话
邮 编
库房面积
米2/ 米2
档案工作其它用房面积
米2/ 米2
设 备
档案柜架
(套或组)
计算机
(台)
复印机
(台)
空调机
(个)
其它设备
/
/
/
/
/
现有档案资料数量
档案正本数(卷或册)
资料数(卷、册)
图纸数
建设单位负责人:
(公章)
年 月 日
管理单位负责人:
(公章)
年 月 日
注:
此表应于项目开工6个月内报送上级主管单位的档案部门。
所有未验收的项目,每年12月30日前均需再次填报。
水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表
序号
归档文件
保管期限
项目法人
运行管理单位
流域机构档案馆
1
工程建设前期工作文件材料
1.1
勘测设计任务书、报批文件及审批文件
永久
永久
1.2
规划报告书、附件、附图、报批文件及审批文件
永久
永久
1.3
项目建议书、附件、附图、报批文件及审批文件
永久
永久
1.4
可行性研究报告书、附件、附图、报批文件及审批文件
永久
永久
1.5
初步设计报告书、附件、附图、报批文件及审批文件
永久
永久
1.6
各阶段的环境影响、水土保持、水资源评价等专项报告及批复文件
永久
永久
1.7
各阶段的评估报告
永久
永久
1.8
各阶段的鉴定、实验等专题报告
永久
永久
1.9
招标设计文件
永久
永久
1.10
技术设计文件
永久
永久
1.11
施工图设计文件
长期
长期
2
工程建设管理文件材料
2.1
工程建设管理有关规章制度、办法
永久
永久
2.2
开工报告及审批文件
永久
永久
2.3
重要协调会议与有关专业会议的文件及相关材料
永久
永久
2.4
工程建设大事记
永久
永久
永久
2.5
重大事件、事故声像材料
长期
长期
2.6
有关工程建设管理及移民工作的各种合同、协议书
长期
长期
2.7
合同谈判记录、纪要
长期
长期
2.8
合同变更文件
长期
长期
2.9
索赔与反索赔材料
长期
2.10
工程建设管理涉及到的有关法律事务往来文件
长期
长期
2.11
移民征地申请、批准文件及红线图(包括土地使用证)、行政区域图、坐标图
永久
永久
2.12
移民拆迁规划、安置、补偿及实施方案和相关的批准文件
永久
永久
2.13
各种专业会议记录
长期
*长期
2.14
专业会议纪要
永久
*永久
*永久
2.15
有关领导的重要批示
永久
永久
2.16
有关工程建设计划、实施计划和调整计划
长期
2.17
重大设计变更及审批文件
永久
永久
永久
2.18
有关质量及安全生产事故处理文件材料
长期
长期
2.19
有关招标技术设计、施工图设计及其审查文件材料
长期
长期
2.20
有关投资、进度、质量、安全、合同等控制文件材料
长期
2.21
招标文件、招标修改文件、招标补遗及答疑文件
长期
2.22
投标书、资质资料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件
永久
2.23
开标、评标会议文件及中标通知书
长期
2.24
环保、档案、防疫、消防、人防、水土保持等专项验收的请示、批复文件
永久
永久
2.25
工程建设不同阶段产生的有关工程启用、移交的各种文件材料
永久
永久
*永久
2.26
出国考察报告及外国技术人员提供的有关文件材料
永久
2.27
项目法人在工程建设管理方面与有关单位(含外商)的重要来往函电
永久
3
施工文件材料
3.1
工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
长期
3.2
施工计划、技术、工艺、安全措施等施工组织设计报批及审核文件
长期
长期
3.3
建筑原材料出厂证明、质量鉴定、复验单及试验报告
长期
长期
3.4
设备材料、零部件的出厂证明(合格证)、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等
长期
3.5
设计变更通知、工程更改洽商单等
永久
永久
永久
3.6
施工定位(水准点、导线点、基准点、控制点等)测量、复核记录
永久
永久
3.7
施工放样记录及有关材料
永久
永久
3.8
地质勘探和土(岩)试验报告
永久
长期
3.9
基础处理、基础工程施工、桩基工程、地基验槽记录
永久
永久
3.10
设备及管线焊接试验记录、报告,施工检验、探伤记录
永久
长期
3.11
工程或设备与设施强度、密闭性试验记录、报告
长期
长期
3.12
隐蔽工程验收记录
永久
长期
3.13
记载工程或设备变化状态(测试、沉降、位移、变形等)的各种监测记录,
永久
长期
3.14
各类设备、电气、仪表的施工安装记录,质量检查、检验、评定材料
长期
长期
3.15
网络、系统、管线等设备、设施的试运行、调试、测试、试验记录与报告
长期
长期
3.16
管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录、报告
长期
长期
3.17
管线标高、位置、坡度测量记录
长期
长期
3.18
绝缘、接地电阻等性能测试、校核记录
永久
长期
3.19
材料、设备明细表及检验、交接记录
长期
长期
3.20
电器装置操作、联动实验记录、
短期
长期
3.21
工程质量检查自评材料
永久
长期
3.22
施工技术总结,施工预、决算
长期
长期
3.23
事故及缺陷处理报告等相关材料
长期
长期
3.24
各阶段检查、验收报告和结论及相关文件材料
永久
永久
*永久
3.25
设备及管线施工中间交工验收记录及相关材料
永久
长期
3.26
竣工图(含工程基础地质素描图)
永久
永久
永久
3.27
反映工程建设原貌及建设过程中重要阶段或事件的声像材料
永久
永久
永久
3.28
施工大事记
长期
长期
3.29
施工记录及施工日记
长期
4
监理文件材料
4.1
监理合同协议,监理大纲,监理规划、细则、采购方案、监造计划及批复文件
长期
4.2
设备材料审核文件
长期
4.3
施工进度、延长工期、索赔及付款报审材料
长期
4.4
开(停、复、返)工令、许可证等
长期
4.5
监理通知,协调会审纪要,监理工程师指令、指示,来往信函
长期
4.6
工程材料监理检查、复检、实验记录、报告
长期
4.7
监理日志、监理周(月、季、年)报、备忘录
长期
4.8
各项控制、测量成果及复核文件
长期
4.9
质量检测、抽查记录
长期
4.10
施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故等报告
长期
长期
4.11
工程进度计划实施的分析、统计文件
长期
4.12
变更价格审查、支付审批、索赔处理文件
长期
4.13
单元工程检查及开工(开仓)签证,工程分部分项质量认证、评估
长期
4.14
主要材料及工程投资计划、完成报表
长期
4.15
设备采购市场调查、考察报告
长期
4.16
设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验、分包单位资格报审表
长期
4.17
原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告
长期
4.18
会议纪要
长期
长期
4.19
监理工程师通知单、监理工作联系单
长期
4.20
有关设备质量事故处理及索赔文件
长期
4.21
设备验收、交接文件,支付证书和设备制造结算审核文件
长期
长期
4.22
设备采购、监造工作总结
长期
长期
4.23
监理工作声像材料
长期
长期
4.24
其他有关的重要来往文件
长期
长期
5
工艺、设备材料(含国外引进设备材料)文件材料
5.1
工艺说明、规程、路线、试验、技术总结
长期
5.2
产品检验、包装、工装图、检测记录
长期
5.3
采购工作中有关询价、报价、招投标、考察、购买合同等文件材料
长期
5.4
设备、材料报关(商检、海关)、商业发票等材料
永久
5.5
设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件
长期
5.6
设备、材料出厂质量合格证明、装箱单、工具单,备品备件单等
短期
5.7
设备、材料开箱检验记录及索赔文件等材料
永久
5.8
设备、材料的防腐、保护措施等文件材料
短期
5.9
设备图纸、使用说明书、零部件目录
长期
5.10
设备测试、验收记录
长期
5.11
设备安装调试记录、测定数据、性能鉴定
长期
6
科研项目文件材料
6.1
开题报告、任务书、批准书
永久
6.2
协议书、委托书、合同
永久
6.3
研究方案、计划、调查研究报告
永久
6.4
试验记录、图表、照片
永久
6.5
实验分析、计算、整理数据
永久
6.6
实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书
永久
6.7
实验装置操作规程、安全措施、事故分析
长期
6.8
阶段报告、科研报告、技术鉴定
永久
6.9
成果申报、鉴定、审批及推广应用材料
永久
6.10
考察报告
永久
7
生产技术准备、试生产文件材料
7.1
技术准备计划
长期
7.
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- 关 键 词:
- 水利 基本建设项目 工程 档案资料 管理 规定