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销售与收款管理守则1doc
销售与收款管理制度1
销售与收款管理制度
第一章总则
第一条为规范公司的销售与收款业务,加强内部管理,防范经营风险,依据《中华人民共和国会计法》、《内部会计控制基本规范》等相关法律法规,制定本公司销售与收款管理制度。
第二条建立公司销售与收款管理制度应达到以下基本目标:
(一)建立健全相关的内部控制组织结构,形成科学的决策机制、执行机制和监督机制,确保经营管理目标的实现;
(二)建立行之有效的风险控制系统,强化风险管理,确保各项业务活动的健康运行;
(三)堵塞漏洞、消除隐患,防止并及时发现和纠正各种欺诈、舞弊行为,保护财产的安全完整;
(四)确保国家有关法律法规和公司内部规章制度的贯彻执行。
第三条公司销售与收款内部控制坚持如下原则:
(一)关键点控制原则:
针对业务处理过程中的关键控制点,将内部控制落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节;
(二)符合国家有关法律法规和本公司的实际情况,全体员工必须遵照执行,任何部门和个人都不得拥有超越内部控制的权力;
(三)保证公司内部机构、岗位及其职责权限的合理设置和分工,坚持不相容职务相互分离,确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督;
(四)成本效益原则:
公司在设置各个控制点时应合理考虑所得到的收益应大于控制成本的基本要求,如果无法确认控制点所带来的收益,则应考虑满足既定控制前提下,使控制成本最小。
第四条销售与收款内部控制制度包括销售部门、财务部门、保管部门及其它销售与收款业务的参与人。
第五条销售与收款业务程序的主要环节包括报价、信用调查、接受订单、核准付款条件、填制销货通知、发出商品、开具发票、核准销售折扣、核定销售折让或退货条件并办理退款或接受退货、收取货款以及各环节的账务处理等。
第二章标准销售作业程序
第一节接单
第六条订单的接收、递送
(一)业务员接到到客户订单后应对订单进行合规性审阅,对拟接收的订单报贸易区经理进行审批。
(二)贸易区经理对订单的客户的重要性及产品的趋势进行预估,确定是否接单,公司鼓励重点客户及重点产品的订单的接收,对不接收的订单返还业务员。
对拟接收的订单转公司价格主管进行价格商谈,由价格主管根据授权内进行报价,若双方无法在授权范围内确定,则返还业务员取消订单,若客户非常重要(按客户的年采购磁芯的金额、行业内的影响力、产品发展趋势等),对客户拟接受的最高价格报磁业公司主要负责人进行裁决。
同时贸易区经理对客户进行评审,确定是否是新客户,对新客户同时转交磁业公司财务部进行信用评估,由磁业公司财务部通知业务员进行财务调查资料的收集,并确定信用额度。
(三)磁业公司财务部会同营销管理部、报价主管以每年年初制订公司分客户、产品的价目表,报控股股份公司财务管理中心审核,磁业公司主要负责人批准后执行。
对年内价格调整,若调低价目表报则按年初确定价目表的程序进行审批。
若年内新生产的产品定价,按制定价目表的程序进行,但不需报控股股份公司财务管理中心审核。
(四)对同一客户相同产品以前已有接单的,也应按程序报经价格主管审批。
(五)对订单无注明销售单价的,并也没有经价格主管审核确定的,则确定为无效的订单。
第七条交期的确定
(一)已接受的订单报公司营销管理部,由营销管理部按日按分客户、分品种进行汇总,次日上午报物流部进行计划分解,确定交期,返还营销管理部,由营销管理部书面通知客户进行确认。
(二)对客户不能确认交期的由营销管理部与物流部进行沟通,并返还客户,直至双方确认,若双方无法达成一致的,则取消订单。
第八条库存商品的销售
价格主管应对客户订单产品进行审核,若可确定为是公司库存产品清库销售的,可在价目表下限下浮5%以内审批,取得客户确认后通知营销管理部,由营销管理部通知物流部安排运输。
对清库金额较大,价格比价目表下限下浮5%以上时报磁业公司主要负责人批准。
第二节发货、开票一般规定
第九条商品的发运
(一)营销管理部随时跟踪公司生产进度和入库情况,对已入仓的产品通知物流部组织运输,由物流部按送货地安排运输。
(二)仓库根据发货通知单发货,并填制出库单,随运输公司送达到客户,运输公司凭客户的回签订与公司结算运费。
(三)仓库出库单一联交财务管理中心用于登记发出商品明细账。
(四)发货通知单、出库单应注明产品型号、材质、计量单位、数量、单价、总金额等信息。
第十条发票的开具:
(一)发票开具的种类有内销发和外销发票,内销发由财务管理中心发票管理员负责,外销发由单证部门负责。
(二)内销发票的开具,发票管理员根据与客户及业务员的对账,确认使用的数量及单价开具普通发票和增增值税发并邮寄给客户。
内销发票开具时应核查:
1.客户确认的产品型号、数量与发出商品明细账是否相符,若不符应查明原因,应向业务员提出调整办法,并业务申报并审核后调整发出商品明细账后方可开具发票;
2.客户确认的单价是否与出仓单上所注明的单价相符,若不符应向业务员提出应补办价格确认程序后方可开具发票。
(二)外销发票的开具,单证部门应根据业务员的发货通知单安排船运、订仓等,并通知仓库进行发货,开具外销发票,办理报关出口,将发票及时传递至财务管理中心。
第十一条账务登记
财务管理中心凭发票,进行发出商品明细账和应收账款、销售明细账的登记。
第三节收款业务
第十二条资金回收计划
(一)财务管理中心应在每月的月初根据每个客户的结算期及发货使用时间制订当月的资金回收计划,报经批准后分发给每个贸易区及业务员。
第十三条现金收入日报表
(一)财务管理中心资金管理部应每日根据银行的收款记录编制现金收入日报表,现金收入包括应收票据、汇票、本票、电汇、现金等,对于无法对应销售单位的现金收入进行确认,应在未确认客户栏进行反映。
(二)现金收入日报表应于当天下班前交至营销管理部,由营销管理部下发给磁业公司主要负责人及各贸易区。
第十四条账目核对
(一)财务管理中心月未结账后应编制应收账款及发出商品分客户的明细账及应收账款账龄分析表,交营销管理部,由营销管理部下发给磁业公司主要负责人及各贸易区。
(二)各业务员收到应收账款及发出商品明细表后应与业务员的台账进行核对,对于有差异的应提出差异原因说明表,财务管理中心收到差异原因说明表后应在一个星期内组织人员进行核对,并根据核查结果提出处理方案。
(三)财务管理中心应组织一年不少于二次的与客户函证对账工作,函证内容包括应收账款余额、发出商品明细数量及单价、金额。
业务员负责函证的回函,财务管理中心对回函的函证进行归类分析,对存在较大差异的应组织人员与客户进行实地对账,差异不大的应责成业务员进行与客户的对账,并将对账的结果反馈到财务管理中心,由财务管理中心提处置方案,报经报准后进行账务处理。
(四)每年年度终了,财务管理中心应对应收账款的可收回性进行分析,对于无法收回的应收账款,且账龄在三年以上的,应组织营销管理部进行确认是否为
第四节寄售业务
第十五条公司原则上控制客户采用寄售模式进行销售,若客户提出必须进行寄售模式销售,业务员提出申请,报经磁业公司主要负责人批准后方可与客户签订寄售合约。
第十六条寄售模式下的业务处理
发货与一般贸易销售相同,主要是对寄存在客户未使用的所有权归公司的商品必须进行账实核查,由专人负责寄售客户的发出商品明细账与客户寄存实物的核对,至少每月核对一次,对发现的差异及时查清原因并进行处理。
第三章销售异常业务作业程序
第十七条销售异常业务类型
销售异常业务包括退货、折让、调货、贴现、扣款等。
第十八条退货业务的处理
(一)对客户提出的退货通知单,业务员应及时提交给营销管理部进行审批,确定是否退货。
(二)对经批准同意退货的商品没有开具过发票的退货,由营销管理部通知物流部安排运输公司进行运回公司,对运回公司的退货商品由仓库管理员进行清点验收入库,并开具红字出库单,并传递至财务管理中心进行发出商品的账务处理。
若仓库管理员在清点过程中发现退货数量与退货清单不相符的,应反馈给业务员,由业务员与客户进行协调,并根据协调结果进行账务处理。
(三)对经批准同意退货的商品已开具过发票的退货,由营销管理部通知物流部安排运输公司进行运回公司,对运回公司的退货商品由仓库管理员进行清点验收入库,并开具红字出库单,并传递至财务管理中心进行发出商品的账务处理。
财务管理中心同时根据发票是否可退回分别进行处理,若发票可退回的,要求客户将发票邮寄至公司财务管理中心进行冲账,若客户已抵扣增值税的增值税发票,则需客户提供主管税务机关出具的退货、折让证明单,用于开具红字的增值税发票,并进行账务处理。
第十九条折让业务的处理
(一)对对客户提出的折让通知单,由业务员与客户及时进行沟通,确定折让金额,确定折让金额后,业务员应及时提交给营销管理部进行审批,确定是否折让。
(二)经批准的折让通知单,由营销管理传递至财务管理中心进行账务处理。
第二十条货物调拨业务的处理
(一)业务员根据分管客户的具体情况,对已发送至一个客户而未使用的产品,若不进行调拨会影响产品的使用,经业务员提出调拨申请贸易区经理批准后,报磁业公司分管理负责人批准方可进行调拨。
(二)产品由业务员进行运输调拨,并取得调入单位和调出单位的调拨单报营销管理部备案,报财务管理中心进行账务处理,对已开票的商品严禁进行货物调拨。
第二十一条贴现业务的处理
(一)业务员提前收款,客户提出提前收款贴现时,应提出提前收款贴现申请报告,在经磁业公司负责人批准后,方可与客户签定贴现协议,若贴现率在月3%以上时必需进行特别批准。
销售与收款控制管理制度{范本}1
销售与收款控制管理制度
第一章总则
第1.01条为了加强对销售发出货物的内部控制和销售货款的管理,杜绝不规范行为的发生,确保销售业务正常运作。
根据《中华人民共和国会计法》和《内部会计控制规范—基本规范(试行)》等法律法规,结合公司实际情况,制定本制度。
第1.02条本制度适用于本公司及所属各子公司或分公司等。
第1. 03条各公司可根据本制度,结合公司自身特点,制订适合于本公司的管理制度。
第二章销售价格的制定与执行
第2.01条销售价格的制定原则:
公司每年根据产品的竞争力、市场占有率及发展状况的综合情况,在分析成本和充分了解竞争对手的基础上,遵循企业价值最大化的目标,制定各产品的销售价格。
第2. 02条销售价格的制定方法:
经营部提出价格草案,财务部和生产车间对产品的单位成本进行测算,提出意见及建议,由总经理审批后执行。
第2.03条销售价格的执行:
(一)生产车间、经营部要认真贯彻销售价格的核定标准,确保销售价格的严肃性。
(二)由于特殊需要,实际价格低于核定价的差额,若在合理范围内(一般为5%),需总经理批准后方可。
对于实际价格低于核定价的差额超出合理范围的,必须根据总经理签署的审批意见执行。
第2.04条公司确定的销售价格同样适用于关联企业间的销售行为。
第2.05条经营部负责销售价格的具体执行;财务部负责对销售价执行过程中的监督管理。
第三章销售发货、销售货款的管理与控制
第3.01条成品仓库根据坯布五联单,按公司规定价格开票(出库单),仓管员按财务开出的提货联发货,如遇特殊,经销售部业务员签名担保,亦可发货。
第3.02条公司对所有的销售货款都纳入应收帐进行管理(包括帐务的核算处理与监督)。
货款回收的责任全部由经营部承担。
第3.03条销售货款回收程序。
货款回收的有关程序均按照《销售业务流程》执行。
第3.04条销售货款回收方式。
正常的货款回收方式一般采取现金、支票(限同一交换区域)、银行汇票、银行承兑汇票、存单。
公司禁止商业承兑汇票收款。
对于非正常的货款回收方式,如涉及调解、协议、仲裁、诉讼等产生的非现金等额收回、以实物资产抵偿债务等符合债务重组条件的均按有关制度规定进行债务重组处理。
同时,必须按审批程序办理,并按考核办法或销售政策中有关明细规定对业务员进行考核。
第3.05条销售收款出库单的管理。
(一)所有业务人员必须开具“成品出库单”才能收现金(严禁以白条充抵收据),要求在两天内将“成品出库单”中的第三联——记帐联交给财务部现金出纳人员作为开具统一发票的依据。
现金出纳根据“成品出库单”收款并开具财税监制的货物销售统一发票,其中收款联由各业务员负责及时送交客户单位。
出纳人员对作废的发票,须将该张发票的所有联次粘贴在存根联下,注明“作废“字样。
(二)各车间成品仓库负责“成品出库单“的保管。
(三)“股份公司出库单”由财务部每月进行抽查,对货款迟交,
视同为挪用货款行为处理;对缺号或作废收据缺联次的,仓管员应说明原因,财务部调查核实并进行处理。
第3.06条应收帐款管理。
(一)部门职责分工:
财务部负责应收帐款的会计核算和监督管理,经营部具体实施。
(二)由财务部指派专人负责应收帐款的帐龄分析。
(三)应收帐款的核对:
1、应收帐款的全面核对每年不得少于一次,由经营部统一抄写所有业务单位的“对帐单”,交由财务部核对并加盖财务专用章,确保数据准确。
2、“对帐单”经业务员交客户单位核对后,由经营部收回进行统一整理、详细分类列表。
其中:
对余额相符,但对方无盖章签名的由相关业务员签字承担责任,并对金额较大的客户进行核对确认;对双方余额不符的交财务部,会同相关业务员进行逐户核对;对那些货款已无法收回和需要处理的交财务部,调查核实后列表上报总经理审批。
3、经过调查、核对、调整、处理达到双方余额一致,并且将注明调整记录的对帐单,统一集中于经营部,做到发出几张、收回几张,一张不缺,并装订成册、归档。
便于以后查阅。
第3.07条坏帐处理。
(一)坏帐确认程序:
1、根据业务员申请,经营部调查,并按《财务审批制度》有关规定进行报批处理。
2、根据年度一次的对帐,实地调查或诉讼、调解、仲裁等的结果,由经营部提出处理建议,并按《财务审批制度》进行集中报批处理;
(二)坏帐的收回:
坏帐处理后,并不表示公司丧失对债务人的追索权。
若债务人偿债能力恢复并有承认付款的可能性时,由经营部负责追索并处理。
第四章销售业务考核
第4.01条销售业务考核的主要对象是销售业务员。
具体分为年度销售考核和月度销售考核。
第4.02条销售业务考核标准制定。
每年年初对各业务员的年度销售目标任务予以明确,并分释到每个月作为各类销售业务考核的标准。
同时在制定销售价格时,明确各种产品的业务费结算比率。
第4.03条年度销售考核,按销售为标准,如业务员有销售货款未收回,则予以扣掉;如业务员全额收回当年度全部销售货款,按一定比率销售支付给业务员年终奖。
第4.04条月度销售考核,根据实际收到货款数,分任务内和超任务二块,并以各种产品不同的业务费比率进行结算,由财务部核算,总经理批准。
第5.05条针对销售业务员的风险控制考核。
(一)对业务员收款时间的奖罚:
每月分三期收取销售货款,每月2、12、22号为收款截止日期,对当期未收回的货款,以天数×末收回的货款按一定比率对业务员进行处罚,在当月业务费中扣除,由财务部执行,报总经理批准。
(二)对于债务重组中的损失、客户单位破产、倒闭等造成的损失,先冲减业务员的业务额,冲抵后不够部份按实际情况,经总经理批准由业务员承担一定比率的损失。
(三)因业务员玩忽职守、工作疏忽等造成因手续不全(无合同、发票未入帐等)所产生的经济损失,须由业务员承担全部损失。
(四)对客户造成的赔款,须减业务员的业务额,如因业务员责任而造成的,经总经理批准,视情由业务员承担一定比率的赔款。
(五)业务员对所经办的业务单位的应收款承担连带责任。
(六)严禁业务人员挪用或占用资金等违法行为以及其他有损公司
利益的行为。
如有发生,按销售政策的有关规定执行。
第五章附则
第5.01条本制度由公司董事会审议批准后生效。
第5.02条本制度由财务部负责解释。
第5.03条本制度自下发之日起执行。
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