酒店文件和档案管理制度.docx

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酒店文件和档案管理制度

酒店文件和档案管理制度

1目的

根据《安全生产法》、《档案法》等法律法规和酒店要求，规范酒店安全生产管理工作，保证安全生产相关文件档案，管理过程相关记录的完整性和合规性，使其在安全管理工作中发挥作用，增强事故预见性、减少和防止安全生产事故发生，不断提升酒店的安全生产管理水平。

2.适用范围

适用于酒店范围内，在安全生产管理活动中，直接形成的对酒店安全生产工作具有规范作用和保存、利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

（以下均称安全档案）

3职责

3.1行政部职责

行政部负责酒店安全档案的收集、整理，保存、管理酒店安全档案工作。

对部门、生产车间安全台帐的建立落实情况监督和指导，并定期进行检查，检查时间每季度一次。

3.2各部门、生产车间职责

负责本部门安全档案的收集、整理、保存、管理等工作。

4,安全文件的制作与识别

4.1酒店在制定安全生产文件时，必须按标准和规范格式及文件程序制定和下发各种文件。

4.2对外来文件进行标准化符合性识别，确保转发文件符合标准化要求。

4.3各种资料的收集、整理要按要求，以标准化格式进行分类、保存、管理。

对资料进行识别分析，对不符合标准化要求的资料要进行规范修改。

5.安全管理台账档案的建立

5.1台帐建立至少包括以下部分：

5.1.1安全生产责任制台账。

单位主要负责人、分管负责人、安全负责人、技术人员、安全员、部门负责人及操作层员工安全生产岗位责任制；安全管理机构设置的文件，本单位安全组织网络图，单位主要负责人、分管负责人、安全负责人、安全监督部门人员、专职安全员、兼职安全员等人员的基本信息；上下级签订的安全责任书、员工安全责任书、特种作业人员及驾驶员安全责任书（安全承诺书）。

5.1.2安全生产管理制度、操作规程台账。

对已建立的各项安全管理制度、操作规程及时进行修订，实施动态管理。

5.1.3安全生产会议台帐。

包括分析安全生产形势，通报安全生产情况，研究确定事故防范措施，部署安全生产工作，传达、学习和贯彻安全生产相关文件的情况等。

具体记载会议名称、内容、时间、地点、参加人员、主持人、会议具体事项及处理结果等。

5.1.4通知、通报台帐：

上级部门及有关部门制订和下发的安全生产方面的各类文件、通知、通报等。

5.1.5花名册台帐：

全员花名册、安全管理人员花名册、特种作业人员花名册及相关身份证明、安全资格证书复印件。

5.1.6安全生产宣传教育和培训台帐。

包括安全生产教育记录、安全生产宣传记录、安全生产培训记录。

具体记录单位负责人、安全管理人员、特种作业人员、特种设备作业人员、安全生产全员培训、新进单位员工、调整工作岗位人员安全教育及培训考核情况（安全教育培训时间、地点、培训单位、培训人、被培训人、教育培训内容、考核单位、考试时间、考试成绩、证书编号等，单位组织的考核试卷要存档。

经过安全教育的人员要有本人签名）。

安全培训教育档案应记录保存每个员工参加安全培训教育的时间、培训内容、考核成绩等情况。

5.1.7安全生产“三同时”台账。

记录新、改、扩建生产性工程项目安全设施与生产设施同时设计、同时施工、同时验收投入使用的相关情况，保存内部动态安全评价和安全性评价外部审核文件资料。

5.1.8特种设备安全技术台账。

记录特种设备使用登记证办理，设计文件，制造技术文件，安全性能监督检验证书，安装技术文件和资料，定期检验、安装监督检验报告，修理改变方案、实际修理情况及有关技术文件资料，安全附件校验、检定证书，使用维护说明，日常运行情况，有关事故及处理报告，设备停运、报废的相关申报批准文件等。

5.1.9r内车辆安全管理台账。

记录车辆名称、牌号、发动机号、行驶证、保险、年检记录等基本信息，驾驶员姓名、驾驶证及其有效期等基本信息及违章信息，车辆安全行驶、定期安全技术检测等情况。

5.1.10安全生产检查台帐。

包括日常安全生产检查记录和专项安全检查记录。

具体记录单位（包括上级来单位）安全生产检查情况（检查时间、检查内容、检查人、检查出的问题、整改措施、完成时间等）。

5.1.11安全生产隐患排查治理台帐。

包括安全生产隐患排查记录及整改情况记录。

5.1.12安全投入台账。

记录安全生产费用的依法提取和按规定使用情况，安全生产费用使用计划、安全生产投入统计表、安全生产费用台帐。

5.1.13安全事件管理台帐。

包括各类安全事件资料情况。

具体记录所发生的各类安全事件，包括火灾、爆炸、设备、生产、交通、人身和其他安全事件；按照“四不放过”原则，进行事故原因及责任分析，及吸取的教训、采取的防范措施和处理意见等。

5.1.14安全生产工作考核与奖惩台帐。

包括安全工作考核情况和奖惩情况。

具体记录各部门、各岗位安全生产责任制的考核情况，各级安全工作和安全生产考核细则，对安全事件发生单位、个人及“三违”人员进行处罚的情况，对防止和避免安全事故发生的人员和部门的奖励情况，对在安全管理中做出贡献的单位、个人表彰和奖励情况。

5.1.15消防安全管理台帐。

包括消防安全组织网络、消防演练情况、消防设施台帐、消防工作会议、消防安全检查等情况。

5.1.16危险化学品管理台帐。

记录危险化学品使用、销毁等情况。

5.1.17劳动防护用品台帐。

记录劳动防护用品采购、发放、领用，合格劳动防护用品的相关证明材料，日常防护用品使用检查等情况。

5.1.18应急管理台帐。

记录安全生产事故应急预案的编制、评审、发布、备案，应急培训，应急预案演练、修订情况等。

5.1.19关键装置重点部位台帐。

记录关键装置重点部位（重大危险源）责任人员情况，巡检情况,危险点分布平面图等。

5.1.20安全设备安装技术装备台帐。

包括安全设备维护保养检测记录，建立安全阀、安全监控装置等台帐。

5.1.21外协项目台账。

与外协项目承包商签订的安全协议；安全技术交底记录。

承包商及相关人员资格资质证明文件。

5.1.22危险作业台账。

记录危险作业审批及安全技术措施编制及落实情况。

5.1.23安全交接班台账（各相关部门）。

记录交接班时间、工艺及设备运行情况、现场卫生情况、安全注意事项等情况；记录领导现场带班及交接班情况。

5.1.24其他安全管理台账。

5.2各台账，应结合实际情况设计涵盖相关内容的制式表格，附加规范的文字材料、相关图表等，专人负责，规范管理。

5.3安全台帐分门别类，按时间顺序（以年度为界）编写相应的目录。

6.安全活动记录

安全活动记录要内容齐全，填写参加人数、参加领导、活动内容、发言情况、领导签字等。

安全活动内容包括学习安全文件、通报、安全规章制度;学习安全技术知识、劳动卫生知识；结合事故案例，讨论分析典型事故，总结吸取事故教训；开展事故预防和岗位练兵，组织各种安全技术表演；检查安全规章制度执行情况和消除事故隐患等。

各层级的安全活动记录应能相互对应。

7.安全档案管理

7.1行政部对安全生产文件和档案具有依法管理、保护、使用的义务和权利。

任何个人不得将安全生产文件档案据为已有或拒绝归档。

7.2凡是酒店在生产及业务活动中形成的有保存价值的安全关联性文件材料都应按规定收集齐全，整理归档。

7.3安全生产文件档案必须专人负责管理和保存。

借阅、查询各种资料、文件时，要建立借阅、查询登记表。

文件、资料要整理规范，保存有序，管理到位，查找便捷。

7.4要妥善保护文件档案资料，不得随意外借；查询文件时不得在文件上做任何标记，不得损坏。

7.5要做好防火、防潮、防盗工作，制定相应的安全措施，保证文件、资料的安全。

7.6安全文件和档案保存期一般为三年。

到期的安全档案，按有关文件执行。

7.7安全文件和档案管理执行酒店《文件记录控制程序》。

8.安全管理制度文件的制定、颁发、培训、执行、考核、评审与修订。

8.1文件与档案类型及其管理要求

按文件与档案的性质和部门适用性划分如下类型：

8.1.1安全生产法律法规与其他要求的法律、行政法规、地方法规、部门规章、和行业标准、规范性文件及其他要求；

8.1.2监管部门政令、通知、其他文件；

8.1.3酒店制定、颁发的文件；

8.1.4酒店制定的安全标准化系统文件；

8.1.5安全生产技术资料、图纸。

不同类型的文件与资料分别由酒店不同部门保存和管理。

8.2文件与资料保存和管理

8.2.1行政部负责

8.2.1.1正在使用的安全生产法律法规与其他要求，监管部门政令、通知，安全标准化系统文件的保存和管理。

8.2.1.2负责酒店内人事任免、奖惩与相关职责范围内的文件保存和管理。

8.2.1.3负责安全生产技术资料、图纸的保存和管理。

8.2.1.4负责属于永久保存的文件资料的保存和管理。

8.3标准化系统文件控制要求

为提高标准化系统文件效力与效率，在制定标准化系统文件时做到：

8.3.1文件需求效应及时;文件产生的流程畅通;文件层次结构清晰、合理；文件内容精练、正确；不同文件的规定协调一致、无冲突或矛盾；文件分发充分；文件培训充分。

8.3.2为规范和提高标准化系统文件控制系统的效力，制定的标准化系统文件应明确：

主索引表；制定时间；版本；解释权；批注；变化与废止；储存媒介；保存期限；外部文件；可获取性。

8.4安全管理制度文件的制定

8.4.1-文件格式与内容：

管理制度：

一般包括标题、目的、适用范围、职责权限、工作内容及程序、考核标准及办法、引用文件、相关记录等。

8.4.2文件的书写要求：

管理制度编写要符合标准化文件的格式；管理制度要融入并符合相关的法律法规与其他要求；文件的审批程序：

见《记录控制程序》

8.5安全管理制度文件的颁发

8.5.1文件和发放前的标识：

见《记录控制程序》

属于可利用网络分发的文件资料应对其使用权限和修改权限进行设置，并考虑酒店文件的保密要求。

8.6文件和资料的发放手续：

见《记录控制程序》

8.7培训

安全生产标准化文件颁发之后，行政部及相关文件制定部门应人员分层次对相关执行人员进行培训，使其理解和熟悉本人职责，以便于正确执行。

8.8执行

文件颁发之后，必须严格遵守与执行，并以文件要求规范自己的行为。

行政部应定期对各部门及相关人员执行文件的情况进行检查与监督。

8.9评审与修订

行政部负责组织评审人员每二年至少进行一次标准化系统文件责任制及规章制度与操作规程的评审。

8.10文件与档案管理及归档

8.11记录保存：

9.11记录保存与期限

9.11.1安全生产文件，安全生产会议记录，隐患管理信息，培训记录,资格资质证书，检查和整改记录，职业健康管理记录，安全活动记录，应急演练信息，保存三年以上。

9.11.2法定检测记录，关键设备设施档案，相关方信息，事故管理记录，标准化系统评价报告，维护和校验记录，保存10年以上

9.11.3技术图纸等永久。

9.11.4由行政部每年年低将这些记录进行收集、整理；存放在洁净、干燥的档案室内。

10记录

安全规章制度汇编发放清单