公文知识概论.docx
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公文知识概论.docx
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公文知识概论
公文知识概论
(一)公文的含义、特点、作用和种类2009-09-1521:
20 | (分类:
默认分类)
1、公文的含义、特点和作用
公文即公务文书,是党政机关、企事业单位、社会团体在公务活动中使用的具有法定效力和规范体式的各种书面材料。
公文是传达党和国家的方针政策,依法行政,发布法规和规章,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。
公文具有以下几个重要的特点:
①鲜明的政治性和政策性
作文公务活动的工具,公文表达了党和国家的立场、观点和决策意图,体现了人民的根本利益,带有鲜明的政治色彩,要求人们贯彻执行。
②法定的权威性和约束力
公文是法定机关在自己的职权范围内依法制定的。
它代表制发机关的意志、态度和意见,体现了制发机关所具有的法定权威,并在法定的范围内,具有行政的约束力。
③严格的时效性
公文是为了解决公务活动中的实际问题制发的,在一定时间内有效,过了这个时限就失去了它应有的效力。
因此无论是法文还是收文,都讲究一定的时效。
④特定的体式
公文在长期使用的实践中,逐渐形成了自己的惯用格式、程式和词语,并纳入了国家的规定。
任何单位制发公务文书都不能标新立异,自搞一套。
⑤特定的作者
公务文书的作者是制发文件的机关单位,以领导人名义发布的文件,作者是代表领导人所在的法定机关。
⑥特定的读者
除了公报、公告外,公文都有特定的读者,也就是说,每件公文的传达、阅读范围是有规定的,例如,有的传达到省、部级,有的传达到县、团级等。
公文的作用主要体现在以下几个方面:
①规范和准绳作用
就公文的内容而言,有相当一部分具有法规性质。
这些文件一经签发,在一定范围和有效时间内,就有了法定效力,要求人们必须坚决执行,不得违反。
②领导和指导作用
公文是领导机关进行党务、行政、经济管理工作的重要工具。
上级领导机关往往通过命令、决定、指示、通知、通告、意见、会议纪要等公文形式,向下级机关传达党和国家的方针政策,部署工作,提出要求,实施领导,指导下级工作。
下级机关或基层组织必须遵照上级机关的文件精神开展各项工作。
③宣传和教育作用
公文也是制发机关把党和国家的方针政策结合实际加以具体化的结果。
文件的制发,既宣传了党和国家的方针政策,又对干部和群众进行了教育。
④组织和协调作用
党政机关、社会团体、企事业单位对上级请示、报告,对下级部署工作、通知有关事宜,对外联系公务、商洽事务、答复询问等,都需要依靠公文发挥公务联系和组织协调的作用。
⑤记载和凭证作用
公文是进行公务活动的依据和真实记录。
上级机关的指示、决定、批复、意见等,是下级机关进行工作的依据;下级机关的请示、报告、意见等,是上级机关决策、指导工作的依据;平行机关往来的公文,是双方商洽工作、监督履行职责的依据。
公文作为一种资料,具有真实记载、凭证和参考的作用。
2、公文的种类
①根据法定地位可分为法定公文和非法定公文
法定公文是指法定公文是指国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》和中共中央办公厅制发的《中国共产党机关公文处理条例》所规定的18种公文。
包括命令(令)、报告、请示、通知、通告、通报、决定、公告、决议、条例、规定、议案、指示、函、批复、会议纪要、意见、公报。
非法定公文企业常用的主要有:
章程、办法、制度、细则、计划、调查报告、总结、简报、民事诉讼文书和经济活动分析报告、合同、预决算报告、审计报告等。
②根据行文方向可分为上行文、平行文和下行文
上行文是指下级机关给上级机关的行文,如燕山石油化工公司给中国石化集团的行文。
包括报告和请示。
下行文是指上级机关给下级机关的行文,如国务院给各省、自治区、直辖市的人民政府的行文。
包括命令(令)、通知、通告、通报、公告、公报、决议、条例、规定、指示、批复等。
平行文是指同级机关或者不相隶属机关之间的行文。
平行文有议案、函、会议纪要和意见,其中函、会议纪要和意见还可以根据不同情况上行、下行。
③根据公文的性质作用,可以分为指挥性公文、知照性公文、报请性公文、规范性公文、记录性公文、会务性公文、联系性公文、契约性公文和书信性公文
指挥性公文有命令(令)、指示、批复和部分通知;知照性公文有公告、通告、公报和部分通知;报请性公文有报告、请示、意见、议案;规范性公文有法、条例、章程、制度、规定、办法、细则、公约、守则;记录性公文有会议记录、会议纪要、总结;会务性公文有开幕词、闭幕词和会议报告;联系性公文有函、介绍信和一部分通知;契约性公文有合同、协议、意向书;书信性公文有祝词、慰问信、感谢信和贺电等。
此外,还可以根据制文机关性质分为党务公文、行政公文和社会团体公文;根据保密程度分为绝密文件、机密文件、秘密文件和普通文件;根据文件办理时间分为特急文件、紧急文件和常规文件;根据载体可分为电子文件和非电子文件。
公文知识概论
(二)公文的格式——眉首2009-09-1622:
27 | (分类:
公文写作指南)
公文的格式是指公文的组成部分和印制规范。
在《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)中,对公文的格式作了明确的规定。
公文的组成可分为三个部分,即眉首部分、主体部分和版记部分。
1、眉首部分
①发文机关标识
发文机关标识也称版头。
其主要作用是强调公文的作者的归属和权威性,表明公文性质及其重要性。
发文机关标识有三种形式:
一是发文机关全称或者规范化后的简称,后加“文件”二字,如“国家经贸委文件”;二是在发文机关名称后加圆括号标明文种,如“中共XXXX公司委员会(通知)”;三是对一些特定的公文,可只标识发文机关全称或者规范化后的简称。
企事业单位通常采取第一种形式。
在联合行文时,应使主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布。
②发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和发文序号三部分构成。
年份、发文序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔 〕”括入;发文序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。
如“国经贸企〔2000〕38号”,“国经贸”是“国家经济贸易委员会”的代字,“企”代表该公文业务相关部门“企业司”,“〔2000〕”指该文发出的年份,“38号”之该机关在本年发出的文件序号。
凡法定公文都要编发文字号,有些法定公文如命令、通告、议案、公报和会议纪要通常是独立编号。
发文字号一般在发文机关标识下面,横线上面,并居中排布。
标识签发人的上行文,发文字号移至左边顶格空一字。
机关代字选用最能代表机关特征的字,由一定范围内的领导机关对自己的直属机关、单位的代字统一编定,不宜自行选定。
字数一般2-5个。
联合行文的发文字号只标注主办机关的发文字号。
编写发文字号的目的是为检索和引用该文件提供代号,为统计和管理公文提供依据。
③签发人
签发人是指代表机关核准并签发公文的领导人。
所有法定公文都要办理签发程序,即签发人在发文稿纸上签名。
上行文需标识签发人的姓名,平行排列于发文字号的右侧。
如有多个签发人,主办单位的签发人的姓名置于第1行,其他签发人的姓名从第2行起在主办单位签发人的姓名之下按发文机关的顺序依次顺排。
④秘密等级和保密期限
秘密等级是公文保密程度的标志,分别用“绝密”、“机密”和“秘密”标明。
如有保密期限,可按照国家保密局的要求在密级程度后标注保密期限,在秘密等级和保密期限间用“★”隔开。
如:
“绝密★3个月”,意味着该公文属于绝密等级,保密的期限为3个月,过期即可解密。
秘密等级标在公文首页眉首的右上角第1行。
⑤紧急程度
紧急程度是对公文送达和办理的时间要求,分别用“紧急”、“急件”标识。
其中电报应当标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”等字样。
这些字样标在公文眉首的右上角第2行,有时也可以在标题中标明,如“紧急通知”等。
⑥份数序号
公文份数序号是将同一文件印制若干份时一次用打码机打上的每份公文的顺序编号,用阿拉伯数码顶格标识首页眉首左上角第1行。
编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。
当文件需要收回保管或销毁的时候,就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。
发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。
因此,发文机关在发文和收文机关在收文时,都要登记份数序号。
公文知识概论(三)公文的格式——主体部分2009-09-1800:
00 | (分类:
默认分类)
主体部分
主体部分又称行文部分,这一部分是指红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间各要素的统称。
主体部分由公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注等要素组成。
(1)标题
公文标题一般由发文机关名称、事由、文种三部分构成。
它位于公文首页红色反线下空2行,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
公文标题除法规、规章名称等可加书名号外,一般不用标点符号。
在撰写公文标题时,发文机关名称要写全称或规范化简称,如果文件首页有发文机关标识,其标题可省略发文机关名称。
事由是标题的主题部分,应准确、简炼地概括公文的主要内容。
文种是公文的种类名称,用以概括揭示公文的性质与制发的目的。
公文的标题通常有四种形式:
一是发文机关名称、事由、文种三个要素全部具备的公文标题。
二是事由和文种两个要素构成的公文标题。
三是发文机关名称和公文文种两个要素构成的公文标题。
四是只标明文种的公文标题。
(2)主送机关
主送机关是负有公文主要处理责任的受文机关。
主送机关名称应当使用全称或规范化简称、统称。
上行文一般只写一个主送机关,如需要同时报送另一上级机关,可用抄送形式。
下行文可以有若干机关。
有些公文,如周知性公文可以省略此项。
主送机关的书写位置是:
标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。
如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下,抄送之上,标识方法同抄送。
(3)正文
正文是公文的核心部分,用来表达公文的具体内容,体现发文机关的意图。
正文的结构一般由开头、主体和结尾三部分组成。
开头部分用简洁的语言写明发文的依据、目的或原因等。
主体部分是正文的核心,主要写明公文的内容或事项,做到重点突出,意见具体、明确,叙述有条理。
结尾部分根据文种和行文关系的不同有不同的写法。
这一部分后面将结合具体文例加以介绍。
公文正文的书写位置是:
主送机关名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格。
数字、年份不能回行。
(4)附件
附件是公文的附属材料。
有的附件是一些文字材料,有的附件是实物如照片、图表等,应当注明所附材料的名称,件数。
附件是为了避免正文过长的内容隔裂而附,对正文起说明、注释、补充、证明和参考作用。
有的公文,附件是文件的主体内容,正文仅起批准、发布和按语的作用。
许多法规性文件就是这样。
公文如有附件,在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:
1.****”);附件名称后不加标点符号。
附件应与公文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。
如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
(5)成文日期
公文成文日期一般以机关负责人签发的日期为准;法规、规章类公文以依法批准的时间为准;联合行文,以最后签发机关负责人的签发日期为准。
成文日期要用汉字标注,并将年、月、日标全,“零”写为“O”。
(6)公文生效标识
公章是公文生效的标志。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间。
成文时间右空4字;加盖印章应上距正文2㎜~4㎜,端正、居中下压成文时间,印章用红色。
当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文时间上;
当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。
当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间,印章用红色。
只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。
两印章互不相交或相切,相距不超过3㎜。
当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。
主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
(7)附注
附注是指需要附加说明的事项。
如需解释的名词术语,或者是公文发送范围和阅读、传达对象等。
公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
公文知识概论(四)公文的格式——版记部分2009-09-1816:
07 | (分类:
公文写作指南)
版记部分
版记部分又称文尾部分,通常由主题词、抄送机关名称、传达范围等要素组成。
(1)主题词
主题词是能够反映公文主要内容和类属规范化的名词或词组。
要求与标题相配合,简要而准确的概括公文主题。
主题词一般有机关简称、内容关键词和表示文种的词语构成,一般不超过5个。
标类属词顺序是先标类别词,再标类属词。
在标类属词时,先标反映文件内容的词,后标反映文件形式的词。
如《国务院关于加强水土保持工作的通知》,先标类别词“农业”,再标类属词“水土保持”,最后标上“通知”。
如果一份公文有两个以上主题内容,先集中对一个主题内容进行标引,再对第二个主题内容加以标引。
主题词位于成文时间之下,抄送机关之上。
主题词互相之间用空格隔开。
(2)抄送机关
抄送机关是指主送机关之外需要执行或了解公文内容的其他机关。
标注抄送机关,应当使用该机关全称或规范简称、统称。
一份公文要不要抄送,抄送给什么样的机关都要从实际需要出发,既不要滥抄滥送,也不应漏抄漏送,以免产生不利的影响。
公文如抄送机关较多,次序排列要按照级别进行,同一性质以及同一级别的机关之间用顿号,不同性质和不同级别之间用逗号,以示区别。
如抄送“市委办公室,各部、委,市人大常委会办公厅,市政协办公厅,市高、中级人民法院,市人民检察院、检察分院。
”
在主题词下一行;左空1字用标识“抄送”,后标全角冒号;回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。
如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。
(3)附注
附注是对正文的某些内容、某些事项和名词术语等进行注释和说明。
使用附注的目的是是正文简洁,问题突出按,便于阅读和理解。
附注位于发文机关和成文日期的左下角,加括号标注。
“请示”文种应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(4) 发至级限、范围
发至级限是根据公文的性质、内容和要求而确定的阅读人员即应执行的机关范围。
例如:
“此件发至县团级”、“此件可向群众传达”等。
发至级限标在成文日期左下方,加圆括号注明。
只有下行文有“发至级限”。
(5) 版记
版记是对公文的制发情况进行介绍,其内容有印刷机关名称、印刷日期、印刷份数等。
起作用载于明确公文的印刷质量、时限的责任归属,也便于受文者直接与发文机关取得联系。
印制版记位于公文末页下端。
(6) 页码
如果公文超过一页以上的,页码应置于版心边缘的下一行,数码左右各有“-”字线,双面印制的文件,单页码居右,双页码居左。
除主题词之外,版记各部分的其他内容根据需要决定取舍。
关于公文的用纸、排版和印装规格,在国家标准《国家行政机关公文格式》(GB/T9704—1999),不仅对公文的构成要素及格式作出了明确规定,而且对公文的印装规格也有详细说明。
公文知识概论(五)——公文的行文规则2009-09-1923:
06 | (分类:
公文写作指南)
公文的行文规则
为确保公文行使其职责,《国家行政机关公文处理办法》中对行文规则作了明确规定。
行文关系根据隶属关系和职责范围而确定,行文应当确有必要,注重效用。
一、根据机关之间的工作关系行文
工作关系主要有以下几种类型;
1.隶属关系
同一组织系统中上下级机关之间为隶属关系,也称领导与被领导关系。
如国务院与省人民政府之间的关系。
2.指导关系
同一组织系统中上级主管业务部门与下级主管业务部门之间的关系为业务指导关系。
业务指导关系有各机关的职权范围确定。
如财政部与各省、自治区和直辖市的财政厅之间的关系。
3.平行关系
同一组织系统中同级机关或同级单位之间的关系为平行关系。
如国务院个部委之间的关系,各省、自治区、直辖市人民政府之间,市属各局之间的关系。
4.不相隶属的关系
非同一组织系统的任何机关之间均属不相隶属关系。
如北京市统计局与中国石化集团公司不属于同一组织系统,它们之间的关系为不相隶属关系。
在上述的几种关系中,有时会存在交叉关系。
比如石油管理干部学院与所在地北京市海淀区人民政府之间是不相隶属关系,海淀区人民政府下属的永丰乡与石化干部管理学院之间也是不相隶属关系,但石化干部管理学院坐落在永丰乡的辖区,其环境卫生工作、绿化工作等要接受永丰乡政府相关职能部门的指导。
这种关系,与级别无关。
上述几种关系决定了公文的传递方向,即:
有隶属关系的上下级能各自分别向对方制发下行文和上行文;有指导关系的主管业务部门,属于主管部门职权范围内的具体问题,能分别向对方制发下行文和上行文;有平行关系的部门之间可以互相制发平行文……
二、选择适宜的行文方式
行文方式是指机关之间公文传递路线的结构形式,有逐级行文、多级行文、越级行文、直接行文等多种。
行文方式主要有以下几种:
1.逐级行文
一般不得越级行文。
为了维护正常的领导关系,具有隶属关系或业务上有指导关系的机关之间应基本采取逐级行文的方式,即按层级逐级上报、下发公文或只对直属的上一级机关或所属下一级机关制发公文。
2.多级行文
为加快公文传递,在必要时可采用多级行文的方式,即同时向若干层级的上级机关或下级机关制发公文,包括直达基层组织和向人民群众公布。
3.越级行文
为了维护组织或专业系统中的合理分工和正常的工作秩序,防止工作上的脱节、被动或抵触,在一般情况下应避免越级行文。
只有在下列特殊情况下才能采用越级行文的方式:
一是由于情况特殊紧急,如逐级上报下达会延误时机造成重大损失;二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决;三是由上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项;四是出现需要直接询问、答复或联系的具体事项;五是需要检举、控告直接上级机关等。
因特殊情况越级行文时,一般应抄送越过的机关。
4.直接行文
同级或其他不相隶属的机关之间相互行文时应采取直接行文的方式,即不受系统归属与级别层次的制约而直接向对方机关制发公文。
5.联合行文
公文内容涉及到其他机关职权范围或行文目的的需要时,应联合行文。
同级政府、同级政府部门、上级政府部门与下一级政府部门可以俩和行文;政府与同级党委和军队机关也可以联合行文。
联合行文应从实际出发,感觉确有必要。
联合行文应明确主办机关。
三、正确选择主送机关与抄送机关
机关对外发文,应正确选择主送机关。
除普发性公文外,通常一件公文只选择一个主送机关,防止由于多头主送而贻误处理。
除领导直接交办的事项外,不应将公文直接报送领导个人。
选择抄送机关时,应注意不要扩大抄送范围,但向下级机关的重要发文应同时抄报直接上级机关,受双重领导的机关向上级机关请示,应写明主送机关和抄送机关,由主送机关答复;上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一个上级机关;公文内容涉及有关机关的职权范围需要征得配合时应向其抄送。
如属下列情况则不得抄送:
一是请示在上报同时不得向下级机关抄送;二是接受抄送的机关不得再向其他机关抄送;三是凡与公文办理无关的机关一律不得抄送。
四、坚持“党政分开”的原则。
党政机关应在各自的系统内制发文件。
行政机关不能向党的组织发布指令性公文,一般也不得以行政机关名义逞向党的组织报告工作或请示、批准。
党政机关应尽量减少联合行文。
五、行文前必须对有关问题协商一致。
为了维护政令一致,凡下行公文的内容涉及其他机关的职权范围时,行文前必须就有关问题协商一致,否则一律不得各自按照自己的意见向下行文。
如擅自行文,上级机关有权责令纠正或撤销。
六、严格控制公文数量,简化行文手续。
机关行文应注重实效,坚持少而精的原则。
对于可发可不发的公文坚决不发;对必须印发的公文应严格控制发文数量与范围,杜绝乱发滥送,避免重复行文。
除此,还应简化行文手续,为减少行文的中间环节,上、下级各业务主管部门应尽量直接对口行文。
为缩短公文传递时间,扩大传递范围,增强公文透明度,经批准在报刊上全文发布的行政法规与规章,应当视为正式公文依照执行,可不再行文。
同时,由发文机关印制少量文本,供存档备查。
公文的写作要素
(一)——公文的主旨2009-09-2116:
48 | (分类:
公文写作指南)
公文的主旨,就是公文在提出问题、分析问题、解决问题的过程中所表达出来的基本观点和中心思想。
内容比较复杂的公文,不但全篇有一个主旨,还有若干个具体的观点(分旨)。
主旨统领全篇,具体观点说明主旨。
议论文体中,观点常称为论点,以逻辑推理方式表达;文艺作品中,观点常称为主题思想,大都寓于人物形象、故事情节的描述中;而公文中,观点即主旨,一般采用直接叙述和说明的方式表达态度或意见。
一、主旨的特点
1.明确的目的性。
一般采取直截了当的语言,将主旨包含的目的明确表露。
如法规性文件的第一条、通知、请示、决定和计划的开头部分,一般都是直接表达写作目的的。
2.现实的针对性。
直接形成与现实需要中,本单位遇到的问题需要向上级部门反映,或者需要上级部门给与解决;上级机关的政策、规定、精神等需要下级贯彻执行等,都具有现实的针对性。
3.原则的约束性。
公文的主旨一般都受到一系列原则的约束。
如马列主义、毛泽东思想、邓小平理论的基本原理与工作实践相结合的原则、党和国家的方针政策与本单位本地区的实践相结合的原则等等。
4.反映公务活动的完整性。
一篇公文无论长短,其主旨是明确的。
这种完整性是由公文提出问题——分析问题——解决问题这一客观规律决定的。
二、主旨的要求
1.明晰。
一份公文所提倡的、所反对的、所禁止的、所允许的,都必须是准确无误的,不能模棱两可。
2.正确。
主旨必须符合马列主义、毛泽东思想、邓小平理论的基本原则,必须符合党和国家的法规、法律,必须符合实际情况,反映事物的本质,经得起实践的考验。
3.深刻。
分析问题要深入,讲述道理要深刻,认识事物要有深度。
4.集中。
主旨要鲜明准确,解决问题要单一集中,一文一事、一事一议,一个主旨贯穿始终。
三、主旨的表达
1.在标题中直接表达。
如《中共中央关于坚持“少宣传个人”的指示》、《XX公司关于深入开展五查四整顿活动的通知》等。
2.在公文的开头或者结尾中明确主旨。
这也是公文中常用的办法,开头点明主旨,结尾再予以强调,能突出主旨,加深印象。
3.在每一层次或每一自然段的开头表达。
这里用一句话明确该部分的主旨,共同表明一个中心主旨。
总之,公文的主旨,不管它在公文的那个部分体现,都要明白、直接。
这是由公文的性质决定的,主旨含糊不清则是公文的大忌。
公文的写作要素
(二)——公文的结构2009-09-2310:
06 | (分类:
公文写作指南)
公文的结构
公文的结构即公文的布局形式和组织结构。
它包含两个方面的含义:
一是形式,职工问的体式布局和段落层次。
二是内在联系,指公文的材料和观点、整体和部分之间的逻辑关系。
二者互为表里,相互统一。
一、结构的作用
(1)使主旨明确化
(2)使内容条理化
(3)使公文整体化
二、结构
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